Mengenal Bukti Transaksi Internal dan Bedanya dengan Transaksi Eksternal

Dalam menjalankan berbagai kegiatan operasional, suatu bisnis pasti akan melakukan berbagai transaksi.

Nah, berdasarkan pihak yang terlibat, transaksi yang terjadi di perusahaan terbagi menjadi dua, yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal.

Di dalamnya juga diperlukan bukti yang bisa dipercaya, baik itu bukti transaksi internal maupun eksternal.

Lalu, apa itu transaksi internal? Apa saja bukti transaksi internal? Apa yang membedakannya dengan transaksi eksternal?

Tenang, kami akan menjawabnya melalui artikel tentang transaksi internal di bawah ini.

Apa Itu Bukti Transaksi Internal?

Bukti transaksi internal adalah dokumen yang digunakan di perusahaan untuk mencatat transaksi yang terjadi antara berbagai departemen dalam perusahaan tersebut.

Pencatatan atau dokumentasi adalah aspek yang sangat penting dalam membuat laporan keuangan perusahaan.

Untuk itu, walaupun kegiatan transaksi terjadi antara pihak internal di dalam suatu perusahaan, bukti transaksi internal tersebut harus tetap ada dan dicatat dengan baik.

Biasanya, bukti transaksi internal akan berbentuk catatan kecil atau memo internal yang di dalamnya berisi perintah dari pihak atasan ataupun permintaan dari rekan kerja antar departemen.

Nah, agar bisa memastikan bahwa bukti transaksi internal tersebut adalah suatu bukti yang bisa dipercaya, maka dibutuhkan tanda tangan sebagai bukti valid dari dokumen tersebut.

Perlu Anda ketahui bahwa walaupun sangat berdampak pada status dan laporan keuangan suatu perusahaan, tapi transaksi yang terjadi di dalam perusahaan tidak hanya soal transaksi keuangan saja, tapi ada juga transaksi dalam wujud pertukaran barang.

Baca juga: Pengertian Transaksi: Sistem, pelaku, Jenis dan Bukti Transaksi

Jenis-jenis Bukti Transaksi Internal

Contoh sederhana dari bukti transaksi internal yang terjadi di perusahaan adalah :

• Memo Intern: Digunakan untuk mencatat keputusan manajemen atau perintah internal terkait transaksi tertentu, seperti alokasi biaya antar-departemen.
• Bukti Jurnal: Dokumen yang digunakan untuk mencatat penyesuaian internal, seperti penyusutan aset, pencatatan persediaan akhir, atau penghapusan piutang yang tidak tertagih.
• Bukti Pengeluaran Kas Kecil: Dokumen ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dari kas kecil (petty cash) untuk kebutuhan operasional sehari-hari, seperti pembelian alat tulis kantor.
• Slip Gaji: Slip gaji atau payroll slip merupakan bukti internal yang mencatat pembayaran gaji karyawan, termasuk rincian pemotongan dan tunjangan.
• Surat Perintah Kerja (SPK): Digunakan untuk memerintahkan bagian tertentu dalam perusahaan untuk melakukan pekerjaan atau memulai proyek tertentu.

Baca juga: Sistem Transaksi : Pengertian, Dan Berbagai Sistem Transaksi yang Berlaku Saat Ini

Apa Itu Bukti Transaksi Eksternal?

Bukti transaksi eksternal adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi antara perusahaan dengan pihak luar / eksternal, seperti pelanggan, vendor, supplier, distributor, partner bisnis, reseller, dan juga agen.

Beda dengan transaksi internal, transaksi eksternal adalah kegiatan transaksi yang terjalin antar perusahaan dengan pihak lain yang berasal dari luar perusahaan atau pihak ketiga.

Transaksi eksternal juga mungkin bisa terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak ketiga yang jumlahnya lebih dari satu.

Contoh kegiatan transaksi eksternal yang paling mudah dan sering sekali ditemukan adalah transaksi jual beli.

Katakanlah ada perusahaan X yang ingin membeli suatu produk dari perusahaan Y atau sebaliknya.

Contoh lainnya adalah, ada perusahaan A yang ingin melakukan pembayaran utang pada pihak kreditur, atau perusahaan A membayar komisi penjualan pada agen distributor D

Baca juga: Mengetahui Transaksi Perusahaan Dagang dan Karakteristiknya

Jenis-jenis Bukti Transaksi Eksternal

ilustrasi bukti transaksi internal dan eksternal. source envato

Karena di dalam kegiatan transaksi eksternal ini melibatkan pihak ketiga, maka bukti transaksi ini pun ada banyak sekali jenisnya.

Contoh Bukti Transaksi Eksternal adalah sebagai berikut:

1. Surat Jalan

Surat jalan adalah suatu dokumen yang di dalamnya menandakan bahwa barang yang dipesan oleh pembeli sudah keluar dari gudang penjual dan sedang dalam perjalanan.

Biasanya, surat jalan ini akan ditandatangani oleh sopir, admin gudang, dan pihak pembeli jika barang yang dipesan sudah tiba di tempat tujuan.

2. Tanda Terima

Tanda terima adalah suatu dokumen yang menandakan bahwa barang sudah diterima oleh pihak perusahaan jika perusahaan tersebut berperan sebagai pembeli.

Selain itu, tanda terima juga bisa berfungsi sebagai dokumen yang diterima oleh pihak supplier saat proses penagihan dan menjadi bukti bahwa faktur dan berbagai lampirannya sudah dikirim secara lengkap.

3. Invoice atau Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang di dalamnya terdapat informasi tentang jenis barang yang sudah terjual dan juga total nominal harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli.

Dokumen ini biasanya akan dikirim pada pembeli ketika terjadi proses penagihan pembayaran yang disertai dengan berbagai lampiran lainnya, seperti faktur pajak, surat jalan, dan formulir permintaan barang.

4. Cek

Cek adalah suatu dokumen yang didalamnya berisi jumlah nominal pembayaran sesuai dengan faktur penjualan yang sudah dikirim oleh pihak penjual.

Umumnya, cek akan dikeluarkan oleh lembaga keuangan bank sebagai bukti transaksi, lalu akan disimpan oleh departemen keuangan.

Baca juga: Apa Itu Analisis Transaksi Dalam Akuntansi? Berikut Pengertiannya

Perbedaan Bukti Transaksi Internal dan Eksternal

Perbedaan antara bukti transaksi internal dan eksternal terletak pada asal dan pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Bukti transaksi internal adalah dokumen yang dibuat dalam lingkungan internal perusahaan untuk mencatat transaksi yang terjadi di perusahaan, seperti memo internal atau bukti jurnal.

Sementara itu, bukti transaksi eksternal melibatkan pihak luar perusahaan dan digunakan untuk mencatat transaksi antara perusahaan dan pihak eksternal, seperti faktur pembelian, faktur penjualan, atau kwitansi.

Bukti eksternal biasanya memiliki legalitas lebih tinggi karena melibatkan pihak ketiga di luar perusahaan.

Sedangkan bukti internal lebih bersifat sebagai catatan internal untuk pengendalian dan pencatatan keuangan.

Baca juga: Mengetahui Jenis Bukti Transaksi Dalam Akuntansi dan Peruntukannya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang transaksi internal dan perbedaannya dengan transaksi eksternal dalam dunia bisnis dan ekonomi.

Setiap bukti dari transaksi tersebut, baik itu bukti transaksi internal atau transaksi eksternal, harus disimpan dengan aman oleh divisi keuangan setiap perusahaan agar nantinya bisa ditunjukkan saat sedang dilakukan audit keuangan.

Selain itu, bukti transaksi internal atau eksternal harus dipindahkan oleh akuntan perusahaan ke dalam laporan arus kas agar selanjutnya dipindahkan lagi ke dalam laporan keuangan.

Laporan inilah yang nantinya akan bisa dijadikan sebagai referensi untuk membuat keputusan bisnis yang tepat di masa depan.

Namun, sebagian perusahaan masih banyak yang mencatat laporan keuangan secara manual di buku biasa atau di aplikasi Ms Excel.

Melakukan pencatatan secara manual seperti ini memiliki risiko yang sangat besar, seperti rentan terjadi kesalahan dan memerlukan waktu yang cenderung sangat lama.

Untuk itu, gunakanlah software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan sudah dipercaya oleh sekitar ratusan ribu pebisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan 200 lebih laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat.

Berbagai fitur yang ada di dalamnya pun akan membuat operasional bisnis Anda berjalan lebih efektif dan efisien.

Sehingga, Anda tinggal fokus saja dalam mengembangkan bisnis saat ini melalui berbagai strategi yang tepat.

Ayo, coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari gratis hanya dengan klik banner di bawah ini.