Nota Pembayaran: Pengertian, Perbedaannya dengan Kwitansi dan Cara Membuatnya

Nota pembayaran adalah salah satu dokumen penting dalam operasional bisnis yang sering kali diabaikan oleh para pelaku usaha.

Sebagai bukti transaksi yang sah, nota pembayaran tidak hanya berguna sebagai alat pencatatan saja, tetapi juga memainkan peran yang sangat penting dalam mengelola keuangan dan administrasi bisnis.

Lantas, apa itu nota pembayaran? Apa bedanya dengan kwitansi? Bagaimana cara membuatnya? Baca terus artikel ini untuk mendapatkan jawabannya.

Pengertian nota pembayaran

ilustrasi nota pembayaran. source envato.

Nota pembayaran adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti telah dilakukannya suatu transaksi pembayaran, seperti yang dijelaskan oleh Adam Hayes dalam laman Investopedia.

Nota ini mencakup rincian penting seperti tanggal transaksi, jumlah uang yang dibayarkan, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, serta identitas pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Fungsi utama dari nota pembayaran adalah sebagai alat pencatatan yang akurat dan transparan dalam setiap kegiatan jual beli, baik itu untuk keperluan bisnis maupun pribadi.

Selain sebagai bukti transaksi, nota pembayaran juga memiliki peran penting dalam pengelolaan keuangan. Dokumen ini membantu Anda dalam memantau arus kas, mengelola inventaris, dan mematuhi kebijakan perpajakan yang berlaku.

Dengan adanya nota pembayaran, Anda dapat membuat laporan keuangan dengan lebih tepat dan mengurangi risiko kesalahan atau kecurangan dalam proses pencatatan.

Oleh karena itu, pemahaman yang baik mengenai nota pembayaran dan penerapannya sangat penting bagi Anda untuk menjaga kesehatan finansial dan kredibilitas bisnis Anda.

Baca juga: Apa Itu Nota Kredit? Berikut Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya

Perbedaan kwitansi dan nota pembayaran

ilustrasi nota pembayaran. source envato.

Kwitansi dan nota pembayaran adalah dua jenis dokumen yang sering digunakan dalam transaksi keuangan. Meskipun keduanya berfungsi sebagai bukti transaksi, namun terdapat beberapa perbedaan mendasar antara keduanya.

Nah, berikut ini adalah perbedaan utama antara kwitansi dan nota pembayaran:

 1. Pengertian dan fungsi

Kwitansi adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual atau penyedia jasa kepada pembeli sebagai tanda terima pembayaran. Dokumen ini menegaskan bahwa sejumlah uang telah diterima oleh pihak penjual.

Kwitansi sering digunakan dalam transaksi tunai dan biasanya ditandatangani oleh penerima pembayaran sebagai bukti bahwa uang telah diterima.

Di sisi lain, nota pembayaran adalah dokumen yang mencatat rincian transaksi pembelian barang atau jasa, termasuk jumlah yang harus dibayar dan spesifikasi barang atau jasa yang dibeli.

Nota ini biasanya diberikan sebelum atau pada saat transaksi dilakukan dan mencakup rincian tentang harga, jumlah, dan total biaya.

Nota pembayaran berfungsi sebagai alat pencatatan yang membantu Anda dalam mengelola keuangan dan inventaris.

 2. Informasi yang Dicantumkan

Informasi yang tercantum dalam kwitansi adalah nama pembayar dan penerima, jumlah uang yang diterima, tanggal transaksi, keterangan singkat mengenai transaksi, dan tanda tangan penerima.

Di sisi lain, informasi yang ada di dalam nota pembayaran adalah nama pembeli dan penjual, rincian barang atau jasa yang dibeli (jenis, jumlah, harga per unit), total harga yang harus dibayar, tanggal transaksi, nomor referensi atau nomor faktur.

 3. Waktu Penerbitan

Kwitansi akan diterbitkan setelah pembayaran dilakukan sebagai bukti bahwa uang telah diterima.

Sedangkan nota pembayaran akan diterbitkan pada saat atau sebelum transaksi sebagai dokumen yang mencatat rincian pembelian dan jumlah yang harus dibayar.

 4. Penggunaan Umum

Secara umum, kwitansi digunakan dalam transaksi tunai, seperti pembayaran jasa, pembelian langsung, pemberian uang muka, dll.

Sementara itu, nota pembayaran umumnya digunakan dalam berbagai jenis transaksi, baik tunai maupun kredit, terutama dalam bisnis retail dan jasa.

Dengan memahami perbedaan antara kwitansi dan nota pembayaran, baik Anda maupun konsumen Anda nantinya dapat lebih tepat dalam mengelola transaksi dan pencatatan keuangan mereka.

Kedua dokumen ini, meskipun berbeda, sama-sama penting untuk menjaga transparansi dan akurasi dalam setiap transaksi keuangan.

Baca juga: Apa itu Nota Penjualan? Ketahui Pentingnya dalam Sebuah Bisnis

Cara membuat nota pembayaran

ilustrasi nota pembayaran. source envato.

Membuat nota pembayaran yang baik dan benar adalah langkah penting agar setiap transaksi tercatat dengan jelas dan rapi. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat nota pembayaran:

1. Persiapkan informasi yang dibutuhkan

Sebelum membuat nota pembayaran, pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, seperti:

• Nama dan alamat penjual.
• Nama dan alamat pembeli.
• Rincian barang atau jasa yang dijual.
• Harga per unit barang atau jasa.
• Jumlah barang atau jasa.
• Total pembayaran.
• Tanggal transaksi.
• Nomor referensi atau nomor nota.

 2. Pilih media untuk membuat nota

Anda dapat membuat nota pembayaran secara manual menggunakan buku nota atau secara digital menggunakan software atau aplikasi pengelola keuangan seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau software akuntansi lainnya.

 3. Format nota pembayaran

Buat format nota pembayaran yang rapi dan mudah dibaca. Berikut adalah contoh format nota pembayaran yang umum digunakan:

NOTA PEMBAYARAN

Nomor Nota       : [Nomor Nota]

Tanggal          : [Tanggal Transaksi]

Penjual:

Nama             : [Nama Penjual]

Alamat           : [Alamat Penjual]

Pembeli:

Nama             : [Nama Pembeli]

Alamat           : [Alamat Pembeli]

Rincian Pembelian:

——————————————————

No   Deskripsi Barang/Jasa   Jumlah   Harga Satuan   Total

——————————————————

1    [Deskripsi Barang/Jasa] [Jumlah]  [Harga]       [Total]

2    [Deskripsi Barang/Jasa] [Jumlah]  [Harga]       [Total]

——————————————————

Total Bayar: [Total Pembayaran]

Terima kasih atas pembelian Anda.

Tanda Tangan Penjual: ___________

4. Isi nota pembayaran

Isi semua informasi yang dibutuhkan dalam format nota yang telah Anda siapkan:

• Nomor nota: Buat nomor unik untuk setiap nota pembayaran untuk memudahkan referensi di masa mendatang.
• Tanggal: Catat tanggal transaksi.
• Informasi penjual dan pembeli: Isi dengan nama dan alamat lengkap penjual dan pembeli.
• Rincian pembelian: Rincikan setiap barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah dan harga per unitnya.
• Total pembayaran: Jumlahkan total pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.

 5. Tinjau dan simpan nota

Periksa kembali semua informasi yang telah Anda masukkan untuk memastikan tidak ada kesalahan. Setelah yakin semua informasi sudah benar, simpan nota pembayaran Anda menggunakan dua cara ini:

• Manual: Jika Anda menggunakan buku nota, simpan salinan untuk catatan Anda dan berikan salinan kepada pembeli.
• Digital: Simpan file nota di komputer atau sistem pengelolaan keuangan Anda dan kirimkan salinan digital kepada pembeli melalui email atau platform komunikasi lainnya.

 6. Pemberian nota pembayaran

Berikanlah nota pembayaran kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Jika menggunakan sistem digital, pastikan pembeli menerima nota tersebut dan konfirmasi penerimaannya.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat nota pembayaran yang jelas dan profesional, membantu memastikan setiap transaksi tercatat dengan baik dan memudahkan pengelolaan keuangan bisnis Anda.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Penutup

Kesimpulan dari artikel mengenai nota pembayaran di atas adalah bahwa nota pembayaran merupakan dokumen penting dalam setiap transaksi keuangan, baik untuk bisnis maupun pribadi.

Nota pembayaran berfungsi sebagai bukti sah transaksi yang mencatat detail penting seperti tanggal, jumlah pembayaran, deskripsi barang atau jasa, serta identitas pihak yang terlibat.

Meskipun sering disamakan dengan kwitansi, keduanya memiliki perbedaan mendasar, terutama dalam waktu penerbitan dan informasi yang dicantumkan.

Membuat nota pembayaran yang baik dan benar memerlukan perhatian terhadap detail dan format yang jelas untuk memastikan semua informasi tercatat dengan akurat.

Namun, bila Anda setiap kegiatan pencatatn tersebut masih dilakukan secara manual, tentu akan memakan banyak waktu. Belum lagi, risiko terkait human error dan kecurangan yang sangat rentan.

Nah, Accurate Online hadir sebagai solusi software akuntansi dan bisnis terlengkap yang siap mencatat setiap transaksi secara otomatis, cepat dan akurat. Seluruh transaksi tersebut juga bisa Anda dapatkan laporannya secara spesifik.

Bukan hanya laporan transaksi saja, Anda juga bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan, seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, dan lain sebagainya.

Dengan begitu, pekerjaan manual yang sebelumnya memakan banyak waktu akan diselesaikan secara efisien dan Anda pun bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis.

Penasaran dengan Accurate Online? Ayo coba dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.

Referensi:

• Receipt: Definition, Types, and IRS Rules (investopedia.com)