Nota Digital: Kelebihan dan Cara Membuatnya
Dewasa ini, penggunaan nota digital telah menjadi salah satu inovasi penting dalam mengelola keuangan bisnis.
Nota digital, juga dikenal sebagai faktur elektronik atau e-invoice, yang mampu menawarkan solusi efisien dan ramah lingkungan dalam melacak transaksi keuangan dan pembayaran.
Dengan kemampuannya untuk mengurangi ketergantungan pada proses manual, nota digital telah menjadi dasar bagi transformasi digital di berbagai industri.
Sebenarnya, penggunaan nota digital bukanlah hal yang baru dalam perekonomian global. Namun, dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan akan efisiensi yang semakin meningkat, penggunaannya semakin merambah ke berbagai sektor bisnis, baik itu bisnis besar maupun bisnis kecil.
Namun, apa saja kelebihan dari nota digital untuk bisnis? Bagaimana cara efektif dalam membuatnya? Baca terus artikel ini untuk mendapatkan jawabannya.
Daftar Isi
Apa itu Nota Digital?
ilustrasi nota digital. source envato.
Seperti yang dijelaskan dalam laman Medius, nota digital, yang juga dikenal sebagai faktur elektronik atau e-invoice, adalah versi elektronik dari nota atau faktur konvensional yang digunakan untuk mencatat dan mengirimkan informasi transaksi keuangan antara kedua belah pihak.
Berbeda dengan nota konvensional yang dicetak dan dikirimkan secara fisik, nota digital dibuat, diproses, dan disampaikan secara elektronik melalui media digital seperti email, platform elektronik, atau portal bisnis.
Nota digital biasanya mencakup informasi yang sama dengan nota konvensional, seperti detail pembelian atau transaksi, harga barang atau jasa, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi pembayaran.
Namun, keunggulan utama dari nota digital adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan proses pembuatan, pengiriman, dan pengolahan, serta memungkinkan integrasi langsung dengan sistem manajemen keuangan dan aplikasi akuntansi.
Penggunaan nota digital mampu memberikan beberapa manfaat, seperti menghemat biaya pengiriman dan pengolahan, mengurangi risiko human error, meningkatkan keamanan dan akurasi data, serta mempercepat alur kerja dan persetujuan.
Selain itu, nota digital juga memungkinkan Anda untuk melacakan transaksi secara lebih baik dan memfasilitasi Anda untuk mematuhi regulasi pajak dan peraturan keuangan yang berlaku.
Jadi, nota digital telah menjadi solusi yang semakin banyak digunakan dalam mengelola keuangan bisnis di era digital, membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keterjangkauan operasional bisnis Anda.
Baca juga: Bon Digital: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Kelebihan nota digital
ilustrasi nota digital. source envato.
Nota digital menawarkan sejumlah kelebihan yang besar, berikut ini diantaranya:
1. Efisiensi operasional
Nota digital memungkinkan Anda untuk menjalankan proses pembuatan, pengiriman, dan pengolahan nota menjadi lebih efisien.
Penggunaan sistem otomatisasi ini akan mempercepat alur kerja, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menciptakan dan mengelola nota, serta mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan fisik.
2. Menghemat biaya
Dengan mengurangi ketergantungan pada kertas, tinta, dan biaya pengiriman fisik, nota digital akan membantu Anda dalam menghemat biaya operasional secara signifikan. Beberapa contohnya seperti mengurangi biaya percetakan, pengiriman pos, serta pengurangan kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik.
3. Ketepatan dan akurasi data
Nota digital akan mengurangi risiko human error yang terkait dengan pencatatan manual.
Dengan menggunakan integrasi langsung dengan sistem manajemen keuangan dan software akuntansi, informasi yang dimasukkan ke dalam nota digital akan cenderung lebih akurat dan dapat diandalkan.
4. Meningkatkan keamanan
Sistem enkripsi dan perlindungan data yang kuat pada nota digital akan membantu Anda untuk memastikan keamanan informasi transaksi keuangan. IHal ini akan meminimalisir risiko kebocoran data atau pencurian identitas, yang sering kali terkait dengan pengiriman fisik dan penyimpanan nota konvensional.
5. Keterjangkauan lingkungan
Dengan mengurangi konsumsi pada kertas dan limbah fisik, nota digital akan membantu Anda untuk mengurangi dampak lingkungan Hal tersebut sejalan dengan upaya-upaya untuk berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan dan mengurangi jejak karbon perusahaan.
6. Memantauan dan menganalisis secara lebih baik
Nota digital memungkinkan Anda untuk melacak transaksi dengan lebih baik dan menyediakan akses yang lebih mudah untuk menganalisis data keuangan.
Jadi, Anda bisa memperoleh informasi yang lebih mendalam tentang pola pengeluaran dan penerimaan, serta membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola keuangan.
Dengan kelebihan-kelebihan ini, nota digital telah menjadi pilihan yang semakin banyak digunakan oleh berbagai perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional bisnis.
Baca juga: Nota Catering: Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya
Cara membuat nota digital
ilustrasi nota digital. source envato.
Untuk membuat nota digital, Anda bisa mengikuti serangkaian tahapan di bawah ini:
1. Pilih software atau aplikasi
Pilihlah software atau aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda dalam membuat nota digital. Saat ini, sudah ada banyak sekali opsi yang tersedia, mulai dari aplikasi gratis hingga solusi berbayar yang lebih canggih. Pastikan untuk memilih yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan bisnis Anda.
2. Desain nota
Setelah memilih software atau aplikasi, langkah berikutnya adalah mendesain nota digital. Anda dapat menggunakan template yang sudah disediakan oleh aplikasi tersebut atau membuat desain sendiri sesuai dengan identitas brand dan preferensi bisnis Anda.
Pastikan untuk menyertakan informasi yang relevan seperti nama bisnis, alamat, nomor telepon, logo perusahaan, dan detail transaksi.
3. Isi informasi transaksi
Setelah desain nota selesai, langkah selanjutnya adalah mengisi informasi transaksi ke dalam nota digital.
Di dalamnya mencakup detail pembelian atau layanan yang disediakan, harga, jumlah, tanggal transaksi, nomor faktur, dan informasi pembayaran lainnya. Pastikan untuk memeriksa kembali keakuratan informasi tersebut sebelum menyimpan atau mengirimnya.
4. Simpan atau kirim nota
Setelah nota digital selesai, Anda dapat memilih untuk menyimpannya dalam format digital atau mengirimkannya langsung kepada pelanggan atau mitra bisnis Anda.
Beberapa aplikasi juga sudah ada yang menyediakan fitur untuk mengirim nota secara langsung melalui email atau platform komunikasi lainnya.
5. Rekam dan kelola
Penting untuk merekam dan mengelola nota digital secara teratur. Simpan salinan nota digital secara aman dan teratur dalam sistem penyimpanan digital yang dapat diakses kembali jika diperlukan.
Beberapa aplikasi juga ada yang menyediakan fitur untuk mengelola dan melacak nota digital secara otomatis, sehingga akan membantu Anda dalam memantau arus kas dan kondisi kesehatan keuangan bisnis Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat nota digital dengan mudah dan efisien, yang akan membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam mengelola keuangan bisnis Anda.
Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap
Penutup
Dalam artikel di atas, kita telah membahas tentang nota digital sebagai solusi modern dalam mengelola keuangan bisnis.
Kita memulainya dengan mengidentifikasi nota digital sebagai versi elektronik dari nota konvensional, yang memungkinkan penggunaannya melalui media digital seperti email atau platform elektronik.
Kemudian, kita juga sudah membahas beberapa kelebihan utama dari penggunaan nota digital, seperti efisiensi operasional, menghemat biaya, keakuratan data, keamanan informasi, keterjangkauan lingkungan, dan kemampuannya untuk menganalisis secara lebih baik.
Dengan kelebihan-kelebihan tersebut, nota digital telah menjadi pilihan yang semakin banyak digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional mereka.
Implementasi nota digital juga dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam mengelola keuangan, membantu perusahaan mengurangi biaya operasional, meningkatkan akurasi dan keamanan data, serta memfasilitasi analisis yang lebih baik untuk mengambil keputusan yang lebih cerdas.
Jadi, penggunaan nota digital bukan hanya tentang mengadopsi teknologi baru, tetapi juga tentang mengubah cara kita beroperasi untuk mencapai tujuan keuangan yang lebih baik dalam bisnis.
Namun bila Anda hanya menggunakan nota digital dalam berbisnis, maka rasanya akan sangat tanggung. Kenapa tidak menggunakan software akuntansi dan bisnis yang saling terintegrasi saja? Contohnya seperti dengan menggunakan Accurate Online.
Aplikasi ini mampu menerbitkan nota digital Anda secara otomatis yang sudah terintegrasi langsung dengan catatan transaksi, laporan keuangan, persediaan, dan fungsi bisnis lainnya. Anda juga bisa langsung mengirimkan nota digital kepada pelanggan Anda melalui email.
Lebih dari itu, Anda juga bisa mengintegrasikan Accurate Online ke aplikasi kasir digital dari Accurate POS dan program loyalitas pelanggan dari Bliss.
Dengan begitu, menjalankan dan mengelola bisnis akan jadi jauh lebih mudah. Bahkan, bukan tidak mungkin untuk mencapai keunggulan kompetitif di pasar serta meraih kesuksesan bisnis secara berkelanjutan.
Jadi tunggu apa lagi? Coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga dengan klik tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
