Sales Automation: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

Sebagai pemilik bisnis atau manajer penjualan, ada banyak tugas yang meskipun perlu, dapat memakan waktu dan berulang. Dengan menggunakan otomatisasi penjualan atau sales automation, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membebaskan waktu Anda dan tim sehingga Anda dapat menyelesaikan tugas yang lebih penting.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu sales automation, mengeksplorasi berbagai jenis solusi otomatisasi penjualan, menjelaskan cara menerapkannya, dan membuat daftar beberapa manfaat menggunakan sistem otomatisasi penjualan.

Apa itu Sales Outomation

Sales automation atau otomatisasi penjualan mengacu pada mekanisasi tugas penjualan yang memakan waktu melalui penggunaan alat digital, seperti kecerdasan buatan dan perangkat lunak. Tujuan utama dari otomatisasi penjualan adalah untuk mengadopsi dan mengelola beberapa tugas yang diselesaikan oleh manajer penjualan dan perwakilan secara teratur.

Baca juga: Pengertian Sales Letter, Cara Membuat dan Contohnya

Jenis Sales Automation

Ada beberapa alat manajemen hubungan pelanggan  atau customer relationship management (CRM) yang memfasilitasi dan/atau terintegrasi dengan alat otomatisasi penjualan sehingga Anda dapat menyederhanakan tugas, atau Anda dapat memilih perangkat lunak khusus untuk proses tertentu. Beberapa solusi paling bermanfaat yang dapat diberikan oleh perangkat lunak otomatisasi penjualan meliputi:

Prospecting

Ada beberapa alat yang tersedia yang mengirimi Anda peringatan email harian, mingguan, atau bulanan yang memberi Anda daftar prospek yang telah memenuhi syarat. Alat wawasan ini melakukan ini dengan mengekstrak detail dari perusahaan seseorang, profil media sosial, dan catatan CRM, memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengirim email yang relevan dan bijaksana dengan cepat dan tanpa rasa sakit.

Menetapkan prospek

Dengan menggunakan CRM atau alat otomatisasi yang dikenal sebagai auto-rotator, Anda dapat menetapkan prospek ke perwakilan penjualan berdasarkan kombinasi kriteria, seperti ukuran perusahaan atau wilayah geografis.

Memperkaya prospek

Riset alat pengayaan prospek untuk Anda, mengumpulkan data terkini tentang prospek, seperti ukuran perusahaan mereka, vendor saat ini, industri, solusi, kehadiran media sosial, dan bahkan tanggung jawab utama mereka, dari ribuan sumber dan membangun profil komprehensif untuk setiap prospek . Hasilnya, Anda dapat membina hubungan yang autentik dan sukses serta membangun kepercayaan.

Membuat kontak dan kesepakatan

Menambahkan dan memperbarui informasi kontak untuk prospek di CRM Anda dapat memakan waktu, tetapi ada solusi perangkat lunak pemasaran yang dapat secara otomatis menyelesaikan tugas ini untuk Anda.

Beberapa alat CRM mengintegrasikan sumber prospek untuk Anda, tetapi ada juga alat pihak ketiga yang menghubungkan semua aplikasi Anda, secara otomatis menambahkan prospek media sosial, pelanggan email, responden survei, dan peserta webinar ke dalam CRM untuk Anda.

Melalui alat tertentu, Anda bahkan dapat menyiapkan kriteria khusus untuk menentukan prospek. Misalnya, Anda dapat meminta perangkat lunak menetapkan prospek sebagai “memenuhi syarat” jika mereka memegang judul tertentu, mengunjungi halaman harga Anda, atau mengunduh white papper.

Baca juga: Conversion Funnel: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Menulis email

Bagi sebagian besar manajer penjualan dan perwakilan, sebagian besar hari dihabiskan untuk mengirim email dan menindaklanjuti prospek. Sebagian besar interaksi ini memerlukan sedikit penyesuaian agar efektif, itulah sebabnya templat bisa sangat membantu.

Template email mencegah Anda dari keharusan mengetik berulang kali kalimat dasar yang sama atau menyalin dan menempelkan seluruh pesan, sehingga meningkatkan efisiensi Anda.

Dengan template, Anda memiliki versi master dari jenis email tertentu yang Anda kirim secara teratur yang dapat Anda sesuaikan dengan cepat untuk situasi dan prospek tertentu sebelum Anda mengirimnya.

Selain memungkinkan Anda untuk mengembangkan template, Anda dapat menggunakan alat otomatisasi penjualan untuk membuat kampanye email yang secara otomatis berhenti setelah prospek membalas.

Fitur ini memberi Anda kesempatan untuk mempersonalisasi dan kemudian menjadwalkan serangkaian email, menghemat ketidaknyamanan pelacakan saat email dikirim atau apa yang dikatakan, sambil tetap menggabungkan detail unik untuk membuat pesan lebih manusiawi.

Baca juga: Sales Pitch: Pengertian dan Cara Membuatnya

Menjadwalkan rapat

Menjadwalkan pertemuan dengan prospek seringkali membutuhkan serangkaian komunikasi bolak-balik. Anda dapat membuat interaksi ini tidak terlalu membingungkan dan lebih efisien dengan menggunakan alat penjadwalan rapat dan janji temu.

Ini bekerja dengan mengirimkan prospek tautan ke jadwal Anda, memungkinkan mereka untuk memilih slot waktu yang tersedia yang sesuai untuk mereka.

Melakukan panggilan penjualan

Berkat alat otomatisasi penjualan tertentu, Anda bisa mendapatkan wawasan tentang panggilan penjualan atau sales calling Anda, termasuk topik yang Anda diskusikan dan item tindakan yang Anda bahas.

Selain mengekstrak informasi penting dari percakapan Anda, alat ini memberi Anda ringkasan transkrip panggilan Anda, memberi Anda kesempatan untuk meninjau bagaimana setiap interaksi berjalan dan menemukan cara yang dapat Anda tingkatkan di masa mendatang.

Mengelola transaksi

Alih-alih mencatat semua percakapan dan upaya Anda secara terpisah ke dalam CRM, Anda dapat mengotomatiskan semua aktivitas yang terkait dengan transaksi Anda.

Alat ini dapat merekam email, rapat, dan panggilan untuk Anda, dan beberapa di antaranya bahkan melacak saat prospek membuka email Anda, mengunduh lampiran, atau mengeklik tautan apa pun yang Anda kirim.

Baca juga: Strategi Produk: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya

Penyusunan proposal

Saat menyusun penawaran atau proposal, Anda sering kali harus memeriksa dengan CRM, catatan, dan email Anda untuk menemukan semua detail yang relevan. Ada alat otomatisasi yang tersedia yang terintegrasi dengan CRM Anda, secara otomatis mentransfer informasi penting, seperti harga produk dan informasi pelanggan, sehingga Anda dapat membuat penawaran harga dengan cepat dan mudah. Banyak dari alat ini juga memungkinkan Anda membuat pengingat waktu untuk ditandatangani yang dikirim ke prospek secara otomatis.

Selain itu, banyak dari alat ini memungkinkan Anda membuat alur kerja internal di CRM sehingga tim hukum atau manajer penjualan dapat meninjau dan menyetujui kontrak sebelum dikirim ke prospek.

Pelaporan

Jika Anda seorang manajer penjualan, Anda menyadari betapa bergunanya laporan ketika membuat staf penjualan mendapat informasi dan motivasi. Banyak solusi CRM dan alat otomatisasi membuat dan mengirimkan laporan melalui email ke individu yang diperlukan secara otomatis.

Manfaat Sales Automation

Solusi sales automatuon memberikan beberapa manfaat bagi tim penjualan. Misalnya, mereka dapat:

• Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi penjualan bermanfaat untuk menciptakan tim penjualan yang lebih efisien, terutama jika Anda bekerja dengan anggaran atau staf yang kecil. Dengan menghilangkan beberapa tugas monoton, Anda dapat memaksimalkan waktu Anda.
• Pertahankan konsistensi: Alat ini memungkinkan Anda melacak data penjualan dengan cara yang konsisten di seluruh organisasi, terlepas dari seberapa besar atau kecilnya.
• Kurangi waktu respons: Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan dengan menyiapkan sistem yang mengurangi waktu respons dan tindak lanjut.
• Merampingkan tugas penjualan: Dengan perangkat lunak otomatisasi penjualan, Anda dapat membuat tugas penjualan lebih konsisten dan efisien, memungkinkan Anda memastikan kualitas tinggi untuk semua prospek.
• Maksimalkan prospek penjualan: Salah satu manfaat utama dari perangkat lunak otomatisasi penjualan adalah mengurangi kemungkinan prospek penjualan tergelincir melalui celah.
• Percepat proses penjualan: Otomatisasi penjualan meningkatkan konsistensi perolehan prospek dan tindak lanjut, yang dapat mengurangi waktu konversi Anda dan membuat upaya Anda lebih akurat.
• Tingkatkan kinerja dan produktivitas: Karena Anda dapat mengotomatiskan begitu banyak tugas yang menghabiskan waktu dan monoton, ini memungkinkan Anda menghabiskan waktu untuk hal-hal yang perlu mendapat perhatian lebih. Hasilnya, Anda dapat meningkatkan efisiensi, kinerja, dan produktivitas Anda.

Baca juga: Kesulitan Menghadapi Pelanggan? Gunakan Tips Ini

Tantangan Sales Automation

Meskipun sales automation memiliki berbagai keuntungan, penting untuk menghindari otomatisasi yang berlebihan. Interaksi manusia masih penting dalam penjualan karena pelanggan menghargai dan menanggapi secara positif perhatian yang dipersonalisasi.

Tujuan otomatisasi penjualan adalah untuk merampingkan proses tertentu dan membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat mencurahkan lebih banyak perhatian untuk memelihara hubungan dengan klien dan prospek Anda.

Itulah mengapa bijaksana untuk mengandalkan otomatisasi penjualan untuk tugas-tugas yang berulang atau sederhana sambil mempertahankan kontak pribadi selama proses penjualan.

Baca juga: Ketahui Macam Macam Iklan Untuk Kesuksesan Pemasaran Bisnis Anda

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap dan mendalam mengenai sales automation. Dalam bisnis apapun, proses otomasi dapat membantu proses bisnis menjadi lebih cepat dan lebih baik. Selain penjualan, Anda bisa melakukan proses otomasi pada pembukuan yang terkenal sebagai proses yang memakan waktu dan rentan kesalahan. Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online untuk proses yang lebih cepat dan praktis.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pembukuan, pencatatan pengeluaran dan pemasukan, pengelolaan pajak, otomasi pembuatan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: