Pengertian Cash Disbursement Journal dan Rekomendasi Tools yang Bisa Digunakan

Pada era yang serba digital seperti saat ini, perkembangan teknologi telah mengubah berbagai aspek kehidupan manusia, termasuk dalam hal pengelolaan keuangan. Meski demikian, ada hal-hal penting dalam bisnis yang tetap membutuhkan pendekatan tradisional yang telah teruji kehandalannya. Salah satu proses penting dalam mengelola keuangan perusahaan adalah pencatatan pengeluaran tunai atau cash disbursement journal.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang cash disbursement journal, alat yang diperlukan untuk mengatur dan melacak pengeluaran tunai dengan efisien dan akurat.

Pengertian Cash Disbursement Journal

Berdasarkan laman Investopedia, cash disbursement journal (CDJ) atau juga dikenal sebagai buku kas keluar adalah sebuah buku atau catatan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran tunai dalam suatu perusahaan atau entitas bisnis. CDJ merupakan salah satu komponen penting dalam sistem pencatatan keuangan dan akuntansi.

Fungsi utama dari cash disbursement journal adalah untuk mencatat secara detail setiap pengeluaran tunai yang terjadi dalam perusahaan. Setiap transaksi akan dicatat dengan informasi yang relevan, seperti tanggal transaksi, rincian transaksi, jumlah yang dikeluarkan, dan akun yang terlibat.

Dengan adanya cash disbursement journal, perusahaan dapat melacak dan memantau arus kas keluar secara sistematis.

Pencatatan dalam cash disbursement journal dilakukan berdasarkan prinsip pencatatan ganda (double-entry system) yang digunakan dalam akuntansi.

Setiap transaksi yang dicatat dalam cash disbursement journal akan menghasilkan pengurangan saldo kas dalam jurnal, sementara akun lain yang terkait dengan transaksi tersebut akan diakui sebagai pengeluaran yang relevan.

Cash disbursement journal juga berperan penting dalam menyediakan informasi yang diperlukan untuk keperluan pelaporan keuangan dan audit. Data yang terdapat dalam CDJ dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun laporan keuangan, seperti laporan arus kas, laporan laba rugi, dan neraca keuangan.

Selain itu, saat proses audit internal atau eksternal dilakukan, CDJ menjadi referensi utama untuk memverifikasi dan memeriksa keabsahan setiap transaksi pengeluaran tunai.

Dalam era digital dan perkembangan teknologi, banyak perusahaan yang menggunakan software akuntansi atau sistem manajemen keuangan terkomputerisasi untuk mencatat dan melacak transaksi keuangan.

Namun, penggunaan CDJ tetap penting, terutama sebagai alat pengendalian internal yang memungkinkan perusahaan untuk memiliki rekam jejak yang jelas dan terperinci mengenai pengeluaran tunai yang dilakukan.

Dengan adanya cash disbursement journal, perusahaan dapat memastikan bahwa pengeluaran tunai yang dilakukan bisa dicatat secara akurat, terorganisir, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengelola keuangan secara lebih efisien, menghindari kehilangan atau kesalahan yang tidak diinginkan, serta memudahkan proses pelaporan keuangan dan audit.

Baca juga: Pengertian Aktiva Tetap dan 7 Strategi Ampuh Mengelolanya

Cara Mencatat Cash Disbursement Journal

Berikut ini adalah cara umum untuk mencatat cash disbursement journal (CDJ):

1. Tentukan format CDJ

Mulailah dengan menentukan format yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Format yang umum digunakan mencakup kolom-kolom seperti tanggal transaksi, rincian transaksi, jumlah yang dikeluarkan, akun yang terlibat, dan kolom-kolom lain yang relevan.

2. Catat informasi transaksi

Setiap kali ada pengeluaran tunai, catatlah informasi tersebut dalam CDJ. Masukkanlah tanggal transaksi, rincian transaksi yang menjelaskan tujuan pengeluaran, jumlah yang dikeluarkan, dan akun yang terkait didalamnya. Pastikan juga untuk mencatatnya secara akurat dan lengkap.

3. Nomor referensi

Jika ada nomor referensi yang terkait dengan transaksi, seperti nomor faktur atau nomor pemesanan, cantumkanlah di kolom yang sesuai dalam CDJ. Hal tersebut akan membantu dalam melacak dan menghubungkan transaksi dengan dokumen pendukung yang relevan.

4. Kategori pengeluaran

Gunakanlah kolom kategori atau kode akun untuk mengidentifikasi jenis pengeluaran. Misalnya, kategori yang bisa mencakup “pembelian barang dagangan,” “pembayaran sewa,” “biaya listrik,” dan sebagainya. Sehingga akan membantu dalam analisis dan pelaporan keuangan nantinya.

5. Perhitungan total

Jumlahkan total pengeluaran secara tunai untuk setiap periode tertentu, seperti harian, mingguan, atau bulanan. Biasanya, CDJ akan menyediakan kolom total untuk mencatat jumlah total pengeluaran tunai dalam periode yang ditentukan.

6. Verifikasi dan rekonsiliasi

Lakukanlah verifikasi dan rekonsiliasi catatan dalam CDJ dengan bukti pembayaran yang relevan, seperti bukti pembayaran, faktur, atau struk. Pastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan ada bukti yang memadai untuk mendukungnya.

7. Penyimpanan dan pengarsipan

Simpan CDJ dengan baik dan atur pengarsipannya agar mudah diakses dan dijaga kerahasiaannya. Pastikan juga untuk menyimpan salinan cadangan (backup) dari CDJ untuk keperluan keamanan dan pemulihan data.

8. Penggunaan perangkat lunak atau aplikasi

Jika Anda menggunakan software akuntansi atau aplikasi keuangan, gunakanlah fitur yang disediakan untuk mencatat CDJ secara lebih efisien. Ikutilah instruksi yang diberikan oleh software tersebut dan pastikan data yang diinput akurat dan teratur.

Penting juga untuk menjaga konsistensi dan keakuratan dalam mencatat CDJ. Pastikan untuk mengikuti kebijakan internal perusahaan dan pedoman akuntansi yang berlaku. Jika ada ketidaksesuaian atau kesalahan, segera lakukan koreksi dan penyesuaian yang diperlukan.

Baca juga: Pengertian Jurnal Amortisasi dan 2 Cara Mudah Membuatnya

Rekomendasi Tools Cash Disbursement Journal

Ada beberapa tools yang dapat digunakan untuk memudahkan pencatatan cash disbursement journal (CDJ) dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa rekomendasi tools yang dapat Anda pertimbangkan:

1. Spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets

Anda dapat membuat template khusus menggunakan spreadsheet untuk mencatat pengeluaran tunai perusahaan. Dalam template ini, Anda dapat membuat kolom-kolom untuk mencatat tanggal, rincian transaksi, jumlah yang dikeluarkan, dan akun yang terlibat.

Spreadsheet ini memungkinkan Anda untuk melakukan perhitungan otomatis, menyusun laporan, dan menyimpan data secara terstruktur.

2. Software akuntansi

Ada berbagai perangkat lunak akuntansi yang menyediakan fitur untuk mencatat dan melacak transaksi keuangan, termasuk pengeluaran tunai.

3. Aplikasi keuangan seluler

Jika Anda mencari solusi yang lebih fleksibel dan dapat diakses secara mobile, Anda dapat menggunakan aplikasi keuangan. Aplikasi ini memungkinkan Anda mencatat pengeluaran tunai secara langsung melalui ponsel, mengambil foto bukti pembayaran, dan mengatur kategori pengeluaran secara otomatis.

4. Sistem manajemen keuangan terintegrasi

Jika perusahaan Anda memiliki kebutuhan yang lebih kompleks, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan sistem manajemen keuanganyang  terintegrasi. Sistem ini menyediakan berbagai fitur yang mencakup pengelolaan kas, pembayaran vendor, dan pelaporan keuangan yang lebih komprehensif.

Nah, bila Anda kesulitan untuk mencari tools untuk mencatat cash disbursement journal yang unggul dan bisa dipercaya, Anda harus mempertimbangkan Accurate Online.

Software akuntansi dan bisnis ini memiliki fitur yang sangat lengkap untuk menyelesaikan kebutuhan akuntansi Anda, seperti membuat laporan keuangan, mengelola inventaris, rekonsiliasi bank, dan masih banyak lagi.

Accurate Online juga sudah terintegrasi dengan berbagai proses bisnis Anda, sehingga akan sangat memprmudah Anda melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang di gudang, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Untuk Anda yang ingin lebih simple, Anda bisa menggunakan Accurate versi mobile, yakni Accurate Lite. Aplikasi ini memiliki vitur yang lebih sederhana dari Accurate Online namun tidak mengurangi fungsi besarnya dalam membantu Anda dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Penasaran dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk langsung mencobanya sekarang juga selama 30 hari, Gratis!