Pengertian Sistem Inventory, Manfaat, serta Tips Pengelolaannya

Dalam dunia bisnis, pengelolaan inventaris atau stok inventory adalah aspek yang tak terpisahkan dari operasi sehari-hari.

Bagi perusahaan, stok adalah salah satu elemen penting yang memengaruhi kelancaran proses produksi, kepuasan pelanggan, dan profitabilitas.

Untuk itu, pemahaman yang mendalam tentang apa yang disebut sebagai “sistem inventory” atau sistem persediaan menjadi kunci untuk mengoptimalkan operasi bisnis.

Bagi Anda yang memiliki bisnis perdagangan barang, adanya sistem inventory sangat bermanfaat dalam menjaga stok barang dagangan dan melancarkan keuntungan.

Sebenarnya apa yang dimaksud dengan sistem inventory serta apa saja manfaatnya? Bagaimana tips pengelolaan stok barang agar bisa tetap menunjang keuntungan bisnis? Simak dahulu penjelasannya berikut ini.

Pengertian Sistem Inventory

ilustrasi sistem inventory. source envato

Inventory dalam istilah bahasa Indonesia berarti persediaan. Sistem inventory secara umum berarti sistem pengaturan data persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik sebuah perusahaan.

Barang-barang tersebut disimpan dengan tujuan tertentu. Tujuan ini bergantung pada skala perusahaan dan kebijakan dari manajemen. Misalnya saja pada sebuah toko kelontong kecil, barang disimpan untuk langsung dijual kembali.

Dikutip dari Jurnal Unila, Sistem gudang merupakan suatu kegiatan dalam proses pengolahan data mengenai barang yang ada di gudang.

Sistem inventaris mempunyai dampak yang besar bagi suatu instansi karena sistem inventaris dapat membantu menyelesaikan masalah pengolahan data barang dagangan dan memudahkan pelaporan data barang dagangan yang ada.

Namun pada sebuah perusahaan besar, ada barang yang disimpan untuk produksi, untuk dijual kembali, atau bahkan barang suku cadang untuk mesin produksi.

Tujuan tersebut nantinya akan menentukan sistem penyimpanan yang tepat untuk digunakan.

Baca juga : Mengenal Fungsi Penawaran dan Permintaan dalam Akuntansi

Manfaat Sistem Inventory

ilustrasi sistem inventory. source envato

Beberapa dari Anda yang memiliki bisnis mungkin belum memahami pentingnya sistem inventory. Padahal, ada banyak manfaat yang bisa didapat.

Secara umum manfaat yang diberikan adalah menjaga persediaan barang secara optimal dengan biaya total yang minimal. Manfaat lain secara detail dijelaskan sebagai berikut:

1. Menjaga stok barang produksi

Pada perusahaan besar, adanya keterlambatan produksi akan mengakibatkan banyak kerugian karena perusahaan tetap harus menanggung biaya operasional pabrik meskipun tidak ada proses produksi.

Oleh karena itu cukup penting untuk memastikan stok barang yang akan dipakai untuk produksi mencukupi.

2. Menjaga stok barang di pasaran

Jika pemilik usaha tidak tepat dalam menghitung stok barang di pasaran, ia akan kehilangan peluang keuntungan dari permintaan pasar.

Jangan sampai saat ada permintaan dari konsumen Anda tidak bisa menyediakan karena salah dalam perhitungan stok. Hal tersebut tentu juga akan berpengaruh pada tingkat kepercayaan konsumen terhadap produk Anda di kemudian hari.

3. Memiliki kontrol penuh atas persediaan barang

Jika memiliki sistem pencatatan persediaan barang yang baik, Anda sebagai pengambil keputusan bisa memperkirakan kebutuhan perusahaan saat itu.

Banyaknya stok yang ada atau jumlah barang yang telah habis tentunya akan memengaruhi biaya yang diperlukan untuk menjaga stok barang tetap ada.

Jika terdapat kesalahan perhitungan, perusahaan bisa rugi karena harus mengeluarkan biaya lebih yang tidak diperlukan.

Baca juga : Mengetahui Pentingnya dan Cara Membuat Laporan Stok

4. Menjaga hubungan baik dengan distributor dan konsumen

Saat bisa memastikan bahwa persediaan barang aman, maka distributor dan konsumen dari produk Anda akan bisa mendapatkan informasi yang tepercaya serta tidak mengecewakan.

Dengan demikian mereka akan menilai bahwa bisnis dijalankan secara profesional sehingga mereka tidak akan ragu untuk terus bermitra dengan Anda.

Tips Pengelolaan Sistem Inventory

ilustrasi sistem inventory. source envato

Setelah mengetahui manfaatnya, berikut beberapa tips bagi Anda untuk mengelolanya:

• Tata tempat penyimpanan gudang dengan efektif dan efisien, pisahkan jenis barang sesuai kategori agar mudah dicari, berikan label khusus untuk tiap barang dan atau kategori
• Buat sistem pencatatan barang yang rapi, Anda bisa menentukan untuk mencatat barang berdasarkan waktu datang ataupun jumlah stok
• Kenali kebutuhan perusahaan Anda, jika skala usaha Anda cukup besar bisa dipertimbangkan untuk memanfaatkan perangkat lunak khusus untuk pencatatan barang
• Sesuaikan dengan bujet yang dimiliki, memilih untuk menyerahkan pencatatan barang pada staf khusus secara manual atau memakai teknologi sama-sama harus dihitung keuntungan dan kerugiannya
• Disiplin dalam pencatatan

Baca juga : Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Kesimpulan

Itulah serba-serbi tentang sistem inventory yang sebaiknya Anda ketahui. Setelah ini Anda bisa menerapkan sistem inventory yang efektif agar tidak kehilangan keuntungan yang diinginkan.

Jangan lupa pula untuk selalu menyesuaikan penggunaannya dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan.

Untuk melakukan pemantauan inventory secara mudah dan realtime, Anda bisa menggunakan tools berbasis cloud yang memiliki fitur pengelolaan stok seperti Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan memiliki fitur terlengkap untuk semua jenis bisnis di Indonesia.

Accurate Online membantu anda untuk pengelolaan stok, penggajian, penghitungan aset dan perpajakan, juga otomatisasi lebih dari 100 jenis laporan keuangan untuk kemudahan pengembangan bisnis Anda.

Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik gambar di bawah!