11 Cara Dalam Membuat Email yang Baik dan Profesional

Email telah menjadi salah satu cara utama di mana individu berkomunikasi baik dalam pengaturan pribadi dan profesional. Faktanya, kebanyakan orang membuat setidaknya satu email sehari, dan banyak orang mendapati diri mereka menulis beberapa email setiap hari.

Meskipun mengirim email mungkin tampak sederhana dan tentu saja merupakan cara yang cepat dan efektif untuk berkomunikasi, ada beberapa aturan yang harus diikuti saat mengirim email dalam kapasitas profesional.

Dalam artikel ini, kami membahas 11 aturan dalam membuat email yang perlu dipertimbangkan saat membuat dan mengirim email secara profesional.

Apa itu Etika Dalam Membuat Email?

Etika dalam membuat email mengacu pada bagaimana seseorang harus berperilaku saat menulis, menjawab, dan mengirim email. Etika email dapat berbeda tergantung pada sifat email yang dikirim.

Misalnya, etika email yang harus Anda ikuti saat mengirim email ke teman dan keluarga mungkin berbeda dari etiket yang diharapkan dari Anda di tempat kerja.

Mengetahui etika email dasar dapat memastikan bahwa Anda dianggap profesional dan memiliki kepercayaan diri saat menulis atau menanggapi email dalam berbagai pengaturan.

Etika email penting karena beberapa alasan, termasuk:

• Memungkinkan Anda untuk menyampaikan profesionalisme dalam lingkungan bisnis
• Memastikan email Anda lugas dan mudah dipahami
• Dapat mencegah potensi tuntutan hukum yang terkait dengan email tidak pantas yang dikirim di lingkungan kerja

11 Aturan Etika Email yang Harus Diikuti Saat Membuat dan Mengirim Email

Berikut adalah 11 aturan etika email yang harus Anda ikuti saat menulis atau menanggapi email dalam kapasitas profesional:

1. Pastikan alamat email Anda bersifat profesional

Menggunakan alamat email profesional adalah bagian penting dari etika membuat email yang baik. Jika Anda menanggapi email dalam organisasi Anda, Anda harus selalu menggunakan alamat email yang diberikan kepada Anda oleh perusahaan Anda.

Jika Anda menanggapi email profesional di luar pekerjaan, buat email profesional yang menyertakan nama Anda sehingga penerima dapat dengan mudah melihat siapa yang mengirim email.

Baca juga: Cara Membuat Email Bisnis yang Baik dan Benar

2. Pastikan nada Anda profesional

Menjaga nada profesional dalam email Anda yang berorientasi profesional adalah komponen penting lainnya dari etiket email yang baik. Bahkan jika Anda mengenal orang itu dengan baik, Anda harus berusaha untuk tetap seprofesional mungkin saat berhubungan dalam kapasitas yang terkait dengan bisnis. Hindari frasa yang disingkat atau bahasa yang terlalu santai.

3. Gunakan baris subjek yang jelas dan ringkas

Saat menulis email profesional, pastikan baris subjek Anda jelas dan mudah dipahami. Ini dapat membantu dengan cepat menyampaikan kepada penerima tentang email Anda serta memastikan bahwa email Anda benar-benar dibuka oleh penerima. Jika baris subjek Anda tidak jelas atau terlalu santai, penerima dapat menghapus atau mengabaikan email Anda.

4. Hindari kesalahan tata bahasa atau ejaan

Lakukan yang terbaik untuk menghindari kesalahan tata bahasa atau ejaan di email Anda. Ini menunjukkan kepada penerima bahwa Anda menganggap serius korespondensi Anda dan bahwa Anda tidak malas dengan email Anda.

Baca juga: Bagaimana Cara Menulis Email Proposal Bisnis? Berikut Pembahasan dan Contohnya

5. Periksa kembali ejaan nama penerima Anda

Memastikan bahwa Anda telah mengeja nama penerima dengan benar sangat penting untuk etiket email yang baik. Satu kesalahan ejaan dapat membuat komunikasi Anda terlihat ceroboh dan menyinggung. Sebelum menekan “kirim”, periksa dua kali atau bahkan tiga kali apakah Anda telah mengeja nama depan dan belakang penerima dengan akurat.

6. Gunakan font dan ukuran font standar yang mudah dibaca

Anda harus menggunakan font standar yang mudah dibaca, seperti Calibri, Times New Roman atau Arial dan ukuran font 10 atau 12. Kombinasi ukuran dan huruf ini memastikan bahwa email Anda mudah dibaca dan dipindai oleh sebagian besar penerima.

7. Jangan sertakan emoji atau animasi lain di email Anda

Hindari menyertakan emoji atau animasi lain seperti wajah tersenyum di email profesional Anda. Ini bisa dianggap terlalu santai dan dapat menimbulkan kesan negatif pada penerimanya.

Baca juga: Bagaimana Cara Efektif untuk Bernegosiasi dengan Pemasok?

8. Hanya sertakan lampiran yang diperlukan

Sebelum Anda menyertakan lampiran di email Anda, pastikan lampiran itu diperlukan untuk email tertentu yang Anda kirim. Misalnya, dokumen yang hanya memiliki satu atau dua kalimat dapat disertakan dalam badan email daripada dikirim dalam lampiran. Juga, pastikan untuk menyebutkan lampiran di email Anda agar tidak diabaikan oleh penerima.

9. Balas email profesional sesegera mungkin

Meskipun Anda mungkin tidak diharapkan untuk segera menerima setiap email yang Anda terima, adalah etiket email yang baik untuk menanggapi email secara tepat waktu. Hal ini terutama berlaku untuk klien atau email lain yang mungkin bersifat mendesak. Cobalah untuk memprioritaskan email Anda saat masuk sehingga Anda dapat menentukan email mana yang memerlukan tanggapan tercepat.

10. Periksa untuk memastikan Anda mengirim email ke penerima yang benar

Kesalahan umum yang terjadi di tempat kerja adalah seseorang mengirim email ke penerima yang salah. Ini terutama benar ketika tempat kerja memiliki beberapa karyawan dengan nama yang sama.

Sangat mudah untuk mengklik alamat email yang disimpan hanya untuk menyadari setelah dikirim bahwa itu adalah penerima email yang salah. Pastikan untuk memeriksa ulang apakah Anda memiliki alamat email penerima yang benar sebelum menekan “kirim”.

11. Koreksi email Anda sebelum menekan “kirim”

Sebelum mengirim email profesional apa pun, Anda harus selalu mengoreksi email setidaknya sekali untuk memastikannya benar dan mencakup semua informasi yang diperlukan. Mengoreksi email Anda dapat mencegah kesalahan ejaan dan tata bahasa serta kebutuhan untuk mengirim email tindak lanjut karena informasi yang hilang di email asli.

Baca juga: Pengertian Negosiasi dan Tips Melakukan Negosiasi yang Efektif

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai etika dan cara membuat email yang benar. Email dalam bisnis memang  memiliki banyak fungsi, mulai dari fungsi pemasaran, komunikasi, sampai presentasi.

Dengan membuat email yang baik, tentu akan meningkatkan profesionalitas Anda d imata klien atau konsumen Anda, sehingga memperbesar kemungkinan meraka akan bekerja sama dengan bisnis Anda.

Hal lain yang biasa terjadi dalam bisnis adalah menggunakan email sebagai sarana pengiriman tagihan penjualan atau pembelian. Jika Anda masih menggunakan pencatatan manual, tentu ini akan memakan waktu karena ada banyak tahapan yang harus Anda lewati. Seperti memfoto invoice fisik, melakukan upload, membuat email dan mengirimnya.

Untuk mengatasi hal ini, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur otomasi pembuatan invoice dan mengirimnya langsung ke email pelanggan Anda melalui aplikasi salah satunya adalah Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pembuatan invoice, melakukan pencatatan penjualan dan pembelian, melakukan rekoniliasi transaksi otomatis, memantau multi cabang dan gudang, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: