Poin penting
- Pengadaan adalah proses memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan melalui tahapan terstruktur untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
- Pengadaan terbagi menjadi empat jenis utama: barang, konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya, sesuai dengan kebutuhkan perusahaan.
- Terdapat berbagai metode seperti pengadaan langsung, tender (terbuka/terbatas), e-katalog, kontrak jangka panjang, hingga leasing.
- Proses pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan, seleksi supplier, negosiasi, pembuatan PO, hingga pembayaran dan evaluasi untuk memastikan efisiensi dan akurasi.
- Pengadaan yang dikelola dengan baik akan lebih optimal dengan dukungan teknologi seperti Accurate Online dengan fitur Trade Portal untuk proses yang lebih cepat, terintegrasi, dan minim kesalahan.
Dalam dunia bisnis, proses pengadaan barang dan jasa menjadi salah satu aspek penting untuk mencapai keberhasilan bisnis.
Pengadaan yang efisien tidak hanya akan membantu Anda dalam mengelola sumber daya secara optimal, tetapi juga memastikan bahwa semua kebutuhan operasional sudah terpenuhi secara tepat waktu dan sesuai anggaran.
Lalu, apa saja metode dalam melakukan pengadaan? Bagaimana strategi efektif untuk bisa melakukannya? Baca terus artikel di bawah ini untuk mendapatkan jawabannya.
Apa itu pengadaan?
ilustrasi pengadaan. source envato
Pengadaan adalah proses untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan tertentu yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Di dalamnya memerlukan proses tahapan, mulai dari perencanaan dan mengidentifikasi kebutuhan, memilih penyedia, hingga negosiasi dan pembelian.
Tujuan dari pengadaan adalah untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diperoleh sudah memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan, dengan harga yang wajar dan dalam waktu yang tepat.
Pengadaan bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti lelang, tender, atau kontrak langsung, tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan.
Proses di dalamnya juga biasanya akan melibatkan evaluasi terhadap penyedia, baik dari segi kualitas, biaya, maupun kemampuan untuk memenuhi kontrak.
Pengadaan yang efektif dan efisien sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional dan mencapai tujuan strategis perusahaan
Baca juga: Trade Portal: Solusi Pengadaan untuk Bisnis Modern
Jenis-jenis pengadaan
Dalam praktiknya, pengadaan dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan objek yang diperoleh.
Berikut jenis-jenis pengadaan yang paling umum:
1. Pengadaan barang
Pengadaan barang adalah proses pembelian produk fisik seperti bahan baku, alat produksi, perlengkapan kantor, hingga aset perusahaan.
2. Pengadaan pekerjaan konstruksi
Jenis ini berkaitan dengan pembangunan atau renovasi infrastruktur, seperti gedung, jalan, atau fasilitas lainnya.
Biasanya melibatkan proyek dengan nilai besar dan membutuhkan perencanaan serta pengawasan yang ketat.
3. Pengadaan jasa konsultansi
Pengadaan ini dilakukan untuk mendapatkan layanan dari tenaga ahli, seperti konsultan manajemen, arsitek, atau auditor. Fokus utama dari jenis ini adalah keahlian dan pengalaman penyedia jasa.
4. Pengadaan jasa lainnya
Kategori ini mencakup berbagai layanan pendukung seperti cleaning service, keamanan, tenaga outsourcing, hingga jasa maintenance.
Meskipun tidak berkaitan langsung dengan produksi, jasa ini tetap penting untuk menunjang operasional bisnis.
Baca juga: Aanwijzing: Pengertian dan Tujuannya dalam Proses Procurement
Metode-metode pengadaan
ilustrasi pengadaan. source envato
Terdapat setidaknya tujuh jenis metode pengadaan yang bisa Anda coba terapkan, yaitu:
1. Pengadaan langsung
Metode ini merupakan cara paling sederhana dalam proses pengadaan, di mana pembelian akan dilakukan langsung dari penyedia tanpa melalui proses tender atau lelang.
Pengadaan langsung biasanya digunakan untuk barang atau jasa dengan nominal yang kecil atau ketika ada kebutuhan mendesak yang memerlukan pemenuhan secara cepat.
Meskipun prosesnya cepat, namun harga dan kualitas yang ditawarkan oleh penyedia harus sudah sesuai dengan standar yang dibutuhkan.
2. Tender terbuka
Dalam metode ini, pengadaan dilakukan melalui proses tender yang diumumkan secara umum.
Semua pihak yang tertarik dapat mengajukan penawaran untuk memenuhi kebutuhan yang diinginkan.
Proses tender terbuka ini akan memberikan kesempatan yang sama kepada semua penyedia dan mendorong kompetisi yang sehat, yang pada akhirnya akan menghasilkan penawaran harga yang lebih baik dan kualitas yang lebih tinggi.
3. Tender terbatas
Berbeda dengan tender terbuka, tender terbatas hanya akan melibatkan penyedia yang telah dipilih atau diundang secara khusus untuk mengikuti proses tender.
Metode ini biasanya digunakan ketika hanya ada sejumlah penyedia yang sudah memenuhi kriteria teknis atau ketika persyaratan proyek di dalamnya sangat spesifik.
Namun, tender terbatas dapat mempercepat proses pengadaan karena jumlah penawaran yang diterima lebih sedikit.
4. Pengadaan melalui E-katalog
Metode ini dilakukan dengan menggunakan platform online atau e-katalog yang menyediakan daftar barang atau jasa dari berbagai penyedia.
Anda bisa memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan secara langsung dari katalog elektronik ini.
Pengadaan melalui e-katalog akan mempermudah proses pemilihan dan pembelian, serta memungkinkan perbandingan harga dan kualitas secara lebih efisien.
5. Kontrak jangka panjang
Dalam metode ini, Anda bisa membuat kesepakatan jangka panjang dengan penyedia tertentu untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa secara berkelanjutan.
Kontrak jangka panjang biasanya memerlukan syarat-syarat yang sudah disepakati sebelumnya, seperti harga tetap atau penyesuaian harga berdasarkan indeks tertentu.
Metode ini akan memberikan kepastian pasokan dan biasanya memberikan manfaat berupa harga yang lebih kompetitif atau layanan tambahan.
6. Leasing atau sewa
Metode leasing atau sewa digunakan ketika Anda membutuhkan barang atau peralatan untuk jangka waktu tertentu tanpa harus membelinya secara langsung.
Metode ini sangat berguna untuk mengurangi beban modal dan memudahkan pengelolaan aset yang mungkin memerlukan perawatan atau pembaruan secara berkala.
7. Pembelian melalui reputasi dan rekomendasi
Dalam beberapa kasus, pengadaan bisa dilakukan berdasarkan reputasi penyedia atau rekomendasi dari pihak-pihak yang memiliki pengalaman sebelumnya.
Metode ini sering digunakan untuk jasa atau produk yang memerlukan keahlian khusus atau ketika kredibilitas penyedia sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Evaluasi reputasi dan rekomendasi dapat sangat membantu dalam memilih penyedia yang terpercaya dan berkualitas.
Baca juga: Apa itu Procurement? Jenis, Manfaat, dan Tahapannya
Prosedur pengadaan
ilustrasi pengadaan. source envato
Agar berjalan efektif, pengadaan harus mengikuti prosedur yang sistematis. Berikut alur proses pengadaan yang umum digunakan:
1. Identifikasi kebutuhan
Perusahaan menentukan kebutuhan barang atau jasa secara detail, termasuk spesifikasi, jumlah, dan waktu penggunaan.
2. Perencanaan dan persetujuan
Kebutuhan tersebut kemudian disesuaikan dengan anggaran dan mendapatkan persetujuan dari pihak terkait.
3. Pencarian dan seleksi supplier
Perusahaan mulai mencari vendor yang sesuai melalui riset, tender, atau referensi, lalu menyeleksi berdasarkan kualitas, harga, dan reputasi.
4. Permintaan dan evaluasi penawaran
Supplier diminta mengirimkan penawaran (quotation), kemudian dibandingkan untuk mendapatkan opsi terbaik.
5. Negosiasi
Perusahaan melakukan negosiasi terkait harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran untuk mendapatkan kesepakatan yang optimal.
6. Pembuatan purchase order (PO)
Setelah sepakat, perusahaan membuat PO sebagai dokumen resmi pemesanan.
7. Pengiriman dan penerimaan barang/jasa
Supplier mengirimkan barang atau memberikan jasa sesuai kesepakatan, lalu perusahaan melakukan pengecekan kualitas dan kuantitas.
8. Verifikasi dokumen
Dokumen seperti PO, delivery order, dan invoice dicocokkan untuk memastikan tidak ada kesalahan.
9. Pembayaran
Jika semua sesuai, pembayaran dilakukan berdasarkan kesepakatan yang telah dibuat.
10. Evaluasi
Perusahaan mengevaluasi kinerja supplier dan proses pengadaan untuk perbaikan di masa depan.
Baca juga: Apa itu Purchasing? Ini Pengertian dan Perbedaannya dengan E-Purchasing!
Contoh pengadaan dalam bisnis
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh pengadaan yang sering terjadi:
- Perusahaan manufaktur membeli bahan baku dari supplier untuk produksi.
- Restoran melakukan pengadaan bahan makanan dari distributor setiap minggu.
- Perusahaan membangun kantor baru melalui kontraktor (pengadaan konstruksi).
- Bisnis menggunakan jasa konsultan marketing untuk meningkatkan penjualan.
- Perusahaan menyewa mesin atau kendaraan untuk operasional sementara.
Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa pengadaan tidak hanya terjadi di perusahaan besar, tetapi juga di bisnis kecil hingga menengah.
Baca juga: Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku: Konsep, Tujuan dan Manfaatnya
Penutup
Pengadaan adalah proses penting dalam bisnis yang mencakup pembelian barang, jasa, hingga kerja sama dengan vendor. Agar hasilnya optimal dari sisi biaya, kualitas, dan waktu, proses ini perlu dikelola dengan baik.
Di era digital, pengadaan kini bisa dilakukan lebih cepat dan akurat dengan bantuan teknologi.
Salah satunya melalui Accurate Online sebagai software bisnis terintegrasi yang membantu pencatatan transaksi, manajemen inventaris, hingga laporan keuangan secara otomatis.
Accurate Online juga dilengkapi fitur Trade Portal yang memudahkan proses pembelian barang. Dengan trade portal Anda bisa memberikan pengalaman belanja yang lebih baik ke agen/reseller.
Pelanggan dapat melakukan pemesanan langsung dari sistem, melihat stok dan harga secara real-time, serta memastikan transaksi tercatat otomatis tanpa proses manual yang rumit..
Coba Accurate Online sekarang secara gratis dan rasakan kemudahan mengelola pengadaan dalam satu sistem!
