Anda pernah merasa bingung saat harus menulis surat penawaran produk? Jangan khawatir, Anda tidak sendirian! Banyak pebisnis pemula yang mengalami kesulitan serupa.

Surat penawaran produk memang memegang peranan penting dalam strategi marketing Anda. Dokumen ini bisa menjadi kunci pembuka pintu kesuksesan bisnis, namun juga bisa jadi bumerang jika tidak ditulis dengan tepat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas tuntas tentang cara membuat surat penawaran produk yang efektif, mulai dari struktur dasar hingga tips-tips jitu untuk meningkatkan conversion rate.

Siap-siap catat ya, karena informasi ini bisa jadi game-changer bagi bisnis Anda!

Pengertian surat penawaran produk

Surat penawaran produk, atau yang juga dikenal sebagai offering letter, adalah surat yang berisi informasi mengenai penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli.

Dokumen ini menjadi jembatan komunikasi antara Anda sebagai penjual dan calon konsumen Anda.

Lebih spesifik lagi, surat penawaran produk merupakan surat yang mempermudah Anda untuk mengenalkan produk kepada konsumen.

Surat ini juga membantu konsumen mendapatkan informasi lengkap tentang produk yang Anda tawarkan. Jadi, bisa dibilang surat ini adalah win-win solution bagi kedua belah pihak!

Menurut A. Fauzi dalam bukunya yang berjudul “Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis” (2007), surat penawaran adalah surat yang berisi tentang informasi produk, baik berupa barang atau jasa.

Sementara itu, JS. Kamdhi dalam buku “Terampil Berekspresi” menambahkan bahwa isi dalam surat penawaran bisa berupa surat permintaan, iklan, ataupun relasi.

Intinya, surat penawaran produk adalah alat komunikasi bisnis yang Anda gunakan untuk memperkenalkan dan mempromosikan produk atau jasa Anda kepada calon pembeli.

Surat ini dibuat secara formal namun tetap persuasif, dengan tujuan utama menarik minat calon konsumen terhadap apa yang Anda tawarkan.

Baca juga: 7 Trik Jitu Menulis Surat Penawaran Jasa yang Sulit Ditolak

Struktur dan isi surat penawaran produk

Sekarang, mari kita bahas struktur surat penawaran produk yang efektif. Dengan memahami struktur ini, Anda akan dapat membuat surat penawaran yang menarik dan profesional.

Berikut ini adalah struktur atau isi lengkap surat penawaran produk yang perlu Anda ketahui:

1. Kop surat

Kop surat adalah bagian paling atas dari surat penawaran Anda. Di sini, Anda perlu mencantumkan informasi penting tentang perusahaan Anda, yaitu:

• Logo perusahaan

Letakkan logo perusahaan Anda di bagian atas kiri atau tengah kop surat. Logo ini akan membantu memperkuat identitas brand Anda.

• Nama perusahaan

Tuliskan nama lengkap perusahaan Anda tepat di bawah logo atau di sebelahnya.

• Alamat perusahaan

Cantumkan alamat lengkap perusahaan Anda, termasuk kode pos.

• Kontak perusahaan

Sertakan nomor telepon, email, dan website perusahaan Anda.

2. Nomor surat, tanggal, lampiran, dan perihal

• Nomor surat

Berikan nomor surat sesuai dengan sistem penomoran di perusahaan Anda.

• Tanggal surat

Tuliskan tanggal pembuatan surat dengan format yang konsisten.

• Lampiran

Jika ada dokumen tambahan, sebutkan jumlahnya di sini.

• Perihal

Tuliskan topik utama surat, misalnya “Penawaran Produk X”.

3. Alamat tujuan

• Nama penerima

Tuliskan nama lengkap penerima surat.

• Jabatan penerima

Cantumkan jabatan penerima surat jika Anda mengetahuinya

• Nama perusahaan penerima

Tuliskan nama perusahaan penerima surat.

• Alamat lengkap

Sertakan alamat lengkap perusahaan penerima.

4. Salam pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Yang terhormat Bapak/Ibu,”.

5. Paragraf pembuka

Mulailah dengan paragraf pembuka yang menarik perhatian pembaca. Anda bisa menyebutkan tujuan surat atau merujuk pada komunikasi sebelumnya jika ada.

6. Isi surat

• Deskripsi produk

Jelaskan produk atau jasa yang Anda tawarkan secara detail namun ringkas.

• Keunggulan produk

Sebutkan keunggulan atau manfaat utama dari produk Anda.

• Spesifikasi teknis

Jika relevan, sertakan spesifikasi teknis produk Anda.

• Harga

Cantumkan harga produk dengan jelas, termasuk informasi diskon jika ada.

• Syarat dan ketentuan

Jelaskan syarat dan ketentuan pembelian, termasuk metode pembayaran dan pengiriman.

7. Paragraf penutup

Tutup surat Anda dengan paragraf yang mengajak pembaca untuk mengambil tindakan, seperti menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut atau melakukan pemesanan.

8. Salam penutup

Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat kami,” atau “Salam sukses,”.

9. Tanda tangan dan nama terang

• Tanda tangan

Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda

• Nama lengkap

Tuliskan nama lengkap Anda di bawah tanda tangan.

• Jabatan

Cantumkan jabatan Anda di perusahaan.

10. Informasi tambahan (opsional)

Jika diperlukan, Anda bisa menambahkan informasi seperti nomor rekening perusahaan atau kontak customer service di bagian bawah surat.

Dengan mengikuti struktur ini, Anda akan dapat membuat surat penawaran produk yang profesional dan efektif. Ingat, kunci utamanya adalah menyampaikan informasi dengan jelas dan menarik minat pembaca. Selamat mencoba, dan semoga sukses dengan penawaran produk Anda!

Baca juga: Cara Membuat Surat Penawaran Negosiasi yang Efektif dan Menguntungkan

Cara membuat surat penawaran produk

Anda ingin membuat surat penawaran produk yang menarik dan efektif? Tidak perlu khawatir! Berikut ini adalah panduan lengkap cara membuat surat penawaran produk yang akan membantu Anda memikat calon pelanggan:

1. Persiapan awal

• Kenali target audiens

Sebelum mulai menulis, pahami siapa calon pelanggan Anda. Riset preferensi dan kebutuhan mereka agar pesan Anda tepat sasaran.

• Kumpulkan informasi produk

Siapkan semua data penting tentang produk Anda, termasuk fitur, manfaat, dan harga.

• Tentukan tujuan surat

Tetapkan tujuan spesifik dari surat penawaran Anda, apakah untuk memperkenalkan produk baru atau menawarkan diskon khusus.

2. Menulis kop surat

• Desain logo dan nama perusahaan

Buat kop surat yang menarik dengan menempatkan logo dan nama perusahaan Anda di bagian atas.

• Tambahkan informasi kontak

Sertakan alamat, nomor telepon, email, dan website perusahaan Anda di kop surat.

3. Menulis bagian pembuka

• Tulis nomor surat dan tanggal

Cantumkan nomor surat dan tanggal pembuatan di bagian atas surat.

• Alamat tujuan

Tuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat.

• Salam pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan sesuai dengan budaya bisnis setempat.

4. Menyusun isi surat

• Paragraf pembuka

Mulailah dengan paragraf yang menarik perhatian. Anda bisa menyebutkan alasan penawaran atau merujuk pada komunikasi sebelumnya.

• Deskripsi produk

Jelaskan produk Anda secara detail namun tetap ringkas. Fokus pada manfaat utama bagi pelanggan.

• Keunggulan produk

Tonjolkan keunikan dan keunggulan produk Anda dibandingkan kompetitor.

• Spesifikasi teknis

Jika relevan, sertakan spesifikasi teknis produk dalam format yang mudah dibaca.

• Harga dan penawaran khusus

Cantumkan harga produk dengan jelas. Jika ada penawaran khusus atau diskon, sebutkan dengan detail.

• Testimoni atau bukti sosial

Tambahkan testimoni pelanggan atau penghargaan yang pernah diraih untuk meningkatkan kredibilitas.

5. Menjelaskan syarat dan ketentuan

• Metode pembayaran

Jelaskan opsi pembayaran yang tersedia untuk pelanggan.

• Proses pengiriman

Berikan informasi tentang metode pengiriman dan estimasi waktu pengiriman.

• Garansi dan pengembalian

Jelaskan kebijakan garansi dan prosedur pengembalian produk jika ada.

6. Menulis bagian penutup

• Call to action

Buatlah ajakan yang jelas untuk pelanggan, seperti “Hubungi kami untuk pemesanan” atau “Kunjungi website kami untuk info lebih lanjut”.

• Ucapan terima kasih

Sampaikan apresiasi Anda atas waktu dan perhatian pembaca.

• Salam penutup

Gunakanlah salam penutup yang profesional dan sesuai dengan budaya setempat.

7. Finalisasi surat

• Tanda tangan dan nama terang

Bubuhkan tanda tangan Anda beserta nama terang dan jabatan.

• Informasi tambahan

Jika perlu, tambahkan informasi seperti nomor rekening atau sosial media perusahaan.

• Periksa kembali

Baca ulang surat Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.

8. Memformat dan mendesain surat

• Pilih font yang tepat

Gunakanlah font yang profesional dan mudah dibaca seperti Arial atau Calibri.

• Atur spacing

Pastikan jarak antar paragraf dan margin surat sudah tepat untuk kenyamanan membaca.

• Tambahkan elemen visual

Jika memungkinkan, sertakan gambar produk atau infografis untuk memperkuat pesan Anda.

9. Pengiriman surat

• Pilih metode pengiriman

Tentukan cara pengiriman surat, apakah melalui pos, email, atau diantar langsung.

• Tindak lanjut

Rencanakan untuk menghubungi penerima surat beberapa hari setelah pengiriman untuk memastikan surat telah diterima dan membuka peluang diskusi lebih lanjut.

Nah, sekarang Anda sudah tahu langkah-langkah membuat surat penawaran produk yang menarik dan profesional. Ingat, kunci utamanya adalah menyampaikan informasi dengan jelas, menarik, dan fokus pada kebutuhan pelanggan. Jangan lupa untuk selalu menyesuaikan gaya penulisan dengan karakter perusahaan dan target audiens Anda.

Untuk lebih mudah lagi, Anda bisa mendownload template surat penawaran produk dengan klik link ini:

Download Template Surate Penawaran Produk

Untuk menggunakan template ini, Anda bisa menyalin teks di atas ke dokumen Word baru, lalu mengganti bagian-bagian dalam tanda kurung siku […] dengan informasi spesifik perusahaan dan produk Anda. Jangan lupa untuk menyesuaikan format, font, dan tata letak sesuai dengan kebutuhan dan identitas brand perusahaan Anda.

Baca juga: Apa itu Konsep Bisnis? Ini Pengertian dan Fungsinya!

Penutup

Nah, sekarang Anda sudah paham betul tentang surat penawaran produk, mulai dari pengertian, struktur, hingga cara membuatnya, kan? Ingat, kunci utama dalam membuat surat penawaran yang efektif adalah menyampaikan informasi dengan jelas, menarik, dan fokus pada kebutuhan pelanggan.

Bicara soal kebutuhan pelanggan, tahukah Anda bahwa banyak bisnis saat ini membutuhkan solusi akuntansi yang efisien dan mudah digunakan? Inilah tempat di mana Accurate Online bisa jadi game-changer bagi bisnis Anda!

Accurate Online adalah software akuntansi dan bisnis yang dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan keuangan perusahaan Anda.

Dengan fitur-fitur yang canggih namun user-friendly, Accurate Online bisa membantu Anda membuat laporan keuangan, mengelola inventory, hingga mengatur payroll karyawan dengan lebih mudah dan akurat.

Bayangkan betapa efisiennya jika Anda bisa mengelola semua aspek keuangan bisnis hanya dari satu platform. Tidak perlu lagi repot dengan tumpukan kertas atau spreadsheet yang membingungkan.

Dengan Accurate Online, semua data keuangan Anda tersimpan dengan aman di cloud dan bisa diakses kapan saja, di mana saja.

Jadi, tunggu apa lagi? Ingin merasakan sendiri kemudahan mengelola keuangan bisnis dengan Accurate Online? Kabar baiknya, Anda bisa mencobanya secara gratis sekarang juga!

Yuk, klik link yang ada pada gambar di bawah ini untuk memulai free trial Accurate Online. Rasakan sendiri bagaimana software ini bisa mengubah cara Anda mengelola bisnis menjadi lebih efisien dan profesional. Siapa tahu, ini bisa jadi langkah awal untuk membawa bisnis Anda ke level berikutnya. Selamat mencoba!

Referensi:

• 20 Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Meyakinkan