Pengertian Buku Besar Piutang dan 10 Cara Mudah Membuatnya

Dalam ranah pengelolaan keuangan, buku besar piutang telah menjadi sebuah komponen penting yang tidak dapat diabaikan. Di tengah dinamika bisnis yang terus berkembang, menjaga keseimbangan antara arus kas dan piutang menjadi elemen esensial yang menggambarkan stabilitas serta keberlanjutan suatu entitas bisnis.

Melalui buku besar piutang, perusahaan mampu merekam secara terperinci transaksi kredit yang terjalin dengan pihak pelanggan, mencerminkan hubungan ekonomi yang dibangun di antara keduanya.

Pada kesempatan ini, kita akan membahas berbagai hal yang terkait dengan buku besar piutang dalam konteks bisnis.

Pengertian Buku Besar Piutang

ilustrasi buku besar piutang. source envato

Berdasarkan laman Investopedia, buku besar piutang adalah suatu komponen utama dalam sistem akuntansi suatu perusahaan yang bertujuan untuk merekam dan melacak transaksi piutang yang terjadi antara perusahaan dan pihak-pihak lain, seperti pelanggan atau klien.

Piutang sendiri merujuk pada jumlah uang atau nilai yang harus diterima oleh perusahaan dari pihak lain sebagai hasil dari penjualan barang atau jasa dalam kredit, seperti yang dijelaskan dalam laman Wikipedia.

Buku besar piutang sendiri berisi catatan terperinci atas transaksi piutang yang meliputi informasi seperti nama pelanggan, jumlah piutang, tanggal transaksi, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan.

Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau tunggakan piutang, mengevaluasi pembayaran yang masuk, dan mengidentifikasi pelanggan yang memiliki catatan pembayaran yang baik atau buruk.

Dalam bisnis, buku besar piutang memiliki peran penting dalam pengelolaan arus kas dan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Dengan memiliki catatan yang akurat dan terperinci tentang piutang, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat dalam menjaga likuiditasnya, mengelola risiko kredit, dan mengambil keputusan finansial yang bijaksana.

Selain itu, buku besar piutang juga berfungsi sebagai sumber informasi yang penting bagi berbagai pihak internal dan eksternal, seperti manajemen perusahaan, auditor, investor, dan lembaga keuangan.

Informasi yang tercatat dalam buku besar piutang dapat memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja keuangan perusahaan dan kualitas kredit pelanggan.

Secara singkat, buku besar piutang merupakan alat akuntansi yang tidak hanya mencatat transaksi piutang, tetapi juga berperan dalam mengelola risiko, pengambilan keputusan keuangan, dan pelaporan kepada berbagai pihak yang berkepentingan.

Baca juga: Pengertian Buku Besar Pendapatan dan 10 Cara Membuatnya

Manfaat Buku Besar Piutang

ilustrasi buku besar piutang. source envato

Pembuatan buku besar piutang memiliki sejumlah manfaat yang signifikan dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pembuatan buku besar piutang:

1. Pelacakan Transaksi Piutang

Buku besar piutang memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap transaksi piutang yang terjadi. Informasi tentang transaksi, seperti tanggal penjualan, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran, akan terekam dengan rapi. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengingat dan memantau setiap transaksi yang harus dilunasi.

2. Pengelolaan Arus Kas

Dengan memantau buku besar piutang, perusahaan dapat mengantisipasi dan mengelola arus kas dengan lebih baik. Perusahaan dapat memproyeksikan kapan pembayaran dari pelanggan diharapkan masuk dan merencanakan pengeluaran berdasarkan informasi ini. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menjaga likuiditas perusahaan agar tetap seimbang.

3. Evaluasi Kredit Pelanggan

Buku besar piutang memungkinkan perusahaan untuk menilai risiko kredit dari masing-masing pelanggan. Informasi tentang sejarah pembayaran dan tunggakan dapat membantu perusahaan menentukan apakah perlu memberikan kredit kepada pelanggan tertentu atau mengubah syarat pembayaran.

4. Pengambilan Keputusan Finansial

Informasi yang tercatat dalam buku besar piutang akan membantu manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan finansial yang lebih baik.

Data yang akurat tentang jumlah piutang, waktu penagihan, dan tren pembayaran pelanggan dapat digunakan untuk merencanakan investasi, memperkirakan pendapatan, dan mengevaluasi kinerja keuangan secara keseluruhan.

5. Pelaporan Keuangan

Buku besar piutang menjadi sumber informasi penting untuk laporan keuangan perusahaan. Informasi yang terdapat dalam buku besar ini akan tercermin dalam laporan neraca dan laporan laba rugi. Laporan ini diperlukan oleh berbagai pihak, seperti investor, analis keuangan, dan lembaga keuangan.

6. Audit dan Kepatuhan

Dalam proses audit eksternal atau internal, buku besar piutang berfungsi sebagai sumber data yang dapat diverifikasi.

Memiliki buku besar piutang yang rapi dan akurat dapat membantu proses audit berjalan lebih lancar dan meningkatkan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap standar akuntansi dan regulasi yang berlaku.

7. Penghindaran Penunggakan

Dengan memonitor buku besar piutang secara teratur, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi pelanggan yang belum membayar atau memiliki tunggakan. Tindakan cepat dalam menagih piutang yang belum terbayar dapat membantu menghindari penunggakan yang dapat berdampak negatif pada keuangan perusahaan.

Dengan memahami dan memanfaatkan buku besar piutang secara efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan keuangan, mengurangi risiko, dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan dalam hal pembayaran.

Baca juga: Pengertian Biaya Pemasaran dan 8 Cara Mudah Menghitungnya

Cara Membuat Buku Besar Piutang

ilustrasi buku besar piutang. source envato

Membuat buku besar piutang melibatkan serangkaian langkah yang teratur dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang banyak digunakan untuk membuat buku besar piutang:

1. Persiapkan Alat dan Dokumen

Siapkankah buku besar atau sistem akuntansi komputer yang akan digunakan untuk merekam transaksi piutang.

Pastikan Anda memiliki salinan faktur penjualan atau kontrak yang berisi informasi lengkap tentang setiap transaksi piutang, termasuk tanggal penjualan, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran.

2. Membuat Daftar Pelanggan

Mulailah dengan membuat daftar pelanggan yang akan diakui dalam buku besar piutang. Berikan setiap pelanggan kode unik atau nomor identifikasi untuk mempermudah pencatatan.

3. Merekam Transaksi Piutang

Setiap kali terjadi transaksi piutang, catat dengan rinci informasi yang relevan di buku besar atau sistem akuntansi. Informasi yang perlu dicatat termasuk tanggal penjualan, nomor faktur, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran.

4. Penyusunan Rekening Piutang

Setiap pelanggan memiliki rekening piutang terpisah di buku besar. Untuk itu, catatlah transaksi piutang dalam rekening masing-masing pelanggan sesuai dengan tanggal transaksi.

5. Pencatatan Pembayaran

Ketika pelanggan membayar piutang, catatlah pembayaran tersebut di buku besar. Cantumkan tanggal pembayaran, jumlah yang dibayar, dan nomor faktur yang terkait.

6. Pemantauan dan Pelaporan

Secara teratur, periksalah buku besar piutang untuk memantau keseimbangan piutang yang tertunda dari masing-masing pelanggan. Buatlah laporan piutang yang memperlihatkan saldo piutang masing-masing pelanggan serta total saldo piutang perusahaan.

7. Pengaturan Tindakan Penagihan

Jika ada pelanggan yang memiliki tunggakan atau pembayaran terlambat, tentukanlah langkah-langkah penagihan yang sesuai. Catat tindakan penagihan yang telah dilakukan, termasuk pengiriman surat peringatan atau panggilan telepon.

8. Penyesuaian dan Rekonsiliasi

Lakukanlah penyesuaian jika terdapat perubahan pada saldo piutang, misalnya penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih. Selain itu, lakukan juga rekonsiliasi saldo buku besar piutang dengan laporan piutang dan informasi lain yang relevan.

9. Auditing dan Verifikasi

Sebelum laporan keuangan diterbitkan atau diaudit, pastikan buku besar piutang telah diverifikasi dan disesuaikan jika diperlukan. Pastikan bahwa informasi dalam buku besar piutang konsisten dan akurat.

10. Pelaporan Keuangan

Gunakan informasi dari buku besar piutang untuk menyusun laporan keuangan perusahaan, seperti laporan neraca dan laporan laba rugi.

Penting untuk menjaga keteraturan dan akurasi dalam pembuatan buku besar piutang. Menggunakan software akuntansi modern dapat mempermudah proses ini dan memberikan kemudahan dalam memantau dan melaporkan informasi piutang secara efisien.

Baca juga: Pengertian Buku Besar Biaya dan 10 Cara Mudah Membuatnya

Penutup

Dalam pengelolaan keuangan perusahaan, buku besar piutang memegang peran penting sebagai alat yang merekam, melacak, dan mengelola transaksi piutang dengan cermat.

Dengan memiliki buku besar piutang yang teratur dan akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kas, mengurangi risiko kredit, dan mengambil keputusan finansial yang lebih baik.

Penting untuk diingat bahwa buku besar piutang bukan hanya sekadar catatan transaksi, tetapi juga merupakan sumber informasi strategis untuk pengambilan keputusan yang cerdas.

Melalui pemantauan yang teliti dan analisis mendalam terhadap data yang tercatat, perusahaan dapat merencanakan langkah-langkah yang tepat dalam menjaga likuiditas, memperkuat hubungan dengan pelanggan, serta memastikan keberlanjutan operasional.

Oleh karena itu, pengelolaan buku besar piutang haruslah dilakukan dengan kedisiplinan dan keakuratan. Dengan demikian, perusahaan dapat membangun fondasi yang kokoh untuk pengelolaan keuangan yang sukses dan berkelanjutan.

Sebagai poin akhir, pemahaman dan penerapan praktik terbaik dalam pembuatan dan penggunaan buku besar piutang akan memberikan manfaat jangka panjang yang signifikan bagi perkembangan bisnis dan keberlanjutan keuangan perusahaan.

Nah, bila Anda kesulitan dalam membuat buku besar piutang, Anda bisa mulai menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi bisnis yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pengguna ini mampu mencatat dan membuat buku besar piutang Anda secara otomatis. Bahkan, aplikasi ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat.

Rasakan manfaat lainnya dari Accurate Online dengan mencobanya selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.