Cara Menulis Follow-Up Email Penjualan yang Baik

Email follow-up atau tindak lanjut penjualan adalah cara untuk berkomunikasi dengan calon pelanggan setelah promosi penjualan awal Anda. Hal ini merupakan bagian penting dari proses penjualan.

Email yang efektif harus menarik perhatian calon pelanggan, merangkum poin terkuat dari penawaran Anda dan meminta mereka untuk merespons serta membeli layanan atau produk Anda.

Agar email tindak lanjut menjadi efektif dan mendapat tanggapan, Anda harus tahu cara mendekati prospek Anda dengan cara yang benar.

Baca artikel ini hingga selesai untuk mendapatkan caranya!

Apa Itu Email Follow-Up Penjualan?

Email follow-up penjualan adalah jenis email yang dikirimkan setelah interaksi awal dengan pelanggan potensial atau setelah tahap tertentu dalam proses penjualan.

Tujuan dari email ini adalah untuk:

• menjaga komunikasi yang berkelanjutan,
• memperkuat hubungan dengan pelanggan, dan
• mendorong mereka untuk mengambil tindakan lebih lanjut, seperti menyelesaikan pembelian atau menjawab penawaran yang telah disampaikan.

Baca juga: Contoh Email Penawaran Produk yang Unik & Menarik!

Fungsi Email Follow-Up Penjualan

Follow up email tidak hanya berfungsi untuk menyelesaikan penjualan, terdapat banyak fungsi lain yang bermanfaat bagi bisnis Anda. Berikut adalah beberapa fungsi lainnya:

1. Menguatkan Hubungan: Menunjukkan perhatian dan keseriusan perusahaan terhadap kebutuhan pelanggan, yang membantu membangun hubungan yang lebih kuat dan personal.
2. Mengatasi Keberatan: Memberikan informasi tambahan atau klarifikasi yang dapat membantu mengatasi keraguan atau keberatan yang mungkin dimiliki oleh pelanggan.
3. Mendorong Tindakan: Mengingatkan dan mendorong pelanggan untuk mengambil tindakan yang diinginkan, seperti menyelesaikan pembelian, mengisi formulir, atau menghadiri demo produk.
4. Menyediakan Informasi Tambahan: Memberikan detail lebih lanjut tentang produk atau layanan, termasuk studi kasus, testimoni, atau demo yang dapat membantu pelanggan membuat keputusan.
5. Mengukur Minat Pelanggan: Memantau respon pelanggan terhadap email follow-up untuk memahami tingkat minat mereka dan menyesuaikan strategi penjualan selanjutnya.

Baca juga: Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis yang Wajib Anda Ketahui

Komponen Email Follow-Up Penjualan

Berikut merupakan template dari follow up email yang umum digunakan dalam melakukan tindak lanjut penawaran sebelumnya:

1. Subjek Email yang Menarik: Baris subjek yang menarik perhatian dan relevan dengan interaksi sebelumnya.
2. Sapaan Personal: Sapaan yang menggunakan nama pelanggan untuk memberikan sentuhan personal.
3. Referensi Interaksi Sebelumnya: Mengingatkan pelanggan tentang interaksi atau diskusi sebelumnya untuk memberikan konteks.
4. Pesan Utama: Isi utama email yang menjelaskan tujuan follow-up, bisa berupa penawaran tambahan, klarifikasi, atau permintaan tindakan lebih lanjut.
5. Call to Action (CTA): Instruksi jelas untuk tindakan selanjutnya yang diinginkan, seperti “Lihat Demo”, “Hubungi Kami”, atau “Selesaikan Pembelian”.
6. Informasi Kontak: Detail kontak yang memudahkan pelanggan untuk merespon atau menghubungi kembali.
7. Penutup yang Sopan: Kalimat penutup yang sopan dan profesional, seringkali dengan harapan untuk mendapatkan respon segera.

Cara Membuat Follow-up Email Penjualan yang Menarik

ilustrasi email follow up penjualan. source envato

Setiap email follow-up penjualan berbeda tergantung pada industri dan tujuan yang dimiliki organisasi.

Berikut adalah beberapa langkah umum yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda menulis email follow-up:

1. Mulailah dengan baris subjek email yang menarik

Langkah pertama untuk menulis email follow-up penjualan yang bagus adalah dengan menulis judul subjek email yang menarik.

Saat Anda menulis header email yang menarik perhatian, prospek Anda akan ingin membuka dan membaca pesan yang Anda kirimkan kepada mereka.

Anda dapat menulis email yang bagus dan memiliki waktu yang tepat, tetapi hal tersebut bukan masalah kecuali prospek yang Anda jangkau untuk membacanya.

Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email:

• Ada update untuk kami?
• Kami dengan senang hati membantu Anda (objektif)
• Masih tertarik dengan layanan kami?
• Ide untuk peluncuran bisnis Anda
• Bagaimana kami dapat membantu tujuan Anda?
• Mari kita bicarakan (objektif)
• 10 cara untuk meningkatkan (taktik) gratis
• Terima kasih telah bertemu dengan saya
• (Nama) merekomendasikan saya untuk menghubungi Anda

2. Personalisasi penawaran yang menarik

Setiap orang yang Anda hubungi untuk email follow-up penjualan memiliki kebutuhan yang berbeda.

Cobalah untuk menyesuaikan email Anda untuk mencerminkan kebutuhan individu yang Anda kirimkan email.

Gunakan nama orang tersebut di email Anda dan rujuk tanggal Anda bertemu atau berbicara dan apa yang Anda bicarakan.

Jika Anda tahu orang tersebut tidak ingin membeli barang atau jasa Anda untuk sementara waktu, tanyakan tentang bagaimana pencarian mereka berjalan dan tawarkan bantuan jika Anda bisa.

3. Atur waktu email follow-up Anda

Praktik terbaik untuk email tindak lanjut penjualan adalah memastikan Anda menetapkan jadwal untuk ditindaklanjuti.

Dengan cara ini, Anda tidak akan melewatkan kesempatan tindak lanjut dan Anda dapat mempertahankan bisnis atau layanan Anda di benak calon pelanggan.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan pemasaran email online untuk membantu Anda mengatur informasi prospek agar tetap teratur.

4. Konsisten dengan setiap prospek

Prospek Anda mungkin akan memilih untuk memberikan bisnis mereka kepada organisasi yang secara konsisten menjangkau mereka dengan cara yang ramah dan informatif.

Tujuan Anda harus menunjukkan perhatian dan kepedulian terhadap kebutuhan pelanggan.

Tawarkan layanan terbaik Anda dan secara konsisten berikan layanan terbaik sebelum, selama dan setelah proses penjualan selesai.

Pastikan Anda menepati janji Anda dengan menindaklanjuti prospek ketika Anda mengatakan akan melakukannya dan segera berikan informasi tambahan yang diminta.

5. Ciptakan dan fokus pada nilai

Produk atau jasa yang Anda tawarkan mungkin memiliki banyak pesaing. Anda harus menciptakan nilai untuk menarik minat prospek Anda.

Cara terbaik untuk menciptakan nilai dalam email ke prospek Anda adalah dengan:

• Bantu pelanggan Anda memvisualisasikan nilai yang akan diciptakan produk atau layanan dalam hidup mereka
• Jadilah orisinil
• Mintalah umpan balik
• Membangun kepercayaan

Pelanggan akan menghargainya jika Anda menanyakan pendapat mereka tentang produk Anda.

Kemungkinan besar mereka akan membeli produk / layanan Anda jika mereka yakin Anda benar-benar berusaha membantu mereka.

Baca juga: Mengenal Email Marketing dan 8 Tips Terbaik untuk Mendongkrak Penjualan

6. Gunakan poin menarik tertentu yang telah disebutkan prospek kepada Anda

Biasakan untuk mencatat apa yang diinginkan pelanggan sebelum Anda mengirim email tindak lanjut.

Hal ini agar Anda dapat menggunakan poin menarik tertentu yang telah mereka sebutkan sebelumnya.

Mereka akan lebih cenderung menanggapi email Anda jika itu tentang topik diskusi tertentu yang mereka sebutkan kepada Anda.

7. Carilah peluang untuk menindaklanjuti

Penting untuk memahami kebutuhan dan keinginan klien Anda untuk mencari peluang untuk menindaklanjuti.

Misalnya, jika Anda menawarkan layanan pemangkasan atau tebang pohon dan pelanggan menyebutkan bahwa mereka tidak ingin memangkas atau menebang pohon di rumah atau bisnis mereka sampai mereka mengaspal kembali jalan masuk mereka.

Maka Anda dapat mencari tindak lanjut dan mendapatkan peluang dengan mengirim email kepada mereka dan menanyakan bagaimana proses pengaspalan ulang berjalan.

Menanyakan kembali apakah mereka ingin menjadwalkan tanggal untuk melakukan pemangkasan pohon setelah jalan masuk selesai.

Baca juga: 3 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga

Contoh Follow up Email Penjualan

Akan ada berbagai situasi yang memerlukan template dan sampel email yang berbeda.

Berikut adalah beberapa contoh email follow-up penjualan yang dikategorikan berdasarkan situasi:

1. Email follow-up pertama ke prospek

Follow up email pertama adalah jawaban umum untuk pertanyaan prospek mengenai produk atau layanan Anda.

Anda harus mengirim email ini segera setelah kontak pertama Anda dibuat dengan klien potensial.

Subject: Kami dengan senang hati membantu Anda (objektif)

Hai {Nama},

Terima kasih telah menghubungi XYZ Co. tentang tantangan Anda saat ini dengan {problem} di lingkungan tim Anda. Kami yakin kami dapat membantu Anda dengan menggunakan {product/service} untuk meningkatkan tim Anda dan memberi Anda {hasil yang diinginkan yang akan memuaskan prospek}.

Apakah Anda memiliki waktu 5-10 menit untuk mendiskusikan solusi yang sedang dipertimbangkan oleh tim Anda? Jika demikian, apakah kami dapat menjadwalkan waktu minggu ini?

Terima kasih dan sukses selalu,
{Nama pengirim}

2. Email tindak lanjut setelah rapat

Jika Anda mengadakan pertemuan langsung dengan calon pelanggan, penting untuk segera menindaklanjutinya untuk mengukur minat dan kesediaan mereka untuk bertindak.

Berikut adalah email yang menampilkan layanan pelanggan yang hebat dan membantu Anda membangun kepercayaan antara prospek dan organisasi Anda:

Subject: Terima kasih telah bertemu dengan saya pada {tanggal tertentu}

Selamat pagi/siang {Nama},

Sangat menyenangkan mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang dicari perusahaan Anda selama pertemuan kami sebelumnya.

Kami yakin bahwa kami dapat memenuhi kebutuhan Anda dan banyak keinginan Anda. Seperti yang diminta, saya telah melampirkan lebih banyak informasi dan sumber daya untuk membantu memandu Anda selama proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan kinerja dan menyelesaikan masalah Anda.

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Saya akan dengan senang hati membantu Anda. Saya berharap untuk berbicara dengan Anda segera.

Terima kasih dan sukses selalu,
{Nama pengirim}

Baca juga: 3 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga

Kesimpulan

Itulah beberapa tips dalam melakukan follow-up email penjualan dan template yang bisa Anda gunakan untuk situasi tertentu.

Melakukan follow-up penjualan pada prospek yang potensial sangat penting agar proses closing lebih cepat terjadi.

Selain untuk follow-up email penjualan, hal lain yang biasa terjadi dalam bisnis adalah menggunakan email sebagai sarana pengiriman tagihan penjualan atau pembelian.

Jika Anda masih menggunakan pencatatan manual, tentu ini akan memakan waktu karena ada banyak tahapan yang harus Anda lewati. Seperti memfoto invoice fisik, melakukan upload, membuat email dan mengirimnya.

Untuk mengatasi hal ini, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur otomasi pembuatan invoice dan mengirimnya langsung ke email pelanggan Anda melalui aplikasi salah satunya adalah Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pembuatan invoice, melakukan pencatatan penjualan dan pembelian, melakukan rekonsiliasi transaksi otomatis, memantau multi cabang dan gudang, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: