Dalam dunia bisnis, proses pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu aspek penting untuk mencapai keberhasilan bisnis.
Pengadaan yang efisien tidak hanya akan membantu Anda dalam mengelola sumber daya secara optimal, tetapi juga memastikan bahwa semua kebutuhan operasional sudah terpenuhi secara tepat waktu dan sesuai anggaran.
Lalu, apa saja metode dalam melakukan pengadaan? Bagaimana strategi efektif untuk bisa melakukannya? Baca terus artikel di bawah ini untuk mendapatkan jawabannya.
Apa itu pengadaan?
ilustrasi pengadaan. source envato
Berdasarkan laman Wikipedia, pengadaan adalah proses untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan tertentu yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Di dalamnya memerlukan proses tahapan, mulai dari perencanaan dan mengidentifikasi kebutuhan, memilih penyedia, hingga negosiasi dan pembelian.
Tujuan dari pengadaan adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh sudah memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan, dengan harga yang wajar dan dalam waktu yang tepat.
Pengadaan bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti lelang, tender, atau kontrak langsung, tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan.
Proses di dalamnya juga biasanya akan melibatkan evaluasi terhadap penyedia, baik dari segi kualitas, biaya, maupun kemampuan untuk memenuhi kontrak.
Pengadaan yang efektif dan efisien sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional dan mencapai tujuan strategis perusahaan
Baca juga: Aanwijzing Adalah: Pengertian dan Tujuannya dalam Proses Procurement
Metode pengadaan yang bisa Anda coba lakukan
ilustrasi pengadaan. source envato
Terdapat setidaknya tujuh jenis metode pengadaan yang bisa Anda coba terapkan, yaitu:
1. pengadaan langsung
Metode ini merupakan cara paling sederhana dalam proses pengadaan, di mana pembelian akan dilakukan langsung dari penyedia tanpa melalui proses tender atau lelang.
Pengadaan langsung biasanya digunakan untuk barang atau jasa dengan nominal yang kecil atau ketika ada kebutuhan mendesak yang memerlukan pemenuhan secara cepat.
Meskipun prosesnya cepat, namun harga dan kualitas yang ditawarkan oleh penyedia harus sudah sesuai dengan standar yang dibutuhkan.
2. Tender terbuka
Dalam metode ini, pengadaan dilakukan melalui proses tender yang diumumkan secara umum.
Semua pihak yang tertarik dapat mengajukan penawaran untuk memenuhi kebutuhan yang diinginkan.
Proses tender terbuka ini akan memberikan kesempatan yang sama kepada semua penyedia dan mendorong kompetisi yang sehat, yang pada akhirnya akan menghasilkan penawaran harga yang lebih baik dan kualitas yang lebih tinggi.
3. Tender terbatas
Berbeda dengan tender terbuka, tender terbatas hanya akan melibatkan penyedia yang telah dipilih atau diundang secara khusus untuk mengikuti proses tender.
Metode ini biasanya digunakan ketika hanya ada sejumlah penyedia yang sudah memenuhi kriteria teknis atau ketika persyaratan proyek di dalamnya sangat spesifik.
Namun, tender terbatas dapat mempercepat proses pengadaan karena jumlah penawaran yang diterima lebih sedikit.
4. Pengadaan melalui E-katalog
Metode ini dilakukan dengan menggunakan platform online atau e-katalog yang menyediakan daftar barang atau jasa dari berbagai penyedia.
Anda bisa memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan secara langsung dari katalog elektronik ini.
Pengadaan melalui e-katalog akan mempermudah proses pemilihan dan pembelian, serta memungkinkan perbandingan harga dan kualitas secara lebih efisien.
5. Kontrak jangka panjang
Dalam metode ini, Anda bisa membuat kesepakatan jangka panjang dengan penyedia tertentu untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa secara berkelanjutan.
Kontrak jangka panjang biasanya memerlukan syarat-syarat yang sudah disepakati sebelumnya, seperti harga tetap atau penyesuaian harga berdasarkan indeks tertentu.
Metode ini akan memberikan kepastian pasokan dan biasanya memberikan manfaat berupa harga yang lebih kompetitif atau layanan tambahan.
6. Leasing atau sewa
Metode leasing atau sewa digunakan ketika Anda membutuhkan barang atau peralatan untuk jangka waktu tertentu tanpa harus membelinya secara langsung.
Metode ini sangat berguna untuk mengurangi beban modal dan memudahkan pengelolaan aset yang mungkin memerlukan perawatan atau pembaruan secara berkala.
7. Pembelian melalui reputasi dan rekomendasi
Dalam beberapa kasus, pengadaan bisa dilakukan berdasarkan reputasi penyedia atau rekomendasi dari pihak-pihak yang memiliki pengalaman sebelumnya.
Metode ini sering digunakan untuk jasa atau produk yang memerlukan keahlian khusus atau ketika kredibilitas penyedia sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Evaluasi reputasi dan rekomendasi dapat sangat membantu dalam memilih penyedia yang terpercaya dan berkualitas.
Masing-masing metode pengadaan di atas memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan pemilihan metode yang tepat akan sangat bergantung pada kebutuhan spesifik, nilai kontrak, serta kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam bisnis Anda.
Baca juga: Procurement Adalah: Pengertian, proses, dan Perbedaannya dengan E-procurement
Strategi efektif dalam melakukan pengadaan
ilustrasi pengadaan. source envato
Berikut ini adalah beberapa strategi efektif yang bisa Anda coba gunakan:
1. Perencanaan yang matang
Strategi pengadaan yang efektif dimulai dengan perencanaan yang matang. Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan Anda secara jelas dan detail, serta menentukan spesifikasi barang atau jasa yang Anda butuhkan.
Perencanaan di dalamnya termasuk anggaran yang tersedia, waktu yang diperlukan, dan kriteria evaluasi penyedia.
Dengan perencanaan yang baik, proses pengadaan Anda dapat berjalan lebih lancar dan akan mengurangi risiko terjadinya kesalahan atau kekurangan dalam memilih penyedia.
2. Pemilihan metode pengadaan yang tepat
Setelah perencanaan, langkah berikutnya adalah memilih metode pengadaan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Pilihan metode—seperti tender terbuka, tender terbatas, atau pengadaan langsung—harus Anda sesuaikan dengan nilai kontrak, jenis barang atau jasa, serta waktu yang tersedia.
Memilih metode yang tepat akan membantu Anda memastikan bahwa proses pengadaan yang Anda lakukan memang efisien dan hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan.
3. Evaluasi penyedia secara teliti
Untuk mendapatkan hasil terbaik, Anda harus melakukan evaluasi penyedia dengan cermat.
Evaluasi tersebut bisa dilakukan dengan memeriksa kualifikasi, reputasi, pengalaman, serta kapasitas penyedia dalam memenuhi kontrak.
Mengumpulkan informasi dari referensi atau ulasan pelanggan sebelumnya juga dapat membantu Anda dalam menilai kredibilitas penyedia.
Proses evaluasi yang dilakukan secara teliti Akan membantu Anda mengurangi risiko mendapatkan barang atau jasa yang tidak memenuhi standar yang Anda inginkan.
4. Negosiasi yang efektif
Negosiasi merupakan bagian penting dalam proses pengadaan. Dalam negosiasi, Anda harus mencapai kesepakatan yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, baik dari segi harga, syarat pembayaran, maupun ketentuan kontrak.
Untuk melakukannya, Anda harus melakukan persiapan yang baik sebelum negosiasi, seperti memahami pasar dan posisi tawar, agar Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih baik dan menghindari potensi konflik di kemudian hari.
5. Pengelolaan kontrak yang baik
Setelah kontrak disepakati, pengelolaan kontrak yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa semua syarat dan ketentuan sudah dipenuhi, seperti memantau kinerja penyedia, pengendalian mutu, dan penanganan masalah yang mungkin akan timbul selama pelaksanaan kontrak.
Pengelolaan kontrak yang efektif ini akan membantu Anda memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai dengan rencana dan mengurangi risiko terjadinya sengketa atau kegagalan.
6. Penggunaan teknologi dan sistem informasi
Menggunakan teknologi dan sistem informasi dalam proses pengadaan akan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Menggunakan aplikasi pengadaan, e-katalog, dan platform tender elektronik akan mempermudah Anda dalam mengelola, memungkinkan pelacakan yang lebih baik, dan meningkatkan transparansi.
Teknologi tersebut juga akan Anda dalam melakukan analisis data dan pelaporan, yang mana hal tersebut mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
7. Evaluasi dan pembelajaran secara berkelanjutan
Setelah proses pengadaan selesai, selanjutnya Anda harus melakukan evaluasi yang menyeluruh. Evaluasi tersebut mencakup menilai pencapaian hasil, efektivitas metode yang digunakan, serta pengalaman dari semua pihak yang terlibat.
Pembelajaran dari pengalaman sebelumnya dapat Anda gunakan untuk memperbaiki proses pengadaan di masa depan dan mengidentifikasi area yang memang perlu diperbaiki.
Dengan mengikuti strategi-strategi di atas, Anda bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pengadaan, serta memastikan bahwa kebutuhan Anda bisa dipenuhi dengan cara yang optimal dan sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.
Baca juga: Apa itu Konsep Bisnis? Ini Pengertian dan Fungsinya!
Penutup
Jadi, bisa kita sumpulkan bahwa proses pengadaan yang efektif memerlukan perencanaan yang matang, pemilihan metode yang tepat, evaluasi penyedia secara teliti, negosiasi yang efektif, mengelola kontrak dengan baik, menggunakan teknologi, dan evaluasi secara berkala.
Dengan mengikuti strategi tersebut, Anda bisa mengelola pengadaan secara lebih efisien dan memperoleh hasil yang lebih baik.
Untuk mendukung proses pengadaan yang efektif dan manajemen bisnis secara keseluruhan, Accurate Online hadir sebagai solusi software akuntansi dan bisnis yang dapat diandalkan.
Dengan fitur-fitur canggih seperti melacak pengeluaran, manajemen inventaris, dan laporan keuangan yang komprehensif, Accurate Online akan membantu Anda mengelola seluruh proses bisnis dengan lebih efisien dan transparan.
Integrasi yang lancar dan kemudahan dalam hal penggunaan dari Accurate Online akan memungkinkan Anda untuk fokus pada strategi pengadaan yang efektif dan mengembangkan bisnis tanpa perlu khawatir lagi tentang kompleksitas administrasi.
Jadi, ayo coba Accurate Online secara gratis sekarang juga dan rasakan bagaimana software akuntansi kami dapat mempermudah pengelolaan pengadaan dan bisnis Anda. Klik tautan gambar di bawah ini untuk memulai uji coba gratis dan temukan solusi yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda!
Referensi:
