Bagaimana Cara Efektif untuk Bernegosiasi dengan Pemasok?

Situasi COVID-19 yang belum sepenuhnya pulih dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk membayar sewa, pinjaman bank, premi asuransi, utilitas, atau vendor tepat waktu. Jika Anda kesulitan, hubungi perusahaan tempat Anda berutang dan jelaskan situasi Anda. Merasa sungkan? Pelajari cara bernegosiasi dengan pemasok yang efektif.

Berdasarkan laman Wikipedia, komunikasi proaktif adalah kunci untuk menegosiasikan pengurangan atau rencana pembayaran untuk pinjaman sewa atau pengeluaran lainnya.

Ingat, vendor Anda tidak berkewajiban untuk bekerja sama dengan Anda terkait tunggakan sewa, pembayaran pinjaman, atau kewajiban keuangan lainnya – tetapi dalam situasi saat ini mereka dapat membantu Anda jika mereka mampu.

Bagaimana Cara Melakukan Negosiasi yang Efektif dengan Pemasok?

Mengetahui bagaimana bernegosiasi dengan pemasok itu penting, pandemi global atau tidak. Berikut beberapa petunjuk umum yang perlu diperhatikan saat bernegosiasi dengan vendor:

1. Perkenalkan diri Anda sebagai seseorang yang akan memberi mereka banyak  keuntungan

Pemasok sama seperti pemilik bisnis lainnya: mereka ingin menjual produk sebanyak mungkin dan mereka menghargai pelanggan yang akan membantu mereka mencapai tujuan tersebut.

Saat bernegosiasi dengan pemasok, pastikan mereka tahu Anda adalah seseorang yang akan memberi mereka keuntungan berulang dalam jangka panjang.

Jika Anda memiliki rekam jejak pembelian sebelumnya, beri tahu mereka berapa banyak keuntungan yang dapat mereka harapkan dari Anda berdasarkan pembelian tersebut. Dan jika Anda baru memulai, berikan mereka rencana proyeksi penjualan yang didasarkan pada logika dan penelitian.

2. Berpikirlah di luar kotak harga

Jika pemasok tidak mau mengalah pada harga, Anda masih dapat menegosiasikan hal-hal lain yang akan membantu menurunkan pengeluaran Anda.

Misalnya, Anda dapat bernegosiasi untuk mengurangi jumlah uang muka Anda, atau diskon saat Anda membeli dalam jumlah besar, atau pengiriman lebih cepat tanpa biaya tambahan untuk Anda. Anda juga dapat meminta diskon tambahan saat membayar faktur lebih awal.

3. Bicaralah dengan banyak pemasok

Untuk mendorong harga yang kompetitif, bicarakan dengan setidaknya tiga pemasok dan beri tahu mereka masing-masing bahwa Anda mendapatkan penawaran lain.

Jelaskan kepada mereka bahwa Anda akan memilih pemasok yang menawarkan penawaran paling kompetitif. Jangan lupa untuk mempertimbangkan kualitas saat mempertimbangkan tawaran.

Baca juga: Social Commerce, Cara Baru Menjual Produk Secara Langsung dari Media Sosial

4. Tawarkan deposit yang lebih besar untuk diskon yang lebih besar

Pemasok sangat waspada dengan piutang mereka sama seperti pemilik bisnis lainnya, jadi cara lain untuk mendapatkan diskon yang lebih besar adalah dengan menawarkan setoran besar atas pesanan Anda.

Jika pemasok tahu bahwa mereka akan menerima 50 hingga 60 persen dari pembayaran Anda di muka, Anda akan meningkatkan daya tawar Anda, dan mereka mungkin lebih cenderung memberi Anda kesepakatan tentang harga.

5. Jangan menerima tawaran harga pertama

Aturannya sama saat berurusan dengan pemasok seperti dalam negosiasi bisnis apa pun, dan aturan paling dasar adalah jangan pernah menerima tawaran pertama pihak lain.

Sebagai gantinya, Anda dapat mengeluarkan tawaran balik atau meminta mereka untuk membalas Anda dengan harga yang lebih baik.

Anda dapat membenarkan hal ini dengan jumlah bisnis yang Anda tawarkan untuk diberikan kepada mereka, fakta bahwa Anda menginginkan kemitraan jangka panjang dengan mereka, atau karena harga termasuk layanan atau fitur yang tidak ingin Anda gunakan.

6. Pertimbangkan untuk memesan semua keperluan bisnis Anda ke satu pemasok

Pemasok menyukai pemilik bisnis yang memesan banyak produk dari mereka, dan seringkali orang-orang tersebut mendapatkan diskon yang lebih besar dan keuntungan lain dari pemasok.

Jika Anda memesan kebutuhan atau bahan baku ke beberapa pemasok, pertimbangkan untuk mengalihkan semuanya ke satu perusahaan – tetapi sebelum Anda melakukan transisi, hubungi pemasok dan bicarakan dengan mereka tentang peningkatan diskon sebagai imbalan untuk peralihan permintaan dari bisnis Anda.

Baca juga: Diversifikasi Produk, Strategi Efektif Untuk Mengembangkan suatu Bisnis

7. Menjadi bisnis yang baik di mata pemasok

Tidak peduli seberapa banyak keuntungan yang Anda berikan kepada pemasok – jika Anda adalah pelanggan bermasalah, Anda mungkin tidak mendapatkan penawaran terbaik karena terlalu banyak risiko untuk berbisnis dengan Anda.

Penting untuk menjaga hubungan pemasok yang baik dengan mengingat bahwa meskipun mereka membutuhkan Anda sebagai pelanggan, Anda juga membutuhkan mereka. Pastikan untuk membayar tagihan tepat waktu, pertahankan komunikasi terbuka, dan perlakukan hubungan sebagai kemitraan di mana Anda berdua mendapatkan apa yang Anda butuhkan.

Langkah-langkah yang Harus Diikuti saat Menulis Surat Negosiasi Harga

Setalah Anda menjalin kerja sama yang baik dengan pemasok atau supplier Anda, langkah selanjutnya yang biasa dilakukan adalah dengan membuat surat penawaran.

Ada beberapa langkah yang harus Anda ikuti saat menulis surat negosiasi harga.

1. Lampirkan dokumentasi yang relevan, berguna atau diperlukan ke surat Anda. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk mendukung klaim apa pun yang Anda buat dalam surat tersebut. Anda juga harus menyimpan salinan semua korespondensi.
2. Jaga nada bicara Anda sopan dan profesional sepanjang surat, dan tetap sesederhana dan sesingkat mungkin.
3. Jelaskan situasinya. Ini adalah kesempatan Anda untuk berbicara tentang mengapa Anda meminta pengurangan pembayaran, keringanan atau rencana.
4. Sarankan alternatif yang jelas. Di sinilah Anda harus menjelaskan hasil ideal yang disarankan, apakah itu penundaan pembayaran sementara, rencana pembayaran alternatif, atau Anda hanya ingin membatalkan pesanan tetap untuk saat ini.
5. Tanyakan tentang langkah selanjutnya. Apakah ada biaya untuk mengatur perubahan yang diminta? Apakah mereka ingin melakukan panggilan telepon untuk membahas solusi?
6. Sertakan tanda terima yang jelas. Ini bisa berkisar dari berterima kasih kepada mereka sebelumnya karena memahami posisi Anda atau memuji mereka atas layanan mereka selama bertahun-tahun hingga sekadar menyatakan bahwa Anda menantikan kabar dari mereka. Beberapa orang bahkan mencantumkan nomor teleponnya di sini sehingga penerima dapat langsung menghubungi mereka jika ada pertanyaan.
7. Lampirkan dokumentasi yang relevan, berguna atau diperlukan ke surat Anda. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk mendukung klaim apa pun yang Anda buat dalam surat tersebut. Anda juga harus menyimpan salinan semua korespondensi.

Baca juga: Tips Jualan Beras dan Peluang Besar yang Ada di Dalamnya

Cara Bernegosiasi dengan Pemasok Melalui Email: Contoh yang Bisa Anda Gunakan

Kami telah membuat beberapa contoh surat untuk negosiasi harga dengan pemasok yang dapat Anda gunakan selama pandemi virus corona untuk membantu Anda berkomunikasi dengan pemilik gedung (jika Anda menyewa), pemberi pinjaman, bank, perusahaan asuransi, vendor, pemasok, dan lainnya.

Catatan: Mungkin contoh tidak akan cocok untuk situasi tertentu, jadi mintalah nasihat hukum jika Anda perlu.

1. Contoh surat kepada bank, lembaga keuangan atau perusahaan asuransi untuk meminta keringanan pembayaran

Tanggal: << hh / mm / tttt >>

Kepada << nama / yang berkepentingan >>,

Saya menulis untuk mengajukan permintaan terkait << pinjaman bank >> saya, akun yang dengan nomor <<xxxx>>. Saya untuk sementara tidak dapat melakukan pembayaran << pinjaman / bunga >> saya karena penutupan wajib bisnis yang tidak penting sehubungan dengan COVID-19. Meskipun saya tidak bisa << membuka bisnis saya / menghasilkan pendapatan >>, saya melakukan apa yang saya bisa untuk melindungi bisnis saya. Saya telah menghubungi instansi terkait untuk bantuan pemerintah.

Saya meminta << paket pembayaran yang berbeda / bantuan Anda dalam pemulihan saya >>. Saya berkomitmen untuk melakukan pembayaran yang lebih rendah dan mempertahankan perjanjian saya dengan Anda.

Beri tahu saya jika ada biaya untuk mengatur perubahan persyaratan ini.

Detail akun

Pinjaman saat ini: <<xxxx>>

Nama rekening / pemegang pinjaman: <<nama>>

Alamat cabang << Tulis alamat bank >>

Nomor rekening dan kode urut: << Tulis kode rekening >>

Silakan hubungi saya jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.

Nomor telepon saya adalah <<xxx>>.

Dengan hormat,

<<___________________>>

2. Contoh surat kepada pemilik gedung untuk meminta keringanan sewa atau rencana pembayaran

Tanggal: << hh / mm / tttt >>

Bapak atau Ibu yang terhormat <<______________>>, pemilik di << alamat di sini >>:

Saya minta maaf karena terlambat membayar sewa. Sebelum bisnis COVID-19 diberlakukan ditutup, bisnis kami << selalu membayar sewa tepat waktu >>.

Penutupan wajib semua bisnis yang tidak penting telah menyebabkan kesulitan keuangan sementara untuk bisnis saya. << Tidak bisa mendapat pelanggan / Tidak bisa membuka toko >> telah mengurangi penghasilan saya secara signifikan, sehingga sulit bagi saya untuk membayar sewa saat ini.

Saya ingin menyelesaikan situasi ini. Bisakah kita mendiskusikan opsi untuk membahas pembayaran dengan cara cicilan di masa mendatang? Atau, mungkin Anda akan mempertimbangkan untuk mengizinkan saya melewatkan sewa sebulan seluruhnya selama waktu yang menantang untuk bisnis saya ini? Saya secara proaktif mencari solusi yang dapat kita sepakati bersama.

Terima kasih sebelumnya telah memahami situasi saya. Saya menunggu kabar dari Anda dan dapat dihubungi langsung di << nomor telepon di sini >>.

Dengan hormat,

<<_________________________>>

3. Negosiasi harga dengan pemasok

Tanggal: << hh / mm / tttt >>

<<___________________>> yang terhormat,

Bisnis saya telah berhenti beroperasi karena penonaktifan wajib COVID-19 dan saya tidak dapat terus menerima layanan / barang dari perusahaan Anda <<__________________>>.

Dengan sedih saya harus << menghentikan layanan Anda / menunda pengiriman barang / persediaan / meminta penutupan segera utilitas >>. Harap berhenti menyediakan << barang / persediaan / layanan >> Anda karena perusahaan saya sekarang tutup. Saya tidak tahu kapan kami akan buka kembali, jadi saya tidak bisa terus << menambah hutang / menyimpan barang / pengiriman / pengiriman / layanan >>.

Beri tahu saya jika saya memiliki faktur terutang yang belum dibayar. Saya berkomitmen untuk << menjaga akun saya saat ini / tetap membayar / melakukan pembayaran lebih rendah >> dan menjaga kewajiban saya dengan Anda.

Jika ada faktur terutang atas nama saya atau untuk bisnis saya, saya secara proaktif mencari solusi dengan << meminta rencana pembayaran / menjadwalkan pengaturan pembayaran di masa mendatang / mendiskusikan opsi dengan Anda melalui telepon >>.

Saya menghargai << layanan / barang / persediaan >> Anda dan saya ingin << terus bekerja dengan perusahaan Anda ketika saya membuka kembali bisnis saya >>. Saya menunggu kabar dari Anda dan dapat dihubungi langsung di << nomor telepon di sini >>.

Hormat kami,

<< Nama Anda >>

<< Nama / Alamat / Nomor Rekening Bisnis >>

Baca juga: 8 Kesalahan Dalam Mencari Pendanaan yang Biasa Dilakukan Pebisnis

Kesimpulan

Bukan rahasia lagi bahwa pandemi virus Corona telah menyulitkan semua orang, terutama pemilik usaha kecil di tahun ini.

Namun, setelah Anda mengetahui cara menegosiasikan harga dengan pemasok dan memiliki beberapa contoh surat untuk negosiasi harga dengan pemasok yang mungkin dapat Anda gunakan, kami berharap Anda dan bisnis Anda merasa lebih siap untuk menghadapi masa depan.

Butuh bantuan?

Untuk membuat penerimaan dan pembayaran bisnis tepat waktu dan tercatat secara maksimal, #lebihbaik Anda menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online yang bisa mempermudah Anda dalam memantau setiap hutang dan piutang yang terjadi pada bisnis secara real time.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: