Notula Adalah Catatan Singkat Rapat, Sudah Tahu Cara Penulisannya?

Notula adalah hal yang wajib ada di dalam suatu kegiatan meeting. Notula memuat segala hal yang dibahas di dalam kegiatan meeting, mulai dari awal hingga akhir. Dimana isinya tidak boleh menyimpang dari pokok pembicaraan.

Penulisan notula sendiri membutuhkan keterampilan khusus dari seorang notulis. Misalnya, kemampuan menulis dengan cepat guna mencatat poin-poin penting yang disampaikan di dalam rapat.

Untuk itu, artikel kali ini akan membahas lebih lanjut tentang sistematika penulisan notula. Namun sebelum itu, mari ketahui terlebih dahulu definisi dan fungsi dari notula itu sendiri.

Apa Itu Notula?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), notula memiliki arti yang sama dengan notulen. Dimana notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.

Isi di dalam sebuah notula adalah catatan resmi yang berisikan apa, siapa, bagaimana, dan hasil dari suatu hal yang dirapatkan atau disidangkan. Dengan kata lain, notula adalah hasil dari suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi.

Dalam penerapannya, notula menuntut notulis untuk terampil dalam menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Dimana ia harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan, untuk kemudian meringkasnya ke dalam kalimat yang jelas, singkat, dan mudah dipahami.

Hal-hal yang ditulis pun adalah yang sesuai dengan tema dan tujuan rapat. Apabila ada pembicaraan yang tidak sesuai, maka notulis tidak perlu menuliskannya dalam notula rapat.

Acara yang biasanya menggunakan notula adalah acara rapat, seminar, diskusi, atau persidangan. Dimana notula dibutuhkan sebagai bahan evaluasi bagi tim untuk meninjau kembali keputusan atau tindakan yang telah diambil.

Baca juga: Kerja Cerdas: Ini Pengertian dan Langkah Menerapkannya!

Fungsi Notula

Dalam sebuah rapat atau diskusi umum, notula memiliki sejumlah fungsi penting yang meliputi:

1. Alat Dokumentasi

Fungsi pertama dari notula adalah sebagai alat dokumentasi suatu rapat. Hal ini memudahkan peserta, terutama bagi anggota yang tidak bisa hadir, dalam mengetahui jalannya rapat dari awal sampai akhir, apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang dibuat.

Jika dibutuhkan pengecekan sewaktu-waktu terkait informasi yang ada dalam rapat, maka bisa langsung melihat ke notula. Informasi di dalamnya juga bisa menjadi perbandingan untuk rapat-rapat selanjutnya.

2. Alat Pengukur Kesuksesan

Notula dapat menunjukkan apakah suatu rapat berjalan dengan sukses atau tidak. Peserta dapat melihat apakah tujuan rapat telah tercapai dengan melihat kesimpulan yang tertulis di notula. Salah satu ukuran kesuksesan dalam rapat ialah notula yang ditulis dengan rapi dan lengkap.

3. Alat Peninjau Hasil Keputusan Rapat

Notulen juga berfungsi sebagai dokumen untuk meninjau kembali ide-ide kunci dan poin-poin diskusi yang mengarah pada keputusan. Tanpa catatan yang jelas, mudah untuk melupakan mengapa keputusan tertentu dibuat.

4. Alat Memetakan Tugas

Notula berfungsi memberi informasi tentang tugas yang diberikan kepada setiap anggota dan memberi garis waktu yang jelas agar semua orang tetap pada jalurnya. Notula menciptakan kejelasan tentang langkah selanjutnya, siapa yang bertanggung jawab atas sesuatu, dan memastikan tidak ada item tindakan yang terlupakan.

Baca juga: Kegiatan Sosial: Ini Pengertian dan Manfaatnya!

Sistematika Penulisan Notula

Penulisan notula tidak bisa dilakukan asal-asalan oleh notulis. Ada hal-hal yang diperhatikan agar notula terangkai jelas, padat, ringkas, dan sistematis. Berikut sistematika penulisan dan penyususan notula.

1. Kepala Notula

Kepala notula terletak di bagian atas sebuah notula. Bagian kepala notula ini berisi agenda rapat seperti tema, hari dan tanggal pelaksanaan, waktu pelaksanaan, lokasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam rapat.

2. Isi Notula

Isi notula terdiri dari susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang dibahas di dalam rapat, pembahasan diksusi, serta hasil keputusan rapat.

Dalam menulis hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis juga tidak perlu mencatat semuanya, hanya hal-hal penting saja dan yang memiliki pengaruh dalam jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.

3. Penutup Notula

DI bagian penutup notula, berisi tanda tangan notulis dan pemimpin rapat. Tanda tangan ini merupakan bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Adapun dapat ditambahkan daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut.

Baca juga: Data Entry: Ini Pengertian, Tanggung Jawab, dan Kualifikasinya

Penutup

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa notula adalah laporan singkat tentang suatu rapat beserta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Penulisan notula dilakukan oleh notulis yang dituntut memiliki keterampilan khusus dalam mendengarkan, meringkas, dan menulis kembali pembicaraan suatu rapat ke dalam bentuk tulisan yang singkat, padat, dan mudah dipahami.

Notula juga memegang beberapa fungsi penting dalam suatu rapat, yaitu sebagai alat dokumentasi, alat pengukur kesuksesan rapat, alat peninjau hasil keputusan rapat, dan alat memetakan tugas.

Sistematika penulisan dan penyusunan notula juga tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Notulis perlu memperhatikan beberapa hal di dalamnya, termasuk susunan dan isi. Seperti telah disebutkan di atas, notula tersusun atas kepala, isi, dan penutup notula yang masing-masing terdiri dari beberapa poin penting yang perlu dituliskan.

Sebagaimana notula yang penting dalam mencatat hal-hal yang berlangsung di dalam rapat, pencatatan keuangan juga penting dalam memperlihatkan pengelolaan keuangan dan membantu kita dalam mencapai tujuan finansial.

Adapun jika Anda masih menggunakan metode manual dalam melakukan pengelolaan dan pencatatan keuangan, maka Anda bisa mulai beralih ke metode yang lebih cepat, akurat, dan otomatis. Seperti halnya yang ditawarkan oleh Accurate Online.

Accurate Online merupakan software akuntansi dan bisnis yang dapat membantu Anda mencatat dan membuat laporan keuangan dengan mudah. Berbagai fitur dan keunggulan di dalamnya juga bisa Anda nikmati kapan saja dan dimana saja.

Jika Anda tertarik untuk mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari, silahkan klik banner di bawah ini.