Pernahkah Anda merasa kesulitan melacak aliran keuangan bisnis? Sebagai pelaku usaha, Anda harus bisa memahami general ledger atau buku besar umum agar bisa lebih mudah dalam mencapai kesuksesan dalam mengelola keuangan perusahaan Anda.
Layaknya sebuah pusat kendali, buku besar berperan sebagai rumah bagi seluruh catatan transaksi finansial yang terjadi dalam bisnis.
Melalui artikel ini, kita akan mempelajari bersama tentang cara kerja general ledger, manfaatnya bagi bisnis, serta tips praktis dalam mengelolanya dengan efektif.
Pengertian buku besar umum dan cara kerjanya
Buku besar umum atau general ledger merupakan catatan utama yang berisi ringkasan seluruh transaksi keuangan dalam bisnis Anda.
Dokumen penting ini berfungsi sebagai wadah untuk mencatat dan mengorganisir informasi dari berbagai akun seperti pendapatan, pengeluaran, aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik.
Mekanisme kerja buku besar umum mirip seperti sistem arsip yang terorganisir. Setiap transaksi yang Anda catat dalam journal entry akan secara otomatis masuk ke dalam akun-akun terkait di buku besar.
Misalnya, ketika Anda melakukan penjualan, nilai transaksinya akan tercatat di akun pendapatan (revenue account) dan kas (cash account).
Dalam era digital saat ini, general ledger sudah terintegrasi dalam sistem akuntansi modern. Software akuntansi seperti Xero, QuickBooks, atau aplikasi lokal seperti Accurate Online akan membantu Anda mengelola buku besar secara otomatis.
Proses di dalamnya mengikuti prinsip double-entry bookkeeping, di mana setiap transaksi akan mempengaruhi minimal dua akun yang berbeda berbeda.
Baca juga: Buku Besar Pembantu Piutang: Pengertian dan Cara Membuatnya
Manfaat buku besar umum bagi bisnis
1. Melacak transaksi secara akurat
General ledger akan membantu Anda memantau setiap transaksi keuangan dengan detail dan akurat. Melalui sistem ini, Anda dapat dengan mudah menemukan dan memeriksa riwayat transaksi tertentu saat diperlukan untuk keperluan audit atau pelaporan pajak.
2. Membuat laporan keuangan
Buku besar umum menjadi sumber data utama dalam membuat laporan keuangan seperti income statement, balance sheet, dan cash flow statement.
Data yang tercatat akan secara sistematis memudahkan Anda dalam menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.
3. Mengendalikan keuangan
Melalui general ledger, Anda dapat memantau kesehatan finansial bisnis Anda secara real-time. Sistem ini akan membantu mendeteksi kesalahan pencatatan, mencegah penipuan, dan mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dalam mengelola keuangan.
4. Mengambil keputusan bisnis
Data dari buku besar umum akan memberikan dasar yang kuat bagi Anda dalam mengambil keputusan bisnis. Informasi tentang tren pendapatan, pola pengeluaran, dan posisi keuangan mampu membantu Anda merencanakan anggaran dan investasi dengan lebih tepat.
5. Mematuhi peraturan yang berlaku
General ledger juga akan membantu Anda memenuhi persyaratan pelaporan dan kepatuhan terhadap standar akuntansi serta peraturan perpajakan yang berlaku.
Baca juga: Buku Besar Khusus: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Tips efektif dalam mengelola buku besar umum
1. Konsistensi dalam daily posting
Pencatatan transaksi yang dulakukan secara rutin setiap hari adalah kunci utama dalam mengelola buku besar secara efektif. Anda sebaiknya melakukan posting transaksi ke dalam general ledger pada waktu yang sama di setiap harinya untuk menghindari penumpukan data dan kesalahan pencatatan.
2. Implementasi sistem Chart of Accounts
Pengorganisasian akun dalam buku besar perlu menggunakan sistem penomoran (chart of accounts) yang terstruktur.
Anda bisa mengelompokkan akun berdasarkan kategori seperti aset (1000-1999), kewajiban (2000-2999), dan pendapatan (3000-3999) untuk memudahkan Anda dalam melacak dan membuat laporan secara akurat.
3. Menggunakan accounting software
Menggunakan software akuntansi modern seperti Accurate Online dapat mengotomatisasi proses pencatatan dalam buku besar. Anda akan menghemat waktu dan mengurangi risiko human error melalui sistem yang terintegrasi ini.
4. Regular reconciliation
Lakukanlah rekonsiliasi akun secara berkala, minimal sebulan sekali, agar bisa membantu Anda dalam memastikan keakuratan catatan Anda.
Proses di dalamnya mencakup pencocokan saldo bank, kartu kredit, dan akun-akun penting lainnya dengan dokumen pendukung eksternal.
5. Backup data secara rutin
Usahakanlah untuk menyumpan cadangan data buku besar secara teratur dalam mengelola keuangan. Anda dapat memanfaatkan layanan cloud storage atau perangkat penyimpanan eksternal untuk mengamankan data penting ini.
6. Dokumentasi yang terorganisir
Penyimpanan bukti transaksi dan dokumen pendukung secara sistematis akan memudahkan Anda dalam melakukan proses audit dan pelaporan pajak.
Setiap transaksi yang ada di dalam buku besar sebaiknya dilengkapi dengan referensi ke dokumen sumber yang jelas.
7. Regular review dan analisis
Pemeriksaan dan analisis laporan keuangan secara berkala akan membantu Anda dalam mengidentifikasi tren, pola, atau penyimpangan yang memerlukan perhatian khusus.
Kegiatan ini juga memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan korektif lebih awal jika diperlukan.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda akan terbantu dalam mengelola buku besar secara lebih efisien dan memastikan keakuratan catatan keuangan bisnis Anda.
Ketelitian dan konsistensi menjadi kunci utama dalam mencapai pengelolaan keuangan yang optimal.
Baca juga: Mengenal 7 Contoh Buku Besar dalam Akuntansi
Penutup
Mengelola buku besar umum atau general ledger sangat penting dalam kesuksesan bisnis Anda. Sebagai pusat pencatatan seluruh transaksi keuangan, buku besar akan membantu Anda dalam melacak arus kas, membuat laporan keuangan, dan mengambil keputusan bisnis dengan lebih tepat.
Melalui general ledger yang terkelola dengan baik, Anda dapat memantau kesehatan finansial bisnis, memenuhi kewajiban perpajakan, dan merencanakan pengembangan usaha secara lebih terukur.
Namun, mengelola buku besar secara manual dapat menyita waktu dan berisiko terjadi kesalahan pencatatan.
Solusinya, Anda dapat memanfaatkan Accurate Online, software akuntansi berbasis cloud yang dilengkapi dengan fitur general ledger yang terintegrasi.
Sistem ini terhubung langsung dengan Accurate POS untuk pencatatan transaksi penjualan real-time dan Bliss untuk program loyalitas pelanggan.
Kombinasi ketiganya akan menciptakan ekosistem bisnis digital yang memudahkan Anda dalam mengelola keuangan sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.
Ingin membuktikan sendiri kemudahan mengelola buku besar dengan Accurate Online? Anda dapat mencoba gratis sekarang juga dengan klik gambar di bawah ini.
Referensi:
