Contingency Plan Adalah: Pengertian, dan Cara Membuat Contingency Plan yang Baik

Pada dasarnya, pengertian contingency plan adalah suatu proses dalam menyiapkan perusahaan dalam rangka merespon beberapa peristiwa yang tidak bisa diprediksi. Dilansir dari wikipedia, Contingency plan juga bisa dimanfaatkan sebagai pilihan lain jika hasil yang sudah diharapkan ternyata tidak mampu direalisasikan, atau biasa disebut dengan plan B.

Nah, dalam artikel kali ini, mari kita pelajari bersama tentang contingency secara lebih mendalam dan juga tentang cara membuatnya. Berikut ini adalah penjelasannya.

Contingency Plan Adalah

Contingency plan sudah selayaknya dimiliki oleh para manajer yang cerdas yang menyadari bahwa akan selalu ada resiko yang akan menerjang bisnisnya. Tanpa adanya contingency plan, maka persentase untuk bisa menyelesaikan suatu proyek akan menurun atau bisa jadi gagal total.

Dalam kebanyakan kasus, contingency plan diciptakan untuk bisa merespon berbagai kejadian negatif yang mampu merusakan reputasi suatu bisnis. Sederhananya, contingency plan adalah suatu strategi proaktif yang disusun untuk bisa menilai berbagai kejadian yang mungkin bisa mengganggu operasional bisnis.

Seperti yang sudah kita ketahui bersama bahwa adanya ketidakpastian dan kondisi pasar yang tidak menentu adalah tantangan besar yang harus dihadapi oleh semua pebisnis. Tapi dengan kehadiran contingency plan, maka setiap pebisnis nantinya bisa menghadapi berbagai peristiwa buruk tersebut dengan tetap tenang.

Baca juga: Pengertian Kompetensi: Jenis, Manfaat, dan Pengaruhnya di Perusahaan

Cara Menyusun Contingency Plan yang Baik

Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang pembuatan Contingency plan, Anda perlu mengetahui cara terbaik dalam menyusun Contingency plan. Berikut ini adalah caranya.

• Contingency plan harus disusun secara sederhana. Seluruh bahasa dan juga instruksi yang ada didalamnya harus bisa dimengerti dengan mudah oleh setiap karyawan, staf, atau siapapun yang berhubungan di dalamnya.
• Contingency plan disusun untuk bisa dijelaskan secara formal kepada semua divisi perusahaan, dan mereka harus mengerti tentang pentingnya memiliki contingency plan.

Langkah-langkah dalam Menyusun Contingency Plan

Untuk bisa menyusun suatu contingency plan yang baik dan mampu menyelamatkan bisnis perusahaan, maka terdapat beberapa langkah yang harus diambil. Beberapa langkah tersebut adalah:

1. Identifikasi dan Prioritaskan Sumber Daya

Lakukanlah suatu riset tertentu di dalam perusahaan dan susunlah seluruh daftar sumber daya krusial yang terdapat di dalam perusahaan, seperti misalnya peralatan, tim, fasilitas, dll. Setelahnya, Anda akan mampu memprioritaskan mana yang lebih penting dan mana yang tidak penting dari daftar tersebut.

Untuk bisa membantu Anda dalam menyusun skala prioritas tersebut, maka ada beberapa tips yang sangat berguna untuk Anda, yaitu:

• Cobalah untuk fokus pada beberapa kondisi kritis yang kemungkinan harus Anda hadapi di masa depan. Berikan nilai atau skala dari 1 hingga 10 untuk setiap perkiraan tersebut. Selain itu, Anda juga harus mengenali efek yang akan muncul dari adanya kondisi tersebut.
• Setelahnya, Anda bisa mengembangkan peringkat untuk menilai seberapa sering kondisi tersebut bisa terjadi dimasa depan.
• Fokuslah untuk mengerjakan skor yang paling tinggi terlebih dahulu. Prioritas tertinggi bisa Anda tempatkan pada bagian atas.
• Selanjutnya, kembangkanlah berbagai skenario untuk beberapa risiko dengan peringkat yang paling tinggi. Anda harus membuat skenario yang realistis untuk setiap risiko yang ada agar Anda bisa mengembangkan Contingency plan yang lebih efektif. Pada bagian ini, Anda bisa menentukan juga efek yang mungkin bisa muncul dari suatu peristiwa.

Setelahnya, Anda bisa mengembangkan berbagai gradasi skenario dari beberapa skenario yang serupa, seperti skenario terbaik sampai yang terburuk.

2. Carilah Risiko yang Paling Utama

Cobalah untuk bisa mencari tahu terkait penilaian yang lengkap tentang peristiwa yang mungkin bisa membahayakan sumber daya yang Anda miliki. Cobalah juga untuk menganalisa setiap tim, divisi atau departemen yang ada di dalamnya. Bila perlu, Anda bisa meminta bantuan konsultan yang lebih berpengalaman

3. Buat Draft Contingency Plan

Jika memungkinkan, cobalah untuk menulis berbagai draft contingency plan pada setiap risiko yang bisa Anda identifikasi. Cobalah untuk memulainya dari yang paling atas atau dari yang paling penting bagi kelangsungan bisnis Anda.

Apapun keputusan rencananya, maka pemikiran yang mendukung di baliknya harus bisa dijadikan sebagai langkah yang harus diwujudkan guna melanjutkan normalisasi perusahaan Anda.

Selain itu, buatlah rencana darurat pada setiap risiko yang kemungkinan bisa terjadi, untuk bisa menjelaskan berbagai langkah yang harus Anda lakukan, maka ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan, yaitu:

• Garis waktu

Ketika Anda Membuat contingency plan, cobalah untuk melihat contingency plan tersebut dari sisi garis waktunya. Contoh sederhananya, apa saja yang harus Anda lakukan pada jam pertama ketika kehilangan suatu data, bagaimana pula dengan hari-hari selanjutnya.

Jadi, Anda harus bisa membuat jadwal untuk setiap skenario yang berkaitan dengan kerentanan fisik, perusahaan, dan juga kelembagaan. Tempatkan orang yang berbeda untuk bisa segera merealisasikan rencana yang sudah dibuat ketika ada kondisi yang tidak diharapkan.

• Komunikasi

Cobalah untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab untuk bisa berkomunikasi dengan seluruh orang pada setiap skenario yang ada.

• Kebutuhan staf

Komunikasikanlah dengan setiap departemen perusahaan yang ada dan mintalah mereka untuk membuat suatu draft yang isinya seluruh kebutuhan mereka ketika skenario tersebut dijalankan. Lalu, buatlah pengaturan yang diperlukan untuk bisa menyediakan kebutuhan tersebut.

• Kurangi Risiko Yang Ada

Sebagai contoh, jika sewaktu-waktu ada bencana alam, maka Anda akan bisa meminimalisir berbagai risiko yang berkaitan dengan perusahaan asuransi yang memadai. Sedangkan dalam meminimalisir risiko kehilangan data, Anda bisa menyimpannya secara aman di cloud atau di aplikasi penyimpan data lainnya.

4. Putuskanlah Langkah Apa Saja Yang Bisa Diambil Untuk Kembali Menjalankan Bisnis Anda

Sebagai contoh, jika sewaktu-waktu ternyata Anda harus menghadapi banjir, maka tentukanlah hal apa saja yang bisa Anda lakukan untuk bisa mengantisipasi peristiwa tersebut, baik itu dari segi infrastruktur gedung atau dari segi pemberdayaan lingkungannya.

Selain itu, Anda juga harus memastikan analisa dampaknya pada bisnis Anda, sehingga Anda bisa memenuhi seluruh misi perusahaan dan bisa terus menjalankan bisnis perusahaan walau terjadi kondisi yang tidak diinginkan.

5. Bagikan Draft Rencana Tersebut

Saat Anda menyusun contingency plan, pastikanlah bahwa seluruh individu yang ada pada perusahaan Anda mempunyai salinan contingency plan tersebut.

Sebagus apapun rencana darurat yang Anda susun, rencana tersebut tidak akan bisa bekerja secara maksimal jika Anda tidak bisa mengkomunikasikannya dengan baik. Untuk itu, pastikanlah setiap individu dari perusahaan Anda sadar betul akan perannya masing-masing.

Bila perlu, berikanlah pelatihan terkait hal tersebut. Nantinya, hal tersebut akan mampu meminimalisir rasa panik ketika terjadi kondisi yang buruk di perusahaan.

6. Ujilah Contingency Plan Tersebut

Anda bisa melakukan uji coba hemat biaya dengan cara melakukan pengujian di beberapa tahap. Jika terbukti ada sebuah area yang cacat atau bertentangan dengan rencana darurat dari beberapa departemen lainnya, maka Anda bisa mengubah atau mengevaluasi ulang contingency plan Anda.

7. Simulasikan Rencana Tersebut

Jika Anda sudah membuat contingency plan yang baik dan sudah menyebarkannya ke seluruh individu yang ada di dalam perusahaan, maka selanjutnya Anda harus memastikan contingency plan bisa berjalan dengan baik. Anda bisa memastikannya dengan cara melakukan simulasi.

8. Lakukan Peninjauan Ulang

Seberapa baik pun contingency plan yang Anda buat, Anda harus bisa meninjau kembali atau mengevaluasi kembali untuk bisa disesuaikan dengan kondisi yang mungkin akan terjadi. Seperti, ketika ada perubahan pada struktur perusahaan, karyawan, teknologi, atau sumber daya yang penting lainnya. Lakukanlah pembaruan contingency plan secara kontinyu.

9. Simpanlah Contingency Plan Anda di Tempat yang Mudah Dijangkau

Terdapat beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk contingency plan dan juga memastikan contingency plan Anda baik-baik saja ketika terjadi suatu peristiwa tertentu. Berikut ini adalah tipsnya:

• Usahakan untuk tidak menyimpan contingency plan dalam  bentuk digital. Jika listrik di perusahaan pada dan Anda kehilangan data tersebut, maka Anda akan kesulitan untuk mengaksesnya. Untuk itu simpanlah salinannya dalam wujud kertas untuk berjaga-jaga.
• Simpanlah slainan contingency plan Anda di luar dan di dalam kantor. Pastikanlah ada staff yang bisa Anda percaya untuk bisa mengakses contingency plan tersebut ketika Anda melakukan suatu perjalanan bisnis tertentu.
• Simpanlah contingency plan Anda di tempat yang memang mudah untuk diakses, aman dari kebakaran, atau banjir sekalipun.

Baca juga: Segala Hal Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Manajemen Usaha

Penutup

Berdasarkan penjelasan diatas, maka bisa kita tarik kesimpulan bahwa contingency plan adalah suatu proses dalam menyiapkan perusahaan dalam rangka merespon beberapa peristiwa yang tidak bisa diprediksi.

Contingency plan juga sering disebut sebagai rencana darurat atau plan B karena digunakan dalam menghadapi suatu skenario tertentu yang tidak bisa diprediksi, seperti bencana alam atau kejadian lainnya.

Nah, contingency plan tersebut harus dibuat pada berbagai skala bisnis, baik itu bisnis besar ataupun bisnis kecil. Sehingga, kesuksesan bisnis bisa diraih dengan tepat. Selain itu, di dalam contingency plan juga Anda harus bisa menyiapkan rencana keuangan yang matang dengan manajemen keuangan tertentu agar bisnis Anda tetap bisa bergerak.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan manajemen keuangan, Anda bisa coba menggunakan aplikasi akuntansi dari accurate online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas, laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: