Apa itu Ticketing? Ini Pengertian, Manfaat dan Cara Kerjanya!

Bila ada pelanggan atau customer service atau customer support atau CS, sudah pasti Anda akan terbiasa dalam menerima berbagai jenis pesan yang berisi pertanyaan atau keluhan dari pelanggan. Namun, bila semua pelanggan melakukan panggilan pada nomor yang sama, maka tim CS akan kewalahan dalam menanganinya. Nah, membuat sistem ticketing adalah salah satu solusinya.

Pihak perusahaan bisa mengubah berbagai pesan yang masuk tersebut menjadi suatu sistem tiket agar bisa menampung pesan yang berasal dari pelanggan. Dengan menggunakan sistem ticketing yang baik, maka Anda akan terbantu dalam mengubah pesan menjadi tiket, sehingga CS bisa bekerja secara baik dan rapi.

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan membagikan berbagai hal yang harus Anda ketahui tentang ticketing.

Apa itu Sistem Ticketing?

Berdasarkan laman helpshift, Sistem ticketing adalah suatu sistem yang mampu membantu pihak perusahaan untuk bisa mengelola, menampung dan juga melacak permintaan dari pelanggan.

Para pelanggan seringkali memberi pertanyaan ataupun keluhan pada pihak perusahaan via telepon atau suatu pesan. Nah dengan adanya sistem ticketing, maka berbagai pesan yang masuk dari beragam jenis platform akan berubah menjadi suatu tiket pelanggan.

Jadi hanya dengan menggunakan satu platform saja, sistem ticketing ini akan mempermudah tim customer support dalam memprioritaskan pesan lalu melacak dan juga melakukan follow-up permintaan pelanggan.

Komunikasi antar tim customer support dan pelanggan dalam menangani keluhan akan bisa teratasi secara lebih baik dengan adanya sistem ticketing.

Perlu Anda ketahui juga bahwa setiap pelanggan memiliki caranya sendiri saat ingin mengajukan pertanyaan atau memberikan keluhan pada perusahaan. Beberapa pelanggan ada yang lebih suka menelepon langsung ke tim CS, beberapa yang lainnya ada yang lebih mengirim pesan dalam bentuk chat di aplikasi instant messaging atau aplikasi media sosial.

Perusahaan umumnya memiliki berbagai jenis saluran untuk sarana komunikasi pelanggannya. Namun apapun saluran komunikasinya, setiap pelanggan ingin cepat mendapatkan balasan dari perusahaan untuk menangani masalahnya.

Untuk itu, diperlukanlah sistem ticketing agar bisa mengelompokkan keluhan dan pertanyaan dari pelanggan dan bisa memprioritaskan tiket yang masuk. Perusahaan juga bisa menentukan cara merespon yang baik untuk setiap kasus yang dialami para pelangganya.

Baca juga: Aplikasi Pindai Barcode Terbaik agar Lebih Mudah Mengelola Bisnis

Manfaat Menggunakan Sistem Ticketing

Jumlah pelanggan yang membeli ataupun menggunakan bisnis akan membuat volume transaksi pelanggan dalam bisnis bisa meningkat, baik itu komunikasi pada keluhan ataupun pertanyaan. Nah untuk bisa menangani hal tersebut, sistem ticketing sangat diperlukan agar tidak perlu menambah staf pelayanan.

Selain mampu meminimalisir pengeluaran, sistem ticketing pun mampu memberikan manfaat lain untuk tim CS, yaitu:

1. Organisasi

Sistem ticketing mampu mengatur dan juga membuat katalog kasus keluhan yang jumlahnya sangat besar untuk semua departemen layanan pelanggan. Inilah yang menjadi keunggulan dari sistem ticketing.

Dengan adanya kemampuan tersebut, staf akan lebih mudah dalam mengelola banyak kasus secara sekaligus. Setiap tiket juga nantinya akan diberikan label yang bisa diprioritaskan berdasarkan urgensinya, sehingga akan lebih mudah untuk menangani berbagai jenis kasus.

Kehadiran ini sangat penting saat ada kondisi kritis, seperti ketika pelanggan mengajukan sejumlah besar keluhan dan tiket layanan terkait masalah tertentu. Sistem ini juga nantinya akan mengidentifikasi berbagai masalah, lalu mengelompokkannya menjadi beberapa kasus, sehingga staf bisa secara cepat menangani keluhan secara bersamaan.

2. Sentralisasi Informasi

Sistem ticketing akan menyimpan tiket permasalahan dalam satu perangkat lunak, sehingga staf bisa mencari berbagai permasalahan yang terdahulu. Dengan disimpannya tiket terdahulu, maka staf bisa menggunakan dan merujuk tiket untuk kasus yang nantinya akan datang.

Hal ini tidak hanya akan membantu analitik layanan pelanggan, tapi juga akan membantu staff untuk bisa mencari solusi yang lebih tepat agar bisa menyelesaikan suatu kasus di masa depan bila ada kasus yang sebelumnya sudah diatasi.

Baca juga: Rekomendasi Software Minimarket Terbaik di Indonesia

3. Komunikasi

Kehadiran omnichannel akan membantu pelanggan dalam mengakses layanan pelanggan dengan beragam saluran komunikasi yang berbeda.

Jika perusahaan Anda menggunakan omnichannel, maka staf bisa menggabungkan komunikasi pelanggan ke dalam suatu utas bila menggunakan sistem ticketing. Sehingga, seluruh komunikasi akan pindah ke dalam satu saluran individu.

Jika pelanggan melakukan komunikasi dengan platform yang berbeda pun permasalahan yang diajukan akan tetap tercatat di tempat yang sama. Data akan tetap tergabung ke dalam satu layanan, sehingga perusahaan tidak akan kehilangan detail yang penting.

4. Aksesibilitas

Kehadiran sistem pelanggan akan membantu mereka dan tim CS untuk melakukan komunikasi, sehingga tidak akan ada lagi batasan pada satu lokasi yang sama.

Pelanggan bisa mengakses tiket dengan melalui email mereka dan juga mengirimkan pertanyaan secara langsung ke tim CS yang menangani kasus mereka. Sehingga akan meningkatkan kepuasan para pelanggan karena perusahaan sudah mendengar berbagai keluh kesah dari pelanggan.

Tekanan yang terjadi dari tim CS untuk bisa menyelesaikan kasus secara lebih cepat pun bisa berkurang dengan faktor aksesibilitas tersebut. Pelanggan juga tidak diwajibkan untuk memiliki akses ke alamat email pribadi perusahaan, sehingga sistem bisa bekerja secara otomatis untuk mendapatkan dan merespon pesanan dari pelanggan.

Sehingga, perusahaan tidak perlu khawatir lagi dengan adanya pelanggan yang tidak sabar untuk segera ditanggapi.

Baca juga: Rekomendasi Software Toko Terbaik untuk Bisnis Ritel Anda

Penutup

Setelah membaca berbagai penjelasan yang kami jabarkan di atas, sekarang Anda tentu sudah mengetahui peran penting sistem ticketing untuk tim CS dalam menangani keluhan pelanggan.

Selain sistem ticketing, sistem lainnya yang tidak boleh Anda lewatkan adalah sistem POS atau aplikasi kasir digital dari Accurate POS. Kenapa? Karena selain mampu mempercepat proses transaksi di konter kasir, Accurate POS juga mampu membantu Anda dalam mengelola pelanggan, mengelola persediaan barang, melakukan penjualan dan pembelian, dan masih banyak lagi.

Selain itu, karena sudah terintegrasi dengan ekosistem Accurate Online, Anda juga bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Sehingga, Anda bisa lebih mudah dalam menjalankan dan mengelola bisnis.

Tertarik menggunakan Accurate POS? Coba gratis sekarang juga selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.