Bon Digital: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Dalam beberapa tahun terakhir ini, teknologi telah merambah ke berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam bidang keuangan. Salah satu inovasi terkini yang sering mendapat perhatian adalah bon digital.

Bon digital merupakan solusi modern yang menawarkan kemudahan dan efisiensi dalam mengelola transaksi keuangan, baik itu untuk individu maupun perusahaan.

Lantas, apa itu bon digital? Apakah fungsianya sama dengan bon konvensional? Bagaimana cara membuatnya? Baca artikel ini hingga selesai untuk mendapatkan jawabannya.

Apa itu bon digital?

ilustrasi bon digital. source envato.

Sean Peek dari laman Business menjelaskan bahwa bon digital adalah versi elektronik dari bon atau tanda terima konvensional yang biasanya dikeluarkan dalam bentuk kertas. Dengan kemajuan teknologi, sekarang bon digital dapat diakses dan dikelola melalui perangkat elektronik seperti smartphone, tablet, atau komputer.

Berikut ini adalah beberapa fitur dan manfaat dari bon digital:

1. Efisiensi dan kecepatan: Bon digital dapat dikirim dan diterima secara instan melalui email, aplikasi, atau platform digital lainnya, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga dibandingkan dengan bon kertas.
2. Pengelolaan yang lebih baik: Dengan bon digital, Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengatur, dan mencari tanda terima secara elektronik. Hal ini akan memudahkan Anda dalam melacak pengeluaran dan mengelola keuangan.
3. Ramah lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas, sehingga akan membantu menjaga lingkungan dengan mengurangi limbah kertas dan jejak karbon.
4. Keamanan: Bon digital umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan tambahan seperti enkripsi data, sehingga informasi keuangan akan jauh lebih aman dari risiko kehilangan atau pencurian.
5. Integrasi dengan sistem lain: Bon digital dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem akuntansi dan manajemen keuangan, yang mana hal tersebut akan membuat proses pencatatan dan pelaporan menjadi lebih efisien.
6. Aksesibilitas: Anda bisa mengakses bon digital kapan saja dan di mana saja selama Andamemiliki koneksi internet, sehingga akan memberikan kemudahan dan fleksibilitas.

Dengan berbagai keuntungan ini, bon digital menjadi pilihan yang semakin terkenal di kalangan bisnis dan konsumen dalam mengelola transaksi keuangannya.

Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon

Fungsi bon digital

ilustrasi bon digital. source envato.

Bon digital memiliki berbagai fungsi yang membuatnya menjadi alat yang sangat berguna dalam pengelolaan keuangan dan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari bon digital:

1. Bukti transaksi

Bon digital berfungsi sebagai bukti sah dari suatu transaksi pembelian atau pembayaran yang telah dilakukan. Hal ini sangat penting untuk keperluan audit, pengembalian barang, atau klaim garansi.

2. Mengelolaan keuangan

Dengan adanya bon digital, baik individu maupun perusahaan dapat dengan mudah mencatat dan memonitor pengeluaran serta pemasukannya. Hal tersebut akan sangat membantu dalam mengelola anggaran dan merencanakan keuangan.

3. Penyimpanan yang aman dan terorganisir

Bon digital dapat disimpan dalam format elektronik, sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang kehilangan atau kerusakan fisik seperti yang terjadi pada bon kertas. Selain itu, bon digital juga dapat diorganisir secara sistematis untuk memudahkan pencarian di kemudian hari.

4. Ramah lingkungan

Menggunakan bon digital akan mengurangi penggunaan kertas, yang akan berdampak positif terhadap lingkungan dengan mengurangi limbah dan deforestasi.

5. Kemudahan akses dan distribusi

Bon digital dapat diakses kapan saja dan dari mana saja selama Anda memiliki koneksi internet. Hal tersebut akan memudahkan distribusi bon kepada pihak terkait tanpa perlu tatap muka atau pengiriman fisik.

6. Integrasi dengan sistem lain

Bon digital dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi dan manajemen inventaris. Hal ini memungkinkan adanya otomatisasi pencatatan transaksi dan pengelolaan stok, sehingga akan meningkatkan efisiensi operasional.

7. Meningkatan keamanan

Bon digital umumnya sudah dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi dan tanda tangan digital, yang akan melindungi informasi transaksi dari pemalsuan dan akses yang tidak sah.

8. Pelaporan dan analisis

Data dari bon digital dapat Anda gunakan untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan melakukan analisis bisnis. Hal tersebut akan membantu Anda dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan membuat strategi bisnis yang lebih efektif.

9. Kemudahan pengembalian dan garansi

Dengan bon digital, proses pengembalian barang atau klaim garansi menjadi lebih mudah dan cepat karena bukti pembelian dapat diakses dengan cepat.

Dengan berbagai fungsi di atas, bon digital tidak hanya akan mempermudah proses transaksi, tetapi juga mendukung pengelolaan bisnis yang lebih efektif dan efisien.

Baca juga: Nota Belanja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Cara membuat bon digital

ilustrasi bon digital. source envato.

