Kaizen Adalah salah satu Cara Ampuh Untuk Memperbaiki Manajemen Perusahaan, Ini penjelasannya!

Pada dasarnya, kaizen adalah filosofi kerja dari Jepang yang dikembangkan pada tahun 1950. Para pekerja Jepang di negaranya sendiri atau di negara lain tentunya sudah tidak asing lagi dengan istilah “Kaizen”.

Ketika perusahaan ingin mengimplementasikan Kaizen, mereka membutuhkan alat yang disebut “Plan, DO, Check, Act (PDCA)“. PDCA sendiri menjadi alat kendali operasional perusahaan dan proses perbaikan yang berkelanjutan.

Jadi, apa manfaat menerapkan Kaizen? Berikut ini penjelasan lengkapnya.

Pengertian Kaizen Adalah

Kaizen adalah salah satu filosofi kerja yang berasal dari bahasa Jepang, KAI artinya perbaikan, dan ZEN artinya bagus. Ini bisa diartikan sebagai perbaikan yang bagus terus menerus.

Jadi, kaizen adalah perbaikan yang berfokus pada pengembangan dan peningkatan berkelanjutan. Hal ini bisa dimulai dari ditemukannya kesalahan tertentu, sehingga perlu dilakukan perbaikan.

Sistem kaizen akan mengoreksi kesalahan atau pelanggaran. Dalam hal ini Perusahaan perlu menganalisis masalah apa saja yang menyebabkan terjadinya pelanggaran tersebut. Atau menganalisis masalah yang terkait dengan praktik yang tidak memadai.

Kemudian, perusahaan dan timnya akan terus merumuskan apa yang harus dilakukan dan kebijakan apa yang perlu diambil. Semua karyawan harus mematuhi peraturan secara konsisten. Hasilnya kemudian akan dievaluasi. Kemudian cari cara yang lebih baik, dan seterusnya. Sehingga, proses kaizen akan terus dilakukan secara kontinyu.

Baca juga: Safety Stock Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Kaizen dalam Perusahaan

Dalam penerapannya di perusahaan, Kaizen melibatkan seluruh karyawan tanpa terkecuali, dari manajemen level rendah hingga manajemen level tinggi. Mereka harus selalu berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas produk atau layanannya.

Jika kaizen ingin diterapkan di dalam perusahaan, ada empat hal yang perlu dilakukan perusahaan, yaitu:

1. Standarisasi Metode Kerja Atau Teknik Kerja

Perusahaan perlu membakukan metode atau teknik kerja agar karyawan memiliki pedoman dalam menjalankan tugasnya.

Melalui standardisasi teknis, perusahaan dapat lebih mudah memprediksi waktu pengerjaan. Selain itu, misalnya jika shift kerja berubah, metode kerja yang sama dapat digunakan untuk memberikan item pekerjaan kepada pekerja lain.

2. Cycle Time atau Standarisasi Waktu Siklus

Standarisasi waktu siklus ini merupakan penentuan waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan suatu produk.

Waktu siklus kerja harus kurang dari atau sama dengan waktu siklus agar kecepatan produksi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika waktu siklus lebih besar dari waktu siklus yang ditentukan, beban kerja harus didistribusikan kembali agar lebih merata (Heijunka).

3. Standarisasi Alur Kerja atau Alur Kerja

Selain melakukan standarisasi waktu siklus, perusahaan juga perlu melakukan standarisasi urutan kerja yang digunakan untuk menjaga waktu siklus itu sendiri.

4. Standarisasi Produk dalam Proses

Tahap proses produksi terkadang membutuhkan jumlah yang paling sedikit untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. Misalnya, produksi bahan baku membutuhkan waktu pendinginan atau pemanasan yang lama, sehingga komponen atau unit tersebut perlu disimpan dalam jumlah besar untuk melanjutkan proses selanjutnya.

Oleh karena itu, perlu ditetapkan standarisasi kuantitas pekerjaan dalam prosesnya agar tidak terjadi pemborosan.

Perlu diingat bahwa strategi kaizen ini merupakan penyempurnaan yang berkesinambungan, sehingga keempat standarisasi tersebut di atas akan terus dievaluasi, dan dimungkinkan untuk meningkatkan standarisasi.

Manfaat Penerapan Kaizen Dalam Perusahaan

Berikut ini adalah manfaat menerapkan Kaizen di sebuah perusahaan:

1. Mampu Menghindari Pemborosan

Perbaikan kecil yang terus menerus dilakukan perusahaan akan dapat menghilangkan pemborosan waktu dan biaya yang biasanya dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan dan karyawannya akan terus berkembang setiap hari tanpa harus melakukan hal yang tidak perlu.

2. Mampu Berubah dan Beradaptasi secara Cepat

Perusahaan, terutama perusahaan startup, membutuhkan pengembangan bisnis dan bahkan perlu mengubah model bisnisnya dengan cepat. Dengan menerapkan Kaizen, perusahaan dapat dengan mudah menyelesaikan apa yang disebut dengan hub bisnis.

3. Menghasilkan Produk Sesuai Waktu

Penerapan sistem kaizen di perusahaan akan dapat menghasilkan produk sesuai pesanan pelanggan. Tarik sistem produksi dan penggunaan kartu Kanban akan mampu memfasilitasi implementasi.

4. Menyelesaikan Produk Lebih Cepat

Dalam proses penerapan Kaizen, proses pengiriman bahan baku dari pemasok ke perusahaan atau pengiriman produk jadi ke pelanggan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan juga efisien

Dalam proses ini, perusahaan akan lebih fokus pada yang hal terpenting, yaitu kebutuhan pelanggan.

Jika produk sudah mencapai persyaratan minimal yang telah ditentukan, maka barang dapat dikirim dan kemudian diperbaiki secara kontinyu.

Contoh sederhananya adalah produk digital. Pada saat yang sama, selain memenuhi persyaratan minimum untuk bisa segera diaktivasi, produk fisik memerlukan strategi yang sedikit berbeda.

5. Memperbaiki Aliran Produksi

Pengaturan produksi didasarkan pada lima disiplin ilmu (atau budaya kerja 5S atau 5S) di tempat kerja, yaitu:

• Seiri atau Brief (urutkan), item atau objek yang tidak perlu harus segera dihapus
• Seiton atau Neat (penataan), yaitu penataan barang yang rapi
• Seiso atau Resik untuk pembersihan secara terus menerus (pembersihan)
• Seiketsu atau Rawat (gabungan), digunakan untuk menyimpan benda atau barang dalam standar kondisi yang baik
• Shitsuke atau Rajin (kebiasaan), yaitu peningkatan terus menerus dari pelatihan dan disiplin diri

Budaya kerja di atas merupakan dasar sikap kerja yang harus dimiliki setiap karyawan untuk meningkatkan kualitas perusahaan.

6. Meningkatkan Kualitas Produk

Tujuan utama Kaizen adalah meningkatkan kualitas. Perusahaan perlu fokus pada kualitas dan nilai tambah produk atau layanan berdasarkan perspektif konsumen.

Selain itu perusahaan harus memerhatikan melihat prinsip kaizen itu sendiri, yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang yang terlibat di dalam proses produksi bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu.

Selain itu, perusahaan harus mematuhi prinsip kaizen dalam menjaga kendali proses dan membuat setiap orang yang terlibat dalam proses produksi bertanggung jawab untuk mencapai kualitas tertentu.

7. Kembangkan Karyawan yang Responsif

Penerapan sistem yang ditingkatkan akan menuntut karyawan untuk merespon lebih cepat, selain itu semua karyawan juga harus menguasai semua bidang industri perusahaan atau bahkan lintas disiplin ilmu sesuai dengan jenjang dan jabatannya.

Karyawan akan bereaksi saat lampu anton menyala sehingga menghentikan proses produksi. Semua karyawan yang fokus pada perbaikan ini disebut Jidoka yang artinya semua karyawan harus bertanggung jawab untuk mencapai produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.

8. Membantu Menghadapi Ketidakpastian

Dengan menerapkan langkah-langkah perbaikan, perusahaan akan mampu menghilangkan ketidakpastian yang muncul.

Misalnya, terkait masalah pemasok, perusahaan harus menjalin hubungan yang konsisten dan baik dengan pemasok. Pilih pemasok yang dekat dengan perusahaan demi menjalin hubungan yang langgeng..

Bagaimana Cara Menerapkan Filosofi Kaizen?

Meskipun kaizen adalah filosofi yang diadopsi oleh sebagian besar perusahaan, Anda masih dapat menerapkan filosofi ini dalam mengembangkan tim Anda.

Menurut Lucidchart, Anda dapat menggunakan metode berikut untuk menerapkan filosofi perbaikan.

1. Analisis Kinerja Saat Ini

Jika Anda ingin memperluas jaringan tim, Anda dapat menggunakan evaluasi kinerja sebagai panduan untuk melakukan analisis.

Saat melakukan analisis, pastikan untuk bersikap kritis. Sikap ini diperlukan untuk membuat perubahan yang berdampak besar dan bertahan lama.

2. Pikirkanlah dari Hal yang Paling Kecil

Terkadang, saat mendesain sebuah ide, kita akan fokus pada ide yang lebih besar. Padahal, dalam jangka waktu panjang, ide kecil pun bisa berdampak besar.

Ide sederhana seperti menggabungkan rapat atau mengatur waktu untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dapat berdampak signifikan pada produktivitas tim.

Untuk itu, cobalah untuk mengundang semua anggota tim untuk membuat perubahan dalam alur kerja secara grup atau individu.

3. Ciptakan Lingkungan yang Saling Mendukung

Ciptakan lingkungan untuk mendukung anggota tim Anda dalam mengekspresikan atau mengungkapkan pendapat. Biarkan mereka merasa nyaman, temukan titik lemah atau berpikir untuk menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.

Namun, ketika sebuah ide tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya, memperbaiki filosofi daripada menuduhnya adalah saran untuk memperbaiki filosofi kaizen.

4. Jangan Terpaku Pada Kesempurnaan

Metodologi Kaizen cocok untuk meningkatkan sistem atau proses, dan tidak dapat digunakan untuk meningkatkan sistem atau proses agar lebih efektif. Tidak peduli bagaimana keadaannya, selalu ada cara untuk meningkatkan hal tersebut, mulai dari mengembangkan fitur produk hingga cara mengelola proyek.

5. Akui Kesuksesan

Rayakan keberhasilan peningkatan, apapun skalanya. Jika anggota tim Anda benar-benar ingin membantu meningkatkan bisnis, produk, atau pengalaman pelanggan Anda, maka anggota tim ini layak dipertahankan.

6. Gunakan Metode Manajemen Lainnya

Kaizen adalah mentalitas untuk selalu mencari cara untuk bisa terus berkembang. Namun, setelah melakukan implementasi, Anda mungkin merasa bahwa metode lain (jika digunakan) mungkin terasa lebih efektif. Banyak jenis metode manajemen proyek lainnya dapat digunakan. Metode paling umum yang digunakan terkait dengan kaizen termasuk metode SMART

Baca juga : Knowledge Management Adalah: Pengertian, Tujuan, Keuntungannya untuk Bisnis

Penutup

Itulah ulasan tentang apa itu Kaizen, aplikasinya di perusahaan dan manfaatnya. Kaizen bisa dimulai dengan niat dan komitmen untuk perbaikan. Tentu saja niatan saja tidak cukup. Ada beberapa metode dan teknik kaizen untuk dipelajari. Tetap disiplin dan melakukan kerja sama adalah kunci untuk dapat melaksanakan siklus peningkatan kualitas.

Jika sudah melakukan hal tersebut dengan baik, maka bukan tidak mungkin manajemen perusahaan akan semakin baik, mulai dari manajemen pemasaran, manajemen produksi, manajemen keuangan, dll.

Namun, bila Anda masih tetap kesulitan dalam melakukan manajemen keuangan, mungkin Anda butuh software akuntansi agar bisa memudahkan Anda dalam melakukan kegiatan akuntansi dan mengelola keuangan perusahaan.

Salah satu software akuntansi yang sudah sangat terpercaya di Indonesia yang bisa Anda gunakan adalah Accurate Online. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun dan sudah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu pebisnis di Indonesia, Accurate Online siap membantu Anda dalam melakukan kegiatan akuntansi perusahaan.

Dilengkapi dengan fitur yang lengkap dan tampilan dashboard yang sederhana, Anda akan lebih mudah menjalankan bisnis dengan menggunakan Accurate Online.

Anda bisa langsung menikmati fitur menarik dari Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan hanya klik tautan gambar di bawah ini