Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan serta Cara Menerapkannya

Dalam beberapa tahun terakhir, mengelola sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menjadi salah satu kunci utama bagi perusahaan untuk mengoptimalkan efisiensi dan kesejahteraan karyawan.

Sistem yang terintegrasi dengan baik tidak hanya memastikan bahwa pekerja dibayar dengan tepat waktu, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk mematuhi peraturan perpajakan dan ketentuan hukum yang berlaku.

Lantas, apa itu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan? Bagaimana cara menerapkan sistem ini di dalam bisnis? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel ini hingga selesai.

Sistem Akuntansi Penggajian

ilustrasi sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. source envato.

Brette Sember, J.D. dalam artikelnya yang dirilis dalam laman Forbes menjelaskan bahwa sistem akuntansi penggajian adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung, mengelola, dan memproses pembayaran gaji kepada karyawan

Sistem ini mencakup berbagai proses, seperti pengumpulan data waktu kerja, perhitungan penggajian berdasarkan jam kerja atau kinerja, pemotongan pajak dan potongan lainnya, serta penyaluran pembayaran gaji kepada karyawan.

Peran Penting Sistem Akuntansi Penggajian

• Akurasi dan Keteraturan

Sistem akuntansi penggajian memastikan bahwa gaji karyawan telah dihitung secara akurat berdasarkan data yang tersedia, meminimalisir risiko kesalahan dan keluhan dari karyawan.

• Kepatuhan Perpajakan

Sistem ini akan membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan perpajakan dengan menghitung dan menyimpan pajak penghasilan karyawan serta melakukan pelaporan yang tepat waktu.

• Efisiensi Administrasi

Dengan otomatisasi proses penggajian, sistem ini akan meningkatkan efisiensi administrasi dengan mengurangi pekerjaan manual yang memakan banyak waktu.

• Pemantauan Kinerja

Sistem akuntansi penggajian dapat terintegrasi dengan sistem manajemen kinerja untuk memantau kinerja karyawan dan mengaitkannya dengan penggajian.

• Transparansi dan Kepuasan Karyawan

Karyawan nantinya akan mendapatkan akses yang transparan terhadap informasi gaji mereka, termasuk potongan dan tunjangan, yang dapat meningkatkan kepuasan dan kepercayaan mereka terhadap perusahaan.

Komponen Utama Sistem Akuntansi Penggajian

• Pengumpulan Data: Meliputi catatan waktu kerja, absensi, dan informasi kinerja lainnya.
• Perhitungan Gaji: Berdasarkan tarif upah, jam kerja, atau kinerja, dengan mempertimbangkan potongan dan tunjangan.
• Pemotongan Pajak: Menghitung dan memotong pajak penghasilan karyawan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
• Pelaporan: Menyediakan laporan gaji dan informasi terkait untuk keperluan internal dan eksternal, termasuk pembayaran pajak dan laporan keuangan.
• Integrasi Sistem: Terhubung dengan sistem lain seperti manajemen kehadiran, keuangan, dan sumber daya manusia untuk informasi yang lebih terpadu.

Baca juga: Persamaan Akuntansi Manajemen dan Akuntansi Keuangan yang Harus Anda Ketahui

Perbedaan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

ilustrasi sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. source envato.

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah dua konsep yang terkait tetapi memiliki perbedaan dalam hal cakupan dan tujuan. Nah, berikut ini adalah perbedaan utama antara keduanya:

1. Sistem Akuntansi Penggajian

• Fokus utamanya pada pengelolaan dan perhitungan gaji karyawan berdasarkan waktu kerja atau kinerja.
• Melibatkan pengumpulan data waktu kerja, perhitungan upah sesuai tarif yang ditetapkan, dan pemrosesan pembayaran gaji.
• Memastikan akurasi perhitungan gaji, pemotongan pajak, serta pemberian tunjangan dan potongan lainnya.
• Menyediakan laporan keuangan terkait biaya penggajian untuk keperluan manajemen dan akuntansi perusahaan.
• Tujuannya adalah untuk mengelola pembayaran gaji karyawan secara efisien dan akurat sesuai dengan ketentuan perusahaan dan peraturan perpajakan yang berlaku.

2. Sistem Pengupahan

• Lebih luas dalam cakupan daripada sistem akuntansi penggajian.
• Meliputi proses penetapan dan pengelolaan struktur upah dan imbalan karyawan.
• Termasuk dalam pengaturan upah minimum, kebijakan kompensasi, insentif, dan manajemen keadilan upah.
• Fokusnya bukan hanya pada perhitungan gaji, tetapi juga pada strategi pengelolaan imbalan yang mendukung produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
• Melibatkan keputusan strategis terkait dengan struktur upah perusahaan, negosiasi kontrak kerja, dan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.

Jadi, sistem akuntansi penggajian lebih spesifik dalam menangani proses penghitungan dan manajemen gaji karyawan secara langsung.

Di sisi lain, sistem pengupahan mencakup lebih banyak aspek terkait kebijakan dan strategi pengelolaan imbalan karyawan secara keseluruhan.

Meskipun keduanya saling terkait dalam konteks manajemen sumber daya manusia, perbedaan ini mencerminkan peran dan fokus yang berbeda dalam konteks pengelolaan upah dan imbalan karyawan di perusahaan.

Baca juga: Perbedaan Akuntansi Biaya dan Akuntansi Manajemen yang Harus Anda Ketahui

Cara Menerapkan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

ilustrasi sistem akuntansi penggajian dan pengupahan. source envato.

Menerapkan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang efektif memerlukan langkah-langkah tertentu agar prosesnya berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Nah, berikut ini adalah langkahnya yang dapat Anda ikuti:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan Perusahaan

Tentukanlah kebutuhan perusahaan dalam mengelola sistem penggajian dan pengupahan.

Tetapkanlah tujuan jangka pendek dan jangka panjang terkait dengan efisiensi, transparansi, dan kepatuhannya terhadap peraturan yang berlaku.

2. Pilih Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang Sesuai

Lakukanlah riset untuk memilih sistem atau aplikasi penggajian yang sesuai dengan skala dan kompleksitas perusahaan.

Pastikan sistem Anda dapat mengakomodasi kebutuhan khusus perusahaan, termasuk pemrosesan gaji, pemotongan pajak, dan pelaporan.

3. Tentukan Struktur Penggajian dan Kebijakan Pengupahan

Buatlah struktur upah yang jelas berdasarkan jabatan, kinerja, atau faktor lain yang relevan. Tentukanlah kebijakan terkait insentif, tunjangan, cuti, dan aspek lain dari pengupahan.

4. Integrasikan Sistem dengan Sumber Daya Manusia dan Keuangan

Pastikan sistem penggajian Anda sudah terintegrasi dengan sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) dan sistem keuangan perusahaan.

Dengan begitu, Anda bisa ,emastikan alur kerja yang efisien antara departemen yang terlibat dalam manajemen karyawan dan keuangan.

5. Input Data Karyawan dengan Teliti

Kumpulkan dan masukkanlah data karyawan dengan teliti, seperti informasi pribadi, data waktu kerja, dan informasi terkait penggajian.

Pastikan data-data tersebut akurat dan terupdate secara berkala.

6. Proses Penggajian dan Pembayaran Gaji

Lakukanlah proses penggajian sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Hitung gaji, pemotongan pajak, serta tambahan tunjangan atau potongan lainnya dengan akurat.

7. Lakukan Pemantauan dan Evaluasi Berkala

Lakukanlah evaluasi terhadap efektivitas sistem secara berkala.

Tinjau kinerja sistem dan identifikasi area perbaikan atau peningkatan jika memang diperlukan.

8. Patuhi Peraturan Perpajakan dan Ketentuan Ketenagakerjaan

Pastikan sistem dan proses penggajian Anda sudah sesuai dengan peraturan perpajakan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku di wilayah perusahaan.

Lakukanlah pembaruan secara berkala terkait perubahan hukum terkait penggajian dan pengupahan.

9. Berikan Pelatihan kepada Tim Terkait

Lakukanlah pelatihan kepada tim administrasi, SDM, dan keuangan terkait penggunaan sistem penggajian dan pengupahan.

Pastikan mereka memahami dengan baik tentang sistem dan proses yang diterapkan.

10. Pertahankan Komunikasi Terbuka dengan Karyawan

Berikanlah transparansi kepada karyawan terkait kebijakan penggajian dan pengupahan.

Sediakanlah saluran komunikasi untuk menanggapi pertanyaan atau masukan terkait gaji dan imbalan lainnya.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan berkomitmen untuk menjaga keakuratan, efisiensi, dan kepatuhan, perusahaan dapat menerapkan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang mendukung operasi yang lancar dan kesejahteraan karyawan yang optimal.

Baca juga: Siklus Akuntansi : Pengertian dan Penjelasan yang Lengkap

Penutup

Menerapkan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang efektif merupakan langkah penting bagi setiap perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia dengan baik dan memastikan kesejahteraan karyawan.

Langkah pertama yang penting adalah mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan dan tujuan perusahaan terkait sistem ini.

Dengan memilih sistem atau aplikasi yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa proses penggajian dan pengupahan berjalan lancar dan akurat sesuai dengan skala dan kompleksitasnya.

Selanjutnya, adalah menetapkan struktur penggajian dan kebijakan pengupahan yang sesuai dengan kondisi perusahaan Anda serta regulasi yang berlaku.

Integrasi sistem penggajian dengan sistem sumber daya manusia dan keuangan juga merupakan langkah yang sangat dianjurkan untuk memastikan alur kerja yang efisien dan terintegrasi antar departemen terkait.

Proses input data karyawan dengan teliti juga menjadi aspek penting dalam implementasi sistem ini.

Data yang akurat dan terupdate akan menjadi dasar untuk menghitung gaji, pemotongan pajak, dan komponen pengupahan lainnya dengan tepat.

Selain itu, pemantauan dan evaluasi berkala terhadap kinerja sistem akan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi area perbaikan dan menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan.

Selama proses implementasi, patuhilah peraturan perpajakan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku untuk menghindari masalah hukum di kemudian hari.

Terakhir, berikanlah pelatihan kepada tim terkait untuk memastikan bahwa mereka memahami dan dapat menggunakan sistem ini dengan baik.

Dengan memperhatikan langkah-langkah tersebut dan menjaga komunikasi terbuka dengan karyawan, Anda dapat membangun sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang solid, mendukung efisiensi operasional dan kesejahteraan karyawan secara keseluruhan.

Nah, Accurate Online, sebagai software akuntansi dan bisnis terlengkap di Indonesia, juga mampu membantu Anda dalam menajalankan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

Di dalamnya, Anda bahkan bisa mengatur payroll atau penggajian karyawan yang sesuai dengan referensi Anda sendiri.

Seluruh data penggajian ini juga nantinya akan tercatat secara otomatis dan Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat.

Sehingga, seluruh karyawan Anda akan mendapatkan haknya secara tepat waktu dan Anda juga bisa mengelola keuangan bisnis secara menyeluruh dengan lebih baik.

Jadi tunggu apa lagi? Coba dan gunakan Accurate Online sekarang juga dengan klik tautan gambar di bawah ini.

Referensi:

• https://www.forbes.com/advisor/business/payroll-accounting/