Menjalankan bisnis hotel atau penginapan memang penuh tantangan. Banyak urusan yang harus dibereskan, mulai dari reservasi, check-in tamu, sampai ke laporan keuangan harian.
Di sinilah peran Hotel Management System (HMS) jadi sangat membantu.
Secara singkat, Hotel Management System adalah sebuah sistem berbasis software untuk membantu operasional hotel.
Biasanya digunakan untuk mengatur pemesanan kamar, check-in dan check-out, laporan harian, pengelolaan staf, bahkan stok perlengkapan hotel. Saat semua aktivitas terdata otomatis, manajemen jadi lebih lancar, cepat, dan minim kesalahan.
Kenapa menjalankan bisnis di bidang perhotelan perlu Hotel Management System?
Bisnis perhotelan biasanya di beberapa daerah tertentu dengan skala kecil sering mengandalkan pencatatan manual. Masalahnya, metode ini rentan bikin repot dan sering terjadi human error.
Salah catat tanggal booking, lupa input pembayaran, sampai data tamu tercecer, bisa bikin tamu kecewa dan reputasi menurun.
Dengan memakai sistem manajemen hotel, semua pencatatan dilakukan secara otomatis dan terpusat. Alhasil, pekerjaan lebih rapi dan tamu merasa lebih nyaman.
Beberapa manfaat lain yang bisa dirasakan oleh pebisnis adalah:
- Waktu check-in tamu jadi lebih cepat.
- Laporan harian otomatis langsung muncul.
- Stok perlengkapan hotel bisa dipantau secara real-time.
- Data tamu tersimpan rapi dan bisa digunakan untuk program loyalitas.
Baca juga: 7 Cara Membuat Laporan Keuangan Hotel dan Contohnya
Fitur-fitur umum dalam aplikasi hotel online
Sekarang banyak software hotel terbaik yang bisa disesuaikan dengan skala bisnis. Beberapa fitur yang umum digunakan antara lain:
1. Sistem reservasi terintegrasi
Reservasi online bisa langsung masuk ke sistem. Jadi tidak perlu input manual. Tamu pun bisa booking kapan saja dari mana saja.
2. Manajemen kamar dan check-in
Informasi jumlah kamar, status kamar (kosong, terisi, dibersihkan), hingga permintaan khusus tamu bisa dicatat langsung dari dashboard.
3. Monitoring kinerja staf
Pemilik hotel bisa pantau siapa yang bertugas jaga, kapan shift selesai, hingga jumlah tamu yang dilayani staf.
4. Laporan keuangan harian
Setiap transaksi akan tercatat otomatis. Sistem bisa langsung merekap pengeluaran dan pemasukan harian.
5. Dashboard untuk pemilik usaha
Pemilik bisa pantau semua aktivitas dari satu tempat, baik lewat laptop atau smartphone.
Cocokkah sistem hotel digital untuk penginapan skala kecil?
Banyak pelaku bisnis perhotelan berskala kecil masih ragu mengadopsi aplikasi hotel online karena merasa hanya cocok untuk hotel berbintang. Padahal, justru penginapan skala kecil sangat terbantu dengan sistem seperti ini.
Hotel dengan 5–20 kamar pun bisa hemat tenaga dan biaya operasional jika memakai software untuk bisnis hotel kecil.
Apalagi kalau hotelnya dikelola langsung oleh pemilik tanpa banyak staf. Saat semua serba otomatis, pemilik bisa lebih fokus ke pelayanan.
Contoh penerapan software hotel
Misalnya ada penginapan di Jogja dengan 12 kamar. Sebelumnya, mereka pakai buku catatan untuk reservasi dan laporan keuangan. Setelah pakai HMS:
- Reservasi langsung bisa diakses via website.
- Tamu dapat email konfirmasi otomatis.
- Check-in tinggal scan QR dari HP.
- Laporan harian langsung dikirim ke email pemilik.
Dari sisi efisiensi, mereka bisa hemat 6 jam kerja admin setiap minggu. Tamu juga merasa pelayanan lebih profesional.
Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan HMS?
Tidak perlu nunggu bisnis besar lebih dahulu. Justru saat hotel masih dalam tahap pengembangan, penggunaan sistem seperti ini bisa membantu membentuk kebiasaan operasional yang baik sejak awal.
Kalau nunggu banyak tamu baru ingin pakai, bisa keburu kewalahan.
Kalau hotel sudah mulai menerima booking harian dari OTA (Online Travel Agent) atau media sosial, artinya sistem otomatis perlu dipertimbangkan. Apalagi jika pemilik tidak selalu standby di lokasi.
Tips memilih software hotel terbaik
Saat memilih sistem, perhatikanlah beberapa aspek seperti:
- Apakah tersedia dalam versi cloud? (bisa diakses dari mana saja)
- Apakah bisa diintegrasikan dengan aplikasi kasir?
- Adakah fitur loyalitas untuk tamu tetap?
- Apakah tampilannya user-friendly?
- Apakah ada support lokal dan pelatihan?
Sistem yang fleksibel dan punya fitur lengkap akan lebih menguntungkan dalam jangka panjang.
FAQ Seputar Hotel Management System
Q: Apakah sistem manajemen hotel bisa dipakai di homestay atau guest house?
A: Bisa. Selama ada kebutuhan untuk mengatur reservasi dan laporan, sistem ini cocok digunakan.
Q: Apakah harus terkoneksi internet?
A: Untuk sistem berbasis cloud, ya. Tapi sebagian software juga menyediakan versi offline yang bisa disinkronisasi.
Q: Apakah mahal?
A: Saat ini sudah banyak pilihan sistem yang disesuaikan untuk bisnis kecil, bahkan ada yang berlangganan bulanan dengan harga sangat terjangkau.
Q: Apakah bisa integrasi dengan sistem lain?
A: Beberapa sistem sudah mendukung integrasi dengan kasir, CRM, dan software akuntansi.
Baca juga: Gunakan Accurate Online sebagai Solusi Pembukuan Hotel Anda
Penutup
Setelah sistem hotel berjalan lancar, jangan lupakan pengelolaan keuangan dan bisnis secara menyeluruh. Di sinilah peran Accurate Online bisa membantu.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang bisa digunakan untuk mencatat semua transaksi hotel Anda.
Sistem ini bahkan sudah terintegrasi langsung dengan aplikasi kasir digital Accurate POS dan program loyalitas pelanggan Bliss. Jadi Anda tidak perlu lagi input data manual antar sistem.
Cukup satu akun Accurate Online, Anda bisa pantau penjualan, pengeluaran, pajak, stok perlengkapan hotel, hingga laporan keuangan lengkap, kapan saja, dari mana saja.
Kalau Anda ingin tahu seperti apa kemudahannya, ayo coba langsung Accurate Online secara gratis. Klik tautan gambar di bawah ini untuk mulai mencobanya!
Referensi:
