Apakah Anda sedang mencari referensi untuk download surat purchase order (purchase order letter)? Jika iya, maka Anda sudah berada di tempat yang tepat.
Artikel berikut ini akan membantu Anda dalam membuat dokumen pemesanan barang secara profesional. Sebagai dokumen resmi antara pembeli dan penjual, purchase order menjadi bukti tertulis transaksi bisnis Anda.
Format penulisan dan struktur dokumen PO omo perlu dibuat dengan teliti agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.
Jadi, ayo simak bersama panduan lengkap beserta template gratis untuk membuat surat PO standar business-to-business (B2B)!
Apa itu surat purchase order?
Surat purchase order (PO) merupakan dokumen formal yang berisi permintaan pembelian barang atau jasa dari pembeli kepada penjual.
Dokumen resmi tersebut menjelaskan detail pesanan secara spesifik, mulai dari jenis barang, jumlah, harga per unit, hingga ketentuan pembayaran serta pengiriman.
Dalam dunia business-to-business (B2B), surat purchase order berfungsi sebagai kontrak yang mengikat antara dua pihak saat melakukan transaksi. Penerbit PO biasanya adalah departemen procurement atau bagian pembelian dari sebuah perusahaan.
Menurut situs Investopedia.com, surat purchase order menjadi alat kontrol dan dokumentasi penting dalam siklus procurement.
Dengan adanya PO, Anda dapat menghindari duplikasi pesanan dan memastikan semua pihak yang memiliki catatan tertulis tentang kesepakatan transaksi.
Baca juga: Purchase Order: Fungsi, Isi, Cara Membuat, Contohnya
Elemen penting di dalam surat purchase order
1. Informasi perusahaan pembeli
Bagian atas surat purchase order harus mencantumkan data lengkap perusahaan pembeli. Detail tersebut mencakup nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, email, serta logo perusahaan.
Informasi tersebut akan memudahkan vendor dalam mengidentifikasi asal pesanan dengan cepat.
2. Data vendor atau supplier
Cantumkan juga informasi lengkap pihak penjual atau supplier yang berisi nama perusahaan, alamat, kontak person in charge (PIC), serta nomor telepon.
Data vendor akan menjadi rujukan utama pengiriman barang dan penagihan invoice nantinya.
3. Nomor PO dan tanggal pemesanan
Setiap surat purchase order wajib memiliki nomor unik sebagai tracking ID. Format penomoran harus disesuaikan dengan sistem internal perusahaan Anda.
Cantumkan juga tanggal pembuatan PO untuk keperluan administrasi dan pengarsipan.
4. Spesifikasi barang
Uraikan detail barang pesanan secara rinci yang di dalamnya menacakup:
- Nama/deskripsi produk
- Kode barang (item code)
- Jumlah pesanan
- Satuan (unit)
- Harga per unit
- Total harga
5. Syarat pembayaran
Jelaskan juga metode dan tenggat waktu pembayaran (payment terms). Contohnya pembayaran dilakukan 30 hari setelah barang diterima (net 30 days) atau pembayaran dimuka 50% (down payment).
6. Ketentuan pengiriman
Cantumkanlah alamat pengiriman lengkap, estimasi waktu kedatangan (estimated time arrival), dan metode pengiriman barang. Sertakan juga kontak person penerima barang di lokasi tujuan.
7. Tanda tangan pihak berwenang
Surat purchase order juga perlu ditandatangani pejabat yang berwenang sesuai dengan limit approval perusahaan Anda. Biasanya proses ini memerlukan mereka yang menjabat sebagi supervisor pembelian, manajer procurement, atau direktur keuangan.
Baca juga: Order Management System: Pengertian dan Tips Memilihnya
Download template surat purchase order gratis
Membuat surat purchase order dari awal tentu membutuhkan waktu ekstra. Apalagi jika Anda baru pertama kali menyusun dokumen pemesanan barang untuk keperluan bisnis.
Untuk memudahkan proses pembuatan surat purchase order, kami telah menyiapkan template siap pakai dalam format Spreadsheet. Template tersebut telah dilengkapi formula otomatis untuk menghitung subtotal dan grand total pesanan.
Template surat purchase order ini juga dirancang sesuai standar business document dengan memperhatikan elemen-elemen penting seperti:
- Header perusahaan
- Informasi supplier
- Detail pesanan barang
- Terms & conditions
- Kolom approval
Beberapa manfaat yang akan Anda rasakan dalam menggunakan template surat purchase order adalah sebagai berikut:
- Menghemat waktu pembuatan dokumen
- Mengurangi risiko kesalahan penulisan
- Format konsisten dan profesional
- Mudah dimodifikasi sesuai kebutuhan
Unduh template surat purchase order melalui link di bawah:
Baca juga: Pengertian Software Purchase Order dan 5 Manfaatnya
Penutup
Membuat surat purchase order menjadi lebih cepat dengan template siap pakai. Dokumen penting tersebut dapat Anda unduh dalam lengkap dengan formula otomatis untuk kalkulasi total pesanan.
Template profesional tersebut juga telah mencakup semua elemen standar business document, mulai dari header perusahaan, data supplier, detail pesanan, hingga terms and conditions.
Semua komponen tersebut dirancang untuk membantu Anda membuat dokumen pemesanan barang secara efisien.
Proses dokumentasi pembelian Anda juga akan semakin optimal ketika Anda mengintegrasikan surat purchase order dengan software akuntansi Accurate Online.
Platform bisnis yang saling terintegrasi ini memungkinkan Anda mengelola seluruh transaksi pembelian secara digital, dari PO hingga pembayaran.
Accurate Online juga terintegrasi dengan Accurate POS sebagai aplikasi kasir digital dan Bliss untuk program loyalitas pelanggan.
Semua data transaksi tersinkronisasi secara otomatis, sehingga laporan keuangan Anda selalu akurat dan real-time.
Tertarik mencoba kemudahan mengelola bisnis dengan Accurate Online? Dapatkan akses gratis sekarang juga! Klik gambar di bawah untuk memulai free trial 30 hari. Experience baru dalam manajemen bisnis menanti Anda!
Referensi:
