Apa itu Proforma Invoice? Ini Pengertian dan Perbedaannya dengan Invoice Biasa!

Sebagian besar dari kita tentu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya invoice, terutama untuk Anda yang bekerja pada bidang bisnis atau memiliki tanggung jawab dalam kegiatan jual beli perusahaan. Tapi, Apakah Anda sudah mengenal atau mengetahui proforma invoice?

Pada dasarnya, kedua dokumen ini harus dan wajib dibuat ketika akan melakukan aktivitas transaksi bisnis. kenapa? Karena kedua dokumen ini akan menunjukan bukti informasi dari seluruh barang yang dibeli oleh perusahaan.

Sebenarnya, invoice pada dasarnya tak harus dimiliki oleh perusahaan saja, pihak individu atau orang biasa juga harus memiliki kedua dokumen ini.

Sebagai contoh, ketika membeli produk barang atau jasa, setiap pelanggan nantinya pasti akan memperoleh invoice yang berisi seluruh informasi atas produk atau jasa yang sudah dibelinya, total nilai tagihan yang harus dilunasi, dan juga batasan waktu cicilan tersebut atau biasa disebut dengan termin.

Tapi, tidak seluruh pelanggan bisa mendapatkan invoice dalam kegiatan transaksi sebagai bukti akan adanya sebuah proses jual beli. Karena ada jenis invoice lain yang disebut dengan proforma invoicee. Dokumen ini tentu saja berbeda dengan invoice pada umumnya, namun sebagian orang masih kesulitan untuk membedakannya.

Dampak buruk yang terjadi jika menyamakan proforma invoice dan invoice ketika melakukan kegiatan transaksi adalah kerugian. Untuk itu, pada kesempatan kali ini kita akan membahas secara lengkap terkait proforma invoice dan bedanya dengan invoice pada umumnya.

Apa itu Proforma Invoice?

Dilansir dari laman resmi Investopedia, proforma invoice adalah salah satu dokumen yang penting dan memang akan terlihat sama dengan invoice biasa jika dilihat secara sekilas. Tapi, proforma invoice ini pada dasarnya mempunyai perbedaan yang cukup signifikan dengan faktur pembelian pada umumnya.

Pengertian umum proforma invoice adalah suatu faktur atau invoice yang diberikan oleh penjual ataupun pemasok kepada pelanggannya sebelum akan melakukan pengiriman produk barang atau jasa.

Dokumen proforma invoice ini sifatnya sebagai dokumen atau faktur sementara saja karena produk barang atau jasa yang dikirim oleh penjual atau pemasok belum diterima oleh pelanggan. Artinya, pihak pembeli hanya harus membaca seluruh informasi dari proforma invoice tersebut sebelum mengkonfirmasi harga, total tagihan, ataupun jumlah nilai yang nantinya harus dilunasi.

Selain itu, proforma invoiceadalah bisa digunakan sebagai invoice atau faktur pengganti sementara saja. Kenapa? Karena faktur tersebut akan diberikan oleh pihak penjual atau pemasok ketika mereka melakukan pengiriman barang atau jasa secara bertahap.

Untuk itu, dokumen proforma invoice ini memiliki peran sebagai faktur pengingat untuk pembeli yang diberikan oleh pihak penjual setiap kali mereka melakukan pengiriman produk dan juga memantau kebenaran atas barang dan jumlah yang sudah didapatkan oleh pembeli.

Baca juga: Mengetahui Dasar Dasar Akuntansi Keuangan Secara Lengkap

Perbedaan ProForma Invoice dan Invoice

Perbedaan mendasar antara proforma invoice dan invoice pada umumnya bisa dilihat dari sisi pengertiannya masing-masing. Pada invoice biasa, maka isi dari dokumen tersebut akan berhubungan dengan produk barang atau jasa yang dibeli. Selain itu, pihak pembeli juga akan mendapatkan informasi terkait jumlah tagihan serta termin pembayaran yang harus dilunasi.

Jadi, berdasarkan penjelasan tersebut bisa kita simpulkan bahwa perbedaan besar antara proforma invoice dan invoice biasa adalah waktu dokumen tersebut diterbitkan. Proforma invoice akan diterbitkan ketiak proses transaksi masih berbentuk draft, sedangkan invoice biasa akan diterbitkan ketika proses transaksi sudah selesai dilakukan antara pihak penjual dan pembeli.

Fungsi Pro-Forma Invoice

Fungsi utama dari penerbitan pro-forma invoice  tentu saja demi meningkatkan kepercayaan antara pihak penjual dan juga pihak pembeli, dan juga sebagai bentuk jaminan bahwa kedua pihak tersebut tidak melakukan kecurangan yang bisa merugikan salah satu pihak.

Berikut ini adalah fungsi lain dari diterbitkannya pro-forma invoice :

• Penunjuk Harga:  fungsi lain dari diterbitkannya pro-forma invoice adalah sebagai penunjuk harga atau informasi jumlah harga yang nantinya harus segera dilunasi oleh pihak pembeli.
• Penjual Dapat Memperkirakan Jumlah Produk: dengan adanya pro-forma invoice, maka pihak penjual atau pemasok bisa membuat perkiraan jumlah produk yang nantinya akan dibeli oleh pihak pelanggan.
• Membantu Pembeli dalam Mengkonfirmasi Barang:  selain itu, pihak pembeli juga akan lebih mudah dalam mengkonfirmasi kesesuaian barang dan jumlahnya dengan memanfaatkan pro-forma invoice.
• Rujukan: pro-forma invoice juga bisa dijadikan sebagai rujukan yang sah yang nantinya bisa diinput ke dalam catatan keuangan pihak pembeli ataupun pihak penjual. Selain itu, pihak pembeli juga bisa menjadikan pro-forma invoice ini sebagai bahan pengingat akan jumlah barang yang diterima ketiak nanti akan dijual lagi.
• Di beberapa kasus tertentu, dokumen pro-forma invoice ini bisa dijadikan sebagai dokumen faktur pajak
• Fungsi terakhir dari invoice pengganti sementara adalah untuk dijadikan jaminan atas adanya kesalahan yang bisa saja timbul dalam kegiatan transaksi, baik itu oleh pembeli ataupun penjual.

