Pengertian Retur Pembelian dan Cara Mudah Membuat Laporannya

Dalam kegiatan jual-beli, proses pengembalian barang atau retur pembelian merupakan suatu hal yang lumrah. Biasanya, terdapat dua jenis retur di dalam dunia bisnis, yakni retut pembelian dan retur penjualan.

Nah, untuk Anda yang ingin membuat pembukuan sendiri dan ingin membuat jurnal atau laporan retur pembelian secara manual, maka pada kesempatan kali ini kami akan membagikan informasinya untuk Anda.

Apa itu Retur?

Retur adalah proses mengembalikan barang atau produk ke penjual atau pemasok. Retur dapat terjadi dalam berbagai konteks, baik itu dalam pembelian barang, pengembalian barang yang rusak atau cacat, atau pengembalian produk yang tidak sesuai dengan harapan pelanggan.

Retur sering kali melibatkan beberapa langkah, termasuk:

• Identifikasi masalah: Pelanggan akan mengidentifikasi masalah dengan barang yang dibeli, seperti kerusakan, cacat, atau ketidaksesuaian dengan harapan atau spesifikasi.
• Kontak dengan penjual: Pelanggan akan menghubungi penjual atau pemasok untuk memberi tahu tentang masalah yang dialami dan niat untuk mengembalikan barang.
• Persyaratan retur: Penjual atau pemasok akan memberikan informasi tentang persyaratan retur, seperti batas waktu pengembalian, kondisi barang yang harus dipenuhi, dan prosedur pengembalian.
• Pengembalian barang: Pelanggan mengirimkan kembali barang yang ingin mereka kembalikan ke penjual atau pemasok sesuai dengan petunjuk yang diberikan. Terkadang, penjual atau pemasok dapat mengatur pengambilan barang tersebut.
• Pemeriksaan barang: Setelah menerima barang yang dikembalikan, penjual atau pemasok akan memeriksa kondisi barang untuk memastikan apakah memenuhi persyaratan retur.
• Penggantian atau pengembalian dana: Jika barang yang dikembalikan memenuhi persyaratan retur, penjual atau pemasok akan menggantikan barang dengan yang baru atau mengembalikan dana kepada pelanggan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.

Tujuan utama dari retur adalah memberikan jaminan kepada pelanggan bahwa mereka dapat mengembalikan barang yang tidak memenuhi harapan atau bermasalah, dan mendapatkan penggantian atau pengembalian dana.

Retur juga memungkinkan penjual atau pemasok untuk memperbaiki masalah yang muncul, mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Pengertian Retur Penjualan, Fungsi dan 7 Tips Mengelolanya dengan Mudah

Apa itu Retur Pembelian?

Dilansir dari laman Kompas, retur pembelian adalah proses mengembalikan barang yang telah dibeli oleh seorang pelanggan kepada pemasok atau penjual. Retur pembelian biasanya terjadi ketika barang yang dibeli tidak sesuai dengan harapan pelanggan atau mengalami kerusakan, cacat, atau masalah lainnya yang membuat pelanggan ingin mengembalikan barang tersebut.

Proses retur pembelian dapat melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi masalah: Pelanggan mengidentifikasi masalah dengan barang yang dibelinya, seperti kerusakan atau ketidaksesuaian dengan spesifikasi atau harapan.
2. Kontak penjual: Pelanggan menghubungi penjual atau pemasok untuk memberi tahu tentang masalah yang dialami dan niat untuk mengembalikan barang.
3. Persyaratan retur: Penjual atau pemasok akan memberikan informasi tentang persyaratan retur, seperti batas waktu pengembalian, apakah barang harus dalam kondisi tertentu, dan apakah diperlukan bukti pembelian.
4. Pengembalian barang: Pelanggan mengirimkan kembali barang yang dibeli kepada penjual atau pemasok sesuai dengan petunjuk yang diberikan. Dalam beberapa kasus, penjual atau pemasok dapat mengatur pengambilan barang tersebut.
5. Pemeriksaan barang: Setelah menerima barang yang dikembalikan, penjual atau pemasok akan memeriksa kondisi barang untuk memastikan apakah memenuhi persyaratan retur.
6. Penggantian atau pengembalian dana: Jika barang yang dikembalikan memenuhi persyaratan retur, penjual atau pemasok akan menggantikan barang dengan yang baru atau mengembalikan dana kepada pelanggan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.

Retur pembelian adalah bagian penting dari proses bisnis karena memberikan jaminan kepada pelanggan bahwa mereka dapat mengembalikan barang yang tidak sesuai atau bermasalah, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

agi penjual atau pemasok, retur pembelian juga memungkinkan mereka untuk memperbaiki masalah dan mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan.

Baca juga: Apa Arti Retur? dan Bagaimana Proses Penanganannya?

Cara Mudah Membuat Laporan Retur Pembelian

Berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk membuat laporan retur pembelian:

1. Identifikasi informasi yang perlu disertakan

Tentukan informasi apa yang ingin Anda sertakan dalam laporan retur pembelian, seperti tanggal retur, nomor faktur pembelian, rincian barang yang dikembalikan, alasan retur, jumlah yang dikembalikan, dan informasi kontak pelanggan atau pemasok.

2. Buat format laporan

Buat format laporan yang mudah dibaca dan dimengerti. Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets, atau menggunakan perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs.

3. Buat header laporan

Buat header laporan yang mencakup judul “Laporan Retur Pembelian” dan informasi tambahan seperti tanggal laporan dan nama perusahaan atau departemen yang mengeluarkan laporan.

4. Buat kolom-kolom yang sesuai

Buat kolom-kolom untuk mencatat informasi yang ingin Anda sertakan dalam laporan, seperti tanggal retur, nomor faktur pembelian, rincian barang, alasan retur, jumlah yang dikembalikan, dan informasi kontak pelanggan atau pemasok.

5. Isi data retur

Mulailah mengisi data retur ke dalam kolom-kolom yang telah Anda buat. Pastikan untuk memasukkan informasi yang relevan dan akurat untuk setiap retur pembelian yang terjadi.

6. Total jumlah retur

Jika Anda ingin melacak total jumlah retur dalam laporan, buatlah rumus atau fungsi matematika yang tepat di kolom yang sesuai untuk menghitung total jumlah barang yang dikembalikan.

7. Tambahkan catatan atau komentar

Jika perlu, tambahkan catatan atau komentar yang relevan di bagian bawah laporan untuk memberikan konteks atau penjelasan tambahan terkait retur pembelian.

8. Review dan periksa laporan

Setelah selesai mengisi data retur, review dan periksa kembali laporan untuk memastikan ketepatan dan kelengkapan informasi yang tercatat.

9. Simpan dan bagikan laporan

Simpan laporan retur pembelian dalam format yang sesuai, seperti file Excel atau PDF, dan bagikan kepada pihak yang berkepentingan, seperti manajer, tim keuangan, atau pemasok yang relevan.

Selain langkah-langkah di atas, penting juga untuk mengikuti prosedur internal yang ditetapkan oleh perusahaan atau departemen terkait dalam membuat laporan retur pembelian. Pastikan Anda mengikuti pedoman dan kebijakan yang berlaku untuk memastikan keakuratan dan konsistensi laporan.

Baca juga: Jurnal Retur Pembelian dan Perbedaannya dengan Jurnal Retur Penjualan

Penutup

retur pembelian adalah proses mengembalikan barang yang telah dibeli kepada penjual atau pemasok. Pelanggan melakukan retur ketika barang tidak sesuai dengan harapan, rusak, cacat, atau mengalami masalah lainnya.

Proses retur melibatkan identifikasi masalah, kontak dengan penjual, memenuhi persyaratan retur, pengembalian barang, pemeriksaan barang, dan penggantian atau pengembalian dana.

Dalam membuat laporan retur pembelian, langkah-langkah yang dapat diikuti termasuk mengidentifikasi informasi yang perlu disertakan, membuat format laporan, mencatat rincian retur dalam kolom-kolom yang sesuai, menghitung total jumlah retur, menambahkan catatan atau komentar relevan, mereview laporan, menyimpan dalam format yang sesuai, dan membagikan laporan kepada pihak yang berkepentingan.

Proses retur pembelian penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan mempertahankan hubungan baik antara penjual dan pelanggan. Laporan retur pembelian akan sangat membantu dalam melacak dan mengelola retur yang terjadi, memonitor tren retur, dan memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan bisnis.

Namun bila Anda kesulitan atau tidak memiliki waktu untuk membuat laporan tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Kenapa? Karena aplikasi ini mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis secara otomatis, cepat dan akurat, termasuk laporan retur pembelian.

Selain itu, aplikasi ini juga akan memudahkan Anda dalam mengelola bisnis secara lebih mudah, sehingga Anda bisa lebih mudah dalam mengembangkan bisnis.

Masih ragu? Klik tautan gambar di bawah ini untuk membuktikannya sendiri.