Dana Darurat: Pengertian dan Peran Pentingnya untuk Perusahaan

Setiap perusahaan tentu memiliki caranya masing-masing dalam mengelola keuangannya, termasuk perusahan Anda.

Hal tersebut tentunya dipengaruhi oleh berbagai keputusan yang diterapkan dalam manajemen keuangan masing-masing, karena setiap perusahaan tentu memiliki prioritas yang berbeda-beda pula.

Bentuk kebijakan biasanya dituangkan dalam berbagai pos, salah satunya adalah pos dana darurat.

Dan darurat adalah salah satu pos yang harus ada di dalam keuangan perusahaan, karena dana tersebut sangatlah penting dan menjadi sumber dana ketika ada berbagai hal yang diluar dugaan.

Walaupun sudah mempunyai anggaran keuangan yang baik, tapi pasti nantinya akan ada kondisi tertentu yang membuat perusahaan memerlukan sejumlah dana diluar anggarannya.

Nah, pada artikel kali ini, mari kita mengenal lebih dalam tentang dana darurat dan perannya dalam kondisi keuangan perusahaan.

Apa itu Dana Darurat?

Dana darurat adalah sejumlah uang yang disimpan dan disiapkan untuk mengatasi situasi tak terduga atau keadaan darurat keuangan yang mungkin terjadi di masa depan.

Artinya, dana tersebut hanya akan bisa digunakan untuk menghadapi berbagai kondisi darurat yang tidak cukup diatasi oleh anggaran keuangan biasa atau anggaran tetap.

Dari penjelasan diatas, dana darurat pada perusahaan adalah dana yang hanya bisa digunakan pada waktu tertentu saja dan belum bisa dipastikan kapan dana tersebut bisa digunakan.

Walaupun begitu, kehadiran dana ini sangatlah penting, karena sebagai pemilik perusahaan, Anda tidak bisa memastikan berbagai kondisi di masa depan.

Baca juga: Ingin Pinjam Modal Usaha? Ini 10 Hal yang Harus Anda Perhatikan

Fungsi Dana Darurat

Fungsi dari dana darurat mencakup berbagai aspek penting dalam manajemen keuangan pribadi atau bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari dana darurat:

1. Mengatasi Pengeluaran Tak Terduga

Dana darurat digunakan untuk menutupi pengeluaran yang tidak terduga seperti:

• Memperbaiki kerusakaan rumah atau kendaraan,
• Biaya medis yang mendesak,
• Kerusakan peralatan penting, seperti laptop untuk kerja atau smartphone untuk bikin konten.
• Kehilangan sumber penghasilan rutin, seperti di PHK.
• Terjadi bencana alam yang merusak rumah.

2. Menghadapi Kehilangan Pendapatan

Jika seseorang kehilangan pekerjaan atau sumber pendapatan utama, dana darurat dapat digunakan untuk menutupi biaya hidup sehari-hari hingga sumber pendapatan baru ditemukan.

3. Menghindari Utang

Dengan memiliki dana darurat, seseorang dapat menghindari pengambilan utang tambahan atau penggunaan kartu kredit dengan bunga tinggi untuk menutupi pengeluaran mendesak.

4. Menjaga Stabilitas Keuangan

Dana darurat membantu menjaga stabilitas keuangan dengan menyediakan buffer atau bantalan keuangan saat menghadapi masa sulit, sehingga tidak perlu mengganggu rencana keuangan jangka panjang atau tabungan lainnya.

5. Meningkatkan Ketentraman Pikiran

Mengetahui bahwa ada dana yang tersedia untuk menghadapi situasi darurat memberikan rasa aman dan ketentraman pikiran, sehingga seseorang dapat lebih fokus pada aspek lain dalam hidup mereka.

6. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan adanya dana darurat, seseorang dapat membuat keputusan keuangan yang lebih baik dan tidak terburu-buru.

Karena mereka memiliki waktu untuk mengevaluasi opsi yang tersedia tanpa tekanan keuangan yang mendesak.

7. Membantu Mengatasi Krisis Bisnis

Bagi bisnis, dana darurat dapat digunakan untuk mengatasi krisis keuangan seperti penurunan pendapatan tiba-tiba, pembayaran gaji karyawan selama periode sulit, atau untuk menutupi biaya operasional saat menghadapi gangguan bisnis yang tak terduga.

Berapa Jumlah Dana Darurat yang Diperlukan?

Menentukan jumlah dana darurat yang dibutuhkan menjadi pertanyaan besar bagi para permilik bisnis baru atau bahkan individu.

Besaran dana darurat yang diperlukan dapat bervariasi tergantung pada situasi dan kebutuhan individu atau bisnis.

Berikut adalah faktor-faktor yang mempengaruhi besaran dana darurat yang Anda butuhkan:

Faktor yang Mempengaruhi Jumlah Dana Darurat

• Jumlah Tanggungan: Semakin banyak tanggungan (misalnya, anak-anak atau anggota keluarga yang harus diurus), semakin besar dana darurat yang diperlukan.
• Stabilitas Pendapatan: Jika pekerjaan atau sumber pendapatan relatif stabil, 3 hingga 6 bulan mungkin cukup. Namun, jika pendapatan fluktuatif atau tidak stabil, disarankan untuk memiliki dana darurat yang lebih besar.
• Biaya Hidup: Biaya hidup yang tinggi memerlukan dana darurat yang lebih besar untuk mengakomodasi pengeluaran bulanan yang lebih tinggi.
• Kesehatan dan Asuransi: Jika memiliki asuransi kesehatan yang baik dan manfaat lainnya, mungkin dana darurat yang lebih kecil diperlukan dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki perlindungan asuransi yang memadai.
• Utang: Memiliki utang dengan bunga tinggi dapat berarti bahwa dana darurat yang lebih besar diperlukan untuk menghindari pengambilan utang tambahan selama masa darurat.

Namun, berikut adalah beberapa pedoman umum yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah dana darurat yang diperlukan:

1. Individu atau Keluarga

3 hingga 6 Bulan Pengeluaran:

Umumnya, disarankan untuk memiliki dana darurat yang mencakup 3 hingga 6 bulan pengeluaran rutin.

Ini termasuk biaya hidup sehari-hari seperti sewa atau cicilan rumah, makanan, utilitas, transportasi, dan kebutuhan lainnya.

6 hingga 12 Bulan Pengeluaran:

Bagi mereka yang memiliki pekerjaan yang kurang stabil atau bekerja di industri dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi, mungkin lebih baik memiliki dana darurat yang mencakup hingga 12 bulan pengeluaran.

2. Bisnis

3 hingga 6 Bulan Biaya Operasional:

Bagi bisnis, disarankan untuk memiliki dana darurat yang mencakup 3 hingga 6 bulan biaya operasional.

Ini termasuk biaya gaji karyawan, sewa tempat, utilitas, bahan baku, dan pengeluaran lainnya.

Industri dan Skala Bisnis:

Bisnis dalam industri yang lebih rentan terhadap fluktuasi ekonomi mungkin memerlukan dana darurat yang lebih besar.

Skala bisnis juga mempengaruhi jumlah dana yang diperlukan; bisnis yang lebih besar dengan pengeluaran yang lebih besar memerlukan dana darurat yang lebih besar.

Memiliki dana darurat yang memadai adalah langkah penting dalam manajemen keuangan yang bijaksana, membantu individu dan bisnis untuk tetap stabil dan mampu mengatasi situasi tak terduga tanpa mengalami tekanan keuangan yang signifikan.

Bisakah Dana Darurat Dicicil?

Apabila dilihat berdasarkan nominal jumlah darurat yang diperlukan oleh perusahaan, maka sudah pasti jumlahnya tidak akan mudah untuk dipenuhi secara sekaligus dengan hanya mengandalkan pemasukan bulanan perusahaan saja. Cara tepatnya adalah memang dengan mencicilnya.

Namun, hal tersebut juga memerlukan suatu strategi, khususnya untuk perusahaan yang sulit disiplin dan teratur dalam menyisihkan sebagian pemasukannya untuk keperluan tersebut.

Walaupun memang sangat penting, dana darurat memang tidak diperlukan setiap saat, sehingga sebagian besar perusahaan akan menunda untuk menyediakannya dalam finansial mereka.

Untuk itu, diperlukan komitmen yang tinggi sejak dini untuk mempersiapkan dana  tersebut.

Cara mudahnya adalah dengan membuat suatu pos khusus untuk menampung dana tersebut, yang mana Anda tidak akan mencampurkannya dengan dana lain perusahaan.

Beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menyediakan dana darurat pada perusahaan adalah sebagai berikut ini.

• Cobalah nominal rata-rata biaya pengeluaran Anda untuk bisa mendapatkan jumlah dana yang tepat dan juga sesuai dengan keperluan Anda di masa depan.
• Tetapkanlah nominal dana yang tepat dan berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk bisa memenuhi dana darurat tersebut dalam kondisi keuangan perusahaan.
• Alokasikanlah sejumlah dana tetap dari pemasukan perusahaan untuk mengisi dana tersebut agar mampu mencapai jumlah yang Anda butuhkan secara tepat.
• Mulailah dengan me manage keuangan perusahaan secara lebih ketat, agar bisa dialokasikan ke banyak dana dalam pos emergency fund.
• Cobalah untuk melakukan penghematan dan kurangi berbagai pos pengeluaran yang tidak penting agar bisa lebih cepat memenuhi emergency fund perusahaan.

Dimana Dana Darurat Disimpan?

ilustrasi Dana Darurat. source envato

Dalam merencakana alokasi dana darurat Anda juga harus memilih media atau tempat penyimpanan yang sesuai.

Dana darurat sebaiknya disimpan di tempat yang mudah diakses saat dibutuhkan, tetapi juga aman dari risiko seperti pencurian atau kerugian finansial.

Beberapa pilihan tempat yang direkomendasikan untuk menyimpan dana darurat antara lain:

1. Tabungan / Rekening Bank yang Tidak Mudah Diakses

Simpan dana darurat dalam tabungan terpisah atau rekening bank yang tidak terhubung dengan kartu ATM atau internet banking sehari-hari.

Hal ini membantu mengurangi godaan untuk mengaksesnya untuk keperluan non-darurat.

2. Rekening Giro atau Deposito

Jika ingin mendapatkan sedikit bunga, dana darurat bisa disimpan dalam rekening giro atau deposito yang dapat dicairkan dengan cepat.

Pastikan untuk memilih deposito dengan jangka waktu yang relatif pendek agar tetap bisa diakses dengan cepat saat diperlukan.

3. Investasi yang Likuid

Beberapa bentuk investasi seperti obligasi atau reksa dana pasar uang menawarkan likuiditas tinggi, yang memungkinkan dana darurat diakses dengan cepat tanpa risiko kehilangan nilai investasi yang signifikan.

Namun, pastikan untuk memilih investasi yang stabil dan rendah risiko.

4. Bukan dalam Bentuk Tunai

Tidak disarankan menyimpan dana darurat dalam bentuk tunai di rumah karena risiko pencurian dan kehilangan yang tinggi.

Penting untuk memilih tempat penyimpanan dana darurat yang sesuai dengan kebutuhan pribadi atau bisnis Anda, dengan mempertimbangkan faktor likuiditas, keamanan, dan aksesibilitas saat dibutuhkan.

Tips Mempersiapkan Dana Darurat Agar Keuangan Selamat

1. Pahami Kondisi Terkini Keuangan Kamu

Hal pertama yang harus diketahui adalah cash flow perusahaan saat ini, agar nantinya Anda sebagai pihak perusahaan bisa mengetahui jumlah dana yang bisa disisihkan.

Untuk lebih mudahnya lagi, catatlah cash flow perusahaan Anda. Buatlah pembukuan khusus.

Nantinya, hal tersebut akan berguna untuk memantau langsung pengeluaran yang tidak penting untuk bisa dikurangi dan akan memudahkan Anda untuk menyisihkan keuangan khusus pada dana tersebut.

2. Tentukan Jumlah Dana Darurat yang Harus Kamu Siapkan

Jadi, katakanlah dalam satu bulan perusahaan Anda harus menyiapkan 5 hingga 10% seluruh pendapatan perusahaan khusus untuk mengisi pos dana darurat.

Anda bisa melakukan suatu perhitungan prediktif untuk berbagai hal yang nantinya mungkin akan terjadi.

Contohnya adalah biaya perbaikan mobil perusahaan jika nantinya mogok dan harus diperbaiki adalah Rp3.000.000.

Belum lagi jika gedung perusahaan mengalami kebocoran saat hujan sehingga mengalami nilai kerugian misalnya Rp5.000.000.

Dalam kasus ini, maka artinya Anda harus menyiapkan emergency fund perusahaan sebanyak Rp8.000.000 pada bulan ini atau pada bulan depan.

Jadi, itulah dana yang harus Anda persiapkan untuk mengatasi berbagai kondisi darurat.

Bermacam-macam perhitungan prediktif atas beragam permasalahan seperti halnya dua contoh diatas tadi bisa Anda jadikan sebagai suatu acuan.

Anda juga bisa menambahkan contoh kasus lain, seperti biaya ekspansi bisnis, dll.

Bila Anda sudah memiliki suatu target, maka Anda bisa mengetahui kapan saja Anda harus menyiapkan darurat tersebut.

3. Buatlah Tabungan Khusus untuk Dana Darurat

Setelah Anda mampu menentukan dana darurat yang harus Anda kumpulkan dalam beberapa bulan kedepan.

Maka hal yang selanjutnya Anda lakukan adalah dengan membuat tabungan baru untuk diisi dengan dana tersebut.

Tujuannya adalah agar Anda lebih mudah dalam mengatur pembagiannya, sehingga anggaran untuk dana tersebut tidak akan Anda gunakan untuk keperluan lain perusahaan.

4. Mulai Secara Perlahan

Hal terpenting untuk menyiapkan dana darurat selanjutnya adalah dengan mulai mengisi pos atau tabungan emergency fund tersebut secara perlahan. Jadi, Anda tidak perlu terlalu paranoid saat akan memulainya.

Karena, menyiapkan emergency fund bukan berarti Anda harus mengalihkan sebagian besar dana perusahaan untuk langsung diisi ke dalam dana tersebut.

Untuk itu, cobalah untuk memulainya secara perlahan, rutin, dan penuhi konsistensi.

Mempersiapkan emergency fund lebih bersifat jangka panjang, dan bukanlah suatu yang bisa Anda lakukan secara cepat dan langsung bisa diselesaikan.

Lakukanlah seperti halnya Anda mencicil utang. Walaupun dilakukan secara perlahan, namun jika konsisten, maka Anda akan termotivasi lagi untuk mengumpulkannya lebih banyak untuk perusahaan Anda.

5. Tekan Pengeluaran

Cara terakhir yang harus dilakukan adalah dengan menekan biaya pengeluaran Anda.

Kurangilah pengeluaran untuk berbagai hal yang sifatnya tidak terlalu mendesak, terlebih lagi jika berbagai hal tersebut bukanlah termasuk hal yang penting untuk perusahaan.

Anda bisa mencari opsi lain untuk memenuhi hal tersebut dengan harga yang lebih murah, tapi memiliki manfaat dan juga fungsi yang sama.

Semakin banyak Anda menekan biaya untuk perusahaan, maka akan semakin besar pula jumlah uang yang akan tersisa untuk bisa dialokasikan khusus untuk berbagai dana darurat.

Selain itu, Anda juga bisa mempengaruhi perusahaan Anda untuk tidak terlalu konsumtif pada berbagai hal, sehingga Anda memudahkan Anda untuk menekan dana pengeluaran.

Baca juga: Warrant Adalah: Pengertian, Kelebihan dan Risikonya yang Harus Anda ketahui

Penutup

Setelah Anda bisa melakukan berbagai hal di atas untuk menyiapkan dana darurat, maka hal terpenting yang harus Anda lakukan sekarang adalah dengan menyisihkan kondisi keuangan secara rutin khusus untuk keperluan dana tersebut, seperti halnya Anda menabung.

Namun bedanya, dana yang terkumpul untuk dana tersebut hanya digunakan untuk berbagai keperluan yang mendesak saja.

Nah, untuk lebih mudah mengumpulkan emergency fund dan menghitung cash flow perusahaan Anda, disarankan untuk menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, Anda bisa memantau aliran dana kas perusahaan, mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan real time.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: