Apa Itu Nota Kredit? Berikut Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya
Dalam sebuah transaksi bisnis, terkadang ada masanya dimana barang yang disediakan oleh penjual tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
Baik karena kesalahan dari pihak penjual atau karena cacat yang menyebabkan penurunan kualitas barang.
Kondisi semacam ini tentu saja harus diselesaikan secara baik-baik oleh kedua belah pihak.
Kendala semacam itu bisa diselesaikan melalui pencatatan pada sebuah nota kredit atau credit note.
Lalu apa sebenarnya nota yang satu ini? Lalu apa juga tujuan dan manfaat dari dibuatnya nota ini?
Daftar Isi
Apa Itu Pengertian Nota Kredit?
Memo atau Nota kredit adalah sebuah dokumen atau berkas yang membuktikan bahwa adanya pengurangan piutang usaha.
Pengurangan ini bisa disebabkan oleh berbagai sebab yang telah disebutkan sebelumnya.
Tidak menutup kemungkinan juga bahwa akan terjadi proses pengembalian barang dari pembeli ke penjual.
Nota atau memo yang satu ini nantinya akan dikeluarkan serta ditandatangani oleh pihak penjual.
Sebagai bukti transaksi yang sah, biasanya nota ini juga dibuat dalam dua rangkap atau dua lembar.
Rangkap pertama atau lembar yang asli biasanya diserahkan kepada pembeli dan rangkap kedua yang merupakan salinan nya akan disimpan oleh penjual.
Baca juga: Manfaat Nota Penjualan & 6 Fungsi Pentingnya
Tujuan Pembuatan Nota Kredit
Setelah mengetahui definisinya, maka sekarang saatnya untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapatkan jika membuat memo kredit.
Hal ini penting sekali diketahui oleh para pelaku bisnis supaya jika memang nantinya harus mengeluarkan nota ini tidak perlu merasa dirugikan. Lalu apa saja sebenarnya manfaatnya?
1. Mencatat Kesalahan yang Terjadi
Kesalahan adalah sesuatu hal yang lumrah dalam sebuah bisnis. Namun agar kesalahan yang serupa tidak terjadi lagi di kemudian hari tentu saja harus belajar dari pengalaman.
Untuk bisa mewujudkan hal tersebut maka kesalahan yang terjadi khususnya saat penjualan harus dicatat dalam sebuah credit note.
Itulah salah satu tujuan kenapa nota ini dibuat. Dengan dicatat nya kesalahan yang terjadi pada nota maka pelaku bisnis bisa mengevaluasi agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang.
2. Tertib dalam Hal Administrasi
Tujuan selanjutnya yang tidak kalah pentingnya yaitu sebagai usaha untuk tertib secara administrasi. Semua yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan secara tertulisnya.
Hal ini akan mempermudah jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat Kembali file atau transaksi yang telah terjadi.
Oleh karena itu nota yang satu ini akan membantu para pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai standar akuntansi yang ada di Indonesia.
Jadi semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam credit note.
Baca juga: 8+ Bukti Transaksi yang Wajib Pebisnis Tahu!
3. Memberikan Jaminan kepada Klien dalam Bertransaksi
Bagaimanapun juga, klien adalah bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang.
Hubungan yang baik antara perusahaan dan klien tentu saja harus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.
Dikeluarkannya nota kredit oleh pelaku bisnis kepada klien dapat memberikan kepercayaan yang lebih. Jadi klien atau pembeli akan merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang.
Hal ini dikarenakan jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia untuk mengurangi piutang nya.
4. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Tidak Masuk Akal
Setiap bisnis dipastikan harus melaporkan dan memeriksa keadaan keuangannya minimal satu tahun sekali.
Tak jarang pada masa ini muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui juga sumbernya darimana.
Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi.
Oleh karena itu untuk meminimalisir hal tersebut setidaknya pengusaha harus membuat catatan atau nota terhadap transaksi apapun yang terjadi, salah satunya adalah pencatatan nota kredit.
5. Menunjukan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab
Tujuan terakhir yaitu untuk menunjukkan kepada para klien dan konsumen bahwa pelaku bisnis memang bertanggung jawab.
Dengan adanya nota ini maka hal itu membuktikan bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online
Manfaat Nota Kredit bagi Bisnis
ilustrasi Nota Kredit (Credit Note). source envato.
Tujuan dari dibuatnya nota yang satu ini sudah diketahui sebagaimana dijelaskan pada poin sebelumnya.
Setelah memahaminya, para pelaku bisnis juga harus tahu beberapa manfaat yang akan didapatkan jika membuat credit note.
Berikut ini adalah 5 manfaat yang akan didapatkannya.
1. Dapat Melacak Kesalahan Penjualan yang Terjadi
Manfaat pertama kenapa credit note penting sekali untuk dibuat karena bisa melacak berbagai kesalahan penjualan yang mungkin saja terjadi.
Hal ini sangat penting dilakukan agar pelaku bisnis tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari.
Jadi berbagai kesalahan bisa dilacak dan diarsipkan sebagai bahan pembelajaran di masa yang akan datang.
2. Menjaga Hubungan yang Baik Antara Pelaku Bisnis dan Klien
Jika dilihat secara sekilas, mengeluarkan nota yang satu ini seolah-olah akan merugikan pelaku bisnis.
Hal ini dikarenakan akan terjadi pengurangan piutang usaha yang bakal memperkecil pendapatan. Hanya saja jika dilihat secara lebih jauh hal tersebut tidak benar adanya.
Justru pelaku bisnis juga akan diuntungkan dalam jangka panjang. Sebab hubungan dengan klien akan tetap terjaga dengan baik.
Bagaimanapun juga klien adalah aset yang sangat berharga bagi sebuah perusahaan.
Baca juga: Manajemen Laba: Pengertian, Fungsi, Faktor Penyebab, Pola dan Cara Melakukannya
3. Memperbaiki Kesalahan yang Terjadi
Nota kredit akan membantu pengusaha mencatat setiap kesalahan yang terjadi dalam proses transaksi pengiriman barang.
Manfaat dilakukannya pencatatan ini yaitu supaya para pelaku bisnis bisa memperbaiki kesalahan yang telah dilakukannya itu.
Dengan begitu tidak akan dilakukan kesalahan yang sama untuk yang kedua kali dan seterusnya.
4. Meningkatkan Kinerja Operasional Bisnis
Dalam hal apapun, belajar dari kesalahan adalah suatu keharusan. Setelah kesalahan yang sudah diperbuat diperbaiki, maka tahap selanjutnya yang bisa dilakukan adalah meningkatkan kinerja.
Nota yang satu ini akan membantu bahan evaluasi perusahaan agar bisa terus meningkatkan kinerja operasional nya.
5. Menyelamatkan Bisnis dari Kemungkinan Konflik
Konflik bisa terjadi kapan saja dalam sebuah bisnis, termasuk antara pelaku usaha dengan klien.
Banyak sekali hal yang bisa menyebabkan hal ini terjadi, salah satunya yaitu karena antara satu dengan yang lainnya tidak mau saling memahami.
Dengan adanya nota kredit setidaknya hal itu bisa diminimalisir karena kedua pihak sudah memahami kesepakatan yang ada.
Baca juga: Nota Debet: Fungsi dan Cara Membuatnya
Contoh Nota Kredit
Tidak ada bentuk baku dari memo kredit, namun setidaknya ada beberapa informasi nota yang wajib dicantumkan dalam nota kredit seperti :
- Nama PKP penjual.
- Nama PKP yang dituju atau PKP pembeli.
- Nomor nota kredit.
- Tanggal pembuatan nota kredit.
- Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
- Jenis barang yang dikreditkan.
- Harga barang per unit.
- Total harga barang yang dikreditkan.
- Nama dan tanda tangan penjual.
Selain itu wajib juga dicantumkan kapan nota tersebut dikeluarkan. Hal ini untuk mempermudah pemeriksaan bagi perusahaan.
Selain itu biasanya dibagian bawah credit note juga terdapat pihak-pihak yang memang bertanggung jawab untuk dikeluarkannya nota yang satu ini.
Berikut ini adalah contoh credit note / nota kredit secara umum:
Baca juga: Catatan Pengeluaran dan Pemasukan: 3 Jenis dan Contoh
Perbedaan Nota Kredit dan Nota Debet
Nota kredit dan nota debet adalah dua jenis dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis, namun keduanya memiliki perbedaan yang mendasar:
Nota Kredit (Credit Note)
- Tujuan: Diterbitkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli.
- Penggunaan: Biasanya digunakan ketika terjadi retur barang, diskon, atau kesalahan penagihan.
- Dampak Akuntansi: Mengurangi jumlah tagihan pembeli dan meningkatkan jumlah piutang penjual.
- Contoh: Ketika pembeli mengembalikan barang yang sudah dibeli dan penjual menerbitkan kredit untuk mengurangi tagihan pembeli.
Nota Debet (Debit Note):
- Tujuan: Diterbitkan oleh pembeli kepada penjual untuk menambah jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli.
- Penggunaan: Digunakan ketika terjadi penambahan biaya, seperti biaya tambahan pengiriman, biaya pengemasan, atau penyesuaian harga.
- Dampak Akuntansi: Meningkatkan jumlah tagihan pembeli dan meningkatkan jumlah hutang pembeli.
- Contoh: Ketika pembeli meminta penyesuaian harga atau menambah biaya pengiriman ke tagihan pembelian.
Dengan demikian, perbedaan utama antara nota kredit dan nota debet terletak pada arah perubahan jumlah yang terjadi dalam transaksi.
Nota kredit mengurangi jumlah tagihan, sementara nota debet menambahnya.
Baca juga: 3 Contoh Tanda Terima Barang yang Umum Digunakan
Kesimpulan
Itulah informasi seputar seluk beluk credit note atau memo kredit, mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, dan contohnya pada bisnis.
Setelah mengetahui informasi ini para pelaku bisnis diharapkan lebih aware untuk menyediakan nota ini.
Selain karena banyak sekali manfaatnya, mengeluarkan nota ini juga tentunya tidaklah terlalu rumit.
Dengan adanya nota kredit, Anda akan memiliki bukti yang berkekuatan hukum yang bisa Anda gunakan pada saat terjadi masalah hukum antara Anda dan pelanggan atau supplier Anda.
Hal ini juga mengingatkan kita tentang pentingnya mengikuti standar akuntansi yang berlaku di Indonesia untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan pada usaha.
Jika selama ini Anda melakukan pembukuan tidak sesuai standar yang berlaku dan menghasilkan laporan keuangan yang memiliki data yang tidak faktual, ada baiknya Anda menggunakan Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu bisnis di Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
