Surat Kuasa Adalah: Pengertian, Jenis, dan Susunan Penulisannya

Pengertian umum surat kuasa adalah suatu surat yang berisi penyerahan wewenang dari suatu pihak ke pihak lainnya yang diberikan kepercayaan karena pihak pemberi kuasa sedang tidak bisa melakukannya sendiri.

Pada umumnya, surat ini terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat formal dan juga surat non formal. Umumnya, surat formal digunakan untuk suatu hal yang sifatnya normal. Sedangkan surat non formal biasa digunakan untuk hal yang sifatnya lebih pribadi atau tidak formal.

Selain itu, fungsi dari adanya pembuatan surat ini adalah sebagai suatu bukti pernyataan dari pihak pemberi kuasa bahwa pihak penerima kuasa mempunyai hak dan kewajiban untuk bisa melakukan tugas seperti apa yang tertuang pada isi surat. Untuk itu, pihak penerima kuasa pada dasarnya adalah wakil dari pemberi kuasa untuk melakukan beberapa hal yang sudah tertulis di surat.

Fungsi dan Manfaat Surat Kuasa

Seperti yang sudah kita bahas bersama diatas, fungsi dan manfaat surat kuasa adalah sebagai suatu bukti pernyataan dari pihak pemberi kuasa bahwa pihak penerima kuasa mempunyai hak dan juga kewajiban untuk melakukan berbagai hal seperti apa yang tertuang di surat kuasa.

Baca juga: NGO Adalah: Pengertian, jenis, dan Peran Penting NGO

Ciri-Ciri Surat Kuasa

Beberapa ciri-ciri yang terdapat dalam surat kuasa adalah sebagai berikut:

• Menggunakan bahasa yang baku: surat kuasa harus disusun dengan bahasa yang baku dan mudah dimengerti.
• Memiliki isi pernyataan kekuasaan: surat kuasa harus berisi pernyataan pengalihan kekuasaan ataupun wewenang dari diri sendiri kepada pihak lain untuk melakukan beberapa hal.
• Singkat dan jelas: bahasa yang tertuang pada surat kuasa harus disusun secara singkat, padat, dan jelas sesuai dengan fungsinya.

Unsur-Unsur Surat Kuasa

Dalam proses pembuatannya, surat ini mempunyai berbagai unsur yang harus dipahami, berikut ini adalah berbagai unsur yang harus tertulis secara jelas di dalam surat kuasa dari pihak organisasi ke luar:

• Data pribadi dari pihak pemberi kuasa
• Dari pribadi dari pihak yang diberikan kuasa
• Jenis wewenang dan kausa yang diberikan, berikut berbagai batasannya.

Sementara itu, berikut ini adalah rincian data pribadi yang harus dicantumkan dari pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa:

• Untuk suatu surat dinas: Nama, NIP, pangkat/jabatan.
• Pribadi: Nama, NIK, pekerjaan, alamat.

Selain itu, berbagai hal lainnya yang harus diperhatikan ketika memberi surat kuasa kepada pihak lain adalah sebagai berikut:

• Pihak pemberi kuasa dan pihak penerima kuasa harus memiliki tingkat kedewasaan yang cukup dan sehat, baik itu secara rohani maupun jasmani.
• Penerima kuasa adalah orang yang bisa dipercaya
• Penerima kuasa yang lebih dari satu orang tidak harus diberikan nomor surat
• Pengambilan gaji tidak perlu diberikan materai.

Jenis-jenis Surat Kuasa

Surat ini dibedakan berdasarkan pemberi kuasa dan tujuannya. Berikut beberapa jenis yang harus Anda pahami:

1. Perseorangan

Jenis surat kuasa ini adalah jenis surat yang sifatnya lebih non-formal, yang mana dibuat oleh pihak pemberi kuasa dan juga diberikan kepada pihak lain sebagai pihak penerima kuasa dan untuk mewakili keperluan pribadi pemberi kuasa.

Umumnya, surat jenis ini dipergunakan untuk suatu urusan yang berhubungan dengan dokumen pribadi atau perseorangan, dan di dalamnya tidak terlalu berkaitan dengan operasional perusahaan.

Beberapa kepentingan yang umumnya digunakan pada jenis surat ini adalah seperti surat pengambilan barang, pengambilan gaji pensiun. Pengambilan dokumen, dll.

2. Kedinasan

Surat kuasa kedinasan adalah suatu surat yang dibuat oleh suatu perusahaan ataupun instansi kepada para karyawannya untuk melakukan beberapa hal yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.

Umumnya, pihak pemberi kuasa adalah pihak organisasi, perusahaan swasta dan juga instansi pemerintahan. Surat kuasa ini juga harus dituliskan secara formal karena surat ini berhubungan dengan kedinasan.

Selain itu, surat ini juga biasa digunakan untuk surat dinas workshop sosial media di sekolah, surat dinas keluar kota dari perusahaan swasta, surat dinas pemberitahuan cuti bersama, dll.

3. Istimewa

Surat kuasa istimewa adalah surat yang diberikan kepada pihak lain untuk mewakili pemberian kuasa. Jenis surat ini umumnya diberikan oleh orang yang terjerat masalah hukum kepada pihak pengacara ataupun suatu lembaga bantuan hukum untuk menyelesaikan masalahnya.

Hal-hal Penting yang Harus Diperhatikan

Penggunaan surat kuasa ini pada dasarnya mempunyai kekuatan izin yang bisa dimanfaatkan untuk mengambil atau membuat suatu dokumen yang penting.

Anda sebagai pemilik atau pimpinan perusahaan tidak diperkenankan mengambil suatu dokumen penting melalui orang lain jika Anda tidak menyertakan surat ini. Namun, di lain sisi Anda juga tidak boleh memberikan surat ini kepada orang lain secara sembarangan.

Nah, berikut ini adalah berbagai hal penting yang harus Anda perhatikan sebelum membuat surat kuasa.

• Pilih Orang yang Bisa Dipercaya

Umumnya, surat ini dimanfaatkan untuk mengambil dokumen yang penting dan memiliki nilai besar. Untuk itu, hal penting yang harus diperhatikan dalam hal ini adalah Anda harus meminta tolong kepada orang yang memang benar-benar bisa dipercaya.

• Pastikan untuk Membawa Dokumen Pendukung

Agar bisa menjamin kepastian dan keaslian surat kuasa, Anda juga harus bisa memberikan suatu dokumen pendukung. Sebagai contoh, jika Anda memberikan surat kuasa untuk pengurusan pajak, maka Anda harus bisa memberikan kartu identitas dan juga NPWP perusahaan Anda.

• Berikan Cap atau Meterai

Hal penting lainnya yang kerap kali dilupakan dalam pembuatan surat kuasa adalah materai. Elemen pendukung ini menjadi salah satu pembukti surat sah kuasa. Jadi, pastikanlah orang yang sudah Anda percaya menandatangani surat kuasa diatas materai sebelum benar-benar menyerahkannya.

Struktur Surat Kuasa

Seperti yang kita ketahui, surat kuasa tidak boleh ditulis secara sembarangan. Terdapat struktur penulisan yang harus diperhatikan dari awal hingga akhir. Penempatan struktur yang salah akan membuat surat kuasa menjadi tidak sah.

Berikut ini adalah struktur resmi surat kuasa:

• Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat umumnya digunakan apabila surat kuasa tersebut dibuat oleh perusahaan atau instansi pemerintah. Artinya, kop surat ini tidak diperlukan dalam surat kuasa pribadi.

Kop surat terdiri dari nama perusahaan atau instansi,alamat, nomor kotak pos, kode pos, telepon, dan logo perusahaan.

• Nomor Surat

Nomor surat ini diterbitkan oleh perusahaan, instansi atau organisasi pembuat surat. Artinya, nomor surat tidak perlu dicantumkan untuk surat kuasa pribadi.

• Pemberi Kuasa

Pemberi kuasa menjadi suatu persetujuan jika dirinya tidak diberikan lagi kekuasaan pada orang yang dipilihnya untuk bisa menyelesaikan suatu urusan.

• Identitas Pemberi Kuasa

Hal lainnya yang harus dicantumkan adalah identitas pemberi kuasa secara lengkap sesuai dengan data asli. Identitas tersebut mencakup nama lengkap, nomor KTP, pekerjaan, alat, dan nomor telepon.

• Penerima Kuasa

Penerima kuasa adalah mereka yang dipilih oleh pihak pemberi kuasa untuk bersedia mewakilinya dalam menyelesaikan suatu urusan tertentu.

• Identitas Penerima Kuasa

Isi identitas yang harus diisi oleh penerima kuasa meliputi nama lengkap, nomor KTP, pekerjaan, alamat, dan nomor telepon.

• Isi Kuasa atau Hal yang Dikuasakan

Pada bagian ini, pemberi kuasa harus mencantumkan hal apa saja yang dikuasakan oleh penerima kuasa, seperti pengambilan dokumen, pengambilan uang, pembukaan rekening, dll.

• Waktu Pemberian Kuasa

Waktu pemberian kuasa umumnya ditentukan berdasarkan kapan surat kuasa tersebut dibuat dan langsung diberikan kepada pihak penerima kuasa.

Tapi, dalam surat kuasa pribadi, umumnya pemberi dan penerima kuasa akan berdiskusi terlebih dahulu untuk menentukan pemberian kuasa.

• Tanda Tangan

Dalam hal ini, pihak penerima dan pemberi kuasa harus saling menyetujui surat kuasa tersebut. Artinya, dalam hal ini tidak boleh ada unsur pemaksaan dalam pemberiaan kuasa tugas atau urusan.

Baca juga: Shareholder Adalah: Pengertian, jenis, dan Hak-hak Shareholder

Penutup

Karena penerima kuasa ini akan mewakili urusan Anda, maka disarankan untuk memilih orang terdekat dan terpercaya. Selain itu, disarankan juga agar orang yang dipilih memiliki kemampuan ataupun pemahaman dalam mengerjakan tugas yang sudah diberi kuasa, sehingga bisa diselesaikan dengan baik.

Selain itu, Anda juga harus lebih teliti dalam membuat surat kuasa. Sesuaikan jenis surat kuasa berdasarkan apa yang ingin Anda berikan kuasa. Selain itu, pastikan juga surat kuasa Anda dibuat dengan benar dengan struktur dan gaya bahasa yang sudah kita bahas bersama di atas.

Hal ini akan sangat penting, terlebih lagi untuk surat kuasa urusan pajak. Para petugas pajak akan secara detail dan teliti memeriksa surat kuasa Anda, karena hal tersebut akan bersinggungan langsung dengan operasional perusahaan Anda, seperti penyetoran pajak, dll. Jika ada kesalahan dalam pembuatan surat kuasa, maka para petugas pajak akan menolah surat kuasa Anda.

Nah, dalam hal pengaturan pajak, agar Anda tidak perlu susah payah lagi dalam menghitung penyetoran pajak perusahaan, Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mampu membantu Anda dalam mengelola keuangan secara lebih mudah dan praktis. Accurate online juga memiliki fitur perpajakan yang lengkap untuk membantu urusan pajak perusahaan Anda.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: