Business Process Management (BPM) : Pengertian dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Business Process Management atau BPM adalah suatu hal yang sangat penting untuk suatu perusahaan.

Kenapa? Karena hal tersebut akan membantu perusahaan dalam memaksimalkan keuntungan dan memperoleh keunggulan yang kompetitif di hadapan para kompetitor mereka.

Berdasarkan laman Wikipedia, BPM adalah suatu metode yang mampu mendukung alur kerja yang dibutuhkan agar bisa menjalankan bisnis yang sukses.

Anda bisa melakukan investasi pada software atau aplikasi BPM untuk seluruh lini bisnis Anda, mulai dari pengendalian, desain, dan bahkan untuk analisis data dan performa.

Suatu perusahaan yang memanfaatkan teknologi BPM akan mampu mengatasi tantangan dan juga mengenali peluang masa depan sebelum kompetitor mereka melakukannya.

Tanpa menggunakan BPM, maka suatu bisnis tidak bisa bersaing di tengah pasar yang sangat ketat seperti saat ini. Setiap perusahaan berlomba-lomba menggunakan aplikasi BPM untuk menjalankan operasional bisnis mereka

Ingin mengenal lebih dalam tentang BPM atau Business Process Management? Tenang, kami sudah merangkumnya dalam artikel tentang BPM di bawah ini.

Apa yang Dimaksud dengan BPM?

BPM adalah suatu aspek dari manajemen operasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dan digunakan untuk keperluan mengkaji peningkatan performa, efisiensi, serta efektivitas proses bisnis agar bisa memaksimalkan setiap proses bisnis.

Cara melakukan BPM adalah dengan membuat otomasi proses sekaligus membuat kemampuan yang baik dalam mengelola setiap perubahan.

Setiap perusahaan tentunya akan memerlukan proses bisnis yang berbeda. Bila Anda bisa mengelola dan menjalankan bisnis dengan baik, tentunya Anda bisa meningkatkan berbagai peluang bisnis yang bagus.

Oleh karena itu, pasti Anda akan berusaha keras untuk membuat prosedur bisnis di dalam perusahaan Anda seideal mungkin agar perusahaan yang Anda pimpin mempunyai berbagai nilai yang lebih bersifat kompetitif.

Tapi setelah berusaha keras untuk membuat prosedur bisnis yang ideal, terkadang masih ada perbedaan dengan yang ada di lapangan.

Biasanya, kesulitan yang terjadi dalam proses bisnis adalah, stagnasi, tidak efisien, redundancy, dan berbagai kesulitan lainnya.

Hal tersebut tentunya bisa menimbulkan bahaya pada perusahaan yang Anda pimpin, karena akan membuat Anda tidak bisa mencapai target yang sebelumnya sudah Anda buat.

Oleh karena itu, BPM adalah solusi yang tepat untuk mengatasi berbagai kesulitan tersebut.

Kenapa? Karena BPM adalah suatu sistem yang mampu membantu Anda dalam mengawasi dan mengontrol semua aspek yang berada di dalam proses bisnis, mulai dari workflow, pemasok, pelanggan, sampai mengelola karyawan.

Selain itu, Anda juga bisa meningkatkan kualitas proses bisnis dengan membuat mekanisme umpan balik yang lebih baik, berkelanjutan, dan juga realtime.

Sehingga, Anda bisa melakukan identifikasi masalah sedini mungkin dan bisa segera mengatasinya sebelum menjadi lebih besar.

Baca Juga: 12 Topik Presentasi Bisnis yang Harus Anda Ketahui

Manfaat Business Process Management

Alasan utama kenapa Anda harus menggunakan BPM adalah agar bisa menghadapi ketatnya persaingan bisnis saat ini dan di masa depan.

Selain itu, keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dari menerapkan BPM adalah bisa lebih unggul dari para kompetitor, meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, serta meningkatkan proses bisnis.

1. Mengasah Kemampuan Berbisnis

Perubahan yang terjadi pada kondisi pasar tentu hal yang pasti harus Anda hadapi ketika menjalankan bisnis.

Tentunya, Anda harus berusaha untuk mengembangkan proses bisnis agar bisa mengimbangi perubahan yang terjadi tersebut.

Nah dengan menerapkan BPM, maka Anda bisa mengambil jeda waktu saat terjadi perubahan kondisi pasar, melakukan perubahan pada proses bisnis, dan melanjutkan bisnis Anda kembali.

Tindakan tersebut dinilai sangat tepat karena selain bisa memastikan bahwa proses bisnis berada dalam alur yang tepat, Anda pun bisa melakukan adaptasi pada berbagai perubahan kondisi pasar.

Selain itu, bisnis Anda pun bisa berkembang lebih maju karena Anda bisa melihat berbagai peluang yang ada untuk bisa mengembangkan proses bisnis dan bekerja lebih maksimal, sehingga bisa mendapatkan keuntungan yang lebih besar.

2. Efisiensi Biaya dan Peningkatan Keuntungan

Manfaat lainnya dalam menerapkan BPM adalah Anda bisa mengurangi biaya yang berkaitan dengan proses bisnis dan meningkatkan produktivitas dan juga kualitas kinerja karyawan Anda. Sehingga, akan bisa mempengaruhi pendapatan bisnis Anda.

3. Peningkatan Efisiensi Proses Bisnis

Karena proses bisnis Anda berjalan secara terintegrasi dari awal sampai dengan akhir, maka hal tersebut akan mempermudah Anda dalam memperoleh berbagai informasi terkait suatu proses serta semua pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut.

Selain itu, Anda juga bisa melakukan pemantauan dan pengendalian secara lebih mudah.

Anda pun bisa menyiapkan berbagai tindakan antisipasi bila terjadi sesuatu yang tidak diinginkan di dalam proses bisnis Anda.

4. Visibilitas yang Lebih Baik

Sistem BPM yang menggunakan software tertentu juga akan mengotomasi proses bisnis Anda. Sehingga, Anda bisa langsung menilai proses bisnis secara real time.

Selain itu, proses bisnis yang sudah dioptimasi pun bisa membuat Anda bisa menjalankan proses bisnis tanpa membutuhkan SDM yang lebih banyak dan bisa menciptakan sistem pengawasan yang lebih intensif.

Transparansi bisnis Anda pun akan meningkat, sehingga akan berdampak pada manajemen dan bisa memahami proses bisnis yang sedang Anda jalankan

5. Peningkatan Ketaatan, Keselamatan dan Keamanan

Sebagai pebisnis, Anda pasti sudah mengerti tentang laporan keuangan, undang-undang ketenagakerjaan, serta aturan dari pemerintah lainnya yang harus Anda taati.

Dengan menerapkan BPM, maka Anda bisa memastikan bahwa bisnis Anda sudah berada dalam koridor serta standar hukum yang tepat.

Baca juga: 7 Cara Memulai Bisnis yang bisa Anda Terapkan Secara Bertahap

Langkah-langkah Melakukan Business Process Management

ilustrasi Business Process Management. source envato.

Langkah-langkah dalam Business Process Management (BPM) mencakup serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk merencanakan, melaksanakan, mengoptimalkan, dan memantau proses bisnis.

Berikut ini adalah langkah-langkah umum dalam BPM beserta contoh aksi yang dilakukan oleh perusahaan ritel:

1. Identifikasi Proses

Identifikasi dan dokumentasikan proses bisnis yang ada dalam organisasi, baik yang bersifat inti maupun pendukung.

Contoh BPM: 

Perusahaan ritel mengidentifikasi proses pembelian produk dari pemasok, penyimpanan barang di gudang, pemrosesan pesanan pelanggan, dan pengiriman barang.

2. Pemodelan Proses

Buat model visual dari proses bisnis menggunakan alat seperti diagram aliran kerja atau BPMN untuk memahami aliran kerja, input, output, dan aktivitas yang terlibat.

Contoh BPM: 

Proses-proses ini dimodelkan dalam bentuk diagram aliran kerja yang menunjukkan langkah-langkah dari awal hingga akhir, termasuk langkah-langkah yang dilakukan oleh staf dan sistem.

3. Analisis Proses

Evaluasi proses yang ada untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, seperti peningkatan efisiensi, mengurangi pemborosan, atau meningkatkan kualitas layanan.

Contoh BPM: 

Manajemen ritel menganalisis proses-proses ini untuk menemukan area-area di mana pemborosan waktu atau biaya terjadi, seperti penundaan dalam pengiriman barang atau kelebihan stok.

4. Perancangan Proses

Merancang proses yang dioptimalkan berdasarkan hasil analisis, termasuk mengidentifikasi peran, tanggung jawab, dan alat yang diperlukan.

Contoh BPM: 

Manajemen ritel menganalisis proses-proses ini untuk menemukan area-area di mana pemborosan waktu atau biaya terjadi, seperti penundaan dalam pengiriman barang atau kelebihan stok.

5. Implementasi

Implementasikan perubahan proses yang direncanakan, termasuk penggunaan teknologi seperti perangkat lunak BPM atau otomatisasi proses bisnis (BPA) jika diperlukan.

Contoh BPM: 

Perubahan proses yang direncanakan diimplementasikan, termasuk pelatihan staf tentang prosedur baru dan penerapan perangkat lunak otomatisasi untuk memfasilitasi pengelolaan inventaris.

6. Pelaksanaan dan Monitoring

Jalankan proses baru dan monitor kinerjanya secara teratur untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai yang direncanakan dan mengidentifikasi area perbaikan lebih lanjut.

Contoh BPM: 

Proses baru dijalankan, dan manajemen memonitor kinerjanya menggunakan metrik seperti waktu pemrosesan pesanan dan tingkat kepuasan pelanggan.

7. Optimisasi

Terus evaluasi dan perbaiki proses berdasarkan data dan umpan balik, serta terapkan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Contoh BPM: 

Perusahaan terus melakukan evaluasi dan penyesuaian, seperti menyesuaikan jumlah stok berdasarkan permintaan pelanggan atau memperbarui sistem untuk meningkatkan visibilitas inventaris.

8. Manajemen Perubahan

Kelola perubahan organisasi yang terkait dengan implementasi dan pengoptimalan proses bisnis, termasuk komunikasi, pelatihan, dan dukungan kepada karyawan.

Contoh BPM: 

Manajemen berkomunikasi secara terbuka dengan karyawan tentang perubahan yang dilakukan dan memberikan pelatihan yang diperlukan untuk mendukung adopsi perubahan.

9. Pemantauan dan Pelaporan

Pantau kinerja proses secara berkala menggunakan metrik kinerja kunci (KPI) dan hasilkan laporan untuk memahami pencapaian tujuan bisnis dan menunjukkan dampak perubahan.

Contoh BPM: 

Kinerja proses dipantau secara berkala, dan laporan diberikan kepada manajemen untuk menunjukkan dampak dari perubahan proses terhadap kinerja bisnis secara keseluruhan.

10. Kontinuitas

Proses BPM adalah suatu siklus yang terus berlanjut. Selalu evaluasi dan perbaiki proses secara berkala sesuai dengan perubahan dalam lingkungan bisnis dan kebutuhan organisasi.

Contoh BPM: 

Perusahaan terus memperbarui dan meningkatkan proses mereka sesuai dengan perubahan dalam kebutuhan pelanggan dan lingkungan bisnis yang berubah.

Tahap ini mungkin melibatkan adopsi teknologi baru atau penyesuaian strategi operasional.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Penutup

Jadi, BPM adalah suatu aspek dari manajemen operasi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dan digunakan untuk keperluan mengkaji peningkatan performa, efisiensi, serta efektivitas proses bisnis agar bisa memaksimalkan setiap proses bisnis.

Terdapat banyak sekali manfaat yang akan Anda rasakan bila bisa menerapkan BPM dengan baik, yang pada akhirnya akan bisa meningkatkan pendapatan Anda.

Namun, jangan lupa untuk selalu mencatat pendapatan yang sudah Anda dapatkan ke dalam laporan laba rugi agar selanjutnya bisa dipindahkan ke dalam laporan keuangan. Laporan keuangan ini sangat penting sekali agar Anda bisa membuat keputusan bisnis yang tepat di masa depan.

Nah, saat ini Anda sudah bisa lebih mudah dalam membuat laporan keuangan dengan aplikasi akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat.

Berbagai fitur luar biasa yang ada di dalamnya pun akan membuat operasional bisnis Anda berjalan lebih efektif dan efisien.

Ayo coba Accurate Online sekarang juga dengan klik banner di bawah ini.