Dalam dunia bisnis, mengelola inventory adalah salah satu tantangan terbesar. Terlalu banyak stok bisa menyebabkan biaya penyimpanan membengkak, sementara kehabisan stok bisa membuat pelanggan kecewa dan kehilangan peluang penjualan.

Inilah mengapa penerapan teknologi, seperti Inventory Management System (IMS) menjadi sangat krusial. dengan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatisasi seluruh proses operasional gudang, meningkatkan efisiensi penggunaan biaya dan memastikan kemampuan perusahaan untuk dapat memenuhi setiap pesanan konsumen.

Pengertian Inventory Management System (IMS)

Inventory Management System (IMS) merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mengoptimalkan pengelolaan stok barang perusahaan. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah stok yang tepat pada waktu yang tepat, mengurangi risiko kehabisan stok (stockout) ataupun penumpukan stok berlebih (overstock), serta meningkatkan efisiensi operasional.

IMS dapat berupa sistem manual menggunakan pencatatan di buku atau spreadsheet. Bentuk lain dari inventory management system yaitu menggunakan software khusus yang terintegrasi dengan berbagai teknologi seperti barcode, RFID, dan IoT untuk pengelolaan stok yang lebih otomatis dan akurat.

Jenis Inventory Management System (IMS)

Terdapat beberapa jenis Inventory Management System (IMS) yang bisa digunakan oleh perusahaan berdasarkan kebutuhannya, yaitu:

1. Perpetual Inventory System

Jenis sistem ini membantu perusahaan untuk memperbarui data stok secara otomatis setiap kali ada transaksi masuk atau keluar. Umumnya sistem ini digunakan dengan teknologi RFID.

2. Periodic Inventory System

Jenis inventory management system ini dilakukan dengan cara melakukan penghitungan stok berkala (harian, mingguan atau bulanan). Jenis ini memiliki kemungkinan terjadi selisih jumlah antara data sistem dan kondisi stok asli yang tersimpan dalam gudang.

3. Just-In-Time (JIT) Inventory System

Jenis ini diterapkan untuk menjaga jumlah stok seminimal mungkin dengan melakukan restock atau pengadaan hanya ketika perusahaan menerima pesanan. Jenis ini diterapkan dengan tujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan.

4. Dropshipping Inventory System

Model Inventory Management System ini diterapkan dengan cara penjual tidak menyimpan stok sendiri, melainkan barang dikirim langsung dari supplier kepada konsumen.

5. Warehouse Management System (WMS)

Sistem yang lebih luas dari IMS, karena mencakup pengelolaan operasional gudang, mulai dari penyimpanan stok, pengambilan dan pemrosesan barang, hingga distribusi.

Contoh Penggunaan Inventory Management System (IMS) untuk Perusahaan

Inventory management system dapat diterapkan di berbagai industri perusahaan. Berikut beberapa contoh penggunaan inventory management system:

1. Retail: Digunakan untuk mengelola persediaan di toko fisik dan e-commerce, IMS pada Retail juga dapat memastikan barang selalu tersedia bagi konsumen.
2. Manufaktur: Memastikan bahan baku cukup untuk produksi tanpa mengalami kelebihan stok.
3. Distribusi & Logistik: Memudahkan pemantauan dan pengelolaan stok di berbagai lokasi  gudang, dan juga mempercepat proses pengiriman barang kepada konsumen.
4. F&B (Food & Beverage): Mengelola persediaan bahan makanan agar tidak terjadi pemborosan, kehabisan stok atau kerusakan stok akibat usia pakai yang terbatas.
5. Farmasi & Kesehatan: Menjaga kualitas dan kondisi stok obat dengan masa kadaluarsa tertentu agar selalu tersedia tanpa adanya pemborosan dan kerusakan stok barang.

Teknologi yang digunakan dalam Inventory Management System (IMS)

Agar perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan Inventory Management System dan meraih efisiensi operasional, IMS dapat diintegrasikan dengan beberapa teknologi berikut:

1. Barcode & QR Code

Teknologi ini mempermudah pencatatan stok dengan cepat dan akurat. Dengan barcode atau QR code, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pencatatan manual dan mempercepat proses manajemen inventory.

2. RFID (Radio Frequency Identification)

Integrasi RFID memungkinkan inventory management system untuk dapat memperbarui data stok secara otomatis tanpa perlu pemindaian manual. Dengan tag RFID yang terpasang pada produk, sistem dapat mengidentifikasi dan mencatat pergerakan barang secara real-time, meningkatkan efisiensi operasional.

3. IoT (Internet of Things)

IoT menghubungkan berbagai perangkat dalam inventory management system, memungkinkan pemantauan kondisi stok dan lingkungan penyimpanan secara otomatis. Sensor IoT dapat mendeteksi suhu, kelembaban, atau pergerakan barang untuk memastikan kualitas produk tetap terjaga.

4. Cloud-Based IMS

Dengan sistem berbasis cloud, data stok dapat diakses dari berbagai lokasi secara real-time. Hal ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik antar cabang atau gudang, serta memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan stok barang.

5. AI & Machine Learning

Teknologi kecerdasan buatan dan Machine Learning dapat menganalisis pola permintaan dan memberikan rekomendasi restock otomatis. Dengan prediksi berbasis data yang akurat pada IMS, perusahaan dapat menghindari kehabisan stok atau kelebihan persediaan, sehingga meningkatkan efisiensi dan profitabilitas.

Tantangan Implementasi Inventory Management System (IMS)

Proses implementasi Inventory Management System tentu memiliki beberapa tantangan dan hambatan bagi perusahaan, terlebih jika perusahaan tersebut berpindah dari operasional manual menjadi operasional otomatis menggunakan IMS. beberapa tantangan implementasi IMS diantaranya yaitu:

1. Kesulitan Integrasi dengan Sistem Lama

Banyak perusahaan masih mengandalkan metode manual atau sistem lama yang kurang kompatibel dengan teknologi baru. Proses integrasi ini bisa menjadi tantangan karena memerlukan penyesuaian sistem dan pelatihan karyawan agar dapat beradaptasi dengan perubahan.

2. Akurasi Data yang Tidak Konsisten

Kesalahan dalam input data, seperti pemindaian yang tidak tepat atau pencatatan manual yang keliru, dapat menyebabkan data stok menjadi tidak valid. Ketidakakuratan ini dapat menghambat efisiensi operasional dan berpotensi menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan bisnis.

3. Biaya Implementasi

Penggunaan IMS modern dengan fitur otomatisasi seringkali memerlukan investasi besar diawal. Hal ini bisa menjadi kendala bagi usaha kecil dan menengah, yang memiliki keterbatasan anggaran, sehingga mereka perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang sebelum mengadopsi sistem ini.

4. Perubahan Proses Operasional

Beralih ke sistem otomatis memerlukan perubahan dalam cara kerja staf. Pelatihan intensif dan waktu adaptasi dibutuhkan agar tim dapat memahami dan menggunakan IMS secara optimal. Jika tidak dikelola dengan baik, perubahan ini dapat menimbulkan resistensi dari karyawan dan menghambat efektivitas implementasi.

Implementasikan Inventory Management System dari Prieds untuk Bisnis Anda

Inventory Management System (IMS) berperan sebagai alat penting untuk menunjang pengelolaan gudang agar berjalan dengan lebih efisien dan akurat. Dengan IMS, perusahaan dapat mengelola stok dengan optimal, mengurangi kesalahan, serta mempercepat proses pengambilan keputusan berbasis data akurat. Pengelolaan gudang yang dijalankan dengan bantuan teknologi juga akan mendapatkan beberapa kelebihan berikut:

1. Otomatisasi & Efisiensi – IMS dapat dapat mengotomatisasi seluruh proses inventory management dan meningkatkan efisiensi waktu pencatatan, pelacakan dan pengelolaan stok.
2. Analisis Berdasarkan Data Akurat – Dengan data akurat, perusahaan dapat melakukan analisis performa dan analisis kebutuhan pasar dengan tepat, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan strategi inventory management untuk dapat memaksimalkan keuntungan.
3. Meminimalisir Biaya & Kesalahan – Inventory management system membantu perusahaan untuk menghindari pembelian berlebihan atau kehabisan stok yang berpotensi merugikan bisnis.
4. Integrasi dengan Supply Chain – Perusahaan dapat menggunakan informasi pada Inventory management system dan dihubungkan dengan supplier untuk pemesanan otomatis, sehingga mengurangi lead time dan meningkatkan efisiensi.

Menggunakan IMS yang tepat dapat meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan biaya, dan memastikan bisnis tetap kompetitif. Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Inventory Management System, Prieds menghadirkan Software yang mampu membantu perusahaan untuk mempermudah pengelolaan stok, meminimalisir backorder, serta meningkatkan visibilitas perusahaan terhadap seluruh operasional dalam gudang. 

Melalui implementasi IMS Prieds, perusahaan dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan, dan melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti RFID, sehingga dapat mengoptimalkan pengelolaan gudang, meningkatkan visibilitas stok barang secara real-time, serta meningkatkan keuntungan bisnis.

Pelajari lebih lanjut terkait cara mengoptimalkan pengelolaan gudang dengan Inventory Management System melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Prieds dan Accurate