Jadi, berdasarkan berbagai fungsi tersebut, banyak perusahaan yang membuat dokumen invoice pengganti sementara di dalam kegiatan transaksi dagangnya.

Jenis Transaksi yang Membutuhkan Pro-Forma Invoice

Pada dasarnya, pro-forma invoice bukanlah faktur yang wajib diterbitkan dalam berbagai kegiatan transaksi. Tapi, ada beberapa kondisi yang membuat pihak penjual harus menerbitkan dan memberikan invoice pengganti sementara kepada pembeli. Salah satunya adalah ketika bentuk transaksi yang dilakukan dengan adanya down payment atau uang muka oleh pihak pembeli.

Ketika terjadi kondisi tersebut, maka pihak penjual harus menerbitkan invoice pengganti sementara sebagai suatu dokumen rujukan bahwa kegiatan transaksi telah dijamin dan nantinya bisa diselesaikan proses pemesanannya.

Selain itu, invoice pengganti sementara juga bisa diterbitkan ketika pihak penjual meminta pihak pembeli untuk melunasi pembayaran di awal. Jadi, pihak penjual juga ingin memastikan bahwa pihak pembeli akan bertransaksi dengannya melalui penerbitan invoice pengganti sementara.

Kegiatan penerbitan dan pemberian invoice pengganti sementara seperti yang dilakukan pada contoh diatas seringkali dilakukan oleh penjual. Kenapa? Karena pada umumnya pihak pembeli akan melakukan banyak sekali pertimbangan pada banyak penjual dan mereka umumnya mencari harga serta kualitas yang memang dirasa paling pas.

Untuk itu, ketika pihak penjual tidak lagi mendengar adanya kabar dari pihak pembeli dalam kurun waktu yang lama, maka pemberian invoice pengganti sementara yang sebelumnya sudah dilakukan bisa menjadi suatu tanda bahwa kegiatan transaksi masih berlangsung.

Informasi yang Harus Dicantumkan dalam Membuat Faktur Proforma

Agar fungsi dari invoice pengganti sementara ini bisa sesuai sebagaimana mestinya, maka invoice pengganti sementara harus mempunyai informasi lengkap dan rinci terkait kegiatan transaksi yang dilakukan. Sehingga, nantinya pihak penjual memberitahukan informasi secara rinci kepada pihak pembeli terkait kegiatan transaksi yang sedang berjalan.

1. Identitas Pengirim

Hal pertama yang harus ada dalam membuat invoice pengganti sementara adalah identitas penjual atau perusahaan pengirim produk barang atau jasa. Informasi ini dinilai sangat penting karena agar mampu menunjukkan informasi kepada pembeli terkait dengan siapa saja kegiatan transaksi tersebut akan dijalankan.

2. Tanggal

Selain identitas, informasi lain yang harus ada pada invoice pengganti sementara adalah tanggal diterbitkannya invoice pengganti sementara tersebut. Hal ini dibuat sebagai penanda kapan kegiatan transaksi tersebut dijalankan, dan juga meminimalisir pencatatan keuangan oleh setiap pihak.

3. Rincian Produk

invoice pengganti sementarae pun harus bisa dilengkapi dengan perincian terkait nama dan penjelasan produk atau jasa sebagai penunjuk informasi dari produk atau jasa yang hendak dikirim ke pembeli.

Selain itu, hal lain yang harus tercantum secara rinci terkait invoice pengganti sementara adalah harga, jumlah barang, tarif, dan jumlah pajak. Hal terakhir yang harus tercantum adalah rincian dan tanggal pembayaran jatuh tempo, sesuai dengan perjanjian yang sebelumnya dilakukan oleh pembeli, serta harus dituliskan dalam informasi invoice pengganti sementara.

4. Informasi Tambahan

Dalam menerbitkan invoice pengganti sementara, pihak penjual juga harus memberikan informasi lainnya yang dirasa harus atau perlu untuk diinput, seperti informasi penjualan dan juga pemasaran. Sehingga, seluruh pihak bisa mendapatkan informasi penting terkait adanya aktivitas jual beli yang sedang berjalan.

Baca juga: Pengertian Laporan Audit, Fungsi, Tahapan, dan 4 Jenis Opini Audit

Penutup

Walaupun memang sering dianggap sama, namun invoice pengganti sementara dan invoice memiliki fungsi dan cara pembuatan yang berbeda. Untuk invoice pengganti sementara, penerbitan dan pembuatannya harus bisa diselesaikan dan bermanfaat guna mengingatkan pembeli bahwa kegiatan jual beli yang dilakukan masih berjalan.

Sedangkan fungsi invoice adalah untuk memberikan informasi kepada pembeli terkait total jumlah tagihan yang harus dilunasi karena sudah selesainya proses transaksi yang dilakukan penjual.

Terlepas dari hal tersebut, kedua dokumen resmi ini dibuat untuk bisa memudahkan kegiatan transaksi yang sedang berjalan. Jadi, setiap pebisnis atau tim bagian terkait harus memahami kedua perbedaan dokumen ini, khususnya dalam jumlah yang besar.

Nah untuk lebih memudahkan Anda dalam mencatat kegiatan transaksi untuk laporan catatan keuangan bisnis Anda, maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas, laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: