Apa Itu Nota Kredit? Berikut Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya
Bagi para pelaku bisnis, setiap transaksi yang terjadi tentunya haruslah dicatat dan dibukukan. Hal ini akan membantu dalam mempermudah proses pelacakan jika suatu saat ditemukan kesalahan dalam bertransaksi. Salah satu bukti transaksi yang biasanya harus ada dalam sebuah bisnis adalah nota kredit. Lalu apa sebenarnya nota yang satu ini? Lalu apa juga tujuan dan manfaat dari dibuatnya nota ini?
Apa Itu Pengertian Nota Kredit?
Dalam sebuah transaksi bisnis, terkadang ada masanya dimana barang yang disediakan oleh penjual tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
Baik karena kesalahan dari pihak penjual atau karena cacat yang menyebabkan penurunan kualitas barang. Kondisi semacam ini tentu saja harus diselesaikan secara baik-baik oleh kedua belah pihak.
Kendala semacam itu bisa diselesaikan melalui pencatatan pada sebuah nota kredit.
Jadi definisi atau pengertian dari nota kredit adalah sebuah dokumen atau berkas yang membuktikan bahwa adanya pengurangan piutang usaha. Pengurangan ini bisa disebabkan oleh berbagai sebab yang telah disebutkan sebelumnya. Tidak menutup kemungkinan juga bahwa akan terjadi proses pengembalian barang dari pembeli ke penjual.
Nota yang satu ini nantinya akan dikeluarkan serta ditandatangani oleh pihak penjual. Sebagai bukti transaksi yang sah, biasanya nota ini juga dibuat dalam dua rangkap atau dua lembar. Rangkap pertama atau lembar yang asli biasanya diserahkan kepada pembeli dan rangkap kedua yang merupakan salinan nya akan disimpan oleh penjual.
Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil
Apa Saja Tujuan Dibuatnya Nota yang Satu Ini?
Setelah mengetahui definisi nya, maka sekarang saatnya untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapatkan jika membuat nota kredit.
Hal ini penting sekali diketahui oleh para pelaku bisnis supaya jika memang nantinya harus mengeluarkan nota ini tidak perlu merasa dirugikan. Lalu apa saja sebenarnya manfaatnya?
1. Mencatat Kesalahan yang Terjadi
Kesalahan adalah sesuatu hal yang lumrah dalam sebuah bisnis. Namun agar kesalahan yang serupa tidak terjadi lagi di kemudian hari tentu saja harus belajar dari pengalaman. Untuk bisa mewujudkan hal tersebut maka kesalahan yang terjadi khususnya saat penjualan harus dicatat dalam sebuah nota.
Itulah salah satu tujuan kenapa nota ini dibuat. Dengan dicatat nya kesalahan yang terjadi pada nota maka pelaku bisnis bisa mengevaluasi agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa yang akan datang.
2. Tertib Dalam Hal Administrasi
Tujuan selanjutnya yang tidak kalah pentingnya yaitu sebagai usaha untuk tertib secara administrasi. Semua yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan secara tertulisnya. Hal ini akan mempermudah jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat Kembali file atau transaksi yang telah terjadi.
Oleh karena itu nota yang satu ini akan membantu para pelaku bisnis untuk tertib secara administrasi dan sesuai standar akuntansi yang ada di Indonesia. Jadi semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam nota ini.
Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Profesi Akuntan Secara Lengkap di Indonesia
3. Memberikan Jaminan Kepada Klien Dalam Bertransaksi
Bagaimanapun juga, klien adalah bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang. Hubungan yang baik antara perusahaan dan klien tentu saja harus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.
Dikeluarkannya nota kredit oleh pelaku bisnis kepada klien dapat memberikan kepercayaan yang lebih. Jadi klien atau pembeli akan merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang. Hal ini dikarenakan jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia untuk mengurangi piutang nya.
4. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Tidak Masuk Akal
Setiap bisnis dipastikan harus melaporkan dan memeriksa keadaan keuangannya minimal satu tahun sekali. Tak jarang pada masa ini muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui juga sumbernya darimana.
Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi. Oleh karena itu untuk meminimalisir hal tersebut setidaknya pengusaha harus membuat catatan atau nota terhadap transaksi apapun yang terjadi, salah satunya adalah pencatatan nota kredit.
5. Menunjukan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab
Tujuan terakhir yaitu untuk menunjukkan kepada para klien dan konsumen bahwa pelaku bisnis memang bertanggung jawab. Dengan adanya nota ini maka hal itu membuktikan bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya.
Baca juga: Struktur Modal Pada Bisnis: Pengertian, Teori, Faktor, dan Fungsinya
Adakah Manfaat yang Didapatkan Jika Membuat Nota Kredit?
Tujuan dari dibuatnya nota yang satu ini sudah diketahui sebagaimana dijelaskan pada poin sebelumnya. Setelah memahaminya, para pelaku bisnis juga harus tahu beberapa manfaat yang akan didapatkan jika membuat nota ini. Berikut ini adalah 5 manfaat yang akan didapatkannya.
1. Dapat Melacak Kesalahan Penjualan yang Terjadi
Manfaat pertama kenapa nota yang satu ini penting sekali untuk dibuat karena bisa melacak berbagai kesalahan penjualan yang mungkin saja terjadi.
Hal ini sangat penting dilakukan agar pelaku bisnis tidak mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari. Jadi berbagai kesalahan bisa dilacak dan diarsipkan sebagai bahan pembelajaran di masa yang akan datang.
2. Menjaga Hubungan yang Baik Antara Pelaku Bisnis dan Klien
Jika dilihat secara sekilas, mengeluarkan nota yang satu ini seolah-olah akan merugikan pelaku bisnis. Hal ini dikarenakan akan terjadi pengurangan piutang usaha yang bakal memperkecil pendapatan. Hanya saja jika dilihat secara lebih jauh hal tersebut tidak benar adanya.
Justru pelaku bisnis juga akan diuntungkan dalam jangka panjang. Sebab hubungan dengan klien akan tetap terjaga dengan baik. Bagaimanapun juga klien adalah aset yang sangat berharga bagi sebuah perusahaan.
Baca juga: Manajemen Laba: Pengertian, Fungsi, Faktor Penyebab, Pola dan Cara Melakukannya
3. Memperbaiki Kesalahan yang Terjadi
Nota kredit akan membantu pengusaha mencatat setiap kesalahan yang terjadi dalam proses transaksi pengiriman barang. Manfaat dilakukannya pencatatan ini yaitu supaya para pelaku bisnis bisa memperbaiki kesalahan yang telah dilakukannya itu. Dengan begitu tidak akan dilakukan kesalahan yang sama untuk yang kedua kali dan seterusnya.
4. Meningkatkan Kinerja Operasional Bisnis
Dalam hal apapun, belajar dari kesalahan adalah suatu keharusan. Setelah kesalahan yang sudah diperbuat diperbaiki, maka tahap selanjutnya yang bisa dilakukan adalah meningkatkan kinerja. Nota yang satu ini akan membantu bahan evaluasi perusahaan agar bisa terus meningkatkan kinerja operasional nya.
5. Menyelamatkan Bisnis dari Kemungkinan Konflik
Konflik bisa terjadi kapan saja dalam sebuah bisnis, termasuk antara pelaku usaha dengan klien. Banyak sekali hal yang bisa menyebabkan hal ini terjadi, salah satunya yaitu karena antara satu dengan yang lainnya tidak mau saling memahami. Dengan adanya nota kredit setidaknya hal itu bisa diminimalisir karena kedua pihak sudah memahami kesepakatan yang ada.
Baca juga: Arus Kas Metode Langsung: Pengertian Komponen, dan Perbedaanya dengan Metode Tidak Langsung
Contoh Nota Kredit
Tidak ada bentuk baku dari nota kredit, namun setidaknya ada beberapa hal yang wajib dicantumkan dalam nota seperti :
- Nama PKP penjual.
- Nama PKP yang dituju atau PKP pembeli.
- Nomor nota kredit.
- Tanggal pembuatan nota kredit.
- Keterangan jumlah barang yang dikreditkan
- Jenis barang yang dikreditkan.
- Harga barang per unit.
- Total harga barang yang dikreditkan.
- Nama dan tanda tangan penjual.
Selain itu wajib juga dicantumkan kapan nota tersebut dikeluarkan. Hal ini untuk mempermudah pemeriksaan bagi perusahaan. Selain itu biasanya dibagian bawah nota juga terdapat pihak-pihak yang memang bertanggung jawab untuk dikeluarkannya nota yang satu ini. Berikut ini adalah salah satu contohnya:
Baca juga: Perbedaan Rasio Lancar dan Rasio Cepat pada Akuntansi
Kesimpulan
Itulah informasi seputar seluk beluk nota kredit, mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, dan contohnya pada bisnis. Setelah mengetahui informasi ini para pelaku bisnis diharapkan lebih aware untuk menyediakan nota ini. Selain karena banyak sekali manfaatnya, mengeluarkan nota ini juga tentunya tidaklah terlalu rumit.
Dengan adanya nota kredit, Anda akan memiliki bukti yang berkekuatan hukum yang bisa Anda gunakan pada saat terjadi masalah hukum antara Anda dan pelanggan atau supplier Anda. Hal ini juga mengingatkan kita tentang pentingnya mengikuti standar akuntansi yang berlaku di Indonesia untuk meminimalisir kejadian yang tidak diinginkan pada usaha.
Jika selama ini Anda melakukan pembukuan tidak sesuai standar yang berlaku dan menghasilkan laporan keuangan yang memiliki data yang tidak faktual, ada baiknya Anda menggunakan sofatware akuntansi yang sudah sesuau PSAK dan terakreditasi dirjen pajak seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia yang sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu bisnis di Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
