Apa itu PO? Mengenal Pengertian Purchase Order Lebih Jauh

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, pengelolaan aspek keuangan dan operasional menjadi kunci keberhasilan perusahaan.

Salah satu instrumen yang memiliki peran penting dalam mengendalikan pembelian dan meningkatkan efisiensi bisnis adalah Purchase Order (PO), atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Surat Pesanan.

Ketika bisnis mengalami pertumbuhan, kompleksitas dalam mengelola transaksi pembelian juga meningkat.

Inilah saatnya Purchase Order hadir sebagai alat yang dapat membantu perusahaan dalam mengatur dan mengontrol pembelian barang dan jasa.

Dengan menggunakan Purchase Order, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mengurangi risiko keuangan, dan memastikan bahwa semua pemesanan berjalan sesuai dengan rencana.

Simaklah dengan cermat artikel ini, karena pemahaman yang mendalam tentang Purchase Order akan membantu perusahaan Anda meraih keunggulan kompetitif dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Mengenal Purchase Order

Berdasarkan laman Wikipedia, Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan adalah sebuah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk menggambarkan spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli.

Purchase Order artinya dalam konteks transaksi bisnis adalah untuk merinci informasi seperti jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, harga, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang relevan.

Purchase Order digunakan untuk menghindari ketidakjelasan, mengikat perjanjian antara pembeli dan pemasok, dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan harapan.

Baca juga : Pengertian Software Purchase Order dan 5 Manfaatnya

Perbedaan Invoice dan Purchase Order

Purchase order (PO) dan invoice adalah dua dokumen yang berperan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda:

Purchase Order (PO):

1. Merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok.
2. Berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang dipesan, harga, syarat pembayaran, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan informasi lain yang relevan.
3. Digunakan sebagai bentuk kesepakatan antara pembeli dan pemasok tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
4. Biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirim dan dianggap sebagai permintaan pembelian yang resmi.

Invoice:

1. Merupakan dokumen yang dibuat oleh pemasok untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim atau diberikan kepada pembeli.
2. Berisi detail tentang barang atau jasa yang disediakan, jumlahnya, harga, total tagihan, syarat pembayaran, dan informasi lain yang diperlukan untuk pembayaran.
3. Digunakan sebagai permintaan pembayaran dari pemasok kepada pembeli.
4. Biasanya dibuat setelah barang atau jasa telah diterima oleh pembeli dan menandakan kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan.

Dengan demikian, perbedaan utama antara PO dan invoice terletak pada fungsi dan waktu pembuatannya.

PO dibuat oleh pembeli sebelum barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembelian, sedangkan invoice dibuat oleh pemasok setelah barang atau jasa dikirim sebagai permintaan pembayaran.

Fungsi dan Manfaat Purchase Order dalam Bisnis

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual yang berisi detail tentang barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk jumlah, harga, dan persyaratan lainnya.

Fungsi dan manfaat utama dari purchase order adalah sebagai berikut:

1. Mengatur Pembelian

PO membantu mengatur dan mendokumentasikan pembelian barang atau jasa.

PO memastikan bahwa semua transaksi dibuat sesuai dengan persetujuan dan prosedur yang ditetapkan.

2. Pencatatan Transaksi

PO mencatat detail transaksi pembelian, termasuk jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

Dengan begitu PO membantu dalam pencatatan akuntansi dan manajemen inventaris.

3. Memfasilitasi Komunikasi

PO membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul terkait dengan spesifikasi produk, harga, atau persyaratan lainnya.

4. Kontrol Anggaran

Dengan memiliki PO, perusahaan dapat memantau pengeluaran mereka dan mengendalikan anggaran.

Sebelum PO diterbitkan, manajer atau departemen yang bertanggung jawab dapat meninjau dan menyetujui pembelian sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

5. Pelacakan Pengiriman

PO mencantumkan tanggal pengiriman yang diharapkan, memungkinkan pembeli untuk melacak pengiriman barang atau jasa yang dibeli dan memastikan bahwa mereka tiba tepat waktu.

6. Penghindaran Sengketa

Dengan memiliki catatan tertulis tentang persetujuan pembelian, baik pembeli maupun penjual memiliki bukti yang jelas tentang syarat-syarat transaksi.

Hal ini dapat membantu menghindari sengketa yang mungkin timbul di kemudian hari.

Dengan demikian, PO membantu:

• memfasilitasi proses pembelian,
• memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal dan persyaratan kontrak, serta
• memungkinkan pengawasan yang lebih baik atas pengeluaran dan operasi bisnis secara keseluruhan.

Baca juga: Mengetahui Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi dan Peruntukannya

Informasi dalam Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah dokumen bisnis yang berisi informasi rinci terkait pembelian barang atau jasa.

Berikut adalah informasi yang biasanya terdapat dalam sebuah Purchase Order:

1. Nomor Purchase Order

Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap Purchase Order. Nomor ini membantu dalam pelacakan dan pengarsipan.

2. Tanggal Pembuatan

Tanggal ketika Purchase Order dibuat. Ini menunjukkan waktu pemesanan.

3. Informasi Pihak Pembeli

• Nama perusahaan atau organisasi pembeli.
• Alamat perusahaan atau alamat pengiriman barang/jasa.
• Kontak pembeli, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.

4. Informasi Pihak Pemasok

• Nama perusahaan atau organisasi pemasok.
• Alamat pemasok.
• Kontak pemasok, seperti nama kontak, nomor telepon, dan alamat surel.

5. Deskripsi Barang atau Jasa

Deskripsi rinci mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk spesifikasi teknis, merek, model, dan jumlah yang dibutuhkan.

6. Kuantitas

Jumlah barang atau jasa yang dipesan.

7. Harga dan Total Biaya

• Harga per unit (jika berlaku).
• Total biaya yang harus dibayarkan.
• Informasi mata uang yang digunakan.

8. Tanggal Pengiriman:

Tanggal atau jangka waktu kapan barang atau jasa diharapkan tiba atau diberikan kepada pembeli.

9. Ketentuan Pembayaran

• Metode pembayaran yang digunakan (contohnya: transfer bank, cek, kartu kredit).
• Tenggat waktu pembayaran (tanggal jatuh tempo).
• Informasi perbankan jika diperlukan.

10. Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan transaksi, seperti peraturan pengembalian barang, garansi, dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat.

11. Instruksi Pengiriman

Jika ada instruksi khusus terkait pengiriman, seperti metode pengiriman yang harus digunakan atau instruksi untuk pengemasan.

12. Nama, Tanda Tangan, dan Stempel

Purchase Order harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari pembeli dan seringkali dilengkapi dengan stempel perusahaan.

13. Lampiran

Purchase Order dapat mencantumkan lampiran, seperti spesifikasi teknis tambahan, gambar, atau dokumen kontrak yang relevan.

14. Referensi

Informasi referensi yang dapat membantu dalam pelacakan dan pencocokan Purchase Order dengan penerimaan barang atau jasa.

Purchase Order adalah alat yang sangat penting dalam pengelolaan pembelian bisnis, dan rinciannya harus jelas dan lengkap untuk menghindari kebingungan dan masalah di kemudian hari.

Baca juga: Mengenal Bukti Transaksi Internal dan Bedanya dengan Transaksi Eksternal

Proses Pembuatan Purchase Order

Dalam sebuah perusahaan, purchase order (PO) biasanya dibuat oleh departemen atau individu yang bertanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa, seperti departemen pembelian atau manajer proyek.

Proses pembuatan PO biasanya melibatkan beberapa tahap, termasuk:

1. Permintaan Pembelian

Departemen yang membutuhkan barang atau jasa akan membuat permintaan pembelian yang berisi detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlahnya, spesifikasi, dan persyaratan lainnya.

2. Persetujuan

Permintaan pembelian kemudian akan disetujui oleh manajer atau orang yang berwenang sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam perusahaan.

3. Pembuatan PO

Setelah mendapatkan persetujuan, departemen pembelian atau individu yang bertanggung jawab akan membuat PO berdasarkan permintaan pembelian yang disetujui.

Mereka akan mencantumkan detail seperti nama dan alamat pemasok, deskripsi barang atau jasa, jumlah yang dipesan, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.

4. Pengiriman PO

Setelah PO selesai dibuat, biasanya akan dikirimkan kepada pemasok sebagai bukti resmi dari permintaan pembelian yang telah disetujui.

Dalam beberapa organisasi, terutama yang lebih besar, proses pembuatan PO mungkin melibatkan sistem manajemen pembelian yang terotomatisasi, di mana PO dapat dibuat secara elektronik melalui perangkat lunak khusus.

Berikut akan kami jelaskan bagaimana cara membuat purchase order dengan mudah menggunakan aplikasi akuntansi.

Cara Membuat Purchase Order pada Accurate Online

1. Klik menu Pembelian lalu pilih opsi Pesanan Pembelian.

2. Isi Nama Pemasok, Tanggal dan informasi yang dibutuhkan.

3. Pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa, masukan barang atau jasa yang akan dipesan.

4. Lengkapi detail informasi barang atau jasa yang dipilih, lalu klik Lanjut.

Lakukan poin 3 dan 4 untuk memasukan barang atau jasa lain yang ingin Anda pesan.

5. Jika telah selesai klik Simpan. Berikut adalah contoh purchase order dari aplikasi accurate:

Manfaat Mengenal Purchase Order

Manfaat dari adanya dokumen PO adalah sebuah usaha atau bisnis bisa menentukan harga dan diskon sesuai keinginan penjual kepada pembeli dan mencatatnya secara terperinci.

Ketersediaan barang juga lebih jelas dan lebih aman sehingga tidak ada kekecewaan dari pelanggan karena barang yang diinginkannya habis. Usaha atau bisnis juga bisa terhindar dari penipuan.

Sama halnya dari sisi pelanggan, potensi kemungkinan semakin kecil bahkan bisa tidak ada sama sekali karena semua tercatat secara detail.

Bagi Anda pemilik bisnis, Anda bisa membuat dokumen PO secara manual sebagai catatan transaksi yang nantinya akan menjadi bukti saat Anda membuat laporan keuangan atau terjadi audit pada perusahaan Anda.

Jika Anda kesulitan dengan pembuatan dokumen PO secara manual, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur penjualan terlengkap mulai dari pembuatan PO, faktur, pembayaran uang muka, retur pembelian, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya fitur penjualan, Anda juga bisa membuat 200 jenis laporan keuangan secara otomatis guna pengembangan bisnis yang lebih baik.

Ada juga fitur perpajakan yang bisa membuat penghitungan pajak bisnis bisa menjadi lebih mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan gambar di bawah ini.