Pengertian Outstanding Checks dan Strateginya Dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, pengelolaan keuangan yang baik adalah salah satu kunci kesuksesan. Salah satu aspek yang tidak boleh diabaikan dalam pengelolaan keuangan adalah penanganan outstanding checks. Outstanding checks, atau cek yang belum dicairkan, merupakan komponen penting dalam siklus keuangan sebuah perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan mengulas lebih dalam mengenai konsep outstanding checks, mengapa mereka penting, serta strategi terbaik untuk mengelolanya dengan efisien dalam konteks bisnis.

Pengertian Outstanding Checks

Source Envato

Outstanding checks, yang dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai “cek yang belum dicairkan,” adalah cek yang telah dikeluarkan oleh rekening bank seseorang atau perusahaan, tetapi belum diuangkan atau dicairkan oleh penerima, seperti yang dijelaskan dalam laman Investopedia.

Sederhananya, cek ini adalah cek yang telah dikeluarkan tetapi belum diproses oleh bank penerima untuk mendapatkan dana yang dijanjikan.

Outstanding checks seringkali menjadi bagian penting dalam pengelolaan keuangan sebuah perusahaan atau individu karena dapat memengaruhi saldo rekening bank dan laporan keuangan.

Ketika seseorang atau perusahaan mengeluarkan cek, jumlah tersebut biasanya dikurangkan dari saldo rekening mereka. Namun, hingga cek tersebut dicairkan oleh penerima, jumlah tersebut masih dianggap sebagai kewajiban yang harus dibayarkan.

Perlu digaris bawahi bahwa setiap perusahaan harus memerhatikan outstanding checks secara cermat dalam pencatatan keuangan dan mengelolanya dengan baik.

Hal ini memungkinkan pengelola keuangan untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang ketersediaan dana yang sebenarnya, menghindari penalti atau biaya yang mungkin timbul akibat cek yang tidak mencukupi, dan memastikan kepatuhan terhadap kewajiban keuangan yang telah dikeluarkan dalam bentuk cek.

Baca juga: Biaya Bank: Pengertian dan Faktor yang Memengaruhinya

Peran Penting Outstanding Checks

ilustrasi outstanding checks. source envato

Outstanding checks memiliki peran penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan dan individu karena mempengaruhi beberapa aspek penting, yaitu:

1. Pengendalian Kas

Outstanding checks membantu dalam pengendalian dan manajemen kas. Dengan memantau cek yang belum dicairkan, perusahaan atau individu dapat memahami dengan lebih baik berapa banyak uang yang sebenarnya tersedia untuk digunakan. Hal ini akan mencegah pengeluaran yang berlebihan dan memastikan ketersediaan dana yang cukup untuk membayar cek yang telah dikeluarkan.

2. Akurasi Laporan Keuangan

Dalam penyusunan laporan keuangan, saldo rekening bank harus mencerminkan saldo yang benar-benar tersedia. Outstanding checks harus diperhitungkan dalam saldo rekening bank untuk memastikan akurasi laporan keuangan.

Akurasi laporan keuangan ini penting bagi pemilik perusahaan, investor, dan pihak lain yang mengandalkan laporan keuangan untuk pengambilan keputusan.

3. Menghindari Denda dan Biaya

Jika cek yang dikeluarkan tidak mencukupi dana yang tersedia di rekening bank, dapat mengakibatkan denda dan biaya yang tinggi. Dengan memantau outstanding checks, seseorang atau perusahaan dapat menghindari biaya tambahan yang tidak perlu dan menjaga integritas keuangan mereka.

4. Perencanaan Keuangan

Mengetahui cek mana yang masih belum dicairkan dapat membantu dalam perencanaan keuangan jangka pendek dan jangka panjang. Hal ini memungkinkan perusahaan atau individu untuk mengatur prioritas pembayaran dan alokasi dana dengan lebih baik.

5. Transparansi Keuangan

Memantau outstanding checks juga akan meningkatkan transparansi dalam keuangan. Hal ini penting dalam situasi audit atau saat berinteraksi dengan pihak ketiga, seperti pemberi pinjaman atau mitra bisnis potensial.

6. Pengendalian Penipuan

Memantau cek yang belum dicairkan dapat membantu mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan atau potensi penipuan. Misalnya, jika ada cek yang telah lama belum dicairkan, hal ini dapat menjadi tanda adanya masalah atau kegiatan yang tidak sah.

Secara keseluruhan, outstanding checks berperan dalam menjaga keseimbangan keuangan, akurasi laporan keuangan, dan pengendalian kas yang efisien. Dalam pengelolaan keuangan yang baik, memahami dan mengelola outstanding checks dengan cermat adalah suatu keharusan.

Baca juga: Pengertian Simpanan Giro dan 10 Manfaat Utamanya

Tips Mengelola Outstanding Checks dalam Bisnis

ilustrasi outstanding checks. source envato

Untuk mengelola outstanding checks dalam bisnis dengan efisien, Anda dapat mengimplementasikan berbagai strategi dan tips terbaik, seperti yang dijelaskan di bawah ini:

1. Pencatatan yang Akurat

Pastikan semua transaksi cek dicatat dengan benar dalam buku kas atau sistem akuntansi perusahaan. Di dalamnya mencakup mencatat tanggal cek dikeluarkan, jumlahnya, kepada siapa cek itu dikeluarkan, dan nomor ceknya.

2. Pemantauan secara Berkala

Lakukan pemantauan berkala terhadap cek yang belum dicairkan. Hal ini bisa dilakukan secara mingguan atau bulanan, tergantung pada volume transaksi bisnis Anda.

3. Komunikasi dengan Penerima

Jika ada cek yang belum dicairkan dalam jangka waktu yang wajar, komunikasikan dengan penerima cek. Pastikan tidak ada masalah atau kendala yang mencegah mereka untuk mencairkan cek tersebut.

4. Penjadwalan Pembayaran yang Tepat

Jadwalkan pembayaran cek sehingga sesuai dengan ketersediaan dana di rekening bank Anda. Hal ini mencegah cek yang dikeluarkan berakibat pada insufisiensi dana di rekening.

5. Penggunaan Teknologi

Manfaatkanlah teknologi perbankan online dan aplikasi keuangan untuk memantau rekening bank secara real-time. Hal ini akan membantu Anda untuk lebih mudah mengelola outstanding checks.

6. Rekonsiliasi Bank

Lakukanlah rekonsiliasi bank secara rutin, yaitu dengan membandingkan catatan transaksi di buku kas dengan laporan bank. Hal ini akan membantu dalam hal mengidentifikasi perbedaan antara catatan internal dan transaksi yang sebenarnya.

7. Pemberian Batas Waktu

Tentukanlah batas waktu untuk cek yang belum dicairkan. Misalnya, jika setelah 90 hari cek belum dicairkan, pertimbangkan untuk menghubungi penerima cek atau mencatatnya sebagai “cek yang belum dicairkan lama.”

8. Automatisasi

Gunakanlah layanan otomatisasi pembayaran untuk menghindari pembuatan cek fisik jika memungkinkan. Hal ini dapat membantu mengurangi jumlah cek yang harus dikelola secara manual.

9. Pelatihan Staf

Pastikan staf yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan cek dan mengelola keuangan perusahaan memahami pentingnya pengelolaan cek yang belum dicairkan dan mengikuti prosedur yang tepat.

10. Peninjauan Rutin

Tinjau dan evaluasi kebijakan dan prosedur Anda dalam mengelola outstanding checks. Pastikan bahwa strategi Anda selaras dengan perkembangan bisnis dan peraturan keuangan yang berlaku.

11. Keterlibatan Pemilik atau Manajemen Tingkat Tinggi

Pemilik atau manajemen tingkat tinggi harus memahami dan mendukung praktik pengelolaan outstanding checks yang baik serta berkomunikasi secara rutin dengan tim keuangan.

Dengan mengadopsi strategi ini, Anda dapat membantu memastikan bahwa cek yang belum dicairkan dikelola dengan efisien, mengurangi risiko keuangan, dan menjaga akurasi laporan keuangan perusahaan Anda.

Baca juga: Bank BUKU 4: Definisi dan Bank yang Ada di Dalamnya

Penutup

Jadi, pengelolaan outstanding checks adalah komponen penting dalam manajemen keuangan bisnis yang sukses.

Dengan pemantauan yang cermat, pencatatan yang akurat, dan strategi yang tepat, Anda dapat menjaga keseimbangan keuangan, mencegah masalah kas yang tidak diinginkan, dan menjaga akurasi laporan keuangan Anda.

Kesadaran terhadap peran outstanding checks dalam bisnis dan implementasi praktik terbaik yang relevan akan membantu menjaga keuangan perusahaan Anda dalam kondisi yang sehat dan kuat.

Nah, untuk lebih mudah lagi dalam mengelola keuangan, Anda harus mempertimbangkan penggunaan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi bisnis yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pengguna ini mampu membantu berbagai hal yang sifatnya administratif di dalam bisnis Anda, seperti membuat laporan keuangan, mencatat transaksi pembelian dan penjualan, mengelola persediaan dan banyak lagi. Sehingga, Anda membantu Anda dalam menjaga keuangan perusahaan secara efektif.

Anda juga bisa memiliki waktu yang lebih banyak untuk mengembangkan bisnis melalui strategi-strategi yang efektif.

Masih ragu dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencoba Accurate Online selama 30 hari, Gratis!