PT Asiaparts Indotech bukan nama baru dalam industri distribusi peralatan dan suku cadang. Sejak berdiri tahun 1998, Asiaparts berhasil menjadi rujukan banyak perusahaan manufaktur dan industri besar.
Menawarkan lebih dari 100.000 brand kelas dunia dari Eropa, Amerika, Jepang, hingga negara lain, Asiaparts selalu berkomitmen memberikan pelayanan yang optimal serta harga bersaing bagi kliennya.
Ada satu hal menarik yang bisa dipelajari dari perjalanan Asiaparts Indotech. Selama bertahun-tahun, mereka mengelola bisnisnya menggunakan pencatatan manual. Beban kerja mereka tentu jadi berat, apalagi ketika harus memeriksa tumpukan pesanan pembelian (PO) dan transaksi yang semakin hari semakin bertambah.
Ibu Belina, Marketing Director PT Asiaparts Indotech, menuturkan, “Dulu tim admin harus berkutat dengan berkas-berkas dan spreadsheet. Kalau ada koreksi, kami sering kehilangan jejak dokumen aslinya. Setiap akhir bulan, proses rekonsiliasi tagihan terkadang bikin stres.”
Tantangan di balik meja kerja
Bagi pelaku bisnis industri, terkelolanya transaksi penjualan, pembelian, serta tagihan secara baik akan berpengaruh pada cash flow.
Seringkali, kesalahan pencatatan manual membuat tim Asiaparts harus bekerja extra untuk menemukan letak koreksi. Akibatnya, waktu mereka habis untuk urusan administrasi, bukan fokus ke layanan pelanggan.
Sebagaimana diakui Ibu Belina, “Setiap ada PO baru, kami perlu mencocokkan dokumen satu per satu. Transaksi yang berjalan harian membuat penumpukan data. Sebenarnya, tim sales dan customer service kami punya waktu terbatas, kalau pekerjaan tertahan karena kendala administrasi, otomatis kinerja ikut juga ikut tersendat.”
Tidak hanya soal efisiensi, keamanan data keuangan menjadi permintaan khusus. Risiko kehilangan data lebih besar karena file bisa saja terhapus atau rusak. Apalagi kebutuhan pelanggan Asiaparts datang dari berbagai kota, data tagihan harus selalu siap kapan pun dibutuhkan.
Awal keputusan menggunakan Accurate Online
Mengakhiri tahun 2021, Asiaparts mulai mempertimbangkan solusi digitalisasi di bidang administrasi keuangan. Mereka melakukan riset, membaca opini pengguna software bisnis lain, hingga akhirnya memilih Accurate Online sebagai software keuangan dan inventaris perusahaan.
Ibu Belina menuturkan, “Kami tertarik dengan fitur cloud yang disediakan Accurate Online. Bayangkan, setiap tim kami bisa mengakses data transaksi kapan saja, bahkan ketika di luar kantor. Tidak perlu lagi kirim file lewat email atau flashdisk.”
Langkah awal beradaptasi memang memerlukan waktu. Setiap staf dikenalkan pada fitur-fitur Accurate Online, mulai dari pembuatan invoice, mengelola stok barang, hingga mencatat pembayaran. “Tim sales dan CS kini lebih mudah memantau status order maupun tagihan. Kalau ada customer yang menanyakan status pembayaran atau ketersediaan barang, mereka tinggal buka dashboard Accurate Online,” tambah Ibu Belina.
Efisiensi kerja yang dirasakan PT Asiaparts Indotech
Setelah hampir dua tahun berjalan bersama Accurate Online, Asiaparts Indotech merasakan dampak yang luar biasa. Proses rekonsiliasi tagihan yang sempat menjadi ‘momok’ kini berjalan lebih singkat.
Proses penginputan PO juga lebih ringkas. Tidak alasan lagi bagi sales untuk telat update data penjualan atau stok barang. “Sejak Accurate Online membantu pencatatan, terjadi penghematan jam kerja. Dulu, untuk laporan bulanan, tim kami perlu waktu lebih dari dua hari. Sekarang, cukup beberapa kali klik saja, semua laporan sudah siap kami review,” kata Ibu Belina.
Back-up data otomatis salah satu fitur favorit. Kalau ada kendala sistem atau perangkat, semua informasi bisa dipulihkan dengan cepat. Jiwa tenang, administrasi tetap aman.
Perubahan pada tim dan budaya kerja
Keuntungan terbesar dari perubahan digital ini bukan semata dari sisi operasional. Tim Asiaparts Indotech kini lebih leluasa mengembangkan diri. Tidak lagi direpotkan masalah dokumen yang menumpuk, mereka bisa lebih fokus pada relasi pelanggan serta menawarkan produk baru.
“Sebelumnya, meeting mingguan dipenuhi bahasan soal revisi data atau koreksi invoice. Tapi sejak Accurate Online diterapkan, waktu diskusi bisa digunakan untuk ide pengembangan bisnis serta program loyalitas pelanggan,” ujar Ibu Belina.
Tim customer service dan marketing pun merasa lebih percaya diri. Data history penjualan dan status order selalu up-to-date, permintaan pelanggan bisa direspons lebih cepat tanpa harus menunggu konfirmasi manual dari bagian administrasi.
Menjawab kebutuhan perusahaan di berbagai kota
Sebagai perusahaan pemasok multi-brand, Asiaparts harus mampu menjawab kebutuhan pelanggan di berbagai kota, bahkan lintas negara. Accurate Online, dengan sistem cloud-nya, memungkinkan seluruh cabang dan tim lapangan mengakses data yang sama secara real time.
“Kadang ada pelanggan yang membutuhkan revisi pesanan atau ingin mengecek stok barang. Tim kami cukup membuka Accurate Online di laptop kapan pun dibutuhkan. Semua bisa termonitor tanpa harus menanya ke pusat setiap saat,” cerita Ibu Belina.
Inovasi tanpa henti, siap jadi sumber industri dunia
Komitmen Asiaparts Indotech untuk selalu adaptif dengan teknologi patut jadi contoh. Mereka terbukti mampu menggabungkan pengalaman puluhan tahun di bidang distribusi dengan sistem digital. Tidak heran jika Asiaparts saat ini menjadi salah satu pemasok terbesar untuk suku cadang, alat industri, maupun mesin dari berbagai brand kelas dunia.
Dengan pengalaman memakai Accurate Online, Asiaparts berharap bisa terus memperluas layanan dan tetap memastikan setiap pelanggan mendapat pelayanan dan harga bersaing.
Ibu Belina menegaskan, “Bagi kami, keberhasilan bukan semata soal angka penjualan. Kepuasan pelanggan, efisiensi kerja tim, serta keamanan data adalah kesatuan tak terpisahkan. Accurate Online telah membantu mewujudkan tujuan tersebut.”
Penutup
Apa pelajaran penting dari pengalaman Asiaparts Indotech? Pertama, jangan ragu untuk berubah. Sistem manual seringkali menjadi hambatan besar saat perusahaan mulai tumbuh. Beralih ke software berbasis cloud bisa memangkas beban kerja, mempercepat proses, dan memudahkan monitoring transaksi.
Kedua, memilih software harus berdasarkan kebutuhan nyata perusahaan. Accurate Online terbukti bisa menyesuaikan dengan alur kerja perusahaan multi-distributor seperti Asiaparts.
Ketiga, perubahan teknologi tak hanya berdampak pada efisiensi, tetapi juga budaya kerja. Dengan proses yang lebih ringkas, tim bisa berkembang, bahkan membangun relasi yang erat dengan pelanggan dan mitra.
Ibu Belina memberikan saran, “Buat rekan sesama pebisnis, jangan menunda adaptasi digital. Investasi untuk software yang tepat akan ‘dibayar’ dengan waktu, energi, dan keamanan data. Fokuslah pada pengembangan usaha, biarkan urusan administrasi didukung solusi digital yang andal.”
Perjalanan Asiaparts Indotech menjadi inspirasi nyata bahwa digitalisasi administrasi adalah sebuah keharusan jika ingin bertahan di tengah persaingan. Accurate Online menghadirkan solusi yang tidak cuma memudahkan, tapi juga meningkatkan kepercayaan pelanggan dan tim internal.
Bagi Anda yang sedang mencari cara terbaik meningkatkan pengelolaan transaksi maupun hubungan pelanggan, belajar dari pengalaman Asiaparts Indotech mungkin menjadi langkah tepat.
Bersama Accurate Online, Asiaparts siap melangkah lebih jauh menjadi sumber suku cadang dan peralatan industri nomor satu di dunia.
Anda juga bisa menyaksikan sendiri kisah sukses Asiapart Indotech dengan menonton video berikut:
