Dokumentasi: Pengertian, Tujuan dan Fungsinya untuk Perusahaan

Beberapa dari Anda mungkin sudah mengetahui bahwa dokumentasi adalah segala hal yang erat kaitannya dengan aktivitas administrasi dalam bentuk catatan, laporan, dokumen, dll.

Lantas, apa sih pengertian dokumentasi yang sebenarnya? Dan apa tujuan dari diadakannya dokumentasi?

Nah, pada kesempatan kali ini kami akan membahas pengertian dokumentasi, lengkap dengan tujuan, jenis, dan contohnya.

Untuk itu, baca terus artikel ini tentang dokumentasi ini hingga selesai.

Pengertian Dokumentasi Secara Umum

Pada dasarnya, dokumentasi diambil dari bahasa inggris, yaitu documentation. Dilansir dari laman resmi kamu oxford dictionaries, terdapat dua pengertian dokumentasi atau documentation.

Pertama, yaitu menyuguhkan informasi atau bukti resmi yang berguna untuk catatan. Kedua, sebagai upaya mencatat dan mengkategorikan suatu informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dll.

Jadi, bisa ditarik kesimpulan bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk memperoleh pengetahuan, keterangan, serta bukti.

Selain itu, pengertian dokumentasi adalah suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber.

Beberapa pihak ada yang menganggap bahwa dokumentasi sama dengan bentuk kearsipan dalam perpustakaan, nyatanya jelas berbeda. Beberapa ahli bahkan mengatakan bahwa pengertian dokumentasi adalah penghimpunan dokumen atas suatu subjek tertentu.

Contohnya, data yang diperoleh dari proses dokumentasi bisa dimanfaatkan untuk memperkenalkan perusahaan secara lengkap kepada karyawan baru.

Untuk itu, kegiatan ini memiliki hubungan yang erat dalam proses administrasi dalam dunia bisnis.

Baca juga: Mengetahui Fungsi Manajemen dan Skill yang Dibutuhkan Manajer

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

• Paul Marie Ghislain Otlet

Paul Otlet mengatakan bahwa pengertian dari dokumentasi adalah suatu bentuk aktivitas khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen.

• Nurhadi Magetsari dkk

Nurhadi Magetsari dkk. menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk dan sifat apapun terkait tempat informasi yang direkam, rekaman tertulis atau pahatan, yang menyuguhkan informasi fakta.

• Tung Palan

Tung Palang berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu catatan otentik yang bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.

• Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Dilansir dari laman KBBI, dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan penyimpanan informasi  bidang pengetahuan, yang memberikan atau mengumpulkan bukti terkait keterangan, seperti kutipan, gambar, dan bahan referensi lainnya.

• Ensiklopedia Britannica

Berdasarkan Ensiklopedia Britanica, pengertian dokumentasi adalah suatu tindakan pengawasan dan juga penyusunan bibliografi yang memanfaatkan berbagai alat seperti intisari dan esai, indeks, atau cara tradisional lain untuk mendapatkan informasi tersebut.

• Federation Internationale de Documentation (FID)

FID menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan mengumpulkan dan juga menyebarkan berbagai jenis dokumen terkait seluruh lapangan pekerjaan manusia.

Baca juga: Arsip: Pengertian, Fungsi, Sifat, dan Jenis-jenisnya

Fungsi Dokumentasi

Fungsi dokumentasi terbagi menjadi fungsi umum dan fungsi dalam suatu perusahaan.

• Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Secara umum, fungsi dokumentasi adalah untuk menyediakan informasi terkait isi dokumen untuk penggunanya, alat bukti dan data akurat terkait keterangan dokumen, melindungi dan menyimpan fisik isi dokumen tersebut, dan juga menghindari adanya kerusakan dokumen.

Selain itu, fungsi dokumen secara umum juga adalah sebagai bahan penelitian para ilmuan, meningkatkan koleksi dokumen negara, serta menjamin keutuhan dan keotentikan suatu informasi dan data yang tercangkup di dalam dokumen.

• Fungsi Dokumentasi untuk Perusahaan

Terdapat banyak sekali fungsi dokumentasi untuk perusahaan, yaitu sebagai memori perusahaan yang berguna untuk menjaga instansinya, untuk menerapkan kebijakan, perencanaan, dan pengawasan perusahaan.

Fungsi lainnya adalah untuk alat pembuktian, rujukan historis, penyedia informasi keuangan, keperluan orientasi pendidikan karyawan baru, serta memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien.

Baca juga: Mengenal Pengertian Manajemen Koperasi dan Prinsipnya

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah kita jelaskan di atas, pada dasarnya tujuan dokumentasi adalah demi mendapatkan penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti otentik terkait suatu hal.

Sedangkan peran dokumentasi adalah untuk

• membantu pelayanan dalam hal dokumentasi,
• mengeluarkan jurnal publikasi dokumentasi,
• menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah,
• membantu mengembangkan ilmu pengetahuan,
• membuat serta mengembangkan cara pengelolaan suatu dokumen, dan
• membuat suatu katalog.

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Terdapat beberapa macam tugas dokumentasi, yaitu mengumpulkan dan mencari bahan, mencatat dan mengelola dokumentasi, menerbitkan dan menyebarkan dokumen yang diperlukan untuk publik, serta melakukan pengarsipan.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Pada umumnya, dokumentasi terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

Berdasarkan kegiatan, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi pribadi, dokumentasi niaga, dan dokumentasi pemerintah.

Dokumentasi pribadi adalah dokumen yang erat kaitannya dengan keperluan individu, seperti SIM, KTP, Akta Lahir, dan ijazah. Sedangkan dokumentasi niaga adalah dokumen yang erat kaitannya dengan transaksi jual beli, seperti kuitansi, nota, dan cek.

Terakhir, dokumentasi pemerintah adalah dokumen yang erat kaitannya dengan ketatanegaraan pemerintah, seperti peraturan pemerintah, peraturan daerah, dan Undang-Undang.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

Jika dinilai berdasarkan bentuk fisiknya, jenis dokumen akan terbagi menjadi tiga, yaitu dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen privat.

Pertama, dokumen literer adalah suatu dokumen yang disusun secara digambar, ditulis, dicetak, atau direkam, seperti majalah, film, dan buku.

Kedua, dokumen korporil adalah dokumen berbentuk benda sejarah yang biasanya terdapat di museum, contohnya adalah, fosil, patung, dll.

Ketiga,  dokumen privat adalah dokumen berbentuk surat atau arsip yang umumnya tersimpan dengan suatu sistem kearsipan, seperti surat dinas, laporan, dan surat niaga.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi dinamis, dan dokumentasi statis. Dokumentasi dinamis adalah dokumentasi yang bisa dimanfaatkan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan.

Sedangkan dokumentasi statis adalah dokumen yang tidak bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara langsung, contohnya adalah dokumen korporoil, dokumen literal, dan dokumen private.

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumen tekstual dan dokumen nontekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang memiliki informasi tertulis, seperti buku, majalah, surat kabar, katalog, dll.

Sedangkan dokumen nontekstual adalah dokumen yang mampu menyajikan informasi dalam bentuk gambar, seperti peta, gambar, grafik, rekaman video, dll.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

Berdasarkan jenisnya, dokumen terbagi menjadi dokumen fisik dan dokumen intelektual. Dokumen fisik adalah dokumen yang berkaitan dengan ukuran, berat, posisi, materi, sarana, dan prasarana.

Sedangkan dokumen intelektual adalah dokumen yang disusun berdasarkan sumber, isi subjek, tujuan, cara didapatkan, cara penyebaran, keaslian, dll.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

Jenis dokumen berdasarkan dokumentasi terbagi menjadi dokumen primer, dokumen sekunder dan dokumen tersier.

Dokumen primer adalah dokumen yang mampu menampilkan informasi terkait hasil penelitian asi atau yang diperoleh langsung dari sumbernya, seperti laporan, disertasi, dan paten penelitian.

Dokumen sekunder adalah jenis dokumen yang mampu menampilkan informasi terkait literatur primer, atau sering disebut bibliografi.

Sedangkan dokumen tersier adalah dokumen yang menampilkan informasi literatur sekunder, seperti teks panduan literatur,atau buku.

Contoh Dokumentasi Dalam Bisnis

Dokumentasi adalah kegiatan yang sangat penting dalam dunia bisnis, karena dengan dokumentasi maka perusahaan bisa melakukan strategi dan analisa berdasarkan data yang otentik.

Selain itu, dokumentasi juga memiliki peran yang penting untuk mengukur kondisi perusahaan.

Dalam suatu perusahaan, jenis dokumentasi pun memiliki banyak sekali jenisnya. Berikut ini adalah jenis-jenis contoh dokumentasi dalam suatu bisnis atau perusahaan.

1. Email dan Memorandum

Biasanya, para karyawan sering memanfaatkan email sebagai sarana berinteraksi, tapi sebelum email menjadi sangat populer, para karyawan menggunakan memorandum untuk sarana interaksinya.

Saat ini, memorandum masih digunakan untuk berbagai hal yang sangat rahasia, khususnya soal filing.

2. Business Letters

Business letters atau surat bisnis dimanfaatkan untuk sarana komunikasi dengan pihak lain ari luar perusahaan yang meliputi konsumen, kolega, pemerintah, calon karyawan, pihak profesional, dll.

Saat ini, surat bisnis lebih sering dikirim menggunakan email karena dinilai lebih efektif.

3. Business Report

Business report memiliki format yang lebih formal dan lebih panjang yang biasanya mencakup data finansial, laporan penjualan, rencana pemasaran, dll.

Jenis dokumen ini juga terkenal lebih rinci dengan adanya tambahan chart, statistik, gambar, contoh kasus, sampai graphs. Laporan ini biasanya ditujukan untuk investor.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi dimanfaatkan untuk menghemat waktu agar transaksi bisnis menjadi lebih cepat. Dokumen transaksi ini biasanya berwujud invoice, surat order, dll.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial berisi laporan keuangan, laporan payroll, proposal, laporan pajak, dll. Laporan ini dimanfaatkan untuk menilai kondisi perusahaan, apakah laba perusahaan termasuk dalam kategori surplus atau defisit.

Proses dokumentasi adalah proses yang paling sepele namun memakan waktu. Untuk itu, saat Anda baru memulai bisnis, cobalah untuk membuat sistem administrasi dan dokumentasi secara tepat dan segera.

Urusan dokumentasi bisnis, percayakan saja pada Aplikasi Akuntansi Accurate Online, pencatatan, penghitungan, hingga pelaporan keuangan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan sesuai prinsip akuntansi indonesia.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Laporan Keuangan dengan Accurate Online

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan yang sudah kita bahas bersama di atas, maka bisa kita tarik kesimpulan bahwa pengertian dokumentasi adalah segala hal yang erat kaitannya dengan materi yang bisa dibicarakan untuk menjelaskan atau mengarahkan suatu hal.

Dokumentasi tersebut terdiri dari dokumen yang mampu memberikan bukti atau catatan terkait hal yang penting.

Itulah penjelasan lengkap tentang pengertian dokumentasi, lengkap dengan fungsi, tujuan, dokumentasi, kegiatan dokumentasi, dan jenis dokumentasi. Semoga meningkatkan pengetahuan Anda dalam hal dokumentasi.

Khusus untuk dokumentasi keuangan yang tentunya berkaitan dengan manajemen keuangan dan akuntansi, Anda bisa lebih mudah dalam membuat laporannya dengan menggunakan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah dan real time.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: