Komplain Pelanggan: Ini Cara Jitu Mengatasinya!

Dalam berbisnis, komplain pelanggan adalah suatu hal yang biasa. Biasanya, komplain pelanggan bisa terjadi karena ada rasa ketidakpuasan terkait produk atau pelanggan yang bisnis tawarkan. Sebaik apapun produk ataupun pelayanan jasa, kita tetap tidak akan bisa menghindari keluhan pelanggan secara penuh. Untuk itu, Anda harus mempersiapkan diri dengan baik untuk mengatasi komplain pelanggan.

Namun, tidak selamanya keluhan pelanggan itu negatif. Ada banyak sekali hal yang bisa Anda pelajari dari adanya keluhan pelanggan. Tentunya hal ini bisa membuat bisnis Anda untuk bisa mengatasi keluhan dengan baik dan mau menerima kritik untuk membangun bisnis.

Nah, berikut ini adalah cara yang efektif untuk mengatasi komplain dari pelanggan.

Cara Efektif Mengatasi Komplain Pelanggan

Selain produk, pelanggan juga bisa mengajukan komplain karena prosedur ataupun sistem pelayanan Anda yang lambat. Bila hal tersebut adalah memang penyebabnya, Anda harusnya bersyukur karena keluhan dari pelanggan bisa dijadikan sebagai suatu pengingat dan juga perbaikan untuk perkembangan serta perbaikan dalam bisnis.

Sebelum bisnis Anda bangrut dan ditinggal oleh setiap pelanggan, maka Anda harus terlebih dulu mendengar keluhan pelanggan dan menganalisa setiap kekurangan bisnis serta bagian mana saja yang memang tidak efektif dan bisa untuk diperbaiki.

Jika Anda bisa menangani keluhan dari pelanggan dengan baik, maka Anda akan bisa mendapatkan pelanggan yang loyal. Nah, berikut ini adalah cara mengatasi keluhan pelanggan dengan baik.

1. Ditangani Oleh Orang yang Tepat

Anda tidak boleh menugaskan sembarangan pegawai untuk bisa mengatasi keluhan dari pelanggan. Anda harus melatih mereka yang mampu mengisi tugas tersebut. Untuk bisa berada dalam posisi ini, mereka harus bisa selalu responsif dan menghargai setiap pelanggan dengan penuh rasa empati.

2. Responsif Terhadap Komplain

Saat ada komplain, maka setiap pelanggan pasti akan lebih menyukai bisnis yang responsif atas keluhan yang mereka alami. Keluhan yang masih di berbagai media sosial ataupun offline memiliki peran penting yang sama.

Untuk itu, keduanya harus bisa diatasi secara cepat. Bila dibiarkan, maka keluhan tersebut akan mampu merusak citra bisnis Anda. Nah, untuk bisa menangani keluhan yang terjadi di media sosial Anda harus bisa mendengarkan keluhan pelanggan, memberikan solusi, dan memberikan potongan harga atau refund yang memang bisa membantu memperbaiki kepercayaan pelanggan pada bisnis Anda.

Baca Juga: Cara Daftar GoFood Online dan Detail Biayanya

3. Menunjukkan Rasa Empati

Ketika menghadapi komplain dari pelanggan, maka Anda harus bisa menunjukkan rasa empati pada pelanggan Anda. Saat memberikan respon yang diiringi dengan empati, maka Anda akan ikut merasakan apa yang dirasakan oleh pelanggan.

Sehingga, Anda bisa mengetahui cara menangani keluhan yang baik dan merasakan apa yang dirasakan oleh pelanggan. Cara ini sudah terbukti mampu membuat pelanggan menerima solusi yang Anda berikan.

4. Meminta Maaf dan Bersikap Solutif

Bila Anda memang melakukan kesalahan, maka Anda harus bisa mengakui, meminta maaf dan menerima keluhann dengan penuh rasa sabar. Anda juga harus menawarkan solusi terbaik pada pelanggan Anda, bukan sekedar janji saja.

5. Jadikan Komplain Sebagai Evaluasi Bisnis

Kehadiran komplain bisa Anda jadikan sebagai pembelajaran untuk bisa meningkatkan produk atau layanan jasa yang Anda tawarkan. Anda bisa mengajak setiap karyawan untuk ikut serta dalam memberikan solusi dan masukan pada setiap keluhan.

Dengan begitu, maka setiap karyawan akan ikut bertanggung jawab dalam setiap permasalahan yang hadir di dalam bisnis, sehingga bisnis Anda bisa menangani keluhan secara cepat.

Baca Juga: Cara Daftar GrabFood Online secara Mudah dan Gratis

6. Hindari Alur Komplain yang Mempersulit

Umumnya, bisnis mengharuskan pelanggan yang ingin mengajukan komplain ke bagian customer service dan tidak menjelaskan siapa yang nantinya akan menangani keluhan tersebut. Sulitnya alur komplain pelanggan akan membuat keluhan tidak bisa diselesaikan dengan baik. Hal tersebut akan membuat pelanggan kabur sebelum keluhannya bisa teratasi.

7. Berterima Kasih atas Komplain yang Diberikan

Perlu Anda ketahui bahwa komplain adalah ulasan jujur yang diberikan oleh pelanggan yang membeli produk atau menggunakan jasa Anda. Dengan kehadiran keluhan, maka Anda akan mengetahui tingkat kualitas produk atau layanan yang Anda tawarkan pada pelanggan.

Adanya keluhan juga menandakan bahwa masih ada pelanggan yang percaya pada bisnis Anda agar bisa berbenah. Untuk itu, Anda harus mengutarakan terima kasih pada pelanggan Anda untuk bisa lebih meningkatkan kepercayaan mereka kembali.

Baca Juga: MRP Adalah Sistem yang Penting dalam Bisnis, Ini Penjelasannya!

8. Meningkatkan Kualitas

Setelah menerima komplain dan mengatasinya dengan baik, maka Anda bisa melakukan evaluasi dan terus belajar agar bisa meningkatkan kualitas produk atau layanan jasa yang Anda tawarkan. Ubahlah pemikiran Anda bahwa komplain adalah kritik yang sifatnya membangun, sehingga Anda bisa menghadapi keluhan dengan berani dan percaya diri.

Selain itu, Anda bisa memberikan pelatihan yang terbaik untuk mereka yang bertugas sebagai customer service, kasir, sales, atau penjaga toko agar mereka memang mampu mengatasi keluhan secara baik.

Selain itu, Anda juga bisa menangani komplain pelanggan dan cara mengatasinya dengan memanfaatkan teknologi, seperti dengan menggunakan aplikasi kasir atau software POS dari Accurate POS.

Kenapa? karena dengan Accurate POS, Anda tidak hanya bisa menyelesaikan setiap transaksi dengan cepat, namun juga bisa mengelola setiap pelanggan dengan baik dan benar.

Selain itu, karena sudah terintegrasi dengan ekosistem Accurate POS, Anda akan bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang penting untuk bisnis Anda secara otomatis, cepat, dan juga akurat.

Tertarik dengan Accurate POS? klik banner di bawah ini untuk mencobanya selama 30 hari, Gratis!