Apa Itu Profesi Data Entry? Simak Tanggung Jawab dan Kualifikasi Skillnya!

Data entry menjadi salah satu bidang pekerjaan yang semakin banyak diminati di Indonesia. Pasalnya, seiring berkembangnya dunia digital, pertukaran data terjadi semakin cepat dan kebutuhan perusahaan akan seorang profesional yang mampu menginput dan merapikan data tersebut juga otomatis meningkat.

Terlebih lagi, entri data tidak membutuhkan latar belakang pendidikan tertentu sehingga siapa pun mempunyai kesempatan yang sama untuk bisa berkarir di bidang ini. Namun, tentu ada kualifikasi khusus yang dibutuhkan untuk bisa menjadi seorang data entry profesional.

Artikel kali ini akan membahas lebih lanjut mengenai bidang pekerjaan entri data, termasuk definisi, tanggung jawab pekerjaan, jenis pekerjaan, serta kualifikasi skill yang dibutuhkan.

Apa Itu Data Entry?

Pada dasarnya, data entry adalah jenis pekerjaan klerikal yang melibatkan penggunaan berbagai proses seperti mengetik dan merekam suara lalu memasukkan datanya ke komputer. Dimana kebanyakan profesi ini bekerja di industri ritel, transportasi, keuangan, dan layanan kesehatan.

Akan tetapi, sebagian besar perusahaan sebenernya tetap membutuhkan seseorang di bidang entri data karena memiliki tugas dasar untuk menjalankan fungsi kantor sehari-hari.

Jadi, bisa dikatakan bahwa data entry adalah pekerjaan memasukkan data yang diperoleh dari berbagai sumber ke sistem komputer milik perusahaan. Dimana setiap data yang dimasukkan tersebut biasanya mendetail dan beberapa bahkan bersifat rahasia. Karena itu, profesi ini membutuhkan seseorang dengan integritas tinggi dan dapat dipercaya.

Baca juga: Workaholic: Ini Pengertian, Ciri-Ciri, Dan Tips Mencegahnya

Tanggung Jawab Pekerjaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda terkait tugas yang diberikan pada karyawannya. Namun, dalam bidang entri data, tanggung jawabnya ialah melakukan input data ke dalam sistem. Melansir dari Roberthalf dan Glassdoor, berikut ini diuraikan lebih lanjut tugas dan tanggung jawab seorang data entry.

1. Menyiapkan dan menyortir dokumen sebelum dimasukkan ke dalam sistem.
2. Melakukan input data ke dalam sistem atau database perusahaan.
3. Memeriksa dan memastikan keakuratan data yang sudah dimasukkan ke dalam database.
4. Mencari dan menyesuaikan perbedaan data yang ada dalam sistem dan kertas dokumen.
5. Menanggapi permintaan informasi dari posisi atas yang berwenang
6. Menguji pembaharuan database dan sistem penyimpanan data.
7. Mengelola dokumen dan catatan dengan baik.
8. Menyiapkan laporan rutin.
9. Melakukan backup data untuk mengantisipasi permasalahan pada sistem yang membahayakan data.
10. Mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan pada input data dan menyelesaikannya menggunakan metode tertentu.

Baca juga: Memahami Pengertian Supervisor dan Peran Pentingnya dalam Perusahaan

Jenis Pekerjaan Data Entry

Melansir dari laman Indeed, terdapat dua jenis pekerjaan data entry, yang dijelaskan sebagai berikut.

1. Remote

Di tengah era kemudahan internet, pekerjaan entri data bisa dilakukan secara remote. Dimana ia bisa memberikan beberapa keuntungan, di antaranya:

• Dapat mengerjakan tugas di mana pun
• Dapat memilih jam kerja sendiri
• Gaji yang diterima tidaklah dihitung per jam, melainkan dihitung per proyek yang dikerjakan
• Memiliki kesempatan mendapatkan penghasilan karena bisa bekerja di tempat lain pula

Selain itu, ketika bekerja remote untuk posisi ini biasanya tidak memerlukan riwayat pekerjaan sebelumnya. Jadi, meski belum memiliki pengalaman di bidang ini, Anda tetap mempunyai kesempatan untuk mencobanya. Namun, tetap harus dipastikan bahwa Anda memenuhi kualifikasi skill yang dibutuhkan.

2. In-house

Staf data entry in-house ialah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan. Sama halnya dengan remote, jenis pekerjaan ini juga memiliki beberapa kelebihan, misalnya:

• Mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan
• Mendapatkan beberapa tunjangan, seperti kesehatan dan cuti
• Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja

Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memberi beberapa keuntungan lainnya, misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.

Baca juga: Budaya Kerja, Ini Jenis dan Cara Membangunnya

Skill yang Diperlukan

Ada beberapa skill khusus yang diperlukan oleh seorang data entry agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Skill atau keterampilan tersebut meliputi:

1. Mengetik Cepat dan Cermat

Data yang dimiliki oleh perusahaan sangatlah banyak. Setiap harinya, perusahaan mewajibkan input data dalam jumlah banyak dengan waktu yang singkat. Terlebih karena adanya deadline atau tenggat waktu yang diberikan.

Maka dari itu, perusahaan biasanya menginginkan staf data entry mereka dapat mengetik sekitar 40 kata per menit. Tentunya dengan tingkat akurasi yang tinggi dan minim akan kesalahan.

2. Pengetahuan Dasar Perangkat Lunak

Untuk dapat melakukan input data dengan tepat dan akurat, diperlukan kemampuan dan pengetahuan dasar mengenai perangkat lunak atau software. Hal ini dikarenakan penyimpanan data selalu berkaitan dengan database, spreadsheet, dan software tertentu lainnya dalam pekerjaan sehari-hari.

3. Kemampuan Berbahasa

Suatu data tidak bisa sembarangan di-input. Kesalahan input data pada kolom yang tidak sesuai akan menjadi sesuatu yang fatal. Itulah sebabnya mengapa kemampuan memahami bahasa sangatlah penting. Kemampuan bahasa yang baik akan memudahkan proses membaca, memvalidasi, serta meng-input data sesuai jenis dan klasifikasinya.

4. Kemampuan Berkomunikasi

Keterampilan komunikasi sejatinya diperlukan untuk pekerjaan apa pun. Dalam ranah entri data, kemampuan berkomunikasi yang baik akan membantu kita dalam menjelaskan data yang dikelola kepada manajer perusahaan ataupun mitra bisnis yang membutuhkannya.

5. Kemampuan Menjaga Rahasia

Tak sedikit kasus perusahaan yang mengalami kebocoran atau kehilangan data yang terkadang terdapat peranan orang internal. Terlebih di era perkembangan teknologi yang menyebabkan pertukaran data dapat terjadi secepat mungkin.

Baca juga: Mengenal Profesi Interpreter dan Bedanya dengan Translator

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan di atas mengenai serba-serbi profesi data entry. Kini, telah diketahui bahwa bidang pekerjaan entri data merupakan salah satu bidang yang bisa dipelajari oleh siapa pun. Peluang berkarir di bidang ini secara full time ataupun freelance juga akan terus terbuka sehingga bisa mendapatkan tambahan pundi-pundi uang.

Di samping itu, jangan lupa untuk mencatat setiap pengeluaran dan pendapatan Anda per bulannya. Apabila Anda masih menggunakan metode manual, mungkin Anda bisa mencoba beralih menggunakan metode yang lebih akurat, cepat, dan otomatis. Anda bisa mencoba menggunakan software berbasis cloud seperti Accurate Online.

Accurate Online merupakan software akuntansi dan bisnis yang menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis. Selain membantu pebisnis mencapai kesuksesannya, berbagai fitur dan keunggulan yang ditawarkan oleh Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan.

Karena itu, tunggu apa lagi? Silahkan klik tautan gambar di bawah ini untuk menikmati Accurate Online secara gratis selama 30 hari.