Apa itu PO? Mengenal Pengertian Purchase Order Lebih Jauh

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, pengelolaan aspek keuangan dan operasional menjadi kunci keberhasilan perusahaan. Salah satu instrumen yang memiliki peran penting dalam mengendalikan pembelian dan meningkatkan efisiensi bisnis adalah Purchase Order (PO), atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Surat Pesanan.

Ketika bisnis mengalami pertumbuhan, kompleksitas dalam mengelola transaksi pembelian juga meningkat. Inilah saatnya Purchase Order hadir sebagai alat yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengontrol pembelian barang dan jasa.

Dengan menggunakan Purchase Order, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mengurangi risiko keuangan, dan memastikan bahwa semua pemesanan berjalan sesuai dengan rencana.

Dalam konteks bisnis yang semakin kompetitif, memahami konsep dan manfaat dari Purchase Order adalah langkah penting untuk meningkatkan produktivitas, mengendalikan biaya, dan memastikan kelancaran operasional.

Kami akan mengeksplorasi bagaimana Purchase Order dapat membantu perusahaan dalam mencapai efisiensi dalam proses pembelian dan menghindari potensi masalah yang dapat muncul. Selain itu, kami akan memberikan panduan praktis tentang cara mengelola dan melacak Purchase Order dengan efektif guna mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis Anda.

Simaklah dengan cermat artikel ini, karena pemahaman yang mendalam tentang Purchase Order akan membantu perusahaan Anda meraih keunggulan kompetitif dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Mengenal Purchase Order Lebih Jauh dan Penerapannya

ilustrasi purchase order. source envato

Berdasarkan laman Wikipedia, Purchase Order (PO), atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Surat Pesanan, adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi kepada pemasok atau vendor untuk menggambarkan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli.

Purchase Order digunakan dalam konteks transaksi bisnis untuk merinci informasi seperti jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang relevan.

Pengertian Purchase Order mencakup beberapa elemen penting:

1. Identifikasi: Setiap Purchase Order memiliki nomor identifikasi unik yang memudahkan pelacakan dan pengarsipan. Nomor ini membantu dalam pelaporan dan pengaturan pembelian.
2. Deskripsi Barang atau Jasa: Purchase Order harus mencantumkan deskripsi yang jelas mengenai barang atau jasa yang akan dibeli. Ini termasuk spesifikasi teknis, kuantitas, dan kriteria lain yang relevan.
3. Harga: PO mencantumkan harga yang disepakati untuk barang atau jasa yang dipesan. Harga ini bisa berupa harga per unit, total harga, dan juga syarat pembayaran.
4. Tanggal Pengiriman: Purchase Order menyertakan tanggal atau jangka waktu kapan barang atau jasa diharapkan tiba atau diberikan kepada pembeli.
5. Ketentuan Pembayaran: PO menggambarkan ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, dan informasi perbankan jika diperlukan.
6. Syarat dan Ketentuan: Dokumen ini sering mencakup syarat dan ketentuan yang mengatur transaksi, termasuk peraturan pengembalian barang, garansi, dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat.
7. Informasi Kontak: Informasi kontak pihak pembeli dan pemasok harus disertakan untuk memudahkan komunikasi dan koordinasi.

Purchase Order digunakan untuk menghindari ketidakjelasan, mengikat perjanjian antara pembeli dan pemasok, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan harapan. Ini juga merupakan alat penting dalam pengelolaan keuangan dan pengendalian biaya perusahaan.

Baca juga : Mengetahui Pentingnya Neraca Keuangan dan Komponennya

Informasi dalam Purchase Order

ilustrasi purchase order. source envato

Purchase Order (PO) adalah dokumen bisnis yang berisi informasi rinci terkait pembelian barang atau jasa. Berikut adalah informasi yang biasanya terdapat dalam sebuah Purchase Order:

1. Nomor Purchase Order: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap Purchase Order. Nomor ini membantu dalam pelacakan dan pengarsipan.
2. Tanggal Pembuatan: Tanggal ketika Purchase Order dibuat. Ini menunjukkan waktu pemesanan.
3. Informasi Pihak Pembeli:
   • Nama perusahaan atau organisasi pembeli.
   • Alamat perusahaan atau alamat pengiriman barang/jasa.
   • Kontak pembeli, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.
4. Informasi Pihak Pemasok:
   • Nama perusahaan atau organisasi pemasok.
   • Alamat pemasok.
   • Kontak pemasok, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.
5. Deskripsi Barang atau Jasa:
   • Deskripsi rinci mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi teknis, merek, model, dan jumlah yang dibutuhkan.
6. Kuantitas: Jumlah barang atau jasa yang dipesan.
7. Harga dan Total Biaya:
   • Harga per unit (jika berlaku).
   • Total biaya yang harus dibayarkan.
   • Informasi mata uang yang digunakan.
8. Tanggal Pengiriman:
   • Tanggal atau jangka waktu kapan barang atau jasa diharapkan tiba atau diberikan kepada pembeli.
9. Ketentuan Pembayaran:
   • Metode pembayaran yang digunakan (contohnya: transfer bank, cek, kartu kredit).
   • Tenggat waktu pembayaran (tanggal jatuh tempo).
   • Informasi perbankan jika diperlukan.
10. Syarat dan Ketentuan:
    • Syarat dan ketentuan transaksi, seperti peraturan pengembalian barang, garansi, dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat.
11. Instruksi Pengiriman: Jika ada instruksi khusus terkait pengiriman, seperti metode pengiriman yang harus digunakan atau instruksi untuk pengemasan.
12. Nama, Tanda Tangan, dan Stempel: Purchase Order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pembeli dan seringkali dilengkapi dengan stempel perusahaan.
13. Lampiran: Purchase Order dapat mencantumkan lampiran, seperti spesifikasi teknis tambahan, gambar, atau dokumen kontrak yang relevan.
14. Referensi: Informasi referensi yang dapat membantu dalam pelacakan dan pencocokan Purchase Order dengan penerimaan barang atau jasa.

Purchase Order adalah alat yang sangat penting dalam pengelolaan pembelian bisnis, dan rinciannya harus jelas dan lengkap untuk menghindari kebingungan dan masalah di kemudian hari.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Cara Membuat Purchase Order pada Accurate Online

1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.

2. Isi Nama Pemasok, Tanggal dan informasi yang dibutuhkan.

3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.

4. Lengkapi detail informasi barang atau jasa yang dipilih, lalu klik Lanjut.

Lakukan poin 3 dan 4 untuk memasukan barang atau jasa lain yang ingin Anda pesan.

5. Jika telah selesai klik Simpan.

Baca juga: Laporan Keuangan: Pengertian, Contoh, dan Fungsinya Untuk Bisnis Anda

Manfaat Mengenal Purchase Order

Manfaat dari adanya dokumen PO adalah sebuah usaha atau bisnis bisa menentukan harga dan diskon sesuai keinginan penjual kepada pembeli dan mencatatanya secara terperinci.

Ketersediaan barang juga lebih jelas dan lebih aman sehingga tidak ada kekecewaan dari pelanggan karena barang yang diinginkannya habis. Usaha atau bisnis juga bisa terhindar dari penipuan. Sama halnya dari sisi pelanggan, potensi kemungkinan semakin kecil bahkan bisa tidak ada sama sekali karena semua tercatat secara detail.

Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda. Jika Anda kesulitan dengan pembuatan dokumen PO secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur penjualan terlengkap mulai dari pembuatan PO, faktur, pembayaran uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya fitur penjualan, Anda juga bisa membuat 200 jenis laporan keuangan secara otomatis guna pengembangan bisnis yang lebih baik. Ada juga fitur perpajakan yang bisa membuat penghitungan pajak bisnis bisa menjadi lebih mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini.