E-Budgeting Adalah: Tujuan, Kelebihan, dan Kekurangannya

Pada dasarnya, e-budgeting adalah sesuatu yang sudah lumrah digunakan di jaman yang serba menggunakan sistem informasi dan teknologi digital seperti saat ini.

Sistem ini bisa digunakan untuk kepentingan pribadi ataupun kepentingan kelompok. Penggunaannya sedikit banyak mampu membantu mempersingkat sistem kerja.

Jadi, bila biasanya dalam mengerjakan sesuatu memerlukan banyak kertas, waktu, dokumen yang banyak bertumpuk serta pengecekan berulang kali, maka sistem informasi ini diciptakan untuk meminimalisir seluruh hal tersebut.

Nah, pada artikel kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang apa itu sistem e-budgeting, tujuan, kelebihan, dan juga kekurangannya.

Pengertian E-Budgeting Adalah

Dilansir dari laman europa.eu, e-budgeting adalah singkatan dari elektronik budgeting yang jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan anggaran elektronik atau suatu anggaran yang disusun secara digital, baik itu berbasis aplikasi ataupun website.

Pada dasarnya, e-budgeting adalah program dari pihak pemerintah, terutama untuk bagian e-government dalam upaya mendukung transparansi dan juga akuntabilitas dalam hal anggaran.

Selain itu, pengertian lain dari e-budgeting adalah suatu sistem keuangan berbentuk semua dokumentasi keuangan milik suatu bisnis atau perusahaan yang dilakukan secara online dan juga bisa dilihat oleh siapa saja yang mempunyai keperluan atau hubungan di dalamnya.

Di dalam ruang lingkup pemerintahan, laporan yang ada di dalam e-budgeting bisa diakses oleh semua orang, walaupun ada beberapa yang tidak memiliki kepentingan khusus. Karena, pemerintah menganggap bahwa e-budgeting diciptakan sebagai wujud transparansi untuk masyarakat dan meyakinkan masyarakat bahwa mereka sudah bekerja sesuai dengan etika yang ada.

Dalam pembuatannya, maka e-budgeting terbagi menjadi dua jangka waktu, yakni budget taktis dan budget strategis.

Budget strategis sendiri adalah suatu anggaran yang dibuat dan memerlukan waktu pembuatan lebih dari satu tahun. Sedangkan budget taktis adalah suatu anggaran yang dibuat dan berlaku untuk masa waktu satu tahun atau kurang.

Selain itu, setiap perusahaan yang terlibat harus membentuk tim yang didalamnya minimal ada satu orang yang paham akan dunia IT atau memahami proses menjalankan e-budgeting.

Baca juga: Gross Profit Margin: Pengertian, Rumus, Fungsi dan Contohnya

Tujuan Penerapan E-Budgeting

Selain dibuat untuk bisa mengikuti perkembangan jaman, e-budgeting juga dibuat untuk:

1. Membuat Data yang Lebih Akurat

Dengan dibantu oleh kecanggihan sistem informasi, e-budgeting mempunyai dasar analisa yang lebih akuntabel dan juga lebih akurat. Seluruh anggaran bisa dianalisa dengan adanya laporan keuangan lain yang mendukung, sehingga mampu membantu bisnis dalam menyusun anggaran yang sesuai dengan kegiatan perusahaan.

2. Membuat Penyusunan Anggaran Menjadi Lebih Mudah

Dengan kecanggihan aplikasi e-budgeting, maka seluruh proses penyusunan anggaran bisa dilakukan secara lebih mudah dan juga cepat. Setiap pihak yang terlibat tidak lagi harus melakukan meeting yang menghabiskan banyak waktu dan menghitung seluruh perkiraan biaya yang dibutuhkan.

Tim keuangan hanya perlu menginput seluruh data yang diperlukan lalu dianalisis bersama. Jadi, sistem e-budgeting hanya memerlukan satu gadget dan satu aplikasi sederhana untuk menyusun anggaran biaya.

3. Data Lebih Transparan dan Tidak Mudah Dimanipulasi

E-budgeting bisa diakses oleh semua pihak. Untuk di dalam sistem pemerintahan sendiri, maka e-budgeting bisa diakses oleh seluruh masyarakat Indonesia. Untuk di perusahaan swasta, e-budgeting bisa diakses oleh semua pihak internal yang ada di perusahaan atau pihak lainnya yang berhubungan dengan kelangsungan operasional perusahaan.

Kebebasan untuk mengakses akan membuat anggaran dengan wujud elektronik ini menjadi lebih transparan. Jika ada sedikit kesalahan, maka akan bisa diketahui dengan cepat oleh berbagai pihak terkait. Sistem e-budgeting juga menjadi lebih mudah untuk dilindungi. Sehingga, seluruh proses operasional perusahaan akan bisa dilakukan sesuai dengan anggaran yang sudah disusun bersama.

4. Penyusunan RKA Lebih Mudah

RKA atau Rencana Kerja Anggaran adalah suatu dokumen perencanaan dan juga penganggaran yang di dalamnya berisi rencana pendapatan, rencana program belanja, kegiatan SKPD atau Satuan kerja perangkat daerah, Kementerian Lembaga Negara atau KL, serta memiliki isi pembiayaan yang mencakup prakiraan untuk bisa berkembang di tahun selanjutnya.

Karena pada sistem e-budgeting terdapat isi perkiraan tentang biaya yang akan dikeluarkan, maka akan memudahkan tim di dalam pemerintahan dalam menyusun RKA. Bahkan, e-budgeting mampu mengoreksi RKA jika biaya yang dialokasikan menjadi kurang, lebih atau tidak sesuai dengan anggaran yang sudah disusun sebelumnya.

RKA disarankan untuk bisa selalu mengikuti anggaran dan tujuannya adalah untuk kalangan pemerintah saja.

5. Kemudahan Membuat Laporan

Karena pada sistem e-budgeting terdapat laporan keuangan dan juga perkiraan budget, maka akan memudahkan tim yang bersangkutan untuk membuat laporan yang diperlukan hanya dengan satu kali mengaksesnya.

Tim yang bersangkutan tidak perlu susah payah lagi dalam menyusun laporan, karena seluruh informasi tentang keuangan perusahaan terdapat di dalam satu aplikasi.

E-budgeting juga bisa dijadikan dasar dalam membuat laporan laba rugi perusahaan, laporan performa perusahaan, laporan neraca, dan juga laporan lainnya yang mampu menunjang proses operasional perusahaan.

6. Terintegrasi

E-budgeting dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem informasi keuangan lainnya yang ada di dalam perusahaan. Sehingga, akan lebih mudah untuk bisa menggabungkan setiap data yang dibutuhkan. Jika nantinya ada perubahan dan penyesuaian, maka data lainnya yang berhubungan dengan e-budgeting pun akan berubah secara otomatis.

Sehingga, setiap tim yang bersangkutan tidak lagi harus repot-repot untuk membuka lampiran lain dan merevisi setiap laporan tersebut.

Kelebihan E-Budgeting

Sejatinya, setiap sistem informasi diciptakan untuk membantu mempermudah manusia dalam melakukan pekerjaannya. Pun sama halnya dengan e-budgeting. Nah, berikut ini adalah beberapa manfaat lain dari e-budgeting:

1. Menjaga Akuntabilitas Publik

Dengan menggunakan e-budgeting yang sangat transparan, maka akuntabilitas publik juga akan meningkat secara otomatis. Setiap departemen yang ada di dalam perusahaan pun akan merasa pekerjaan mereka diperhatikan oleh seluruh pihak internal perusahaan, sehingga mampu memacu akuntabilitas pada setiap orang yang bekerja.

Beda halnya dengan sistem budgeting manual, yang mana pihak pemimpin departemen saja yang memerhatikan kerja mereka.

2. Menekan Resiko Korupsi

Tujuan e-budgeting yang utama adalah agar setiap laporan di dalamnya menjadi lebih transparan, sehingga akan bisa diperhatikan oleh setiap orang yang memiliki wewenang atau oleh semua masyarakat.

Hal tersebut akan meminimalisir tindakan berbagai oknum lain yang ingin melakukan tindakan korupsi dengan menggunakan cara mengubah atau memanipulasi seluruh data keuangan yang sudah diisi.

E-budgeting mampu memberikan rasa takut untuk berbagai pihak yang ingin melakukan tindakan korupsi, karena dana yang ada di dalamnya bisa dilihat oleh semua orang, sehingga jika ada perubahan yang tidak masuk akal, maka akan lebih mudah untuk diketahui publik.

E-budgeting bisa meminimalisir tindakan korupsi apabila hanya dilakukan oleh salah satu pihak saja. Namun, e-budgeting juga bisa meminimalisir angka korupsi  walaupun yang mengubah data lebih dari satu pihak.

3. Dokumentasi Data Lebih Efektif

Data yang ada di dalam e-budgeting akan tersimpan dengan berbagai data pendukung lainnya. Untuk itu, hal ini mampu membantu proses dokumentasi data menjadi lebih efektif lagi. Anda hanya harus klik dan Anda pun sudah bisa melihat berbagai laporan yang Anda butuhkan.

4. Mempermudah Evaluasi

Di dalam sistem e-budgeting, Anda tidak perlu menunggu waktu yang lama untuk melakukan evaluasi. Performa setiap departemen akan bisa dilihat dengan sistem e-budgeting ini. Jadi, e-budgeting mampu mempersingkat waktu, dan membuat proses evaluasi menjadi lebih efisien dan akurat.

Kekurangan E-Budgeting

1. Bisa Diretas atau di “Hack”

Kelemahan utama dari sistem e-budgeting adalah diretas. Untuk bisa mengatasinya, pihak perusahaan memerlukan minimal satu orang IT atau web developer yang memiliki jam terbang tinggi untuk terus memantau keamanan dari web atau aplikasi e-budgeting.

Pihak perusahaan juga harus bisa terus menerus memperketat sistem keamanannya. Kebocoran informasi yang dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab akan membuat data rahasia perusahaan bisa diketahui oleh pihak eksternal.

Untuk pihak pemerintahan, aksi peretasan ini memungkinkan para peretas untuk menghapus berbagai laporan yang sebelumnya sudah disusun. Sehingga akan memengaruhi kelancaran dana anggaran pemerintah yang sebelumnya sudah dialokasikan. Untuk itu, bagian IT pada pemerintahan harus mampu mencari kelemahan sistem keamanan agar selanjutnya dilakukan perbaikan.

2. Perlu Pengamanan dari Virus

Bahaya lainnya yang mengancam adalah penyebaran virus yang ada di dalam sistem informasi. Serangan virus bisa terjadi karena adanya aktivitas penggunaan internet, browsing, atau mendownload data yang sebelumnya memang sudah terdapat virus.

Efek yang bisa ditimbulkan dari virus ini mampu merusak sistem, menghapus data dan juga menghilangkan seluruh laporan yang terdapat di dalam e-budgeting. Virus bisa diatasi dengan memanfaatkan anti-virus yang baik dan juga mempunyai back-up data atau data cadangan sebagai bentuk antisipasi jika data yang ada di dalam aplikasi menghilang atau terhapus.

Baca juga: Current Ratio (Rasio Lancar): Pengertian, Rumus, Contoh dan Batasannya

Penutup

Demikianlah penjelasan kita tentang e-budgeting. Jadi, bisa kita simpulkan bersama bahwa e-budgeting adalah anggaran elektronik atau suatu anggaran yang disusun secara digital, baik itu berbasis aplikasi ataupun website.

Tujuan dibuatnya e-budgeting adalah untuk membuat data yang lebih akurat, membuat penyusunan anggaran menjadi lebih mudah, agar data lebih transparan dan tidak mudah dimanipulasi, penyusunan RKA yang lebih mudah, kemudahan membuat laporan, dan terintegrasi dengan sistem informasi keuangan lainnya.

Kelebihan utama dari sistem e-budgeting ini adalah menjaga akuntabilitas publik, menekan resiko korupsi Dokumentasi data lebih efektif, mempermudah evaluasi. Walaupun begitu, sistem e-budgeting ini tetap memiliki resiko diretas dan untuk tetap memerlukan pengamanan yang lebih agar bisa meminimalisir serangan virus.

Agar bisa mengatasi kekurangan dari e-budgeting tersebut, Anda bisa menggunakan sistem e-budgeting dari software akuntansi yang dikeluarkan oleh Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang aman dan terpercaya. Selain itu, sistem ini juga tidak mudah untuk diretas dan aman dari ancaman serangan virus. Fitur di dalamnya juga sangat lengkap, seperti laporan laba rugi, laporan keuangan, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan persediaan barang, dll.

Accurate Online juga sangat mudah untuk digunakan, sehingga pembukuan yang Anda lakukan akan menjadi lebih menyenangkan dan strategi penganggaran atau budgeting Anda bisa dilakukan dengan tepat.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: