Apa itu Eisenhower Matrix? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Presiden Dwight D. Eisenhower menyadari bahwa manajemen waktu yang hebat melibatkan keseimbangan waktu Anda antara hal-hal yang mendesak dan hal-hal yang penting. Mengetahui cara mengelola waktu Anda secara efektif dapat membantu Anda menjadi lebih produktif di tempat kerja dan memposisikan Anda untuk peluang pertumbuhan. Metode pengambilan keputusan Eisenhower matrix dapat menjadi alat yang hebat untuk membantu Anda mengelola prioritas Anda dan memilih item mana dalam daftar tugas Anda yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat didelegasikan.

Dalam artikel ini, kita membahas apa itu Eisenhower matrix, cara membuatnya, dan tips bonus untuk membantu Anda menggunakan matriks keputusan Eisenhower secara efektif di tempat kerja.

Apa itu Eisenhower Matrix?

Eisenhower matrix atau metriks eisenhower adalah alat untuk memprioritaskan tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan berdasarkan urgensi untuk menjadi lebih efektif dan produktif dalam pekerjaan Anda. Dengan menggunakan metode Eisenhower, Anda dapat mengkategorikan tugas berdasarkan urgensinya untuk menentukan mana yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat dihilangkan sama sekali.

Matriks Eisenhower dinamai untuk Presiden Eisenhower, yang mengembangkan teknik untuk pengambilan keputusannya sendiri. Sebelum menjadi presiden Amerika Serikat ke-34, Eisenhower adalah seorang jenderal di Angkatan Darat AS dan komandan tertinggi Pasukan Sekutu selama Perang Dunia II.

Dia menghadapi keputusan sulit setiap hari tentang tugas mana yang harus dia fokuskan setiap hari, yang membuatnya mengembangkan metode untuk mengatur keputusan berdasarkan urgensi dan kepentingan. Matriks Eisenhower (juga dikenal sebagai kotak Eisenhower) kemudian ditampilkan dalam buku penulis Stephen Covey, “The 7 Habits of Highly Effective People,” yang mempopulerkan alat ini sebagai cara bagi para profesional bisnis untuk memecahkan masalah.

Kategori Eisenhower Matrix

Dengan menggunakan matriks Eisenhower, Anda membagi tanggung jawab Anda menjadi empat kategori berbeda:

• Mendesak dan penting: Ini adalah tugas yang akan segera Anda kerjakan.
• Penting tetapi tidak mendesak: Tugas-tugas ini penting tetapi dapat dijadwalkan untuk dilakukan nanti.
• Mendesak tetapi tidak penting: Tugas-tugas ini harus segera diselesaikan tetapi tidak terlalu penting dan dapat didelegasikan kepada orang lain.
• Tidak mendesak atau penting: Tugas-tugas ini dapat dihilangkan seluruhnya.

Kuadran yang berbeda juga dapat diberi label:

• Do (kerjakan)
• Decide (putuskan)
• Delegate (delegasikan)
• Delete (hapus)

Perbedaaan Mendesak dan Penting

Dua dari kuadran dalam matriks Eisenhower adalah mendesak dan penting dan mendesak tetapi tidak penting. Untuk lebih memahami tugas mana yang harus dikategorikan ke dalam dua kuadran ini, penting untuk memahami sepenuhnya perbedaan antara mendesak dan penting.

Tugas mendesak

Ini adalah tugas-tugas yang membutuhkan perhatian segera dan menempatkan Anda dalam mode reaktif. Mereka sering peka terhadap waktu dan didorong oleh tenggat waktu. Misalnya, menanggapi email atau membalas panggilan telepon mungkin penting tetapi mungkin penting atau tidak penting. Tugas mendesak sering dikaitkan dengan pencapaian tujuan orang lain.

Tugas penting

Ini adalah tugas yang berkontribusi pada tujuan, misi, dan nilai jangka panjang Anda. Tugas-tugas penting terkadang mendesak tetapi dalam banyak kasus tidak. Misalnya, Anda mungkin memiliki kewajiban berbicara di akhir bulan yang penting tetapi saat ini tidak mendesak.

Dengan berfokus pada tugas-tugas penting, Anda beroperasi dalam mode responsif daripada mode reaktif, yang membantu Anda tetap rasional, tenang, dan siap menghadapi peluang baru.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Project Management Plan? Berikut Penjelasannya

Cara Menggunakan Eisenhower Matrix

Berikut adalah langkah-langkah dasar yang dapat Anda ambil untuk menggunakan metode Eisenhower secara efektif:

1. Mengklasifikasikan tugas-tugas mendesak dan penting

Mulailah dengan mengevaluasi daftar tugas Anda dan mengklasifikasikan tugas yang mendesak dan penting. Tugas mendesak adalah tugas yang memiliki tenggat waktu, biasanya dalam satu atau dua hari ke depan. Tugas penting adalah tugas jangka panjang. Mereka mungkin tidak memberikan hasil langsung tetapi, sebaliknya, biasanya berfokus pada keputusan jangka panjang.

2. Lengkapi kuadran “Do“

Tugas-tugas ini adalah tugas-tugas yang mendesak dan penting. Mereka biasanya memiliki tenggat waktu yang semakin dekat dan berkontribusi pada tujuan perusahaan Anda. Mulailah dengan memeriksa daftar tugas Anda dan menilai mana yang merupakan prioritas tertinggi. Jika tugas itu penting dan perlu diselesaikan dalam satu atau dua hari, itu harus masuk ke kuadran pertama.

3. Pindah ke kuadran “decide”

Selanjutnya, identifikasi tugas-tugas yang harus masuk ke kuadran “putuskan”. Ini adalah tugas yang penting tetapi tidak mendesak, seperti mengirim email penting atau menindaklanjuti orang. Tugas yang Anda tempatkan di kuadran “putuskan” adalah tugas yang dapat Anda jadwalkan di lain waktu. Mereka penting untuk tujuan jangka panjang Anda. Saat Anda menjadwalkannya, pastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya agar tidak berpindah ke kategori mendesak.

Baca juga: Customer Turnover: Pengertian, Penyebab, dan Cara Menghitungnya

4. Lengkapi kuadran “delegasikan”

Setelah menjadwalkan tugas-tugas yang penting tetapi tidak mendesak, selanjutnya putuskan mana yang dapat Anda delegasikan. Tugas-tugas ini sering kali tampak penting tetapi pada akhirnya tidak berkontribusi pada produktivitas Anda. Saat Anda mengevaluasi daftar Anda, putuskan apakah daftar tersebut dapat dijadwalkan untuk lain waktu atau didelegasikan.

Beberapa contoh aktivitas yang mungkin ingin Anda delegasikan adalah penjadwalan wawancara, rapat yang dapat dilakukan oleh orang lain, atau membalas email tertentu. Kegiatan apa pun yang dapat didelegasikan kepada orang lain dapat membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tugas-tugas di kuadran satu.

5. Hilangkan tugas yang tidak perlu

Dari daftar tugas Anda, identifikasi tugas yang mengurangi produktivitas Anda dan tidak berkontribusi pada tujuan Anda. Aktivitas umum yang harus Anda hilangkan adalah aktivitas umum yang mungkin Anda gunakan untuk menunda-nunda, seperti menghadiri rapat tanpa agenda atau mengecek media sosial.

Tips untuk Menggunakan Eisenhower Matrix

Berikut adalah beberapa tip yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat menggunakan matriks keputusan Eisenhower:

• Batasi jumlah item per kuadran: Jika Anda menambahkan terlalu banyak item ke setiap kuadran dalam matriks, Anda dapat membuatnya terlalu rumit. Untuk menggunakan matriks Eisenhower secara efektif untuk manajemen waktu, Anda harus membatasi jumlah tugas menjadi tujuh atau delapan total.
• Buat matriks terpisah untuk tugas profesional dan pribadi: Meskipun merupakan ide bagus untuk membuat metode Eisenhower untuk kehidupan pribadi dan profesional Anda, sebaiknya buat matriks terpisah untuk menghindari komitmen yang tumpang tindih. Cobalah mendedikasikan waktu yang berbeda dalam sehari untuk setiap jenis komitmen dan evaluasi seberapa baik sistem bekerja untuk Anda.
• Menetapkan kode warna: Gunakan kode warna untuk setiap kuadran. Ini dapat membantu Anda mengenali apa yang perlu dilakukan hanya dengan melihat matriks.
• Fokus pada satu tugas pada satu waktu: Selalu fokus hanya pada satu tugas pada satu waktu sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya.
• Dedikasikan waktu-waktu tertentu dalam sehari untuk tanggung jawab tertentu: Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyisihkan sejumlah jam atau periode waktu tertentu setiap hari untuk kegiatan di kuadran tertentu. Misalnya, Anda dapat menggunakan beberapa jam pertama hari Anda untuk mengerjakan tugas-tugas penting dan mendesak di kuadran satu. Anda juga dapat menyisihkan sejumlah jam setiap minggu untuk mengerjakan tugas-tugas penting tetapi tidak mendesak.

Baca juga: Sales Automation: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang eisenhower matrix, komponen, dan tips dalam mengembangkannya. Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis, penting bagi Anda untuk mengetahui matriks ini dan memeriksa daftar tugas yang Anda lakukan setiap harinya. Jangan-jangan Anda mengerjakan tugas yang tidak penting dan hanya membuang waktu Anda yang berharga.

Misalnya, jika Anda melakukan proses pembukuan secara manual, Anda bisa mendelegasikan tugas ini kepada orang yang lebih berpengalaman seperti akuntan. Solusi lain, daripada melakukan pencatatan pembukuan yang memakan waktu, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online untuk proses yang lebih baik.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dan berpengalaman lebih dari 20 tahun. Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: