Pengertian Purchasing Management dan 10 Cara Mudah Menjalankannya

Purchasing management merupakan aspek kritis dalam dunia bisnis modern. Dalam era di mana persaingan semakin ketat dan pasar global semakin kompleks, purchasing management menjadi salah satu komponen penting dalam strategi perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan konsep, prinsip, dan praktik terbaik dalam manajemen pembelian yang efektif, serta menggali dampaknya terhadap keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Dengan memahami peran vital dari purchasing management, perusahaan dapat mengoptimalkan proses mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang mereka tawarkan kepada pelanggan.

Pengertian Purchasing Management

ilustrasi purchasing management. source envato

Dirangkum dari laman Indeed, purchasing management adalah suatu disiplin atau fungsi dalam manajemen bisnis yang berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan evaluasi aktivitas yang terkait dengan akuisisi barang, jasa, atau bahan-bahan yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Tujuan dari purchasing management adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh barang atau layanan dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, dan dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Fungsi utama dari purchasing management adalah sebagai berikut:

• Perencanaan Pembelian: Menentukan apa yang harus dibeli, berapa banyak yang diperlukan, dan kapan barang atau jasa tersebut harus tersedia.
• Pengadaan: Proses pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, serta penandatanganan kontrak pembelian.
• Pengendalian Kualitas: Memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan.
• Pengendalian Biaya: Memantau dan mengelola anggaran pembelian untuk meminimalkan biaya dan meningkatkan efisiensi.
• Manajemen Stok: Mengelola persediaan barang untuk menghindari kelebihan persediaan yang berlebihan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasi perusahaan.
• Evaluasi Pemasok: Mengevaluasi kinerja pemasok dalam hal kualitas, harga, dan keandalan mereka.

Purchasing management memiliki peran yang sangat penting dalam kesuksesan suatu organisasi, karena pengeluaran untuk pembelian barang dan jasa dapat menyumbang sebagian besar biaya operasional.

Oleh karena itu, manajemen pembelian yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran, meningkatkan keuntungan, dan memastikan kelangsungan bisnis yang berkelanjutan.

Baca juga: Pengertian Integrasi Horizontal dan 8 Manfaat Utamanya

Prinsip dalam Menjalankan Purchasing Management

ilustrasi purchasing management. source envato

Dalam menjalankan purchasing management, terdapat beberapa prinsip penting yang harus diikuti untuk memastikan efektivitas dan efisiensi dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah beberapa prinsip utama dalam menjalankan purchasing management:

1. Penentuan Kebutuhan yang Jelas

Sebelum memulai proses pembelian, perusahaan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan mereka. Hal ini akan melibatkan identifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan spesifikasi yang relevan.

2. Evaluasi dan Seleksi Pemasok

Pemilihan pemasok yang tepat adalah langkah kunci dalam purchasing management. Perusahaan harus melakukan evaluasi yang cermat terhadap pemasok potensial berdasarkan kriteria seperti kualitas, harga, reliabilitas, dan rekam jejak bisnis.

3. Negosiasi Harga dan Kontrak

Proses negosiasi dengan pemasok penting untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan persyaratan kontrak yang menguntungkan. Kontrak harus mencakup detail seperti harga, jangka waktu, kualitas, dan ketentuan pembayaran.

4. Pengendalian Kualitas

Perusahaan harus memiliki sistem pengendalian kualitas yang kuat untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang diharapkan. Di dalamnya akan melibatkan pengujian, inspeksi, dan pemantauan secara berkala.

5. Manajemen Persediaan yang Efisien

Mengelola stok dengan bijak menjadi hal yang sangat penting. Persediaan yang berlebihan dapat mengikis keuntungan, sementara kekurangan persediaan dapat mengganggu operasi. Pengelolaan stok yang tepat dapat menghindari pemborosan dan biaya penyimpanan yang tidak perlu.

6. Transparansi dan Kepatuhan

Semua proses dalam purchasing management harus transparan dan mematuhi regulasi dan kebijakan perusahaan serta peraturan yang berlaku. Di dalamnya termasuk pelaporan yang akurat dan dokumentasi yang baik.

7. Pengelolaan Risiko

Perusahaan harus menganalisis dan mengelola risiko yang terkait dengan pengadaan, seperti fluktuasi harga, ketidakstabilan pasokan, atau perubahan dalam peraturan pemerintah.

8. Pemantauan Kinerja Pemasok

Perusahaan harus secara teratur mengevaluasi kinerja pemasoknya untuk memastikan bahwa mereka terus memenuhi harapan dan persyaratan kontrak.

9. Pemakaian Teknologi dan Inovasi

Mengadopsi teknologi dan inovasi terbaru dalam purchasing management dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pengadaan.

10. Komitmen terhadap Keberlanjutan

Berfokus pada praktik pengadaan yang berkelanjutan, seperti memilih pemasok yang ramah lingkungan atau mendukung prinsip-prinsip sosial yang baik, dapat meningkatkan reputasi perusahaan dan memenuhi tuntutan konsumen yang semakin peduli terhadap keberlanjutan.

Prinsip-prinsip ini merupakan panduan penting dalam menjalankan purchasing management yang sukses. Dengan mematuhi prinsip-prinsip ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian mereka, mengurangi risiko, dan mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih baik.

Baca juga: Pengertian Risiko Operasional dan 11 Strategi Manajemen Risiko yang Efektif

Praktik Terbaik dalam Menjalankan Purchasing Management

ilustrasi purchasing management. source envato

Praktik terbaik dalam menjalankan purchasing management adalah mengikuti sejumlah pendekatan dan tindakan yang telah terbukti efektif dalam mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa.

Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik yang dapat membantu perusahaan menjalankan purchasing management dengan efisien dan berhasil:

1. Penyusunan Rencana Pembelian yang Tepat

Sebelum memulai pengadaan, perusahaan harus merencanakan kebutuhan mereka secara detail. Hal ini termasuk menentukan spesifikasi produk atau layanan, kuantitas yang dibutuhkan, waktu pengiriman yang diinginkan, dan anggaran yang tersedia.

2. Evaluasi Pemasok dengan Cermat

Melakukan penilaian pemasok secara menyeluruh adalah langkah penting. Pertimbangkanlah beberapa aspek penting di dalamnya,  seperti kualitas produk atau layanan, reputasi pemasok, harga, kapasitas produksi, dan keandalan pengiriman.

3. Proses Negosiasi yang Efektif

Menguasai seni negosiasi harga dan persyaratan kontrak adalah keterampilan kunci dalam purchasing management. Pastikan tim pembelian Anda terlatih dalam negosiasi yang menguntungkan perusahaan.

4. Implementasi Sistem Manajemen Pembelian

Aplikasi atau platform ini akan membantu mengotomatisasi proses pembelian, melacak inventaris, dan menghasilkan laporan. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manusiawi, dan memungkinkan pemantauan yang lebih baik.

5. Pengendalian Kualitas yang Ketat

Pastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan. Prosesnya akan melibatkan inspeksi, pengujian, dan pemantauan yang teratur.

6. Manajemen Persediaan yang Optimal

Jagalah stok barang dalam jumlah yang sesuai untuk menghindari kelebihan persediaan atau kekurangan yang dapat menghambat operasi perusahaan.

7. Kolaborasi dengan Pemasok

Bekerjasamalah dengan pemasok agar dapat membantu dalam mengidentifikasi peluang penghematan, perbaikan proses, dan inovasi bersama. Cara ini juga dapat memperkuat hubungan bisnis jangka panjang.

8. Pengukuran Kinerja dan Pelaporan

Memonitor kinerja departemen pembelian secara teratur dan menghasilkan laporan yang relevan untuk mengidentifikasi area-area perbaikan dan mengukur pencapaian target.

9. Kepatuhan dan Etika

Pastikan bahwa semua aktivitas pembelian mematuhi regulasi, hukum, dan etika bisnis yang berlaku. Hindarilah konflik kepentingan dan praktik yang meragukan.

10. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Pastikan tim pembelian Anda memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka secara efektif. Berikanlah pelatihan secara reguler untuk menjaga mereka terkini dengan tren dan praktik terbaru dalam industri.

11. Manajemen Risiko

Identifikasi dan kelola risiko yang terkait dengan pengadaan, termasuk risiko harga, risiko pasokan, dan perubahan dalam lingkungan bisnis.

12. Keberlanjutan

Berfokus pada pengadaan yang berkelanjutan dengan memilih pemasok yang ramah lingkungan dan mendukung prinsip-prinsip sosial yang baik.

Mengikuti praktik-praktik terbaik ini akan membantu perusahaan mengoptimalkan proses pembelian mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi, yang pada gilirannya akan berkontribusi pada keberhasilan keseluruhan bisnis.

Baca juga: Apa itu MPOS? Ini Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis!

Penutup

Jadi, purchasing management adalah komponen penting dalam operasi bisnis yang sukses.

Dengan menerapkan praktik-praktik terbaik dalam pengadaan barang dan jasa, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih baik. Pentingnya purchasing management dalam mencapai keunggulan kompetitif tidak dapat diabaikan.

Selain itu, dalam dunia bisnis yang berubah cepat, perusahaan harus tetap fleksibel dan responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis, regulasi, dan teknologi.

Menerapkan inovasi dan beradaptasi dengan perubahan akan memastikan bahwa purchasing management terus menjadi sumber daya yang berharga bagi kesuksesan perusahaan.

Salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk terus beradaptasi, terutama di zaman yang sudah serba digital ini adalah dengan menggunakan aplikasi kasir digital dari Accurate POS.

Accurate POS bukan hanya sekedar aplikasi kasir yang akan mempercepat proses transaksi di konter kasir saja. Accurate POS adalah aplikasi kasir digital yang akan membantu Anda dalam mengelola bisnis secara lebih efektif dan efisien.

Aplikasi ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara akurat, mengelola pelanggan, mengelola karyawan, mengelola aset dan persediaan, dan masih banyak lagi.

Ayo buktikan sendiri dengan mencoba Accurate POS selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.