Manfaat Manajemen Waktu dan Tips Efektif Mengelola Manajemen Waktu

Manajemen waktu di tempat kerja adalah keterampilan yang dapat bermanfaat bagi setiap karyawan bahkan untuk pemilik bisnis.

Dengan mempelajari cara mengatur waktu dan manfaat manajemen waktu, Anda dapat meningkatkan taraf hidup, meningkatkan produktivitas, menurunkan stres, dan membangun work life balance yang positif.

Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan apa itu manajemen waktu, menjelaskan berbagai manfaat dalam melakukan manajemen waktu yang baik, dan tips untuk melakukan manajemen waktu yang optimal.

Apa Itu Manajemen Waktu?

Manajemen waktu adalah keterampilan merencanakan tugas Anda berdasarkan waktu yang Anda miliki untuk bekerja.

Keterampilan ini dapat membantu Anda memprioritaskan kegiatan dalam jadwal harian, sehingga memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas secara tepat waktu.

Dengan latihan dan proses perbaikan yang dilakukan secara terus menerus, manajemen waktu dapat memastikan Anda melakukan apa yang seharusnya Anda lakukan pada waktu yang tepat.

Anda dapat melakukan manajemen waktu yang baik dengan berbagai cara, seperti menggunakan daftar periksa atau to do list, atau membuat pengatur waktu untuk mengetahui tugas yang harus Anda selesaikan pada waktu tertentu.

Baca juga: Skala Prioritas: Fungsi, Faktor, Cara Menyusunnya

12 Manfaat Manajemen Waktu

Berikut adalah 12 manfaat dari mempraktikkan keterampilan manajemen waktu yang efektif:

1. Mengurangi Stress

Belajar mengatur waktu Anda dapat mengurangi tingkat stres, dan ini adalah manfaat manajemen waktu terpenting.

Karena Anda dapat menjadwalkan semua tugas dalam kehidupan Anda, maka hal tersebut dapat meminimalisir ketidakteraturan atau masalah yang mungkin menyebabkan stres dalam hidup Anda.

Misalnya, jika Anda berpikir bahwa sebuah proyek mungkin memakan waktu lebih lama dari yang awalnya sudah Anda rencanakan, pastikan Anda menyediakan waktu tambahan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Bahkan jika Anda mengerjakannya lebih singkat dari target waktu yang sudah direncanakan, setidaknya Anda masih memiliki waktu untuk menyelesaikan tugas yang lainnya, dengan begitu hal tersebut akan membantu Anda untuk tetap tenang.

Dengan menggunakan alat dan teknik perencanaan untuk memprioritaskan tugas harian Anda, Anda akan merasa tidak terlalu kewalahan dengan apa yang perlu Anda lakukan.

Baca juga: Kultur Organisasi: Pengertian, Karakteristik, Cara Membuat, dan Jenisnya

2. Peningkatan Produktivitas

Manfaat berikutnya setelah Anda menguasai manajemen waktu yang baik adalah Anda akan lebih siap untuk menyelesaikan tugas atau proyek secara lebih cepat.

Hal tersebut akan meningkatkan produktivitas dan membuat Anda menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat serta mengurangi rasa stres Anda tentang deadline.

Dengan mengikuti kalender, melacak tenggat waktu dalam perangkat lunak manajemen atau menyimpan daftar tugas dari tenggat waktu yang akan datang, Anda dapat merencanakan pekerjaan Anda dengan lebih baik di sekitar tenggat waktu tersebut

3. Memberikan Reputasi Positif

Ketika Anda melakukan dan menyelesaikan pekerjaan Anda sesuai dengan jadwal, rekan kerja dan atasan Anda akan menyadari bahwa Anda adalah orang yang dapat diandalkan dan bisa bekerja secara  efisien.

Anda juga dapat dikenal sebagai seseorang yang tidak suka menunda-nunda pekerjaan dan bertanggungjawab atas tugas yang telah diberikan.

Reputasi positif di tempat kerja dapat mengarah pada peningkatan karir, peningkatan potensi penghasilan, tanggung jawab yang lebih besar, dan kepuasan kerja yang lebih baik secara keseluruhan.

4. Lebih Banyak Energi Untuk Waktu Luang

Manfaat melakukan manajemen waktu yang tidak kalah penting adalah Anda akan mendapatkan lebih banyak waktu luang dan dapat mengurangi jumlah energi yang mungkin Anda habiskan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Sebagai gantinya, Anda dapat merencanakan waktu untuk istirahat dari rutinitas Anda yang biasa.

Ingatlah, manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda untuk melakukan perencanaan, bahkan sebelum Anda memulai tugas atau pekerjaan tersebut. Pada akhirnya ini dapat menghemat energi untuk waktu luang Anda.

Memiliki lebih banyak waktu luang dapat meningkatkan work life balance dan memastikan Anda menghemat waktu untuk diri sendiri.

5. Memudahkan Anda Mencapai Target Harian

Dengan menggunakan manajemen waktu untuk mengatur tugas yang perlu Anda lakukan setiap hari, Anda dapat menyederhanakan hari Anda dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Misalnya, jika Anda memiliki proyek yang kompleks dengan perencanaan yang memerlukan beberapa langkah rumit, maka akan lebih baik jika Anda merencanakan apa yang harus dilakukan untuk setiap langkahnya sebelum proyek tersebut berjalan.

Dengan melakukan manajemen waktu dan membagi menjadi daftar tugas secara sederhana, makai akan memberikan arahan yang jelas pada strategi Anda.

Dengan merencanakan tujuan yang baik, Anda juga tidak membuang banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang tidak penting.

6. Peningkatan Fokus

Belajar mengatur waktu secara efektif dapat meningkatkan fokus Anda saat bekerja. Mendedikasikan jumlah waktu tertentu untuk sebuah proyek atau tugas mencegah Anda dari menangani terlalu banyak tanggung jawab pada satu waktu karena setiap tugas memiliki slot waktunya sendiri.

Manajemen waktu juga memungkinkan Anda menjadwalkan tugas sehari-hari di lingkungan di mana Anda bisa produktif dan tetap fokus. Misalnya, Anda mungkin menjawab email di ruangan yang tenang di rumah Anda atau melakukan tugas yang sangat terfokus di area kantor yang minim distraksi.

7. Pengambilan Keputusan yang Efisien

Anda dapat membuat keputusan tentang tugas penting apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dengan menerapkan strategi manajemen waktu yang baik.

Manajemen waktu memungkinkan keputusan tertentu dibuat dengan sederhana dan cepat, karena Anda telah merencanakannya sebelumnya. Proses pengambilan keputusan sebelumnya dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk mengidentifikasi prioritas dan tindakan apa yang perlu diambil.

8. Mencapai Tujuan Lebih Cepat

Sebagian besar manfaat manajemen waktu adalah dengan membuat rencana yang jelas dalam suatu tugas, sehingga akan memudahkan diri Anda sendiri

Ketika Anda mengembangkan pola penetapan tujuan yang jelas dan kemudian melakukannya, Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Anda dapat menerapkan teknik yang sama untuk memecah tujuan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil bahkan saat Anda menetapkan tujuan yang lebih besar dalam jangka waktu yang lebih lama.

9. Peningkatan Kualitas Kerja

Ketika manajemen waktu yang baik sudah menjadi kebiasaan dalam proses penyelesaian tugas, Anda dapat meningkatkan kualitas pekerjaan karena telah mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas.

Hal tersebut juga dapat memberi Anda waktu untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan Anda menyelesaikannya dengan benar.

Jadi, Anda hanya perlu melakukan tugas tersebut satu kali tanpa harus mengulanginya karena kesalahan.

Bahkan jika Anda adalah orang yang memiliki rencana kerja terbaik, nantinya pasti akan selalu ada ruang untuk adanya kesalahan dalam proses kerja.

Oleh sebab itu, manajemen waktu yang baik akan sangat berguna untuk memperbaiki kualitas kerja, sehingga akan menguntungkan Anda saat ini dan di masa mendatang.

10. Lebih Percaya Diri

Melakukan manajemen waktu yang baik dapat meningkatkan kepercayaan diri Anda dengan proses kerja yang lebih efektif.

Ketika Anda menyelesaikan jadwal tugas atau daftar kecil tujuan setiap hari, Anda dapat merasa puas dengan menyelesaikan tugas dan menjadi lebih percaya diri dengan kemampuan kerja Anda.

Ketika pekerjaan berjalan dengan baik, Anda bisa merasa lebih puas dengan pekerjaan yang Anda selesaikan karena melakukan setiap tugas terasa seperti mencapai suatu tujuan.

11. Meningkatkan Disiplin Diri

Saat melakukan manajemen waktu yang baik, Anda dapat meningkatkan disiplin diri dengan mengikuti jadwal atau rencana yang telah Anda buat sebelumnya.

Secara otomatis, ini akan melatih diri Anda untuk melakukan apa yang telah Anda rencanakan.

Misalnya, jika Anda memiliki kebiasaan menyelesaikan tugas di akhir hari dengan tergesa-gesa karena Anda biasanya kehabisan waktu untuk melakukannya, Anda bisa membuat jadwal tugas apa saja yang memerlukan fokus lebih besar dan harus Anda selesaikan di awal hari.

Hal ini akan memudahkan Anda dalam pengerjaan tugas yang krusial dan membutuhkan perhatian khusus.

12. Hubungan di Tempat Kerja yang Lebih Baik

Manajemen waktu dapat membantu Anda membangun hubungan di tempat kerja. Jika Anda mengatur waktu Anda dengan baik, orang lain akan tahu bahwa mereka dapat mengandalkan Anda dan bahkan mungkin mengembangkan keterampilan manajemen waktu mereka sendiri.

Jika setiap orang di kantor mempraktikkan manajemen waktu dan memelihara komunikasi yang efektif, kemungkinan akan ada lebih sedikit peluang untuk konflik di tempat kerja.

Tips Melakukan Manajemen Waktu yang Efektif

1. Tetapkan Tujuan dengan Benar

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai dan terukur. Gunakan metode SMART saat menetapkan tujuan. Intinya, pastikan tujuan yang Anda tetapkan adalah Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Timely.

2. Prioritaskan dengan Bijak

Prioritaskan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi. Misalnya, lihat tugas harian Anda dan tentukan mana yang:

• Penting dan mendesak: Lakukan tugas ini segera.
• Penting tetapi tidak mendesak: Putuskan kapan harus melakukan tugas-tugas ini.
• Mendesak tapi tidak penting: Delegasikan tugas ini jika memungkinkan.
• Tidak mendesak dan tidak penting: Sisihkan ini untuk dilakukan nanti.

3. Tetapkan Batas Waktu untuk Menyelesaikan Tugas

Menetapkan batas waktu untuk menyelesaikan tugas membantu Anda lebih fokus dan efisien.

Membuat daftar untuk memutuskan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk setiap tugas juga dapat membantu Anda mengenali potensi masalah sebelum muncul. Dengan begitu Anda dapat membuat rencana untuk menghadapinya.

4. Beristirahatlah di Antara Tugas

Ketika melakukan banyak tugas tanpa istirahat, akan lebih sulit untuk tetap fokus dan termotivasi dalam tugas tersebut. Berikan waktu istirahat diantara tugas-tugas untuk menjernihkan pikiran dan menyegarkan diri. Pertimbangkan untuk tidur siang sebentar, berjalan-jalan sebentar, atau bermeditasi.

5. Atur Diri Anda Sendiri

Manfaatkan kalender Anda untuk manajemen waktu jangka panjang. Tuliskan tenggat waktu untuk proyek, atau untuk tugas yang merupakan bagian dari penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Pikirkan waktu terbaik untuk tugas-tugas tertentu. Misalnya, Anda mungkin perlu merencanakan pertemuan untuk membahas arus kas perusahaan pada saat Anda mengetahui bahwa akuntan Anda sedang tidak sibuk

6. Hapus Tugas atau Aktivitas yang Tidak Penting

Penting untuk menghilangkan aktivitas atau tugas yang berlebihan. Tentukan apa yang penting dan apa yang pantas untuk waktu Anda.

Menghapus tugas/aktivitas yang tidak penting membebaskan lebih banyak waktu Anda untuk dihabiskan pada hal-hal yang benar-benar penting.

Baca juga: Model Kirkpatrick: Pengertian dan Cara Menggunakannya Secara Efektif

Kesimpulan

Itulah beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan jika Anda memiliki manajemen waktu yang baik. Manajemen waktu yang efisien sangat penting, baik jika Anda seorang pemilik bisnis, karyawan, atau siapapun yang bertujuan untuk mendapatkan efisiensi pada alur kerja dan hasil yang lebih maksimal.

Sayangnya banyak pemilik bisnis yang tidak bisa mengelola manajemen waktu dengan baik, dan memberikan karyawan beban kerja yang berlebihan sehingga berdampak pada produktivitas karyawan tersebut dan juga output mereka dalam sebuah bisnis.

Hal yang sering terjadi misalnya adalah masih menggunakan cara manual untuk proses pencatatan dan pembukuan bagi akuntan atau karyawan pemegang buku Anda.

Proses manual adalah hal yang memakan waktu dan rentan kesalahan, yang mungkin akan berdampak pada kerugian untuk bisnis Anda. Jika memungkinkan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online, untuk proses pencatatan dan pembukuan yang lebih mudah dan praktis.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 350 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia dan memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan dan pemantauan pembukuan kapanpun dan dimanapun, manajemen aset, mengelola multi gudang, pengelolaan dan penghitungan pajak, otomatisasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan, dan masih banyak lagi fitur Accurate Online yang akan memudahkan Anda dalam mengelola pembukuan dan proses keuangan bisnis Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini.