Quotation Adalah: Tujuan, Manfaat, dan Susunan Quotation

Pada dasarnya, quotation adalah salah satu istilah yang sangat umum digunakan dalam penjualan, pembelian, permintaan atau penawaran dalam suatu bisnis. Quotation sangat erat kaitannya dengan faktur atau permintaan penjualan dan pembelian.

Nah, agar lebih jelas lagi tentang quotation, berikut ini adalah pengertian, tujuan, manfaat, dan susunan quotation.

Pengertian Quotation Adalah

Ketika perusahaan mengalami adanya transaksi barang, maka akan didokumentasikan pada faktur penjualan atau faktur quotation. Namun, faktur penjualan tidak bisa disamakan dengan quotation. Lalu, dokumen manakan yang dibutuhkan untuk melakukan transaksi penjualan? Keduanya tentu dibutuhkan, tergantung dari jenis transaksi yang terjadi.

Faktur penjualan adalah suatu dokumen yang tercipta karena adanya proses penjualan dari pihak perusahaan. Isi dari faktur tersebut adalah jenis barang, diskon, harga, ppn, dan rincian lainnya. Tujuan diterbitkannya faktur ini adalah sebagai wujud pengesahan ataupun persetujuan pada terjadinya proses transaksi penjualan antar pihak pertama dan juga pihak kedua.

Sedangkan quotation sendiri adalah surat penawaran. Dokumen ini nantinya akan diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan barang atau jasa dari pihak perusahaan.

Tujuan utama dibuatnya quotation adalah sebagai wujud kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual. Umumnya, harga yang ditawarkan mempunyai perbedaan harga dengan harga lainnya di pasaran. Untuk itu, terciptalah dokumen quotation ini.

Selain memiliki isi suatu kesepakatan harga, quotation juga memiliki isi tentang adanya kesepakatan pembayaran antar pihak penjual dan pembeli. Berikut ini adalah contoh kesepakatan pembayaran yang umumnya dilakukan.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Biaya Overhead untuk Perusahaan Konstruksi?

1. Cash on Delivery (COD)

Sistem pembayaran ini akan dilakukan secara tunai, tepat ketika barang yang sudah dipesan sudah sampai ditujuan. Pembayaran ini bisa dilakukan secara tunai atau dengan melalui cek, untuk kemudian dititipkan kepada pihak yang akan mengantar barang pesanan tersebut atau pihak terkait yang sudah melakukan kesepakatan.

Cara ini akan menguntungkan kedua belah pihak, karena pihak pembeli dan penjual akan merasa aman dalam melakukan transaksinya. Pihak pembeli tidak perlu khawatir barangnya tidak dikirim atau telat, dan pihak penjual tidak perlu khawatir produk barangnya tidak dibayar saat sudah diterima oleh pembeli.

2. Cash Before Delivery

Sistem pembayaran cash before delivery adalah salah satu sistem pembayaran yang dilakukan sebelum barang barang dikirim ke pelanggan. Jenis sistem pembayaran ini sangat banyak dilakukan setelah sistem CoD.

Metode pembayaran ini juga bisa Anda temukan dengan mudah, seperti dalam jual beli online. Keuntungannya adalah akan memberikan keuntungan pada pihak penjual, karena bisa meminimalisir risiko adanya tindak penipuan ataupun keterlambatan pembayaran yang akan berdampak pada kegiatan operasional lainnya.

3. Term of Payment

Metode pembayaran term of payment adalah metode pembayaran yang dilakukan dengan memanfaatkan waktu atau biasa disebut dengan jatuh tempo. Umumnya, akan tertulis TOP 30, TOP 45, dll. Penjelasannya, TOP 31 adalah pembeli harus membayar paling lama 30 hari setelah dari tanggal faktur.

Jika hal tersebut tidak bisa dipenuhi oleh pihak pembeli, maka nantinya akan ada sanksi dari pihak penjual kepada pembeli. Sanksi tersebut bisa berupa denda ataupun bunga atau bahkan di masukkan kedalam daftar hitam pelanggan.

Kelebihan dari cara pembayaran ini bagi pihak penjual adalah mampu meningkatkan jumlah pelanggan, karena sistem pembayaran bisa ditunda. Kekurangannya adalah jika pembeli telat atau tidak mampu membayar, maka tentunya akan merugikan pihak penjual.

Sedangkan keuntungan dari dilakukannya cara ini untuk pihak pembeli adalah adanya waktu untuk memutar uang atau barang yang dipesannya. Sehingga, nantinya uang yang akan dibayarkan kepada penjual adalah hasil dari penjualan barang, bukan dari modal.

Kekurangannya adalah ada pada jatuh tempo pembayaran dari tanggal yang tertera di faktur, bukan dari tanggal barang tersebut sudah tiba di tempat pembeli. Jadi, jika Anda menggunakan cara pembayaran TOP 30 dan pengiriman memerlukan waktu kurang lebih dua minggu untuk tiba di alamat Anda, maka tanggal jatuh tempo yang Anda miliki adalah sekitar 16 hari lagi.

Tujuan Diadakannya Kesepakatan Metode Pembayaran

Berikut ini adalah tujuan dari diadakannya kesepakatan cara pembayaran.

1. Mampu mengatur arus kas perusahaan, baik itu dari pihak pembeli ataupun dari pihak penjual. Hal ini mampu membantu keuangan agar bisa tetap dalam anggaran yang sebelumnya sudah ditentukan, dan juga mampu mengontrol arus kas uang perusahaan.

2. Melindungi pihak pembeli dari adanya kenaikan harga. Apabila suatu saat penjual memilih untuk meningkatkan harga produknya disaat sedang ada pemesanan barang, maka pihak pembeli akan tetap dikenakan harga lama sampai pembayarannya selesai untuk dilakukan.

3. Memberikan penegasan pada pihak pembeli terkait kapan barang yang dipesannya harus paling lambat dibayar. Sehingga, hal tersebut bisa menghindari konflik yang sering terjadi antara pihak penjual dan pihak vendor atau supplier.

Jenis-Jenis Quotation Adalah

Dalam setiap transaksi, quotation memiliki berbagai perannya masing-masing. Sehingga, akan menghasilkan dua jenis surat penawaran, yakni:

1. Vendor Quotation Adalah

Vendor quotation adalah suatu penawaran atau bentuk daftar kesepakatan yang sudah disusun oleh pihak perusahaan manufaktur kepada pihak vendor atau supplier

Jadi, ketika perusahaan manufaktur ingin melakukan suatu jenis kesepakatan dengan pihak vendor, perusahaan akan mengeluarkan vendor quotation ini agar bisa ditawarkan kepada pihak vendor. jenis quotation seperti ini memang lebih banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur.

2. Customer’s Quotation Adalah

Customer’s quotation adalah salah satu surat penawaran ataupun suatu daftar kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan pelanggan. Jadi, ketika perusahaan ingin melakukan penawaran penjualan pada pelanggan, maka pihak perusahaan bisa mengeluarkan Customer’s quotation.

Jadi, perbedaan antar kedua quotation diatas sebenarnya bisa dilihat dengan mudah, yaitu dilihat dari pihak mana yang memberikan penawaran. Namun, pihak manapun yang mengeluarkan penawaran sebenarnya bukanlah masalah, karena nantinya akan bisa dikembalikan lagi pada pihak perusahaan.

Walaupun nantinya ada vendor yang menawarkan quotation  pada perusahaan, namun akan tetap dianggap sebagai vendor quotation. Sedangkan untuk pihak perusahaan, quotation tersebut adalah jenis customer”s quotation.

Sususan Quotation Adalah

Walaupun quotation digunakan sebagai dokumen penawaran, tapi dalam hal bisnis, surat quotation adalah suatu dokumen yang mempunyai format tersendiri.

Di dalam penyusunan penawaran, perusahaan juga harus memerhatikan berbagai hal. Selain sebagai bentuk formalitas, tujuannya adalah untuk memperlihatkan sisi profesionalitas, sehingga akan memudahkan pihak perusahaan untuk bisa menjalin kerjasama yang lebih erat lagi.

Berikut ini adalah 3 bagian utama dalam quotation:

1. Bagian Pembuka

Pada bagian awal ini, disarankan untuk mengisis informasi terkait profil perusahaan, seperti company profile secara singkat.

Anda juga bisa mempromosikan perusahaan dalam bagian pembukaan ini. tujuannya adalah untuk mengenalkan diri ke pihak kedua, dan juga untuk menarik minat pembaca untuk bisa mendapatkan penawaran yang lebih lanjut lagi.

Beberapa profil perusahaan disarankan untuk melengkapi berbagai surat wajib, seperti SIUP, TDR, NPWP, dan sertifikat lainnya. Dokumen ini mampu membantu Anda untuk menjelaskan pada calon pelanggan bahwa perusahaan Anda sudah resmi dan legal.

Selain itu, masukkan juga kelebihan dan keunggulan perusahaan Anda dengan perusahan lain. Dengan begitu, secara tidak langsung Anda akan mengatakan bahwa perusahaan Anda sangat layak untuk diajak bekerjasama.

2. Bagian Isi Konten Surat

DI dalam bagian ini, Anda harus mulai menjabarkan detail  quotation secara lengkap. Mulai dari jenis barang, kuantitas barang, jumlah minimal pemesanan, cara pembayaran, dll. Anda juga bisa menambahkan keterangan lainnya pada bagian bawah untuk bisa menarik minat calon pembeli.

3. Bagian Penutup

Bagian terakhir ini ada baiknya diisi kalimat yang menunjukan harapan Anda yang besar untuk bisa menjalin kerjasama dengan calon pelanggan. Ucapkan juga kata terima kasih pada pembaca karena sudah menyediakan waktunya untuk membaca surat quotation Anda.

Sebagai tambahan lain untuk bisa menarik minat calon pelanggan, disarankan juga untuk melampirkan dokumentasi pekerjaan yang pernah Anda lakukan sebelumnya, terutama pada jenis penawaran yang sudah pernah Anda tawarkan.

Lampiran ini bisa dijadikan sebagai bukti bahwa pihak perusahaan sudah mempunyai pengalaman pada bidang yang sedang digeluti.

Baca juga: E-Budgeting Adalah: Tujuan, Kelebihan, dan Kekurangannya

Kesimpulan

Jadi, bisa kita simpulkan bahwa quotation adalah suatu alat yang sangat penting untuk mampu menjalin kerjasama yang baik. Quotation juga bisa digunakan di masa depan agar nantinya tidak ada kesalahpahaman pada kedua belah pihak.

Selain itu, dalam quotation juga Anda harus bisa memantau kondisi keuangan perusahaan Anda dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus bisa mengelola keuangan dengan baik dan tepat.

Nah, untuk membantu Anda dalam mengelola keuangan perusahaan, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang canggih dari Accurate Online. Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas hingga laporan laba rugi perusahaan. Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: