Kanban Adalah: Pengertian, Fungsi dan Cara Menerapkannya dalam Manajemen Proyek

Kanban adalah salah satu metode yang terdapat di dalam project management. Metode ini sangat berguna dalam memecahkan suatu masalah seefektif dan juga seefisien mungkin.

Pada awalnya, metode ini lebih fokus digunakan untuk perusahaan industri manufaktur saja. Tapi, seiring dengan berjalannya waktu, maka berbagai perusahaan di berbagai jenis industri pun menggunakan metode ini agar bisa mengembangkan bisnis nya.

Sebenarnya, masih ada metode lain di dalam project management,  seperti Agile dan Scrum. Namun, dengan menggunakan metode Kanban, Anda mempunyai pilihan lain untuk memecahkan masalah bisnis Anda. berikut ini kami berikan penjelasan lengkapnya pada Anda.

Pengertian Kanban

Dilansir dari laman  Kanbanize, kanban berasal dari istilah Bahasa Jepang yang artinya visual atau kartu. Perusahaan yang mengembangkan dan mempopulerkan metode ini adalah Toyota pada proses manufakturnya.

Sistem yang sifatnya sangatlah visual ini, membuat tim menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dan kapan waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Selain itu, kanban juga memiliki peranan yang penting sebagai navigasi dalam membantu mengurangi berbagai hal yang sifatnya tidak perlu dan memaksimalkan hasil capaian yang tinggi.

Dalam proses perkembangan, metode kanban ini diadopsi dari berbagai macam bidang, metode kanban banyak digunakan karena mampu memudahkan suatu proses pengerjaan. Terdapat papan kanban yang diklaim sangat efektif untuk memecahkan masalah. Papan kanban ini terdiri dari tiga kolom utama, yaitu kolom “requested” , “in progress”, dan “done”.

Dengan mengetahui ketiga hal tersebut, setiap anggota tim bisa lebih fokus dan juga lebih efektif dalam melakukan tugasnya.

Baca juga: Kaizen Adalah salah satu Cara Ampuh Untuk Memperbaiki Manajemen Perusahaan, Ini penjelasannya!

Fungsi Kanban

Fungsi kanban adalah untuk mengatur adanya pergerakan bahan yang ada di dalam sistem produksi agar bisa tepat waktu. Tujuan kanban adalah untuk bisa menandai kebutuhan bahan baku dan juga menjamin barang ataupun bahan baku tersebut dibuat tepat waktu agar bisa mendukung proses tahap produksi selanjutnya.

Umumnya, empat fungsi kanban adalah sebagai berikut:

1. Alat Instruksi Produksi dan Pengangkutan 

Fungsi kanban adalah alat instruksi kerja yang mampu mengatur kapan, apa, dimana, dan bagaimana komponen ataupun bahan diproduksi serta diangkut. Fungsi kanban adalah sebagai cara untuk bisa mengkomunikasikan proses sebelum dan sesudah produksi dilakukan.

2. Alat Untuk Pengendalian Secara Visual

Fungsi lain dari kanban adalah untuk memonitor akurasi, lokasi dan juga arus dari komponen ataupun barang. Operator ataupun orang yang terlibat di dalam proses produksi dapat memahami adanya informasi di dalam kanban hanya dengan melihatnya secara sepintas saja.

Karena, kanban akan selalu bergerak bersamaan dengan komponen actual, maka komponen tanpa kanban pun dapat dengan lebih mudah untuk dikenali.

3. Alat untuk Proses Kaizen

Sebagai salah satu alat kontrol visual, maka jumlah kanban tidak bisa disarankan terlalu banyak karena bisa meningkatkan persediaan yang lebih banyak. Komponen ataupun bahan baku harus diperiksa untuk perbaikan secara terus menerus.

4. Sebagai Penyesuaian Perubahan

Saat terjadi proses produksi, umumnya tidak akan bisa lepas dari adanya berbagai permasalahan, seperti penundaan proses produksi, perbaikan alat atau mesin, dan atau menyesuaikan jadwal produksi. Kanban akan berfungsi sebagai alat penyesuaian bila ada perubahan.

Jenis Kanban

Terdapat dua jenis kanban yang sangat banyak digunakan di perusahaan-perusahaan, yakni:

• Kanban pengambilan, yakni kanban yang akan menjelaskan ataupun menspesifikasikan jenis dan juga jumlah produk yang harus diambil oleh proses selanjutnya dari proses yang ada sebelumnya.
• Kanban perintah produksi, yakni kanban yang akan menjelaskan ataupun menspesifikasikan jenis dan juga jumlah produk yang harus dibuat.

Proses Penggunaan Kanban

Proses penggunaan kanban adalah dengan memindahkan kanban dari satu tempat yang mana pasokan kebutuhan produksi sudah tersedia, ke tempat lainnya yang akan memanfaatkan pasokan tersebut.

Langkah-langkah penggunaan kanban adalah sebagai berikut ini.

1. Operator yang berada di dalam departemen produksi pergi ke gudang dengan membawa kanban pengambilan bersama dengan palet kosong yang ditempatkan di atas forklift.
2. Selanjutnya, jika operator mengambil barang ataupun komponen misalkan gudang B, maka operator tersebut bisa melepaskan ataupun mencabut kanban perintah produksi dari unit fisik untuk bisa diletakan pada pos penerimaan kanban.
3. Kanban perintah produksi yang sudah dilepaskan atau dicabut tadi ditukarkan juga dengan kanban pengambilan. Kanban pengambilan ini selanjutnya ditempelkan atau diikat pada unit fisik yang diambil. Operator produksi harus mampu melakukan pemeriksaan kebenaran spesifikasi barang dan juga jumlah yang ada di dalamnya.
4. Unit fisik yang sudah terikat dengan kanban pengambilan di atas, kemudian harus dibawa pada proses selanjutnya.
5. Jika sejumlah unti masih berada dalam tahapan produksi, maka urutan produksinya pun harus bisa disesuaikan dengan urutan pelepasan ataupun pencabutan kanban perintah produksi.
6. Selanjutnya, operator akan membuat bahan ataupun komponen sesuai dengan nomor urutan kanban perintah produksi yang ada di dalam pos. Hal yang perlu diperhatikan adalah unit fisik dan kanban harus bisa bergerak secara berpasangan saat diolah.
7. Saat unit fisik sudah selesai melalui rangkaian proses produksi, maka unit yang ada pada dan kanban perintah produksi akan ditempatkan dalam gudang B agar operator dapat mengangkutnya saat dibutuhkan.

Hal Apa Saja yang harus Dilakukan Saat melakukan Kanban?

Dikutip dari laman Planview, ada beberapa hal yang harus bisa dijalankan dalam menerapkan metode kanban.

1. Visualisasikan Pekerjaan

Dengan membuat suatu model visual dari seluruh pekerjaan dan juga alur pekerjaan dari setiap tim. Hal tersebut akan lebih mempermudah adanya komunikasi dari setiap proses yang dijalankan.

2. Membatasi Pekerjaan dalam Proses

Tak perlu menyusun penugasan yang banyak dalam tiap prosesnya, namun perlu adanya pembatasan dalam setiap penugasan.

Hal ini akan mengurangi waktu pengerjaan dan memberikan hasil yang lebih maksimal.

3. Berfokus pada Alur

Dengan melakukan pembatasan tugas di setiap prosesnya, maka hal tersebut akan mampu mengembangkan kebijakan yang mampu mendorong semangat kerja tim. Sehingga, metode kanban yang dilakukan pun akan menjadi lebih maksimal.

4. Ketahui Batasan

Saat melakukan suatu proses, seringkali akan ditemukan pada berbagai masalah baru. Anda tentunya harus bisa memecahkan masalah tersebut agar prosesnya mampu berjalan lebih baik.

5. Saling Memberikan Timbal Balik

Setiap anggota tim yang melakukan suatu proses tertentu harus bisa memberikan timbal balik secara rutin. Selain untuk melaporkan berbagai hal yang sedang dikerjakan, hal ini dalam melakukan metode kanban juga mampu memberikan kesamaan persepsi pada apa yang sedang dikerjakan.

Nantinya, hal ini akan membuat setiap orang bisa bekerja sesuai dengan tugas dan juga tanggung jawabnya.

Keuntungan Menggunakan Kanban

• Menentukan level produksi – dengan mengatur kuantitas kanban yang di dalamnya berbasis pada permintaan pelanggan, maka seluruh area produksi akan berjalan secara teratur.
• Mengurangi WIP (Work-In-Process) – dengan melakukan koordinasi level di setiap unit level produksi sesuai dengan permintaan, inventori WIP akan lebih mudah dibatasi dengan sistem kanban. Hasilnya, inventori akan menjadi lebih minim.
• Optimasi aliran kerja – penataan pada aliran kerja akan menjadi lebih mudah dengan demand yang lebih stabil. Setiap kegiatan produksi akan lebih mudah dilakukan untuk bisa memenuhi jumlah tertentu dan di optimasi berdasarkan jumlah.
• Akurasi inventori dan menghindari produk menjadi usang – saat produksi dilakukan berdasarkan dengan permintaan, maka akan semakin sedikit pula inventory yang menjadi menumpuk. Hal ini juga tentunya akan bisa meminimalisir pemborosan pada produk yang sudah usang, karena sudah terlalu lama disimpan.
• Penghematan – adanya tingkat inventori yang rendah akan mengurangi biaya penanganan inventori.
• Keteraturan – saat Anda bisa mengatur area produksi sesuai dengan kebutuhan, kita juga bisa memberikan perencanaan tata letak area tersebut untuk bisa memaksimalkan produktivitas dan juga membuat segalanya menjadi lebih teratur.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur yang Ada di Dalamnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang kanban. Pemahaman tentang kanban ini sangat penting, karena dengan menggunakan metode Kanban, Anda mempunyai pilihan lain untuk memecahkan masalah bisnis Anda. Sehingga setiap keuntungan yang diperoleh pun menjadi lebih maksimal.

Namun, jangan lupa untuk mencatat keuntungan tersebut dalam laporan laba rugi Anda. kenapa? karena laporan ini menjadi penentu dari kondisi kesehatan finansial perusahaan Anda.

Mencatat laporan keuangan tersebut pun kini sudah bisa dilakukan dengan mudah, karena Anda bisa menggunakan software akuntansi dari Accurate online.

Aplikasi ini mampu memberikan lebih dari 200 laporan keuangan pada di manapun dan kapanpun Anda berada. Selain itu, fiturnya yang lengkap, dan juga tampilan dashboard nya yang sederhana pun akan semakin memudahkan Anda dalam menjalankan bisnis.

Tertarik? Anda bisa langsung mencoba fitur Accurate Online selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.