Virtual Office Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Kelebihannya Untuk Bisnis

Dewasa ini, virtual office adalah suatu kantor virtual yang sedang banyak diminati oleh para pebisnis bisnis muda di Indonesia dan di kota-kota besar lainnya.

Dengan tingginya minat enterpreneur di Indonesia, saat ini juga semakin banyak startup baru yang muncul di kota-kota besar dengan seiring berkembangnya startup tersebut, maka virtual office pun semakin banyak dan menjadi angin segar bagi para pebisnis.

Nah, dalam kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang virtual office dan berbagai fungsi serta cara kerjanya.

Pengertian Virtual Office Adalah

Mereka yang yang menjadi founder startup pasti pernah mendengar tentang istilah virtual office atau kantor virtual. Jadi, pada dasarnya virtual office adalah suatu kantor yang mana para penyewa hanya bisa memiliki alamat dari kantor tersebut saja, namun mereka tidak memiliki bangunan fisik daripada kantor tersebut.

Itu artinya, virtual office adalah Anda hanya memiliki kantor secara virtual. Perusahaan Anda akan terdaftar dalam perusahaan yang bekerja di kantor tersebut namun Anda tidak memiliki ruangan kantor di gedung tersebut. Untuk itu, Anda hanya memiliki kantor virtual, bukan kantor fisik.

Baca juga: Bagaimana Cara Mencegah Orang Lain Mencuri Ide Bisnis Anda?

Kelebihan Utama Virtual Office

Hadirnya virtual office yang masih di beberapa kota besar di Indonesia bukanlah tanpa penyebab. Para pekerja terus mencari persen virtual office karena mereka memiliki beberapa kelebihan. Beberapa  kelebihan dari virtual office adalah berikut ini:

1. Mampu Menghemat Operasional Kantor

Mempunyai bangunan kantor tersendiri akan membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya yang banyak untuk biaya operasional. Pertama, perusahaan pasti harus mengeluarkan biaya listrik dan biaya air,  terlebih lagi bila jumlah karyawannya sangat banyak.

Dengan adanya virtual office, maka biaya untuk kedua hal tersebut tidak perlu dipikirkan lagi. karena semuanya sudah termasuk dalam biaya sewa yang dipilih oleh perusahaan ataupun individu.

Selain biaya tersebut, pihak penyewa juga tidak perlu lagi memikirkan koneksi internet. Pihak Penyedia virtual office sudah menyediakan layanan koneksi internet guna menunjang pekerjaan setiap penyawanya.

Biaya lainnya yang tidak harus dipikirkan oleh para penyewa adalah  biaya inventaris perusahaan seperti meja, kursi, AC dan alat-alat lainnya, seperti alat mesin fotokopi atau alat printer. Seluruhnya sudah disediakan secara lengkap oleh perusahaan virtual office, sehingga Anda tinggal datang dan bekerja saja secara maksimal.

2. Bisa Ganti-Ganti Kantor

Beberapa pengelola portal office mampu memberikan paket sewa yang bervariasi, mulai dari harga bulanan sampai harga tahunan.

Jika Anda sudah merasa bosan di virtual office tersebut, Anda bisa memperbarui kerjasama di akhir periode penyewaan. Namun, bila Anda ingin suasana yang lebih baru atau pindah ke tempat baru, Anda bisa pindah begitu saja.

Perusahaan yang memiliki kantor tetap tentu tidak bisa berpindah sesuka hati. Ketika pindah, mereka harus mengeluarkan banyak sekali biaya untuk menyewa ataupun membangun kantor baru. Dengan adanya virtual office, pindah bisa saja dilakukan kapanpun dan dimanapun tanpa harus terikat masalah biaya yang besar.

Jika perusahaan Anda ingin dekat dengan klien ataupun berbagai tempat strategis lainnya, Anda bisa memilih lokasi pertokoan yang memang berada di tengah kota. Sementara itu, pekerja akan bisa lebih kreatif jika berada dilingkungan atau suasana yang aman dan  nyaman.

3. Meningkatkan Gengsi Perusahaan

Harus kita akui bahwa jika memiliki kantor sendiri memang mampu meningkatkan gengsi dari suatu perusahaan. Bahkan, walaupun perusahaan tersebut hanya kecil, namanya akan bisa melejit dan dikenal baik oleh para klien ataupun kolega yang menggunakan jasanya.

Salah satu paket dari layanan virtual office yang menguntungkan adalah mampu memberikan alamat perusahaan. Jadi, walaupun kantornya hanya virtual dan terdiri dari 1 ruangan yang sederhana saja maka perusahaan bisa menggunakan alamat tersebut sebagai domisili resminya.

Jika ada keperluan surat menyurat, pihak pengelola portal office nantinya akan langsung melakukan sortir dan harus memberikannya pada perusahaan Anda.

Jadi, walaupun Anda hanya menyewa satu ruangan saja, perusahaan penyewa tetap akan memiliki kantor resmi yang sudah diakui oleh badan hukum.

4. Bisa Dijadikan Sebagai Kantor Pusat

Dewasa ini, bekerja tidak harus dilakukan setiap hari secara tatap muka. Suatu perusahaan bisa melakukan perekrutan banyak pegawai tanpa memiliki kantor sama sekali. Seluruh pegawai bisa bekerja dan juga berkomunikasi secara real-time dengan menggunakan fasilitas internet secara remote atau bekerja di rumah.

Beberapa penyedia faktor office umumnya hanya membantu harga tahunan sekitar 4,5 juta rupiah tahun untuk satu ruangan dengan kursi sebanyak 5 hingga 6 kursi. Virtual office akan membuat perusahaan berjalan secara lebih lancar dan juga lebih mudah.

5. Keuntungan yang Diperoleh Akan Semakin Besar

Virtual Office akan membuat perusahaan menjadi lebih bebas merekrut banyak pekerja. Dengan adanya banyak pekerja, berbagai proyek dari client bisa dikerjakan secara baik sehingga keuntungan perusahaan pun akan menjadi meningkat.

Nah, karena bekerjanya tidak memerlukan berbagai biaya operasional yang sangat besar, maka Keuntungan yang diperoleh pun akan semakin lebih besar.

Jadi daripada uangnya digunakan untuk berbagai operasional lain maka akan lebih baik digunakan untuk kemajuan perusahaan ataupun mensejahterakan para pegawai atau karyawan nya.

Dengan cara tersebut, maka seluruh pihak akan memperoleh keuntungan sehingga performa perusahaan pun bisa terus meningkat tanpa perlu lagi memiliki lokasi kantor sendiri.

6. Lebih Banyak Diminati Klien

Klien yang berada di luar sana mempunyai cara pikir dan juga sudut pandangnya masing-masing. Ada klien yang lebih suka menekankan pada hasil, namun ada juga klien yang suka menekankan pada impresi pertama.

Untuk klien yang memiliki orientasi terhadap hasil, maka perusahaan atau pun Anda tidak perlu lagi kebingungan dengan masalah tempat kerja agar lebih profesional dan juga memiliki nilai lebih di mata mereka.

Sementara itu jika ada kalian yang ingin semuanya tampak sempurna pasti mereka akan melihat perusahaan dari alamatnya. Dengan memiliki alamat, maka mereka akan percaya bahwa perusahaan tersebut nyata dan pasti bisa bekerja secara lebih baik

Sementara itu, perusahaan yang tidak mempunyai alamat akan dianggap sebagai perusahaan palsu sehingga klien pun akan mengurungkan niatnya untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan tersebut.

Virtual office mampu memberikan alamat resmi untuk perusahaan yang menggunakan jasa mereka. Bahkan seluruh kegiatan surat-menyurat juga bisa dilayani, sehingga tingkat keprofesionalan suatu perusahaan bisa meningkat secara drastis.

Kekurangan Virtual Office

Walaupun virtual office memang memiliki banyak kelebihan, namun disisi lain virtual office juga memiliki negatif yang harus diterima oleh para penggunanya. Beberapa kekurangan virtual office adalah sebagai berikut:

1. Hubungan dengan Karyawan Akan Menjadi Kurang Dekat

Komunikasi dengan para karyawan mungkin saja bisa dilakukan dengan baik di platform yang digunakan perusahaan. Namun, percakapan tersebut pasti akan  lebih banyak berhubungan dengan perusahaan, sehingga ikatan personalnya akan menjadi berkurang.

Walaupun kekurangan ini mungkin terlihat biasa saja, namun kekurangan ini akan mengganggu karyawan bila nantinya ada perselisihan. Nah, agar hubungannya kurang dekat ini bisa diminimalisir ataupun dihindari, Anda sebagai pebisnis bisa melakukan pertemuan secara rutin dengan tatap muka.

Misalnya, seperti setiap enam bulan sekali atau kurang dari waktu tersebut s setiap bertemu, bisa mungkin jalin keakraban Agar para pekerja mengetahui yang mana pemimpin mereka begitupun sebaliknya

2. Terkadang Menjadi Kurang Fokus

Krja di kantor virtual akan membuat  beberapa karyawan menjadi kurang fokus. Pertama, tidak semua karyawan bisa bekerja dalam kerumunan terutama di wilayah coworking space. Kedua, ada beberapa pekerja yang memiliki atau membutuhkan ruangan sepi sementara di kantor virtual masih tetap ramai.

Nah untuk solusi pekerja yang tidak bisa bekerja di ruangan yang ramai, maka solusinya adalah dengan menyewa ruangan tertutup. Perusahaan virtual office saat ini ada menyediakan ruangan tertutup yang bisa digunakan oleh perusahaan agar mereka bisa bekerja yang lebih privat.

3. Waktu Kerja yang Sudah Makan

Salah satu masalah paling besar yang sering dirasakan oleh karyawan adalah banyak menghabiskan waktu di virtual office pada saat bekerja.

Mereka yang lebih bisa menyelesaikan pekerjaan jarak jauh akan lebih santai dan dasar tidak perlu dipermasalahkan. Akhirnya, akan ada pekerja yang mulai berangkat siang atau bahkan bekerja tengah malam.

Untuk pekerjaan freelance dari client lain mungkin bisa diterapkan dengan model atau cara asal selesai. Namun, yang bekerja diperusahaan, mereka harus dapat bekerja secara tepat waktu.

Walaupun tidak ada fingerprint, mereka harus bekerja dengan skema normal, dan yang disepakati adalah mulai dari jam 10 hingga jam 6 sore maka karyawan harus online pada jam yang sudah ditentukan.

Bekerja sesuai dengan waktu yang ditentukan akan bisa meminimalisir kemolaran, kesalahan, dan juga kegagalan karyawan.

Jika karyawan selalu aktif pada jam yang sudah ditentukan, maka komunikasi pun akan bisa diarahkan dan bisa berjalan dengan lancar. Sehingga, apa yang saat itu sedang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan hasilnya pun akan bisa lebih maksimal.

Baca juga: Bagaimana Cara Efektif untuk Bernegosiasi dengan Pemasok?

Penutup

Demikianlah pembahasan kami tentang virtual office.  Jadi,  bisa disimpulkan bahwa virtual office adalah kantor yang bisa di sewa oleh para pebisnis dan mereka hanya bisa memiliki alamat dari kantor virtual office tersebut saja. Untuk berbagai inventaris lainnya maka mereka tidak memilikinya.

Dengan menyewa pertual office Anda akan bisa memiliki banyak sekali keuntungannya, namun Anda harus tetap membayar biaya tahunan ataupun biaya bulanan yang sudah disepakati dengan pihak penyewa virtual office.

Dalam hal ini, maka Anda harus bisa mengelola keuangan Anda secara lebih matang dan juga lebih tepat. Agar lebih memudahkan Anda untuk mengelola keuangan perusahaan,  maka Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate online.

Software akuntansi ini dijamin akan mampu menghemat seluruh pengeluaran biaya Anda. Kenapa? Karena selain biaya langganannya yang sangat terjangkau Anda juga mampu mengelola keuangan Anda secara lebih mudah dimanapun dan kapanpun Anda berada.

Selain itu,  itu Anda pun bisa mendapatkan lebih dari 200 laporan keuangan secara tepat, akurat, dan juga efisien.

Saat ini, Anda bisa langsung menggunakan Accurate online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini