Contoh Tanda Terima Barang, Pengertian dan Fungsinya

Sebagian dari kita masih ada yang kesulitan untuk membuat surat tanda terima barang dan memerlukan contoh tanda terima barang yang tepat. Harus kita akui bahwa kegiatan serah terima barang ini tidak bisa dilepaskan dari kegiatan transaksi bisnis, baik itu barang sebagai bahan baku, setengah jadi, atau barang jadi yang sudah siap digunakan oleh konsumen akhir.

Nah, proses serah terima barang ini tidak bisa dilakukan secara asal, di dalamnya harus disertai dengan surat tanda terima barang sebagai bukti bahwasanya barang sudah diserahkan pada pihak penjual dan sudah diterima oleh pihak pembeli. Surat tanda terima barang ini mempunyai peran yang penting sebagai suatu bukti yang harus diarsipkan oleh pebisnis.

Untuk itu, pada kesempatan kali ini kami akan memberikan contoh tanda terima barang khusus untuk Anda.

Pengertian Tanda Terima Barang?

Sebelum kita masuk pada contoh tanda terima barang, kita harus mengetahui pengertian dari tanda terima barang terlebih dahulu. Tanda terima barang adalah suatu dokumen yang di dalamnya berisi informasi lengkap tentang barang yang menjadi objek transaksi, termasuk nama pengirim dan juga penerimanya.

Surat tanda terima barang ini tidak hanya dibutuhkan untuk kegiatan serah terima barang saja, tapi juga penting untuk benda lainnya, seperti uang, dokumen, jasa, atau layanan tertentu yang melibatkan kedua belah pihak.

Surat tanda terima barang ini mempunyai peran yang sangat penting dalam kegiatan dan transaksi bisnis. Kenapa? Karena sangat berguna sebagai bukti transaksi penyerahan dan penerimaan suatu barang. Sehingga, nantinya akan bisa menghindari kesalahan yang bisa terjadi di kemudian hari seperti salah kirim alamat, tertukarnya barang, atau kehilangan barang.

Untuk menghindari terjadinya hal tersebut, dalam surat tanda terima barang akan dilengkapi dengan detail keterangan barang, nama penerima, dan waktu serta tanggal penyerahan ataupun penerimaan barang.

Contoh yang paling sederhana dan paling mudah ditemukan dari surat tanda terima barang ini adalah resi pengiriman barang. Sebagai pihak yang mewakili perusahaan pengiriman atau ekspedisi, maka kurir akan selalu meminta tanda tangan dengan nama terang penerimanya saat menyerahkan barang.

Di dalam resi tersebut, kurir juga akan menambahkan keterangan waktu penyerahan barang, yang mencakup tanggal dan jam tepatnya suatu barang diserahkan pada pihak penerima. Hal tersebut dilakukan agar bisa mengantisipasi kemungkinan adanya keluhan ataupun komplain dari pihak penerima, bahkan pihak yang akan mengirimkan barang.

Baca juga: Apa itu Surat Jalan? Berikut Pengertian, Tujuan, Komponen dan Contohnya

Fungsi Tanda Terima Barang

Dalam setiap kegiatan bisnis akan selalu melekat dari adanya dokumentasi ataupun pengarsipan. Berbagai dokumen yang diarsipkan tersebut nantinya digunakan sebagai acuan untuk membuat laporan, seperti laporan penjualan, laporan keuangan, dan laporan perkembangan perusahaan.

Surat tanda terima barang ini digunakan agar bisa memantau lancar atau tidaknya proses pengiriman suatu barang. Surat tanda terima barang di dalam kegiatan bisnis ini mempunyai dua fungsi utama, yakin sebagai kontrol internal dan sebagai dokumentasi perusahaan.

• Kontrol Internal

Dalam bisnis apapun, baik itu bisnis berskala kecil atau skala besar, pasti akan mempunyai kegiatan yang cukup kompleks, sehingga memerlukan dokumentasi ataupun pengarsipan dalam setiap kegiatan dan juga transaksinya.

Surat tanda terima barang ini menjadi salah satu dokumen yang sangat penting yang harus dimiliki dalam suatu bisnis ataupun perusahaan agar bisa mengetahui progres dan proses pengiriman barang pada pihak klien ataupun pelanggannya.

Selain itu, surat tanda terima barang pun harus berfungsi agar bisa memastikan bahwa barang pesanan sudah dikirim ke pihak pembeli atau pelanggan dengan kondisi baik, atau tidak ada kerusakan, terlebih lagi kehilangan.

• Dokumen Perusahaan

Surat tanda terima barang juga bisa dijadikan sebagai bukti bahwa barang sudah diserah dan diterima pada pihak pelanggan atau pihak yang memesan barang tersebut. Jadi, surat tanda terima barang adalah surat yang sangat penting untuk perusahaan yang akan menunjukkan bahwa perusahaan sudah menyerahkan barang yang dibeli oleh pihak pelanggan.

Baca juga: Kwitansi adalah: Pengertian, Ciri-ciri, dan Fungsi Kwitansi

Contoh Surat Tanda Terima Barang

Surat tanda terima barang adalah surat yang dijadikan sebagai bukti bahwa suatu barang yang dipesan oleh pelanggan sudah dikirim oleh pihak penjual atau perusahaan. Penggunaan surat tanda terima barang ini sebenarnya tidak hanya terbatas untuk bisnis atau perusahaan saja.

Surat tanda terima barang juga bisa digunakan oleh perusahaan organisasi sosial sebagai laporan pertanggungjawaban penggunaan donasi pada setiap donatur. Bahkan, instansi pemerintahan pun bisa memanfaatkan dokumen ini sebagai salah satu bukti dari adanya penyerahan barang kepada pihak atau orang tertentu.

Setiap bisnis atau perusahaan memiliki format tanda terima barangnya masing-masing, hal tersebut disesuaikan dengan bidang atau jenis usaha yang dilakukan.

Walaupun begitu, surat tanda terima barang umumnya memuat informasi yang hampir serupa, yaitu data pengirim dan penerima yang mencakup nama, email telepon, alamat, dan lain sebagainya.

Selain itu, di dalamnya juga terdapat informasi tentang detail barang yang nantinya akan diserahkan. Surat ini juga berisi waktu tentang penyerahan barang dan tanda tangan dari pihak pengirim serta pihak penerima.

Berikut ini adalah beberapa contoh surat tanda terima barang.

Baca juga: Loco Adalah Istilah Penting dalam Serah Terima Barang, Ini Penjelasannya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang surat tanda terima barang, lengkap dengan pengertian, fungsi dan contoh tanda terima barang. Surat tanda terima barang ini nantinya akan sangat berguna untuk proses pembuatan laporan, salah satunya laporan keuangan perusahaan.

Namun bila Anda masih membuat laporan keuangan perusahaan secara manual, maka hal tersebut sangat rentan sekali terjadi kesalahan dan memerlukan waktu yang cenderung lama untuk membuatnya.

Oleh karena itu, coba gunakanlah software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Aplikasi berbasis cloud ini akan menyajikan laporan arus kas, laporan laba rugi, laporan penjualan, laporan perubahan modal, dan lebih dari 200 jenis laporan lainnya pada Anda secara instan.

Terlebih lagi, berbagai fitur dan modul di dalamnya juga akan siap membuat operasional bisnis Anda berjalan lebih efektif dan efisien.

Jadi, ayo coba Accurate Online sekarang juga selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini.