Mengelola tim dan role permission di Facebook Business Manager adalah langkah penting agar seluruh aset digital bisnis terjaga, koordinasi berjalan lancar, serta risiko akses ilegal atau kekacauan struktur tim bisa diminimalisir.
Facebook Business Manager menawarkan fitur pengelolaan akses tim yang rapi, mulai dari menentukan role, membatasi hak akses, hingga mengawasi aktivitas setiap anggota dengan detail.
Mengenal struktur tim dan role di Facebook Business Manager
Mengelola tim di Facebook Business Manager harus diawali dari pemahan yang baik tentang struktur peran (role) yang disediakan platform. Ada beberapa peran utama yang dapat diberikan, yaitu:
- Admin: Memiliki kontrol penuh atas seluruh aset dan pengaturan bisnis, mulai dari menambah/menghapus aset, mengelola tim, hingga mengatur keamanan akun.
- Employee/Employee Access (Karyawan): Hanya dapat mengakses aset tertentu yang telah diberikan izin secara terbatas, seperti membuat konten atau menjalankan iklan, tanpa hak akses ke pengaturan modul bisnis keseluruhan.
- Finance Editor/Analyst: Spesifik mengatur urusan pembayaran, meninjau invoice, dan melihat laporan biaya iklan.
- Custom Role: Admin dapat membuat role kustom dengan kombinasi izin spesifik sesuai kebutuhan tim.
Setiap peran membawa tanggung jawab dan hak akses berbeda. Penyesuaian role dengan kebutuhan kerja setiap anggota sangat penting agar workflow tim rapi, efisien, dan tidak tumpang tindih.
Baca juga: Apa itu Facebook Pixel? Ini Serangkaian Kode yang Berguna untuk Marketer!
Cara menambahkan dan mengelola anggota tim
Mengelola anggota tim dapat dilakukan dengan beberapa tahapan yang runut dan mudah, yaitu:
1. Akses menu Business Settings
Setelah masuk ke Facebook Business Manager, cari opsi “Business Settings” pada dashboard. Di sinilah seluruh pengaturan struktur tim dilakukan.
2. Menambah anggota baru
Klik menu “People”, lalu tekan tombol “Add” untuk mengundang anggota baru.
Masukkan alamat email kerja anggota tim yang ingin diberikan akses, lalu tentukan role sesuai kebutuhan, admin, employee, atau finance/editor.
Undangan akan langsung dikirim email dan anggota baru dapat mengonfirmasi akses mereka6.
3. Mengatur role dan asset permission
Setelah anggota bergabung, atur akses mereka untuk setiap aset (Halaman Facebook, akun iklan, katalog, dsb).
Pilihlah asset mana yang perlu diakses, lalu aktifkan atau matikan hak akses khusus seperti membuat posting, mengelola iklan, dan analisis insight.
4. Membagi tugas dan tracking aktivitas
Pembagian tugas akan terasa lebih efisien dengan fitur assign role. Seluruh aktivitas anggota tim tercatat di log aktivitas, sehingga Anda selalu tahu perubahan apa saja yang mereka lakukan pada setiap aset.
Hal ini juga akan memudahkan audit tanggung jawab jika terjadi insiden.
Tips menentukan role permission yang tepat
Penyesuaian role harus dilakukan dengan analisis kebutuhan tim, seperti:
- Identifikasi kebutuhan operasional tim harian. Siapa saja yang membutuh akses admin penuh? Siapa cukup sebagai pengiklan atau hanya butuh insight saja?
- Jangan berikan akses berlebihan pada anggota baru, pastikan mereka hanya mendapat hak sesuai tugas.
- Gunakan checklist untuk setiap campaign, proyek, atau produk baru agar pemberian role permission selalu relevan dengan tanggung jawab anggota.
- Hindari password sharing karena dapat menimbulkan kebocoran data dan menyulitkan audit aktivitas.
Prosedur keamanan dan audit akses
Untuk menjaga keamanan aset digital bisnis, Anda bisa melakukan beberapa hal di bawah ini:
- Lakukan audit anggota dan role permission secara berkala. Setiap anggota baru, pergantian tim, atau vendor lepas harus dievaluasi aksesnya segera.
- Gunakan fitur log aktivitas untuk menelusuri siapa saja yang melakukan perubahan pada setup bisnis, aset iklan, atau pembayaran.
- Jika ada anggota tim resign atau hubungan kerja berakhir, segera cabut akses mereka agar data bisnis tetap aman. Proses offboarding di Business Manager sangat cepat, cukup satu klik untuk revoke akses secara total.
Rekomendasi manajemen efektif
Agar koordinasi terus berjalan optimal, lakukan langkah-langkah proaktif berikut:
- Update struktur tim dan role secara rutin. Saat perusahaan berkembang, susunan tim pasti akan berubah, jadi jangan biarkan akses lama tetap terbuka.
- Kombinasikan dashboard Business Manager dengan platform komunikasi tim, seperti WhatsApp atau Slack, agar koordinasi tugas dan diskusi berjalan lancar.
- Evaluasi insight dan performa tiap tim serta optimalisasi role, sehingga setiap anggota terus berkembang sesuai porsi tugasnya.
Tips mengelola role Business Manager
Agar sistem pengelolaan semakin aman, efisien, dan kolaboratif, coba lakukanlah tips di bawah ini:
- Buatlah struktur business account dan sub-account sesuai kebutuhan perusahaan multi-brand atau tim proyek.
- Assign asset ownership dengan jelas untuk tiap aset, pastikan hanya pemilik atau manajer terkait memiliki izin akses penuh.
- Buatlah role permission sesuai posisi, dari admin hingga support, sesuaikan dengan kebutuhan akses dan tanggung jawab harian.
- Aktifkan two-factor authentication untuk semua anggota agar keamanan makin terjamin.
- Jalankan review akses minimal setiap kuartal dan segera cabut izin bagi anggota yang tidak lagi aktif.
Baca juga: 5 Fitur Utama Facebook Business Manager dan Keunggulannya
Penutup
Mengelola tim dan role permission di Facebook Business Manager hanyalah langkah awal memperkuat ekosistem digital bisnis.
Butuh sistem yanag terintegrasi untuk memastikan seluruh operasional, mulai dari kasir, akuntansi, hingga loyalitas pelanggan berjalan lancar dan aman.
Accurate Online menjadi jawaban bagi bisnis masa kini. Dengan integrasi aplikasi kasir digital Accurate POS serta program loyalitas pelanggan Bliss, semua aspek usaha dapat dipantau, diatur, dan dikembangkan lewat satu platform yang user-friendly.
Mencatat transaksi, mengelola stok, hingga analisis loyalitas bisa dilakukan otomatis, tanpa repot manual checking.
Jangan tunda lagi! Inilah kesempatan Anda membawa bisnis naik kelas di era digital, ayo mulai mengelola aset Facebook hingga keuangan dan operasional bisnis secara digital, cerdas, dan efisien.
Klik tautan gambar di bawah untuk mencoba Accurate Online secara gratis sekarang juga!
Referensi:
