Poin penting
- Purchase order (PO) adalah dokumen resmi permintaan pembelian dari pembeli ke penjual, serta berfungsi sebagai kontrak tertulis.
- Komponen yang wajib terdapat di dalam PO adalah informasi perusahaan pembeli, data vendor/supplier, nomor dan tanggal PO, detail/spesifikasi barang, syarat pembayaran dan ketentuan pengiriman.
- Penggunaan template purchase order dapat mempercepat pembuatan dan mengurangi risiko salah tulis, download format purchase order di sini!
Apakah Anda sedang mencari referensi atau contoh surat purchase order (purchase order letter)? Jika iya, maka Anda sudah berada di tempat yang tepat.
Artikel ini akan membantu Anda dalam membuat dokumen pemesanan barang secara profesional.
Sebagai dokumen resmi antara pembeli dan penjual, purchase order menjadi bukti tertulis transaksi bisnis Anda.
Format penulisan dan struktur dokumen PO ini perlu dibuat dengan teliti agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.
Jadi, ayo simak bersama panduan lengkap beserta templat gratis untuk membuat surat PO standar business-to-business (B2B)!
Apa itu surat purchase order?
Surat purchase order (PO) merupakan dokumen formal yang di dalamnya berisi permintaan pembelian barang atau jasa dari pembeli kepada penjual.
Dokumen resmi tersebut menjelaskan detail pesanan secara spesifik, mulai dari jenis barang, jumlah, harga per unit, hingga ketentuan pembayaran serta pengiriman.
Dalam dunia business-to-business (B2B), surat purchase order berfungsi sebagai kontrak yang mengikat antara dua pihak saat melakukan transaksi.
Penerbit PO biasanya adalah departemen procurement atau bagian pembelian dari sebuah perusahaan.
Menurut situs Investopedia.com, surat purchase order menjadi alat kontrol dan dokumentasi penting dalam siklus procurement.
Dengan adanya PO, Anda dapat menghindari duplikasi pesanan dan memastikan semua pihak yang memiliki catatan tertulis tentang kesepakatan transaksi.
Baca juga: Download Template Nota Penjualan dan Pembelian untuk Bisnis Anda
Elemen penting di dalam surat purchase order
Dalam format purchase order terdapat beberapa komponen yang harus Anda sertakan, beberapa di antaranya adalah:
1. Informasi perusahaan pembeli
Bagian atas surat purchase order harus mencantumkan data lengkap perusahaan pembeli. Detail tersebut mencakup nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, email, serta logo perusahaan.
Informasi ini akan memudahkan vendor dalam mengidentifikasi asal pesanan dengan cepat.
2. Data vendor atau supplier
Cantumkan juga informasi lengkap pihak penjual atau supplier yang berisi nama perusahaan, alamat, kontak person in charge (PIC), serta nomor telepon.
Data vendor akan menjadi rujukan utama pengiriman barang dan penagihan invoice nantinya.
3. Nomor PO dan tanggal pemesanan
Setiap format purchase order wajib memiliki nomor unik sebagai tracking ID. Format penomoran harus disesuaikan dengan sistem internal perusahaan Anda.
Cantumkan juga tanggal pembuatan PO untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
Baca juga: Perbedaan Kwitansi, Invoice, Memo, dan Bon
4. Spesifikasi barang
Uraikan detail barang pesanan secara rinci yang di dalamnya menacakup:
- Nama/deskripsi produk
- Kode barang (item code)
- Jumlah pesanan
- Satuan (unit)
- Harga per unit
- Total harga
5. Syarat pembayaran
Jelaskan juga metode dan tenggat waktu pembayaran (payment terms). Contohnya pembayaran dilakukan 30 hari setelah barang diterima (net 30 days) atau pembayaran dimuka 50% (down payment).
6. Ketentuan pengiriman
Cantumkanlah alamat pengiriman lengkap, estimasi waktu kedatangan (estimated time arrival), dan metode pengiriman barang. Sertakan juga kontak person penerima barang di lokasi tujuan.
7. Tanda tangan pihak berwenang
Surat purchase order juga perlu ditandatangani pejabat yang berwenang sesuai dengan limit approval perusahaan Anda.
Biasanya proses ini memerlukan mereka yang menjabat sebagi supervisor pembelian, manajer procurement, atau direktur keuangan.
Baca juga: 8 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga
Cara membuat purchase order
Membuat purchase order (PO) yang jelas dan profesional sangat penting supaya proses pembelian barang berjalan efektif serta meminimalkan kesalahan.
Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat format purchase order yang baik:
1. Isi data perusahaan pembeli dan supplier
Masukkan nama, alamat, dan kontak perusahaan pembeli serta data lengkap supplier. Informasi ini membantu identifikasi dan memudahkan komunikasi antara dua pihak.
2. Cantumkan nomor PO dan tanggal pemesanan
Buat nomor PO unik sebagai identitas transaksi, lalu tambahkan tanggal pembuatan untuk mendukung pelacakan dokumen.
3. Lengkapi detail pesanan
Tulis nama barang, kode produk, jumlah pesanan, satuan, harga per unit, dan total harga. Rincian lengkap membantu supplier menyiapkan barang sesuai permintaan.
4. Tentukan syarat dan metode pembayaran
Jelaskan cara pembayaran (misal: transfer, tunai, atau tempo) beserta batas waktu pembayaran, misalnya “net 30 days” atau “pembayaran DP 50%”.
5. Sebutkan ketentuan pengiriman
Isi alamat pengiriman, estimasi kedatangan barang, serta metode pengantaran. Sertakan juga kontak penerima jika barang dikirim ke lokasi tertentu.
6. Persiapkan kolom persetujuan dan tanda tangan
Tambahkan kolom tanda tangan pihak berwenang seperti manajer pembelian atau supervisor, guna mengesahkan pesanan sebelum dikirim ke supplier.
7. Kirim purchase order ke supplier
Setelah semua data benar, kirim dokumen PO melalui email, aplikasi procurement, atau metode lain yang telah disepakati. Simpan salinannya untuk arsip internal.
Baca juga: Pengertian Software Purchase Order dan 5 Manfaatnya
Download template surat purchase order gratis
Membuat format purchase order dari awal tentu membutuhkan waktu ekstra. Apalagi jika Anda baru pertama kali menyusun dokumen pemesanan barang untuk keperluan bisnis.
Untuk memudahkan proses pembuatan surat purchase order, kami telah menyiapkan contoh template purchase order yang siap pakai dalam format Spreadsheet.
Contoh surat purchase order tersebut telah dilengkapi formula otomatis untuk menghitung subtotal dan grand total pesanan.
Contoh format purchase order ini juga dirancang sesuai standar business document dengan memperhatikan komponen penting seperti:
- Header perusahaan
- Informasi supplier
- Detail pesanan barang
- Terms & conditions
- Kolom approval
Beberapa manfaat yang akan Anda rasakan dalam menggunakan template surat purchase order adalah sebagai berikut:
- Menghemat waktu pembuatan dokumen
- Mengurangi risiko kesalahan penulisan
- Format konsisten dan profesional
- Mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan
Unduh contoh template purchase order melalui link di bawah:
Selain dengan templat di atas, pembuatan purchase order juga dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat dengan Fitur Pesanan Pembelian di aplikasi akuntansi Accurate Online.
Berikut adalah tampilan purchase order dari Accurate Online yang bisa Anda nikmati secara gratis selama 30 hari, coba gratis Accurate Online sekarang!
Baca juga: Order Management System: Pengertian dan Tips Memilihnya
Penutup
Membuat surat purchase order menjadi lebih cepat dengan template siap pakai! template purchase order yang kami berikan dapat Anda unduh dalam lengkap dengan formula otomatis untuk kalkulasi total pesanan.
Contoh surat purchase order profesional tersebut juga telah mencakup semua elemen standar business document, mulai dari header perusahaan, data supplier, detail pesanan, hingga terms and conditions.
Semua komponen tersebut dirancang untuk membantu Anda membuat dokumen pemesanan barang secara efisien.
Proses dokumentasi pembelian Anda juga akan semakin optimal ketika Anda mengintegrasikan surat purchase order dengan software akuntansi Accurate Online.
Platform bisnis yang saling terintegrasi ini memungkinkan Anda mengelola seluruh transaksi pembelian secara digital, dari PO hingga pembayaran.
Accurate Online juga terintegrasi dengan Accurate POS sebagai aplikasi kasir digital dan Bliss untuk program loyalitas pelanggan.
Semua data transaksi tersinkronisasi secara otomatis, sehingga laporan keuangan Anda selalu akurat dan real-time.
Tertarik mencoba kemudahan mengelola bisnis dengan Accurate Online? Dapatkan akses gratis sekarang juga! Klik gambar di bawah untuk memulai free trial 30 hari. Experience baru dalam manajemen bisnis menanti Anda!
Referensi:
