Apa itu PO? Mengenal Pengertian Purchase Order Lebih Jauh

Mungkin Anda pernah mendengar kata PO atau open PO. Lucunya banyak orang yang tidak bergitu mengetahui arti dari apa sebenernya itu PO. Saat ditanya, kebanyakan dari mereka hanya tahu PO adalah salah satu fasilitas yang disediakan toko atau online shop untuk mengadakan barang apabila hanya di pesan aja.

PO merupakan singkatan dari purchase order yang bisa diartikan dalam bahasa Indonesia menjadi pesanan pembelian. Ada manfaat yang diberikan saat Anda menggunakan sistem purchase order pada bisnis Anda. Namun ada pula ketentuan untuk melakukan proses PO ini baik dari sisi bisnis yang melakukannya maupun dari sisi pelanggan. Jadi, untuk mengenal purchase order lebih jauh kali ini tak hanya definisinya saja yang akan Anda temui.

Mengenal Purchase Order Lebih Jauh dan Penerapannya

Definisi singkat purchase order tak lain adalah pesanan pembelian. Pesanan pembelian ini dibuat oleh pelanggan atau konsumen. Yang mana dilakukan dengan menyertakan dokumen keterangan barang apa yang dibeli, ukuran, warna, dan karakteristik lainnya.

Purchase order juga bisa disebut sebagai kontrak perjanjian yang mana membuat pebisnis membantu pelanggan mendapatkan apa yang diinginkannya. Tentunya barang apa saja yang bisa dipilih sudah ditawarkan oleh pebisnis sebelumnya.

Jika dalam perusahaan yang memiliki beberapa departemen atau divisi, sebelum melakukan PO biasanya departemen yang memerlukan pengadaan barang memerlukan purchase requestion atau PR. Setelah dokumen PR disetujui oleh pemegang otoritas barulah diteruskan menjadi pesanan pembelian atau PO itu sendiri.

Informasi dalam Purchase Order

Berbeda dengan invoice, dalam dokumen PO barang berasal dari pelanggan kemudian direalisasikan atau diadakan oleh pebisnis. Tak sembarang dokumen atau informasi yang seharusnya diberikan pelanggan yang ingin purchase order pada perusahaan. Pelanggan harus menyertakan informasi sebagai berikut.

1. Identitas

Pelanggan yang memesan barang harus menyertakan identitas. Identitas ini biasanya hanya berupa nama saja. Karena hal ini akan dibutuhkan untuk pengiriman nanti dan sedikit menjadi formalitas.

2. Nomor Telepon

Wajib dicantumkan, karena mungkin saja sewaktu-waktu pebisnis ingin memberi informasi barang yang di PO kan. Bisa saja berupa ketersediaan, adanya kendala, dan informasi lainnya. Dengan nomor telepon pula berkomunikasi menjadi lebih mudah.

3. Alamat

Pelanggan harus menyertakan alamat untuk urusan kirim barang. Barang yang dipesan melalui purchase order sebenarnya bisa diambil di ruang usaha pebisnis namun juga bisa langsung dikirim ke alamat pelanggan. Jika dikehendaki pengiriman, maka pelanggan wajib memberikan alamat yang selengkap mungkin, kode pos, nama penerima, dan nomor telepon sekaligus.

4. Ekspedisi

Pelanggan bisa memilih ekspedisi apa yang diinginkannya untuk mengirim barang purchase order. Karena sekarang ini ada cukup banyak ekspedisi yang berdiri dan masing-masing memberikan kenyaman yang berbeda.

Mungkin saja pelanggan sudah cocok dengan salah satunya. Sehingga harus menyertakan informasi ekspedisi apa yang diinginkannya.

5. Keterangan Barang

Barang apa yang dipesan oleh pelanggan dan karakteristiknya wajib ada untuk menghindari retur. Padahal, retur sendiri tak selalu dikehendaki oleh setiap perusahaan atau bisnis. Karakteristik barang ini bisa mencakup ukuran, warna, jenis, model, dan lain-lain.

Bukan hanya apa yang harus disiapkan oleh pelanggan saja. Bisnis atau usaha yang menyediakan fasilitas purchase order juga harus bisa menyiapkan segala hal yang menyempurnakan proses PO agar pasokan barang berjalan lancar dan tidak terjadi pengembalian barang dari pelanggan.

Salah satu solusinya adalah memilih supplier atau pemasok yang benar-benar kredibel dan hanya menyediakan barang-barang berkualitas saja untuk memenuhi PO pelanggan. Data dengan jumlah barang harus dicocokkan sesuai permintaan pelanggan, agar tidak terjadi penolakan pesanan.

Ini juga berlaku saat sebuah usaha menerima purchase order dari pelanggan. Informasi tersebut harus benar-benar diterima oleh supplier supaya supplier tidak melakukan kesalahan dalam mengirimkan barang.

Cara Membuat Purchase Order pada Accurate Online

1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.

2. Isi Nama Pemasok, Tanggal dan informasi yang dibutuhkan.

3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.

4. Lengkapi detail informasi barang atau jasa yang dipilih, lalu klik Lanjut.

Lakukan poin 3 dan 4 untuk memasukan barang atau jasa lain yang ingin Anda pesan.

5. Jika telah selesai klik Simpan.

Manfaat Mengenal Purchase Order

Manfaat dari adanya dokumen PO adalah sebuah usaha atau bisnis bisa menentukan harga dan diskon sesuai keinginan penjual kepada pembeli dan mencatatanya secara terperinci.

Ketersediaan barang juga lebih jelas dan lebih aman sehingga tidak ada kekecewaan dari pelanggan karena barang yang diinginkannya habis. Usaha atau bisnis juga bisa terhindar dari penipuan. Sama halnya dari sisi pelanggan, potensi kemungkinan semakin kecil bahkan bisa tidak ada sama sekali karena semua tercatat secara detail.

Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda. Jika Anda kesulitan dengan pembuatan dokumen PO secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur penjualan terlengkap mulai dari pembuatan PO, faktur, pembayaran uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi. Tidak hanya fitur penjualan, Anda juga bisa membuat 200 jenis laporan keuangan secara otomatis guna pengembangan bisnis yang lebih baik. Ada juga fitur perpajakan yang bisa membuat penghitungan pajak bisnis bisa menjadi lebih mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui link dibawah ini: