Apa itu Manajemen Informasi? Berikut Pengertian Lengkap dan Manfaatnya

Manajemen informasi adalah aspek penting dari bisnis berbasis data yang memungkinkan mereka membuat keputusan yang lebih baik dan mencapai tujuan.

Memahami tujuan manajemen informasi dapat membantu bisnis Anda meningkatkan penggunaan, perlindungan, dan penyimpanan informasi agar beroperasi lebih efektif.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu manajemen informasi, perbedaannya dengan manajemen data, pentingnya di tempat kerja, dan bagaimana Anda dapat membuat sistem manajemen informasi untuk perusahaan Anda.

Apa itu Manajemen Informasi?

Manajemen informasi atau information management adalah pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan dan pemeliharaan data dan jenis informasi lainnya.

Hal ini melibatkan pengumpulan, penyebaran, pengarsipan dan penghancuran informasi dalam segala bentuknya.

Information management mencakup prosedur dan pedoman yang diadopsi organisasi untuk mengelola dan mengkomunikasikan informasi di antara individu, departemen, dan pemangku kepentingan yang berbeda.

Manajemen ini berfokus pada tingkat kontrol yang dimiliki organisasi atas informasi yang dihasilkannya.

Hal ini membutuhkan pembangunan sistem manajemen informasi khusus yang dirancang untuk membantu perusahaan menggunakan sumber dayanya untuk mendukung proses bisnis.

Manajemen informasi juga berkaitan dengan bagaimana organisasi berbagi dan memberikan informasi kepada penerima yang beragam.

Termasuk format, seperti informasi digital dan fisik, dan media, termasuk komputer, server, situs web, media sosial, perangkat seluler, dan aplikasi.

Manajemen Informasi dan Manajemen Data

Manajemen informasi dimulai dengan pembuatan dan pengumpulan data yang diolah dan dianalisis menjadi informasi.

Langkah selanjutnya adalah penyimpanan, berbagi, dan pengarsipan ketika lebih banyak data saat ini tersedia.

Proses ini berakhir dengan penghancuran informasi karena berbagai alasan, termasuk keamanan, kerahasiaan, biaya, dan kendala penyimpanan.

Manajemen data adalah bagian dari manajemen informasi dan berkaitan dengan kebijakan, rencana, dan program yang melindungi dan mengontrol aset data dan informasi melalui siklus hidupnya.

Manajemen data memberi organisasi kendali atas data bisnis mereka, yang dapat meminimalkan pelanggaran keamanan dan risiko lainnya bila dilakukan dengan benar.

Baca juga: Apa itu Performance Management? Berikut Pengertian Lengkapnya

Manajemen Informasi dan Perannya dalam Sebuah Bisnis

Manajemen informasi memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai berbagai tujuan. Ini meningkatkan kepatuhan, mengurangi risiko, dan mengontrol akses ke informasi bisnis penting.

Inilah mengapa manajemen informasi penting di tempat kerja:

1. Mengontrol pembuatan catatan

Sistem information management yang efektif dapat membantu organisasi mengontrol pembuatan dan pertumbuhan arsip.

Tanpa strategi yang pasti untuk membuat dan merekam informasi, tempat kerja dapat menghasilkan catatan kertas dan tanpa kertas yang berlebihan.

Hal ini dapat meningkatkan waktu untuk mengambil catatan dan meningkatkan biaya pengelolaan sumber daya informasi.

Untuk mencegah hal ini, protokol manajemen informasi menetapkan batasan untuk membuat dan menghancurkan informasi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

2. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan

Banyak organisasi harus bekerja dalam peraturan tentang bagaimana mereka menangani data klien dan bisnis.

Sistem information management yang efektif memberikan pedoman yang menegakkan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan, yang memungkinkan perusahaan untuk menghindari hukuman hukum dan keuangan yang dapat diakibatkan oleh pelanggaran yang tidak disengaja.

Baca juga: Bagaimana Cara Menjadi Sales yang Hebat? Berikut 19 Karakteristiknya

3. Mengurangi biaya operasi

Tempat kerja membutuhkan sistem manajemen informasi yang efisien untuk mengurangi biaya pencatatan.

Pengumpulan data, analisis, penyimpanan informasi, berbagi dan penghancuran adalah kegiatan padat modal, terutama untuk organisasi besar.

Information management memprioritaskan catatan yang paling penting, mengurangi biaya di seluruh siklus hidup informasi.

4. Mengadopsi teknologi baru

Manajemen informasi menyediakan kemampuan untuk mengadopsi teknologi yang lebih baru dan lebih efisien untuk mengelola informasi.

Ini bisa berupa otomatisasi, solusi perusahaan, kecerdasan buatan, atau produk atau layanan teknologi apa pun yang akan membantu perusahaan memperoleh lebih banyak manfaat dari informasinya.

5. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi

Sistem information management yang hebat dapat meningkatkan cara karyawan menyimpan dan mengambil informasi yang diperlukan selama aktivitas sehari-hari mereka.

Ini juga dapat mempermudah penyebaran informasi ke berbagai penerima melalui berbagai saluran, memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan mudah melintasi zona waktu dan lokasi.

Sistem manajemen informasi yang efektif dapat membantu organisasi mengekstrak wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari catatannya untuk memandu pengambilan keputusan.

6. Mengurangi risiko

Fungsi penting dari manajemen informasi adalah untuk mengurangi risiko hukuman hukum dan keuangan terhadap organisasi.

Ini mencapai ini dengan protokol yang terdefinisi dengan baik untuk merekam, menyimpan, menyebarkan dan menghancurkan data.

Dapat mengurangi kemungkinan pelanggaran dan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan.

7. Melindungi informasi hak milik dan mempertahankan memori perusahaan

Organisasi membutuhkan proses untuk melindungi informasi penting mereka dari pesaing dan akses yang tidak sah.

Manajemen informasi menyediakan sistem untuk melindungi informasi hak milik dari penyusup, kegagalan sistem, dan bencana alam.

Membantu melindungi kerahasiaan dan integritas aset informasi penting, memungkinkan pemilik memperoleh manfaat maksimal dari rahasia dagang mereka.

Manajemen informasi juga membantu organisasi menciptakan memori institusional yang dapat diandalkan yang dapat digunakan untuk merencanakan dan membuat keputusan strategis yang penting.

8. Melindungi Keamanan Data yang Tersimpan

Sistem Informasi Manajemen (SIM) mengelola kontrol akses dengan otentikasi dan otorisasi untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang dapat mengakses data.

Data diamankan dengan enkripsi saat disimpan dan saat dikirimkan. SIM melindungi keamanan data yang tersimpan melalui beberapa mekanisme kunci.

Salah satu fitur keamanan tambahan yang umum untuk digunakan adalah 2-Factor Authenticator (2FA).

Dengan mengaktifkan Fitur 2FA, ketika ingin masuk akun, Anda diwajibkan untuk mengisi kata sandi dan kode unik yang akan dikirimkan secara real-time ke ponsel Anda.

Hal ini mencegah akun Anda teretas jika terjadi data breach, karena dibutuhkan kode unik yang akan berubah-ubah setiap hari untuk dapat mengakses akun Anda.

Salah satu perusahaan yang menerapkan Fitur 2FA adalah Accurate Indonesia, dengan banyaknya pengguna dan pentingnya kerahasiaan kondisi keuangan perusahaan.

Accurate Online selaku Aplikasi Akuntansi menggunakan Fitur 2FA untuk memberikan keamanan lebih pada penggunanya.

Baca juga: Langkah Awal Menggunakan Accurate Online untuk Pembukuan Bisnis

Cara Membuat Sistem Manajemen Informasi

Gunakan delapan langkah berikut untuk membuat sistem manajemen informasi:

1. Identifikasi kebutuhan informasi

Langkah pertama saat membuat sistem information management adalah mengidentifikasi kebutuhan informasi.

Bisa dalam bentuk studi internal atau survei di seluruh perusahaan untuk menentukan ruang lingkup sistem dalam kaitannya dengan bisnis, operasinya, pemangku kepentingan, dan persyaratan peraturan.

Cara sederhana untuk mencapai langkah ini adalah dengan meminta karyawan dan manajemen jumlah dan jenis informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas mereka.

2. Garis besar tujuan

Agar sistem berhasil, organisasi perlu mendefinisikan tujuannya dalam bentuk pedoman atau protokol yang akan memandu implementasi.

Pertimbangkan prinsip-prinsip manajemen keseluruhan yang akan berfungsi sebagai panduan pengguna ketika sistem menjadi operasional.

3. Tentukan sumber informasi

Organisasi dapat mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, termasuk karyawan, departemen internal, riset pesaing, intelijen pasar, dan badan pengatur. Tujuan dari sistem sering menentukan sumber informasi.

Baca juga: 8 Tips Memaksimalkan Strategi Penjualan pada Bisnis Anda

4. Menentukan metode pengumpulan dan klasifikasi

Setelah Anda menentukan sumber informasi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi metode pengumpulan dan klasifikasi informasi.

Melibatkan menguraikan jumlah pengumpulan informasi dan frekuensi, lokasi dan waktu.

Untuk klasifikasi, tentukan informasi mana yang bersifat kuantitatif, kualitatif, teknis, demografi, keuangan, hukum, dan kategori lainnya. Langkah ini juga melibatkan penyimpanan informasi terkini dan pengarsipan ketika menjadi usang.

5. Menentukan metode penyebaran

Selanjutnya, Anda akan mengidentifikasi penerima informasi, format dan saluran distribusi.

Anda juga akan memutuskan kapan harus memberikan akses data dan tindakan kontrol lainnya untuk mencegah pelanggaran.

6. Lakukan analisis biaya-manfaat

Biaya sistem manajemen informasi akan mencakup biaya untuk menyiapkan infrastruktur, staf pelatihan, operasi harian dan pemeliharaan.

Sistem manajemen informasi yang efektif akan memberikan manfaat yang lebih besar daripada biayanya.

7. Menerapkan dan mengevaluasi

Jika analisis biaya-manfaat positif, Anda akan mulai menyiapkan sistem dan memberikan pelatihan dan pedoman operasional.

Anda ingin karyawan yang menggunakan sistem untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka di tempat kerja.

Anda harus menilai kinerja sistem setelah beberapa bulan untuk menentukan bagaimana sistem tersebut memenuhi tujuannya, termasuk memastikan bahwa manfaatnya terus melebihi biaya.

Periode yang lebih pendek untuk merekam dan mengambil informasi dan meningkatkan penggunaan data untuk pengambilan keputusan juga merupakan tanda bahwa sistem bekerja.

Jika ada penyimpangan dalam strategi manajemen informasi perusahaan, evaluasi dapat membantu mengidentifikasi cara untuk meningkatkan sistem agar lebih efektif.

8. Pertahankan dan tingkatkan

Evaluasi akan menunjukkan bagaimana meningkatkan efektivitas sistem dan juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan infrastruktur dan melatih kembali staf.

Perbaikan terus-menerus dapat memberikan kontribusi positif bagi kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Baca juga: Manajemen Rantai Pasok: Pengertian, Fungsi dan Contohnya dalam Bisnis

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap tentang manajemen informasi yang bisa Anda adaptasikan dalam bisnis Anda. Informasi apapun pada bisnis adalah hal penting, termasuk dengan informasi finansial.

Untuk kemudahan dalam mendapatkan informasi finansial dan pencatatan keuangan dalam bisnis. Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba mengggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: