Pengertian Surat Niaga dan 10+ Cara Mudah Membuatnya

Dalam era globalisasi dan persaingan bisnis yang semakin ketat, komunikasi yang efektif menjadi kunci utama untuk menjaga kelangsungan dan perkembangan suatu perusahaan.

Salah satu bentuk komunikasi yang memiliki peran penting dalam dunia bisnis adalah melalui surat niaga.

Surat niaga berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis, memainkan peranan penting dalam menjalin hubungan antara perusahaan, mitra bisnis, dan pelanggan.

Ketepatan dan kesopanan bahasa dalam surat niaga menjadi cerminan profesionalisme sebuah perusahaan.

Baik dalam hal negosiasi kontrak, penawaran produk, maupun penyelesaian masalah, penggunaan gaya bahasa formal dan terstruktur adalah prasyarat yang tak dapat diabaikan.

Surat niaga juga memiliki peran dalam menciptakan kesan pertama yang kuat, yang dapat mempengaruhi persepsi penerima surat terhadap identitas dan integritas perusahaan pengirim.

Nah, artikel ini akan mengulas berbagai aspek penting dalam penyusunan surat niaga yang efektif dan berkesan.

Mulai dari pemilihan kata, penyusunan struktur, hingga etika berkomunikasi dalam surat niaga akan dibahas secara mendalam.

Pengertian Surat Niaga

ilustrasi surat niaga. source envato

Menurut Wikipedia, surat niaga adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam konteks bisnis dan perdagangan. Surat niaga juga dikenal sebagai surat bisnis atau surat perdagangan.

Surat ini berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi, permintaan, penawaran, negosiasi dalam lingkup transaksi bisnis antara perusahaan, mitra bisnis, atau pelanggan.

Tujuan utama dari surat niaga adalah untuk memperlancar komunikasi antara berbagai pihak dalam dunia bisnis.

Surat ini dapat berisi berbagai jenis informasi, seperti:

• permintaan penawaran harga,
• pemberitahuan pengiriman barang,
• konfirmasi pesanan,
• negosiasi kontrak,
• keluhan terhadap layanan atau produk, serta
• berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan proses bisnis.

Salah satu ciri khas dari surat niaga adalah penggunaan gaya bahasa formal dan terstruktur.

Surat ini biasanya mengikuti format tertentu, seperti menggunakan kepala kop surat yang mencakup nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak.

Selain itu, surat perdagangan ini juga seringkali memiliki salam pembuka yang sopan, paragraf penjelasan atau isi utama, dan penutup yang formal seperti salam penutup dan tanda tangan.

Dengan adanya surat niaga, komunikasi dalam dunia bisnis dapat menjadi lebih jelas, terdokumentasi, dan efektif.

Surat ini membantu menghindari miskomunikasi dan menyediakan bukti tertulis mengenai kesepakatan, permintaan, atau informasi lain yang diberikan dalam konteks bisnis.

Baca juga: Inquiry Letter: Komponen, Cara Membuat, & Contohnya

Jenis-jenis Surat Niaga

Surat niaga ada banyak jenisnya! Sesuaikan penggunaan jenis surat niaga bergantung dengan kebutuhan bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa jenis surat niaga beserta penjelasannya:

1. Surat Penawaran

Surat ini digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon pelanggan atau klien.

Isinya biasanya mencakup deskripsi produk atau jasa, harga, syarat dan ketentuan, serta keuntungan yang ditawarkan.

Contoh: Penawaran produk elektronik terbaru kepada toko ritel.

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dikirim oleh pihak yang membutuhkan produk / jasa kepada pemasok untuk meminta informasi lengkap mengenai penawaran, termasuk harga, spesifikasi, dan syarat pembayaran.

Contoh: Permintaan penawaran untuk bahan baku dari pabrik ke pemasok bahan kimia.

3. Surat Pesanan

Surat ini digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Surat pesanan mencakup rincian pesanan seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.

Contoh: Pemesanan alat tulis kantor dari perusahaan ke penyedia alat tulis.

4. Surat Pengiriman

Surat pengiriman digunakan untuk menginformasikan kepada pelanggan bahwa barang yang dipesan telah dikirim dan mencakup rincian pengiriman seperti nomor resi dan perkiraan waktu tiba.

Contoh: Pengiriman produk fashion dari toko online ke pelanggan.

5. Surat Tagihan

Surat ini digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan.

Isinya mencakup rincian jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran.

Contoh: Tagihan pembayaran jasa konsultasi dari konsultan ke klien.

6. Surat Pengaduan

Surat ini dikirim oleh pelanggan kepada penjual atau pemasok untuk mengajukan keluhan atau komplain mengenai produk atau jasa yang diterima.

Contoh: Pengaduan kerusakan barang yang diterima dari pelanggan ke toko online.

7. Surat Penarikan Produk

Surat ini dikirim oleh produsen atau penjual untuk memberitahukan pelanggan mengenai penarikan produk tertentu dari pasar, biasanya karena masalah kualitas atau keamanan.

Contoh: Penarikan produk makanan yang mengandung bahan berbahaya dari toko ritel.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya

Fungsi Surat Niaga

Surat niaga memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam dunia bisnis.

Berikut penjelasan mengenai fungsi-fungsi dari surat niaga:

1. Komunikasi

Surat niaga berfungsi sebagai alat komunikasi formal antara perusahaan dan pihak luar, seperti pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis.

2. Dokumentasi

Surat niaga menyediakan catatan tertulis dari transaksi bisnis yang dilakukan. Hal ini penting untuk arsip, audit, dan referensi di masa mendatang.

3. Legalitas

Surat niaga sering kali memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai bukti dalam kasus perselisihan atau masalah hukum lainnya.

4. Promosi dan Penawaran

Surat niaga bisa digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa, menawarkan diskon, atau memperkenalkan penawaran baru kepada pelanggan atau mitra bisnis.

5. Pengingat dan Tindak Lanjut

Surat niaga dapat berfungsi sebagai pengingat mengenai pembayaran yang jatuh tempo, pesanan yang sedang diproses, atau tindakan lain yang perlu dilakukan oleh pihak yang bersangkutan.

Manfaat Surat Niaga

ilustrasi surat niaga. source envato

Surat Niaga memiliki sejumlah manfaat penting dalam dunia bisnis dan komunikasi antar perusahaan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan surat niaga:

1. Kepastian Komunikasi Tertulis

Surat niaga menyediakan saluran komunikasi tertulis yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi bisnis.

Informasi yang disampaikan melalui surat perdagangan dapat dijadikan sebagai bukti tertulis mengenai kesepakatan, permintaan, atau komitmen.

2. Dokumentasi Resmi

Surat niaga menciptakan dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai referensi atau arsip dalam jangka panjang.

Hal ini membantu menghindari adanya perbedaan interpretasi atau lupa mengenai detail-detail penting dalam transaksi bisnis.

3. Pencitraan Profesionalisme

Penggunaan surat perdagangan dengan gaya bahasa formal dan terstruktur membantu menciptakan citra profesionalisme perusahaan.

Surat yang dirancang dengan baik menunjukkan bahwa perusahaan serius dalam menjalankan bisnisnya dan memperlakukan mitra bisnis dengan hormat.

4. Pengaturan Persyaratan Bisnis

Surat niaga digunakan untuk merinci persyaratan, harga, jumlah, jangka waktu, dan kondisi lainnya dalam transaksi bisnis.

Hal ini akan membantu perusahaan dalam menghindari konflik atau kesalahpahaman di kemudian hari karena semua perjanjian telah tertulis dengan jelas.

5. Negosiasi dan Penawaran

Surat niaga digunakan sebagai alat untuk negosiasi harga, persyaratan, atau ketentuan lainnya.

Pihak yang menerima surat dapat merenungkan penawaran dan meresponsnya dengan baik tanpa adanya tekanan waktu yang mendesak.

6. Hubungan Bisnis yang Baik

Surat niaga dapat membantu dalam menjalin dan memperkuat hubungan bisnis yang baik dengan mitra bisnis, pelanggan, dan pihak terkait lainnya.

Komunikasi yang efektif dan jelas melalui surat perdagangan dapat membangun kepercayaan dan kemitraan yang kokoh.

7. Penyelesaian Sengketa

Dalam situasi di mana terjadi sengketa / perbedaan pendapat, surat niaga dapat digunakan sebagai dasar untuk merujuk kembali pada perjanjian awal yang telah disepakati.

Hal ini akan perusahaan membantu dalam menyelesaikan sengketa dengan lebih terstruktur.

Baca juga: Struktur, Cara Membuat, dan Contoh Surat Bisnis

Cara Membuat Surat Niaga

ilustrasi surat niaga. source envato

Membuat surat niaga yang efektif melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan komunikasi yang jelas, terstruktur, dan profesional.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat surat niaga:

1. Kepala Surat (Letterhead): Mulailah surat dengan kepala surat perusahaan yang mencakup nama perusahaan, logo (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email.
2. Tanggal: Tuliskan tanggal penulisan surat di atas kepala surat atau di atas kanan atas halaman.
3. Alamat Penerima: Jika surat ditujukan kepada pihak tertentu, tuliskan alamat penerima di bawah tanggal. Jika surat tidak memiliki alamat penerima, Anda bisa langsung memulai dengan salam pembuka.
4. Salam Pembuka (Salutation): Gunakan salam yang sesuai dengan tingkat formalitas surat. Contoh salam yang umum digunakan adalah “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],” atau “Dengan Hormat,”.
5. Isi Utama (Body): Ini adalah bagian utama dari surat yang berisi pesan, informasi, atau maksud surat. Pastikan penggunaan kalimat yang jelas, singkat, dan terstruktur. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap gagasan utama.
6. Penutup (Closing): Gunakan penutup yang sesuai dengan tone surat. Contoh penutup yang umum adalah “Hormat Kami,” atau “Salam Hormat,”.
7. Tanda Tangan: Jika surat dicetak, biarkan ruang kosong untuk tanda tangan fisik. Jika surat elektronik, Anda bisa menyertakan tanda tangan digital.
8. Nama dan Jabatan: Setelah tanda tangan, tuliskan nama Anda dan jabatan Anda di bawahnya. Ini membantu penerima surat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
9. Lampiran (Attachments): Jika surat memiliki lampiran seperti dokumen atau brosur, sebutkan lampiran tersebut di bawah nama dan jabatan.
10. Salinan kepada (CC): Jika surat juga harus diteruskan kepada pihak lain, sebutkan nama-nama atau inisial pihak yang akan menerima salinan (CC) di bagian bawah surat.
11. Format dan Tata Letak: Pastikan surat memiliki tata letak yang rapi dan mudah dibaca. Gunakan font yang profesional, ukuran huruf yang sesuai, dan ruang antara paragraf yang cukup.
12. Periksa Ulang: Sebelum mengirim surat, periksa ulang tata bahasa, ejaan, dan konten untuk memastikan semuanya tepat dan akurat.

Ingatlah bahwa gaya dan format surat niaga dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, jenis surat, dan preferensi Anda.

Pastikan untuk menyesuaikan setiap langkah dengan konteks spesifik yang sedang Anda butuhkan.

Contoh Surat Niaga

Baca juga: 3 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga

Penutup

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, surat niaga memiliki peran yang penting dalam menjaga komunikasi yang efektif dan profesional antara perusahaan, mitra bisnis, dan pelanggan.

Dengan pemahaman tentang komponen dan manfaat surat niaga, perusahaan dapat mengoptimalkan alat ini untuk memperkuat komunikasi bisnis mereka, menjaga reputasi profesional, serta membina hubungan yang berkelanjutan dengan mitra dan pelanggan.

Namun, selain harus memerhatikan surat niaga dalam berbisnis, Anda harus mengelola bisnis Anda secara lebih baik terlebih dahulu.

Untuk memudahkannya, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis ini akan memudahkan Anda dalam melakukan pembukuan dan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, serta akurat.

Selain itu, aplikasi ini juga akan memudahkan Anda dalam mengelola bisnis melalui beragam fiturnya yang saling terintegrasi.

Buktikan sendiri dengan mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.