Perlu Anda ketahui bahwa order management system adalah sebuah solusi teknologi yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan proses pemesanan dalam bisnis.
Dalam beberapa tahun terakhis, order management system menjadi elemen penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
Dengan menggunakan order management system, Anda bisa memamantau dan mengelola pesanan dari awal hingga akhir, mulai dari penerimaan pesanan, pemrosesan, hingga pengiriman barang.
Tapi, bagaimana cara memilih order management system yang tepat untuk bisnis? Baca terus artikel di bawah ini hingga selesai untuk mengetahui jawabannya.
Pengertian order management system
ilustrasi order management system. source envato
Emily Maniey dalam laman Shopify menjelaskan bahwa order management system (OMS) adalah sebuah software yang dibuat untuk mengelola seluruh proses pemesanan produk atau layanan dalam suatu bisnis.
OMS mencakup berbagai fungsi mulai dari penerimaan pesanan, pemrosesan, pengelolaan inventaris, hingga pengiriman dan layanan after sales.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk melacak setiap pesanan secara real-time, sehingga Anda bisa memastikan bahwa setiap langkah dalam proses pemenuhan pesanan dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Baca juga: Pengertian Order Cycle Time dan Cara Mengoptimalkannya
Fungsi order management system
ilustrasi order management system. source envato
1. Menerima pesanan
Fungsi utama dari order management system (OMS) adalah menerima pesanan dari berbagai channel penjualan, seperti situs web e-commerce, toko fisik, aplikasi mobile, dan platform pihak ketiga seperti marketplace online.
Dengan mengumpulkan semua pesanan di satu tempat, OMS akan membantu Anda dalam mengelola pesanan secara lebih efisien dan mengurangi risiko kehilangan pesanan.
2. Memproses pesanan
Setelah pesanan diterima, OMS akan secara otomatis memprosesnya.
Proses tersebut mencakup verifikasi pesanan, pengecekan ketersediaan stok, dan pengalokasian barang dari inventaris.
OMS akan memastikan bahwa setiap pesanan diproses dengan cepat dan akurat, sehingga dapat meminimalisir human error yang biasanya terjadi dalam pemrosesan manual.
3. Mengelola inventaris
OMS dapat memantau inventaris secara real-time, yang mana hal tersebut akan memungkinkan Anda untuk mengetahui ketersediaan stok secara akurat. Dengan fitur ini, Anda bisa menghindari masalah kehabisan stok atau kelebihan persediaan.
Selain itu, OMS juga akan memberikan peringatan ketika stok barang mendekati batas minimum, sehingga Anda bisa segera melakukan pemesanan ulang.
4. Pengiriman dan pelacakan
OMS juga mampu mengelola proses pengiriman secara efisien, mulai dari memilih jasa pengiriman, mencetak label pengiriman, hingga melacak paket.
Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan informasi pelacakan secara real-time, sehingga mereka dapat mengetahui status pengiriman pesanan mereka.
Selain itu, fitur ini juga akan membantu Anda dalam meningkatkan transparansi dan kepercayaan pelanggan.
5. Layanan pelanggan
OMS juga akan menyediakan dukungan untuk layanan after-sales, seperti mengelola retur dan penukaran barang.
Sistem ini akan memudahkan pelanggan untuk mengajukan permintaan retur atau penukaran, serta membantu Anda dalam memproses permintaan tersebut dengan cepat dan efisien.
Selain itu, OMS juga dapat menyimpan riwayat pesanan pelanggan, yang mana hal tersebut dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih personal dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Baca juga: Purchase Order: Fungsi, Isi, Cara Membuat, Contohnya
Tips memilih order management system untuk bisnis
ilustrasi order management system. source envato
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Langkah pertama dalam memilih order management system (OMS) adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Pertimbangkan berbagai aspek, seperti volume pesanan, jumlah channel penjualan, jenis produk, dan kompleksitas proses pengelolaan pesanan.
Dengan memahami kebutuhan ini, Anda dapat mencari OMS yang memiliki fitur dan kapabilitas yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
2. Evaluasi fitur dan fungsionalitas
Setelah mengetahui kebutuhan bisnis, lakukanlah evaluasi fitur dan fungsionalitas yang ditawarkan oleh berbagai OMS.
Pastikan sistem yang dipilih memiliki fitur penting seperti manajemen inventaris, pelacakan pengiriman, integrasi dengan platform e-commerce, otomatisasi pemrosesan pesanan, dan dukungan after-sales.
Fitur tambahan seperti analitik dan laporan juga bisa menjadi nilai tambah yang akan membantu Anda dalam mengambil keputusan bisnis.
3. Kemudahan integrasi
OMS yang baik harus dapat diintegrasikan dengan mudah dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), sistem akuntansi, dan platform e-commerce.
Integrasi yang lancar ini akan memastikan data Anda dapat mengalir dengan lancar antar sistem, mengurangi redundansi data, dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Skalabilitas
Pilihlah OMS yang mampu berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Pertimbangkan apakah sistem tersebut dapat menangani peningkatan volume pesanan, menambahan channel penjualan, dan ekspansi ke pasar baru.
OMS yang skalabel ini akan membantu Anda dalam menghindari kebutuhan untuk mengganti sistem di masa depan seiring dengan berkembangnya bisnis Anda.
5. Keamanan dan kepatuhan
Keamanan data adalah faktor paling penting dalam memilih OMS. Pastikan sistem yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses, dan backup rutin.
Selain itu, pastikan OMS tersebut sudah mematuhi regulasi dan standar industri yang relevan, seperti GDPR untuk bisnis di Eropa atau PCI DSS untuk bisnis yang menangani pembayaran kartu kredit.
6. Customer support dan pelatihan
Custimer support yang baik sangat penting dalam memastikan OMS dapat berfungsi dengan optimal dalam bisnis Anda.
Pilihlah penyedia OMS yang mampu menawarkan dukungan teknis yang responsif dan kompeten, serta menyediakan pelatihan untuk tim Anda.
Pelatihan yang memadai ini akan membantu karyawan Anda untuk memahami dan memaksimalkan penggunaan OMS tersebut.
7. Biaya dan nilai
Terakhir, pertimbangkanlah biaya OMS dalam konteks nilai yang diberikan.
Selain biaya langganan atau pembelian sistem, perhitungkan juga biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan.
Bandingkan biaya tersebut dengan manfaat yang akan Anda peroleh, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pilihlah OMS yang menawarkan nilai terbaik sesuai dengan anggaran bisnis Anda.
Baca juga: Apa itu Average Order Value? Ini Pengertian dan Cara Mudah Menghitungnya
Penutup
Order management system (OMS) memainkan peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional bisnis Anda.
Dengan fitur di dalamnya seperti menerima pesanan, memproses pesanan, mengelola inventaris, pengiriman, dan layanan pelanggan, OMS dapat membantu Anda untuk mengelola pesanan secara lebih efisien dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Memilih OMS yang tepat memerlukan pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis, evaluasi fitur dan fungsionalitas, serta mempertimbangkan kemudahan integrasi, skalabilitas, keamanan, dukungan pelanggan, dan biaya.
Nah, Accurate POS menawarkan solusi lengkap yang tidak hanya mencakup fungsi-fungsi OMS di atas saja, tetapi juga menyediakan aplikasi kasir digital yang terintegrasi dengan baik.
Dengan Accurate POS, Anda dapat mengelola pesanan, inventaris, dan penjualan dalam satu platform, sehingga akan memudahkan pengelolaan bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Fitur-fitur unggulan seperti pelacakan real-time, integrasi dengan berbagai saluran penjualan, dan dukungan teknis yang handal membuat Accurate POS menjadi pilihan tepat untuk bisnis Anda.
Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda sekarang juga dengan tim kami dan coba gratis sekarang juga.
Referensi:
