Seperti yang kita ketahui bersama bahwa mengelola keuangan secara efektif adalah kunci penting untuk mempertahankan pertumbuhan dan stabilitas binsis jangka panjang.
Salah satu aspek yang sering diabaikan namun sangat penting dalam manajemen keuangan adalah proses disbursement atau pencairan dana.
Pada dasarnya, disbursement merujuk pada proses penyaluran dana yang tepat waktu dan efisien, yang mana hal tersebut akan memberikan dampak langsung pada likuiditas dan reputasi perusahaan.
Nah, pada kesempatan kali ini kita akan membahas cara meningkatkan efisiensi disbursement dan cara mencatatnya dalam laporan keuangan. Jadi, baca terus artikel di bawah ini hingga selesai.
Pengertian disbursement
ilustrasi disbursement. source envato
Berdasarkan laman Investopedia, disbursement adalah proses penyaluran atau pengeluaran dana yang dilakukan oleh suatu entitas, seperti perusahaan atau lembaga, untuk tujuan tertentu.
Istilah ini sering digunakan dalam konteks keuangan dan bisnis untuk merujuk pada pembayaran atau pencairan dana kepada pihak lain, seperti karyawan, supplier, atau mitra bisnis.
Proses didalamnya dilkaukan dengan mengeluarkan dana yang sangat terencana dan terstruktur sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh entitas yang bersangkutan.
Dengan kata lain, disbursement mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan pengeluaran uang atau pemindahan dana untuk tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Baca juga: Pengertian Cash Disbursement Journal dan 8 Cara Mencatatnya
Bagaimana cara mencatat disbursement ke dalam laporan keuangan
ilustrasi disbursement. source envato
Salah satu langkah penting dalam membuat laporan keuangan adalah mencatat disbursement. Tujuannya adalah guna menjaga akuntabilitas dan transparansi keuangan suatu entitas. Nah, berikut ini adalah caranya:
1. Identifikasi transaksi disbursement
Tentukanlah transaksi disbursement yang akan Anda catat. Di dalamnya umumnya mencatat pembayaran kepada supplier, gaji karyawan, pembayaran tagihan, atau pengeluaran lainnya yang relevan dengan kegiatan bisnis.
2. Dokumentasi bukti transaksi
Pastikanlah untuk memiliki bukti atau dokumentasi yang jelas terkait dengan setiap transaksi disbursement, seperti faktur, kwitansi, atau kontrak yang menunjukkan alasan dan jumlah yang dibayarkan.
3. Klasifikasi akun
Tentukanlah akun yang tepat untuk mencatat transaksi disbursement. Contoh akun yang biasanya digunakan adalah Akun Payable untuk pembayaran kepada pemasok, Gaji dan Upah untuk gaji karyawan, atau akun lain yang sesuai dengan tujuan pembayaran.
4. Mencatat transaksi
Masukkanlah transaksi disbursement ke dalam jurnal umum atau sistem akuntansi yang Anda gunakan.
Namun, pastikan untuk mencatat jumlahnya secara tepat, tanggal transaksi, dan detail penting lainnya seperti nomor faktur atau nomor referensi transaksi.
5. Verifikasi dan rekonsiliasi
Lakukanlah verifikasi terhadap pencatatan transaksi disbursement agar bisa memastikan kesesuaiannya dengan bukti yang ada.
Selanjutnya, lakukanlah rekonsiliasi secara berkala untuk memastikan bahwa semua transaksi tersebut telah tercatat dengan benar dalam laporan keuangan.
6. Membuat laporan keuangan
Sertakanlah transaksi disbursement yang telah tercatat dalam laporan keuangan Anda, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Pastikan untuk memisahkan dan menjelaskan setiap jenis disbursement tersebut agar laporan keuangan Anda menjadi lebih transparan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di Atas, Anda akan bisa memastikan bahwa setiap transaksi disbursement telah tercatat dengan benar dan akurat dalam laporan keuangan Anda, sehingga, Anda bisa melakukan analisis keuangan secara lebih baik dan membuat keputusan secara tepat.
Baca juga: Kerangka Konseptual Pelaporan Keuangan dan 11 Prinsip Penting Di Dalamnya
Cara meningkatkan efisiensi disbursement
Untuk meningkatkan efisiensi disbursement, Anda bisa mengikuti beberapa langkah mudah di bawah ini:
1. Automatisasi proses
Implementasikanlah sistem atau software yang dapat mengotomatisasi sebanyak mungkin proses disbursement Anda.
Hal tersebut nantinya akan dapat mengurangi waktu yang Anda butuhkan untuk menangani setiap transaksi, mengurangi risiko human error, dan meningkatkan akurasi.
2. Menggunakan metode pembayaran elektronik
Gunakanlah pembayaran elektronik seperti transfer bank langsung atau sistem pembayaran digital untuk mengurangi keterlambatan dalam proses disbursement dan mempermudah pemantauan dan rekonsiliasi transaksi.
3. Pemantauan dan manajemen kas secara real-time
Implementasikanlah sistem yang memungkinkan pemantauan kas secara real-time.
Dengan cara ini, Anda bisa dengan cepat mengidentifikasi kebutuhan disbursement, mengelola arus kas dengan lebih efisien, dan mengambil keputusan yang lebih cepat.
4. Mengendalikan biaya transaksi
Lakukanlah evaluasi pada biaya yang terlibat dalam setiap proses disbursement dan carilah cara untuk menguranginya, seperti negosiasi biaya perbankan atau mengurangi metode pembayaran dengan biaya yang lebih rendah.
5. Standarisasi dan pemantauan kebijakan
TetapkanlH kebijakan yang jelas dan standar operasional untuk proses disbursement Anda. Pastikan seluruh staf yang terlibat bisa memahami kebijakan tersebut dan berlaku konsisten dalam penerapan serta pemantauannya.
6. Pelatihan dan pengembangan karyawan
Berikanlah pelatihan kepada staf terkait tentang prosedur-prosedur terbaru, sistem baru, atau teknologi yang diperkenalkan untuk meningkatkan efisiensi disbursement.
7. Audit dan evaluasi rutin
Lakukanlah audit secara berkala terhadap proses disbursement untuk mengidentifikasi adanya potensi perbaikan dan memastikan Anda sudah mengikuti setiap kebijakan dan peraturan yang berlaku.
Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, Anda akan bisa mengoptimalkan proses disbursement, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko kegagalan atau kesalahan dalam mengelola keuangan.
Baca juga: Laporan Keuangan: Pengertian, Jenis, dan, Tujuannya Untuk Bisnis Anda
Penutup
Dalam artikel di atas, kita telah membahas akan pentingnya efisiensi dalam proses disbursement guna menjaga kestabilan keuangan perusahaan Anda.
Mengelola disbursement secara efektif tidak hanya akan meningkatkan likuiditas, tetapi juga memastikan transparansi dan mematuhi setiap peraturan dalam mengelola keuangan.
Nah, untuk mencapai hal tersebut, Anda bisa menggunakan aplikasi akuntansi seperti Accurate Online.
Accurate Online menawarkan berbagai fitur otomatisasi yang dapat mempermudah Anda dalam mencatat dan memantau disbursement, sehingga Anda dapat fokus dalam mengembangkan bisnis tanpa khawatir tentang administrasi keuangan yang rumit.
Coba Accurate Online secara gratis sekarang juga dan tiingkatkan efisiensi keuangan perusahaan Anda.
Referensi:
