Apa itu Purchasing? Ini Pengertian dan Perbedaannya dengan E-Purchasing!

Pengertian dasar dari purchasing adalah suatu proses pemesanan barang atau jasa yang diperlukan atau dibutuhkan oleh badan usaha atau individu.

Namun, di zaman yang serba digital seperti saat ini, sebagian besar orang sudah mulai menggunakan internet dan juga teknologi digital untuk melakukan perbelanjaan barang atau jasa yang sedang diinginkannya. Adanya kemudahan dan bisa diakses dimanapun dan kapanpun mampu memberikan nilai tambah untuk pihak pelanggan dan juga perusahaan.

Nah, purchasing adalah salah satu yang mengalami perubahan tersebut, adanya digitalisasi dan teknologi yang lebih maju membuat purchasing berubah menjadi e-purchasing.

Di Indonesia sendiri, istilah ini masih tergolong baru dan selalu identik dengan pembelian pengadaan suatu barang atau jasa yang berhubungan dengan pemerintahan. Namun di luar negeri, e-purchasing sudah tidak lagi bisa digunakan oleh pemerintahan saja, masyarakat biasa pun saat ini sudah mulai bisa menggunakan e-purchasing.

Apa itu Purchasing?

Berdasarkan laman Wikipedia, purchasing adalah pembelian yang dilakukan oleh suatu organisasi yang merupakan suatu proses pemesanan barang atau jasa yang digunakan untuk memenuhi kelancaran kegiatan operasional.

Pada umumnya, setiap perusahaan memiliki SDM purchasing nya sendiri. Peran mereka adalah melakukan seluruh pembelian barang yang diminta oleh divisi lain yang ada di dalam perusahaan. Selain itu, purchasing juga diberikan tanggung jawab penuh atas barang atau jasa yang dipesannya.

Nah, berikut ini adalah berbagai tanggung jawab dan tugas yang harus dilakukan oleh purchasing:

1. Menerima dan Menganalisis Kebutuhan Perusahaan

Purchasing harus dan wajib menerima pembelian selama pembelian tersebut dilakukan untuk kebutuhan dan kepentingan perusahaan. Tapi, disarankan agar pihak purchasing untuk selalu menganalisa kembali apakah barang atau jasa yang dipesannya benar-benar sedang diperlukan atau tidak.

Baca juga: Employee Turnover Adalah: Sebab, Akibat, dan Cara Mencegah Turnover Pada Karyawan

2. Menganalisis dan Memilih Supplier Serta Vendor

Mencari dan juga menentukan supplier adalah tugas yang harus dilakukan oleh pihak purchasing. Mereka harus mempunyai berbagai data supplier yang sesuai dengan kualitas perusahaan, dan juga sudah harus sesuai dengan harga yang tertera di dalam anggaran.

Pemilihan supplier ini bisa melalui proposal yang ditawarkan langsung, iklan, atau saran dari pihak lain.

3. Melakukan Pemesanan Pada Supplier

Setiap pemesanan yang dilakukan oleh pihak purchasing harus mengisi formulir purchase order terlebih dahulu. Formulir tersebut harus bisa dibuat menjadi beberapa rangkap agar bisa digunakan sebagai arsip. Nantinya, arsip tersebut bisa dijadikan bukti bahwa perusahaan sudah pernah atau sedang melakukan pemanasan pada produk barang atau jasa tersebut.

4. Staff Purchasing Memantau Pengiriman Barang

Dalam masa pengiriman barang, bagian purchasing juga harus terus selalu memantau lokasi terkini dari barang atau jasa tersebut, hingga benar-benar sudah tiba di gudang perusahaan. Jika produk yang dibeli adalah berupa jasa, maka tim purchasing harus bisa memastikan bahwa pekerjaannya sudah selesai sesuai dengan kontrak awal.

5. Memeriksa Kualitas Barang Pesanan & Pekerjaan

Setelah barang sudah tiba, maka tim purchasing harus memeriksa kembali produk yang sudah dipesannya. Mereka harus bisa memastikan bahwa barang tersebut sudah sesuai secara jumlah dan kapasitasnya. Jika Ada yang tidak sesuai dengan PO, maka pihak purchasing bisa retur kembali demi menjaga kualitas perusahaan.

6. Staff Purchasing Membayar Faktur

Dalam hal ini, pembayaran bisa dilakukan oleh tim purchasing secara cicil atau kontan, tergantung dari kerjasama yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak. Tim purchasing harus bisa melunasi pembelian yang dilakukan perusahaan hingga benar-benar lunas, sehingga setiap tim purchasing harus bisa memiliki keahlian komunikasi yang baik.

Berdasarkan penjelasan di atas, kita bisa simpulkan bahwa purchasing adalah suatu kegiatan pembelian yang dilakukan secara manual. Prosesnya bisa dilakukan dengan melalui email, telepon, atau cara lain.

Namun, kelemahan dari sistem ini adalah tim bagian purchasing harus selalu melakukan kontak dengan pihak supplier, mulai dari tahap pemesanan, hingga barang sudah tiba di lokasi. Hal tersebut tentunya akan meningkatkan biaya dan tidak efektif. Terlebih lagi jika pembelian yang dilakukan sangat banyak atau lebih dari satu barang.

Namun, kelebihan yang terasa dari kegiatan ini adalah tim purchasing bisa lebih akrab dengan suppliernya. Tapi, kelebihan tersebut terkadang menjadi boomerang tersendiri. Karena, pihak supplier bisa menjadi terganggu, karena pemanasan yang mereka terima juga lebih dari satu atau dua perusahaan saja.

E-Purchasing Adalah – Definisi

Untuk di Indonesia sendiri, e-purchasing sudah di atur dalam peraturan presiden atau PerPres Nomor 54 tahun 2010 terkait pengadaan barang atau jasa pemerintah. Bisa dikatakan bahwa e-Purchasing adalah suatu tata cara pembelian produk barang atau jasa dengan sistem katalog elektronik.

Kelebihan E-Purchasing

1. Mudah Digunakan

e-Purchasing mampu memberikan kemudahan untuk setiap penggunanya, terutama untuk pembeli. Kenapa? karena di dalamnya tercantum lengkap seluruh cara untuk melakukan pembelian atau masuk ke dalam pengadaan produk barang dan jasa, sehingga nantinya tidak perlu lagi dibingungkan.

2. Lebih Akurat

e-Purchasing  mampu memberikan kepastian dalam spesifikasi teknis dan juga memberikan suatu acuan harga yang sama atau hampir sama. Sehingga, Anda tidak perlu kerepotan lagi dalam hal membuat spesifikasi, karena semuanya sudah ada di dalam e-katalog.

3. Hemat Biaya

e-Purchasing bisa menghemat dan menekan biaya dokumen fisik. Jika pada umumnya purchasing menggunakan banyak sekali kertas, maka dengan menggunakan e-Purchasing, seluruhnya ada di dalam perangkat lunak atau software dalam bentuk data yang sudah di arsipkan. Penggunanya masih bisa membuat laporan dari fitur history yang sudah disediakan.

4. Tidak Ada Proses Sanggahan

Karena seluruh alurnya sudah diatur di dalam sistem, maka tidak ada proses sanggahan atau apapun. Setiap pemenang atau vendor akan secara otomatis ditentukan dan akan dipublikasikan sesuai dengan kualifikasi.

Dengan ini, maka setiap masalah atau masalah hukum lainnya bisa dihindari dengan mudah. Karena, saat seseorang memutuskan untuk bisa mengikuti suatu pengadaan, maka secara tidak langsung mereka akan menyetujui peraturan yang sudah tercantum di dalamnya.

5. Mudah Diawasi

e-Purchasing juga akan lebih mudah untuk diawasi dan dimonitoring. Seperti yang sudah kita sebutkan sebelumnya, e-Purchasing  memiliki fitur history. Dengan adanya fitur ini, maka manajemen akan lebih mudah dalam membuat laporan dan juga membuat analisa sebagai bahan untuk mengumpulkan data yang ada.

6. Pasar Lebih Mudah Terbentuk

e-Purchasing juga akan membentuk pasar semakin lebih jelas dan terukur. Karena, e-Purchasing  adalah tata cara pembelian ataupun penjualan yang sebelumnya sudah diatur. Sehingga, secara tidak langsung akan membuat SOP sendiri. Selain itu, e-Purchasing juga akan lebih mudah dalam menentukan segmen pasar, karena barang dan jasa yang dicari sebelumnya sudah dijelaskan dengan lengkap.

Kelemahan E-Purchasing

1. Pengguna Harus Adaptasi Penggunaan

e-Purchasing  memang mampu menjangkau setiap pedagang kecil agar mampu bersaing secara sehat dengan pedagang pasar. Namun, karena dilakukan secara elektronik. Masih banyak pedagang kecil yang belum mengetahui tata cara penggunaannya.

Hal seperti ini bisa diatasi dengan penyelenggaraan program pengenalan secara online serta pengenalan pengadaan.

2. Internet Tidak Tersedia Di Semua Daerah

Perkembangan e-Purchasing juga sangat terbatas untuk beberapa daerah. Karena di dalamnya menggunakan basis data internet, maka beberapa daerah yang belum memiliki jaringan internet tentunya tidak bisa mengikuti proses yang ada. Masalah seperti tidak dapat diatasi secara langsung.

3. Resiko Diretas Hacker

Karena berbasis internet, maka sistem ini memiliki resiko yang besar terhadap serangan peretas atau hacker. Tujuan mereka meretas beragam, mulai dari karena iseng saja, atau ingin memperoleh data yang diinginkan. Data memanglah suatu hal yang penting untuk pihak yang berkaitan dengan e-Purchasing, karena di dalamnya menyangkut rahasia utama perusahaan.

Untuk bisa menghindarinya, maka dibutuhkan peningkatan sistem keamanan yang dilakukan secara berkala. Anda bisa mempekerjakan mereka yang ahli dengan dunia IT agar bisa diberikan tanggung jawab dalam mencari kelemahan sistem dan memperbaikinya.

Baca juga: Economic Order Quantity (EOQ) Adalah: Berikut Pengertian Lengkapnya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan lengkap diatas, maka bisa kita tarik kesimpulan bahwa purchasing adalah pembelian yang dilakukan oleh suatu organisasi yang merupakan suatu proses pemesanan barang atau jasa yang digunakan untuk memenuhi kelancaran kegiatan operasional.

Dengan berkembangnya teknologi dan zaman yang serba digital seperti saat ini, maka purchasing pun turut berevolusi menjadi e-purchasing. Kegiatan ini memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri. Namun yang lebih penting dalam melakukan purchasing adalah pengelolaan keuangan yang tepat dan juga rapi.

Nah, untuk membantu Anda dalam mengelola keuangan perusahaan, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Aplikasi ini mampu membantu Anda dalam membuat jenis laporan-laporan keuangan perusahaan, seperti laporan arus kas dan laporan laba rugi. Selain itu, fitur di dalamnya juga akan lebih memudahkan Anda dalam melakukan kegiatan bisnis, baik itu bisnis online ataupun bisnis offline. Beberapa fitur tersebut adalah fitur persediaan, perpajakan, perbankan, dll.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: