Software akuntansi online dan offline pada dasarnya memiliki cara kerja yang berbeda dalam hal akses, penggunaan, hingga cara pencatatan.
Software online berjalan melalui internet, bisa diakses dari mana saja, dan data tersimpan di cloud. Sedangkan software offline butuh instalasi di perangkat tertentu dan data akan tersimpan secara lokal.
Kalau Anda adalah seorang pelaku bisnis UMKM yang lagi mempertimbangkan pilihan, maka Anda harus mengetahui apa saja perbedaan sistem ini.
Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini kita akan membahas secara tuntas soal perbandingan antara software akuntansi berbasis cloud dan sistem akuntansi desktop, supaya Anda bisa pilih sesuai kebutuhan usaha.
Perbedaan software akuntansi online dan offline dari cara kerjanya
1. Akses dari mana saja atau hanya di kantor
Software akuntansi online memungkinkan Anda untuk mencatat dan memantau keuangan usaha dari HP, tablet, atau laptop selama ada internet.
Sementara software offline biasanya hanya bisa dibuka di perangkat yang sudah terinstal.
2. Update dan backup otomatis vs manual
Kalau Anda menggunakan sistem online, semua pembaruan atau update fitur dan backup data akan dilakukan secara otomatis.
Sedangkan untuk versi offline, biasanya membutuhkan update secara manual dan backup juga harus dilakukan secara berkala oleh Anda sendiri.
Perbedaan software akuntansi online dan offline dari Keamanan dan penyimpanan data
1. Data disimpan di cloud atau di komputer
Software akuntansi online akan menyimpan data Anda di cloud server dengan enkripsi, jadi lebih aman dari risiko perangkat rusak.
Sementara software offline harus menyimpan data di komputer pengguna. Kalau harddisk bermasalah, bisa hilang tanpa adanya backup.
2. Perlindungan dari akses yang tidak diinginkan
Sistem online umumnya memiliki fitur otorisasi login ganda dan jejak aktivitas pengguna. Sedangkan sistem offline lebih terbatas dalam sistem keamanan pengguna ganda, apalagi kalau akses tidak dibatasi.
Baca juga: Perbedaan Accurate Online dan Desktop
Perbedaan software akuntansi online dan offline dari fitur dan fleksibilitas
1. Skalabilitas tanpa perlu tambah perangkat
Software online memungkinkan Anda untuk menambah pengguna, cabang, atau gudang tanpa instalasi baru. Cukup buat akun dan atur hak akses saja. Di software offline, setiap perangkat perlu diinstal secara manual dan terkadang butuh jaringan lokal (LAN).
2. Kemudahan kolaborasi tim
Sistem online akan memudahkan kolaborasi antar bagian usaha, mulai dari kasir, admin, hingga pemilik. Semua bisa menggunakan akunnya masing-masing dalam waktu bersamaan.
Di sistem offline, kerja bareng akan sering terbatas karena tidak semua bisa mengaksesnya secara bersamaan.
Perbedaan software akuntansi online dan offline dari biaya penggunaan
1. Langganan bulanan atau sekali bayar
Software akuntansi online umumnya berbasis langganan. Jadi Anda harus bayar bulanan atau tahunan, tapi sudah termasuk backup, dukungan teknis, dan update.
Sedangkan software offline biasanya dibeli putus, tapi Anda perlu bayar tambahan jika ada update atau membutuhkan dukungan tertentu.
2. Biaya perangkat dan maintenance
Penggunaan software offline biasanya membutuhkan perangkat khusus, jaringan internal, dan teknisi untuk instalasi awal. Di sisi lain, software online bisa langsung dipakai cukup lewat browser.
Baca juga: Ini Rekomendasi Software Akuntansi Kontraktor yang Harus Dipertimbangkan!
Perbedaan software akuntansi online dan offline dari dukungan teknis dan pemulihan data
1. Bantuan cepat lewat online chat atau ticketing
Software berbasis cloud biasanya sudah memiliki layanan support yang bisa diakses secara cepat, kapan pun dibutuhkan.
Sedangkan software offline sering membutuhkan teknisi yang harus datang langsung, atau bantuan jarak jauh yang lebih rumit.
2. Pemulihan data jika terjadi masalah
Kalau Anda menggunakan software online dan terjadi error, data akan tetap bisa dipulihkan karena disimpan di cloud.
Di sisi lain, software offline harus punya backup sendiri, dan kalau tidak sempat dibuat, data Anda bisa hilang tanpa bisa dikembalikan.
Jadi, mana yang lebih cocok untuk bisnis saya?
1. Online: fleksibel, efisien, cocok untuk bisnis yang sedang berkembang
Kalau usaha Anda sedang berkembang dan Anda ingin memantau bisnis dari mana saja, software akuntansi online bisa jadi pilihan terbaik. Apalagi kalau tim Anda tersebar atau Anda sering kerja di luar kantor.
2. Offline: untuk usaha kecil tanpa akses internet
Kalau usaha Anda dijalankan di lokasi yang jarang ada internet atau Anda hanya ingin membuat pencatatan yang sederhana di satu komputer, software offline bisa Anda jadikan pilihan.
Tapi perlu diingat, saat usaha Anda mulai naik kelas, Anda akan butuh sistem yang bisa diajak kerja bareng tim, akses dari beberapa lokasi, dan integrasi dengan sistem lainnya.
FAQ seputar perbedaan software akuntansi online dan offline
Q: Apa bedanya software akuntansi online dan offline?
A: Software akuntansi Online berjalan lewat internet dan data disimpan di cloud, sedangkan software akuntansi offline harus diinstal dan data tersimpan di komputer lokal.
Q: Apakah software online lebih aman?
A: Umumnya ya. Karena data disimpan di cloud dengan sistem backup otomatis dan enkripsi.
Q: Bisa tidak software online digunakan di HP?
A: Bisa. Anda bisa akses lewat browser atau aplikasi mobile dari mana saja.
Q: Apakah software offline bisa dipakai beberapa user?
A: Bisa, tapi butuh jaringan LAN dan pengaturan khusus. Tidak sefleksibel sistem online.
Q: Apa kelemahan software offline untuk bisnis saya?
A: Risiko kehilangan data jika tidak ada backup, dan keterbatasan akses saat dibutuhkan secara mobile.
Baca juga: Ini Rekomendasi Aplikasi Akuntansi Android untuk Bisnis Anda
Penutup
Kalau Anda ingin bisnis yang berjalan secara lebih efisien tanpa banyak kendala teknis, software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online bisa jadi solusi yang tepat.
Sistem ini akan memudahkan proses pencatatan, pembuatan laporan, dan pemantauan keuangan dari mana saja.
Accurate Online juga sudah terintegrasi dengan aplikasi kasir digital Accurate POS dan program loyalitas pelanggan Bliss, sehingga sangat cocok untuk usaha Anda yang ingin naik kelas dan terhubung dengan sistem lain dalam satu ekosistem.
Yuk, coba langsung semua fiturnya tanpa biaya. Coba Accurate Online secara gratis sekarang juga dangan klik gambar di bawah ini!
