Dalam dunia bisnis, pengeluaran adalah bagian yang tidak bisa dihindari. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran ini bisa jadi penyebab bocornya keuangan perusahaan. Bahkan, bisa memicu masalah serius yang memengaruhi keberlangsungan operasional.

Agar hal tersebut tidak terjadi, kamu perlu mencatat dan memantau setiap pengeluaran secara rutin. Proses ini dikenal sebagai expense tracking. Dengan melakukan hal ini, kamu bisa menjaga keuangan bisnis tetap sehat dan terkontrol.

Untuk usaha kecil, pencatatan pengeluaran kadang masih dilakukan secara manual, seperti menulis di buku catatan atau menggunakan Excel. Tapi seiring bertambahnya transaksi dan berkembangnya bisnis, metode manual ini mulai terasa tidak praktis. Nah, di sinilah aplikasi atau software expense tracker hadir sebagai solusi yang lebih cepat, rapi, dan otomatis.

Maka dari itu, berikut pembahasan secara lengkap tentang apa itu expense tracker, bagaimana cara kerjanya, manfaatnya, hingga rekomendasi aplikasi terbaik yang bisa kamu coba. Simak di bawah ini!

Apa itu expense tracker?

Expense tracker adalah alat bantu, biasanya berupa aplikasi, yang digunakan untuk mencatat dan mengelola semua jenis pengeluaran bisnis. Lewat aplikasi ini, kamu bisa melihat dengan jelas uang bisnismu digunakan untuk apa saja, mulai dari biaya operasional harian, pemasaran, pembelian bahan baku, hingga saldo akhir di akhir bulan.

Berbeda dengan pencatatan manual yang rawan keliru dan butuh waktu, aplikasi expense tracker biasanya sudah terhubung otomatis ke rekening bank, kartu kredit, atau sistem akuntansi. Jadi, semua transaksi bisa langsung tercatat dengan rapi tanpa harus kamu input satu per satu.

Beberapa aplikasi bahkan menyediakan fitur tambahan seperti analisis keuangan, yang bisa membantumu melihat pola pengeluaran dan menyusun strategi penghematan atau perencanaan keuangan ke depan.

Cara kerja expense tracker

Meskipun setiap aplikasi punya fitur berbeda-beda, secara umum cara kerja expense tracker terdiri dari lima langkah berikut:

1. Input data transaksi

Pengeluaran bisa dimasukkan secara manual (misalnya ketik langsung ke aplikasi), atau otomatis jika aplikasi sudah terhubung ke akun bank atau sistem keuangan bisnis kamu.

2. Kategorisasi pengeluaran

Setelah data masuk, setiap pengeluaran akan dikelompokkan ke dalam kategori tertentu, misalnya biaya operasional, promosi, pajak, atau pembelian stok.

3. Perbandingan dengan anggaran

Aplikasi akan menampilkan apakah pengeluaran kamu masih sesuai anggaran atau mulai melewati batas. Ini penting agar kamu bisa mengontrol keuangan sejak dini.

4. Analisis keuangan

Fitur ini menyajikan laporan seperti arus kas, laba-rugi, dan biaya operasional. Dengan begitu, kamu bisa mengambil keputusan bisnis berdasarkan data, bukan hanya perkiraan.

5. Optimalisasi pengeluaran

Dari hasil analisis tadi, kamu bisa tahu mana pengeluaran yang perlu dikurangi atau disesuaikan agar keuangan bisnis tetap efisien.

Manfaat menggunakan expense tracker

Berikut ini beberapa keuntungan utama menggunakan aplikasi expense tracker dalam bisnis:

1. Pencatatan keuangan lebih akurat

Karena sistemnya otomatis, risiko kesalahan pencatatan jauh lebih kecil dibanding input manual, sehingga membantu kamu mencegah kerugian akibat kelalaian.

2. Menghemat waktu dan biaya

Tidak perlu lagi mencatat transaksi satu-satu. Semua proses bisa dikerjakan lebih cepat, bahkan oleh satu orang saja.

3. Kontrol anggaran lebih mudah

Beberapa aplikasi menyediakan fitur pengingat atau batasan pengeluaran otomatis, jadi kamu bisa lebih disiplin dalam menggunakan dana sesuai anggaran.

4. Keputusan bisnis lebih cepat dan tepat

Dengan laporan keuangan real-time, kamu bisa segera menyesuaikan strategi bisnis jika ada pengeluaran yang mulai tidak efisien.

Rekomendasi aplikasi expense tracker terbaik

Kalau kamu tertarik mulai pakai expense tracker, berikut ini beberapa aplikasi yang bisa jadi pilihan:

1. Paper.id

Paper.id adalah platform all-in-one yang cocok untuk UMKM dan bisnis berkembang. Selain mencatat pengeluaran secara otomatis, Paper.id juga punya fitur invoice digital, pembayaran online, hingga rekonsiliasi keuangan.

Menariknya, Paper.id sudah mendukung lebih dari 30 metode pembayaran, mulai dari transfer bank, QRIS, hingga kartu kredit, tanpa perlu alat EDC! Semua transaksi langsung tercatat, jadi kamu tidak perlu input manual satu per satu.

Tidak hanya itu, semua fitur ini bisa kamu gunakan gratis, cukup daftar saja. Yuk, cobain langsung dengan cara klik di sini!

Baca juga: Payment Link: Definisi, Cara Kerja, dan Contoh Penggunaannya untuk Bisnis

2. QuickBooks

QuickBooks adalah aplikasi akuntansi populer yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah. Fitur pengelolaan pengeluarannya lengkap, dan bisa langsung terhubung ke bank atau kartu kredit. Antarmukanya pun ramah untuk pemula.

3. Xero

Xero sangat ideal untuk bisnis yang berskala global. Aplikasi ini mendukung berbagai mata uang dan bisa terintegrasi dengan lebih dari 800 aplikasi lain, termasuk sistem inventaris dan POS. Cocok untuk startup atau bisnis jasa yang butuh fleksibilitas tinggi.

4. Zoho Expense

Cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan dan kebutuhan reimburse. Zoho Expense punya fitur scan struk otomatis, persetujuan biaya, dan pengaturan kebijakan pengeluaran yang memudahkan kerja tim keuangan.

5. Expensify

Jika bisnismu sering melakukan perjalanan dinas atau punya tim sales lapangan, Expensify bisa jadi solusi tepat. Dengan fitur seperti integrasi kartu kredit perusahaan, pelaporan otomatis, dan scan struk digital, semua pengeluaran bisa dipantau dengan mudah kapan saja.

Baca juga: 5 Rekomendasi Invoice Generator Terbaik dan Gratis untuk Bisnis

Demikian penjelasan secara lengkap mengenai expense tracker. Aplikasi jadi sahabat terbaik untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis. Baik kamu pemilik UMKM maupun bisnis menengah, aplikasi expense tracker bisa bantu kamu agar tidak kecolongan biaya dan tetap berada dalam jalur anggaran.

Jika selama ini kamu masih mencatat pengeluaran secara manual, sekarang saatnya beralih ke sistem yang lebih praktis dan efisien. Dengan bantuan aplikasi expense tracker, kamu bisa memastikan keuangan bisnismu tetap tertata, aman, dan siap berkembang!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Accurate