Membuat bon digital dapat dilakukan melalui berbagai cara, baik dengan menggunakan aplikasi khusus atau dengan menggunaakn aplikasi yang saat ini bisa dengan mudah Anda temukan. Berikut ini adalah berbagai tahapan dalam membuat  bon digital:

 1. Menggunakan aplikasi atau software khusus

Terdapat banyak sekali aplikasi dan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membuat bon digital, seperti Invoice Simple, Zoho Invoice, atau aplikasi kasir seperti Accurate POS atau Accurate Online. Berikut adalah langkah-langkah umumnya:

• Pilih aplikasi atau software: Pilihlah aplikasi atau perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Daftar dan masuk: Buat akun atau masuk jika Anda sudah memiliki akun.
• Atur profil perusahaan: Masukkan informasi perusahaan Anda, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada.
• Buat bon baru: Pilih opsi untuk membuat bon atau faktur baru. Masukkan informasi transaksi, seperti tanggal, nomor bon, nama pelanggan, deskripsi barang atau jasa, jumlah, dan harga.
• Review dan simpan: Cek kembali bon yang telah Anda buat untuk memastikan bahwa semua informasi di dalamnya sudah benar. Simpan bon dalam format digital (PDF, Excel, dll.).
• Kirim bon: Kirim bon digital tersebut kepada pelanggan melalui email atau metode digital lainnya.

 2. Menggunakan Spreadsheet (Misalnya, Microsoft Excel atau Google Sheets)

Jika Anda tidak ingin menggunakan aplikasi khusus, Anda dapat membuat bon digital menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

• Buka spreadsheet baru: Buka program spreadsheet pilihan Anda dan buat file baru.
• Atur kolom dan baris: Atur kolom dan baris untuk memasukkan informasi yang diperlukan, seperti: nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, email, nomor bon, tanggal, nama pelanggan, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga satuan, dan total harga.
• Masukkan informasi transaksi: Isi kolom dan baris dengan informasi transaksi yang relevan.
• Tambahkan format dan logo: Tambahkan format yang profesional dan logo perusahaan jika diperlukan.
• Simpan sebagai pdf: Setelah selesai, simpan file spreadsheet tersebut sebagai PDF untuk mengamankan formatnya.
• Kirim bon: Kirim bon digital kepada pelanggan melalui email atau metode digital lainnya.

 3. Menggunakan template online

Terdapat banyak sekali template bon digital yang tersedia secara online yang bisa Anda download dan Anda sesuaikan kembali. Berikut ini adalah caranya:

• Cari template: Cari dan download template bon digital dari situs web seperti Microsoft Office Templates, Google Docs Templates, atau situs template lainnya.
• Edit template: Buka template dengan aplikasi yang kompatibel (misalnya, Microsoft Word, Google Docs) dan sesuaikan dengan informasi perusahaan dan transaksi Anda.
• Simpan dan kirim: Simpan bon dalam format digital yang sesuai (misalnya, PDF) dan kirim kepada pelanggan.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Penutup

Jadi, bon digital menawarkan berbagai keunggulan yang membuatnya menjadi alat penting dalam mengelola keuangan bisnis modern.

Dengan kemampuannya dalam memberikan bukti transaksi yang aman dan efisien, mempermudah penyimpanan dan pengelolaan, serta mendukung inisiatif ramah lingkungan, bon digital semakin diminati oleh berbagai kalangan.

Inovasi ini tidak hanya memberikan kemudahan akses dan distribusi, tetapi juga meningkatkan keamanan data dan integrasi dengan sistem akuntansi lainnya, yang sangat berguna dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini.

Menerapkan bon digital akan memberikan membawa dampak positif bagi perusahaan dan konsumen, mulai dari efisiensi operasional hingga penghematan biaya.

Dengan berbagai aplikasi dan software yang tersedia saat ini, proses pembuatan bon digital menjadi lebih mudah dan praktis.

Selain itu, kemampuan untuk menyimpan dan mengelola bon secara elektronik akan sangat membantu dalam hal membaut laporan dan menganalisis keuangan yang lebih baik.

Jadi, menggunakan bon digital merupakan langkah strategis yang akan mendukung transformasi digital dalam berbagai sektor.

Seiring dengan perkembangan teknologi, bon digital akan terus berperan penting dalam menciptakan sistem keuangan yang lebih transparan, efisien, dan berkelanjutan.

Bagi perusahaan yang belum beralih ke bon digital, ini adalah waktu yang tepat untuk mempertimbangkan implementasi teknologi ini guna meningkatkan daya saing dan operasional bisnis.

Nah, Anda bisa lebih mudah membuat bon digital dengan menggunakan aplikasi akuntansi bisnis terkenal dari Accurate Online.

Aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pengguna ini tidak hanya akan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan saja, tapi juga akan membantu Anda dalam membuat bon digital secara otomatis.

Lebih dari itu, Anda juga bisa mengirimkan bon ke pelanggan secara mudah melalui email.

Dengan menggunakan Accurate Online, operasional bisnis Anda akan berjalan lebih efektif dan efisien. Sehingga, Anda bisa lebih mudah dalam mengembangkan bisnis.

Coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga dengan klik tautan gambar di bawah ini.

Referensi:

• Why Retailers Are Embracing Digital Receipts